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檔案整理分類標(biāo)準(zhǔn)

時(shí)間:2023-01-29 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案整理分類標(biāo)準(zhǔn)

檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn),按照檔案來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn),對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分,并形成相應(yīng)的體系。
廣義為檔案概念分類、檔案實(shí)體分類、檔案檢索分類的總稱。這 3種分類的功能各有側(cè)重,概念分類主要為了具體認(rèn)識(shí)檔案,實(shí)體分類主要為了科學(xué)管理檔案,檢索分類主要為了準(zhǔn)確查尋檔案。狹義指全宗內(nèi)檔案分類,即檔案整理的分類,它僅是檔案實(shí)體分類中一個(gè)方面的內(nèi)容。檔案分類是多種角度、多層次的分類系統(tǒng),分類方法比較復(fù)雜,一直有多種意見,是檔案學(xué)研究的主要內(nèi)容之一。
分類原則
指檔案概念外延的劃分,即在檔案總概念下,分為許多具體檔案概念,通常亦稱檔案種類劃分。其依據(jù)和名稱有:
根據(jù)檔案形成分
①根據(jù)檔案形成者可分為國(guó)家機(jī)構(gòu)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。每類社會(huì)組織檔案中,又分為具體社會(huì)組織檔案。每個(gè)獨(dú)立的社會(huì)組織檔案是劃分全宗的依據(jù),每類社會(huì)組織檔案是劃分全宗群的依據(jù)。

檔案怎樣整理分類規(guī)則

檔案整理分類規(guī)則:

在整理檔案分類的時(shí)候,我們應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)目錄 的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn) 則進(jìn)行檔案的管理、儲(chǔ)存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同. 雖然其種類與機(jī)密程度之間存在著些許的差異但是相對(duì)于檔案管理人員而言檔案管理是 對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與整理。以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性,為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類、儲(chǔ)存、管理及銷毀, 企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進(jìn)而提高管理質(zhì)量。

檔案管理人員應(yīng)該在檔案管理工作中應(yīng)應(yīng)該通過自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時(shí)的更新自身的管理方法,根據(jù)本單位的實(shí)際情況來選擇整理分類。

企業(yè)檔案如何整理及分類?

要看企業(yè)的性質(zhì)和經(jīng)營(yíng)范圍

  一般的分法是:

  1、行政工商資料為第一分類;

  2、人事資料為第二分類;

  3、項(xiàng)目資料為第三分類;

  以上三個(gè)只是大的分類,每個(gè)分類下還要有細(xì)分:

  1、行政工商資料細(xì)分

  (1)工商資料(章程、執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、法人身份證復(fù)印件等)

  (2)財(cái)務(wù)資料(驗(yàn)資報(bào)告、稅務(wù)登記證正副本、每年審計(jì)資料等)

  (3)生產(chǎn)企業(yè)還會(huì)有生產(chǎn)許可、衛(wèi)生許可證、專利證書等等

  (4)房地產(chǎn)公司就有施工許可證、預(yù)售許可證、國(guó)土證、產(chǎn)權(quán)證等等

  2、人事資料細(xì)分:

  (1)招聘面試入職資料(含員工個(gè)人信息及相關(guān)證照)

  (2)每月考核資料

  (3)培訓(xùn)資料(培訓(xùn)臺(tái)賬等)

  (4)薪資標(biāo)準(zhǔn)資料

  (5)員工工作計(jì)劃及總結(jié)等

  (6)勞動(dòng)合同、試用期合同、培訓(xùn)合同、其他與公司特殊簽訂的合同

  3、項(xiàng)目資料細(xì)分

  項(xiàng)目資料根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)性質(zhì)分法不同,比如生產(chǎn)性的和銷售型的,資料區(qū)別很大,在此就不一一列出了。
管理要點(diǎn):

