實(shí)物檔案檔號(hào)

　　檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、頁(yè)號(hào)）的編制
　?。ㄒ唬┤谔?hào)的編制 全宗號(hào)填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”， 標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字.
　?。ǘ┠夸浱?hào)編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過(guò)1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。
　　1、一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語(yǔ)拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí)）；J代表科技檔案；K代表會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實(shí)物。
　　2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長(zhǎng)期（或30年）”、“短期（或10年）”三個(gè)不同的保管期限。
　　3、目錄號(hào)編制示例
　　業(yè)務(wù)檔案 目錄號(hào) y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2 代表長(zhǎng)期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案；y3 代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。
　?。ㄈ┌妇恚┨?hào)、頁(yè)號(hào)
　　1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上（含兩個(gè)）案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫件號(hào)（填寫在順序號(hào)欄）和頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁(yè)號(hào)。
　　2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)從“1”開始編寫的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫頁(yè)號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號(hào)。
　　3、頁(yè)號(hào)是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁(yè)按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。
　　四、檔案整理的質(zhì)量要求：
　?。ㄒ唬┙M合（卷）要求；以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。
　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問(wèn)題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔；有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。
　　2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
　　3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。
　　A．時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的．分年度時(shí)．以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（1）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文，放在復(fù)文年度；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度；多份文件（如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等）作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。（2）按專門年度（如教學(xué)年度）形成的文件，放在專門年度組卷。（3）沒(méi)有標(biāo)明落款日期的文件材料．應(yīng)通過(guò)對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。（4）臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)（兩年以內(nèi)），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。
　　B．來(lái)源聯(lián)系。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對(duì)有密切聯(lián)系的上、下級(jí)文件，如本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。
　　C．內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問(wèn)題進(jìn)行組合。同一個(gè)問(wèn)題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問(wèn)題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問(wèn)題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說(shuō)明。在按問(wèn)題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來(lái)的查找利用帶來(lái)不便。
　　4、正確劃分保管期限。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
　　A、文書檔案根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開 。（1）永久保存的文件有以下八個(gè)重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議主要指本級(jí)黨代會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專題工作研討會(huì)的文件材料。 要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來(lái)比較，對(duì)本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評(píng)先、組織簡(jiǎn)則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來(lái)考慮。（2）定期保管的文書檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級(jí)或同級(jí)，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照?qǐng)?zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問(wèn)題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問(wèn)題。（3）根據(jù)本單位的保管期限表，對(duì)當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個(gè)問(wèn)題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來(lái)劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級(jí)內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級(jí)簡(jiǎn)報(bào)30年。外形要求　
　　1、裝具要求。
　　(1)采用由縣檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會(huì)計(jì)憑證盒、會(huì)計(jì)賬簿盒、會(huì)計(jì)報(bào)表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會(huì)計(jì)檔案登記清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。
　　(2) 購(gòu)置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷” 的手槍式電鉆、裝卷時(shí)用于固定檔案不動(dòng)的夾子（4個(gè)以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。
　　用于裝“件”的小型縫紉機(jī)、打孔機(jī)、塑料螺釘、不銹鋼夾等
　　用于起訂書針的起訂機(jī)
　　2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應(yīng)用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項(xiàng)目應(yīng)用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項(xiàng)填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印?！　?br>　　3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件",使其便于保