  1.文件分類存放。

  2.文件分等及存放。

  3.部分文件不可以正本借出,應(yīng)建立副本。

  4.部分文件禁止復(fù)印。

  5.建立文件借出與歸還登記本。

  6.文件架應(yīng)依據(jù)分類明確標(biāo)示。

  7.活頁夾應(yīng)依據(jù)內(nèi)容明確標(biāo)示。

  8.文件應(yīng)賦予編號(hào),并按照編號(hào)依序存放。

  9.各類文件應(yīng)訂定保存期限,年終必須將過期文件進(jìn)行整理銷毀,空出空間給后續(xù)文件存放。

檔案如何分類

檔案如何分類

檔案整理分類標(biāo)準(zhǔn)

檔案為什么要分類,主要原因是為了便于查找,在沒有利用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)候,我們通常做法是不斷的分類,分到最小的類,這樣通過登記的目錄及庫位號(hào)的方式進(jìn)行查找。以下我為大家整理了檔案分類的相關(guān)內(nèi)容,希望對(duì)大家有所幫助!

檔案分類

(一)文書檔案:是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理事務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案的習(xí)慣稱謂。這里是指政治工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理四類管理性文件材料。

(二)財(cái)會(huì)類:報(bào)表,賬簿,憑證,清冊(cè)等。

(三)人事檔案:包括員工履歷材料;自傳材料;鑒定、考核、考察材料;評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料);政審材料;參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;獎(jiǎng)勵(lì)材料;處分材料;招用、勞動(dòng)合同,調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料;其他可供組織參考的材料。

(四)工程類:建設(shè)項(xiàng)目的綜合文件、監(jiān)理文件、施工文件及竣工圖。

(五)特殊載體類:包括照片、錄音錄像等。

檔案整理分類標(biāo)準(zhǔn)

檔案分為哪幾類

1、以檔案的.形成者為依據(jù)可分為:

國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、社會(huì)組織檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、家庭檔案、個(gè)人檔案。

2、以檔案的內(nèi)容范圍為根據(jù)可分為:

綜合性檔案和專門性檔案。

3、以檔案內(nèi)容性質(zhì)為根據(jù)可分為:文書檔案、人事檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、軍事檔案、外交檔案、司法檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、工商企業(yè)登記檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、書稿檔案、病例檔案、人口普查檔案、地名檔案、城建檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案、產(chǎn)地產(chǎn)檔案、金融檔案、涉外項(xiàng)目檔案、宗教檔案等。

4、以檔案的制成材料為根據(jù):

除紙質(zhì)檔案外,還有甲骨、竹簡(jiǎn)、縑帛、膠片、磁帶、光盤和其它實(shí)物形式的非紙質(zhì)檔案;按信息表達(dá)方式又可分為文字檔案、音像檔案等;按記錄方式還可分為普通檔案(機(jī)械和模擬記錄)、電子檔案(數(shù)字)等。

5、按檔案所屬時(shí)期可分為:

有建國(guó)前檔案(包括革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案)、建國(guó)后檔案(包括建國(guó)以來黨和國(guó)家和各個(gè)機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位的檔案)。前者通常稱為歷史檔案,后者通常稱為現(xiàn)實(shí)檔案。

6、以檔案所有權(quán)形式為根據(jù)可分為:

國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。

7、以檔案的語種為根據(jù)可分為:

中文檔案、外文檔案。中文檔案還可細(xì)分為漢文檔案、滿文檔案、滿漢對(duì)照檔案等;外文檔案也可細(xì)分為英文檔案、日文檔案、俄文檔案等。

8、以檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域?yàn)楦鶕?jù)可分為:

社會(huì)管理領(lǐng)域檔案,科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域檔案,醫(yī)療衛(wèi)生、文化教育領(lǐng)域檔案,軍事領(lǐng)域檔案,外交領(lǐng)域檔案,文學(xué)藝術(shù)領(lǐng)域檔案等。被人們普遍認(rèn)可的現(xiàn)實(shí)種類(非嚴(yán)格邏輯種類)有文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案。

檔案管理分類

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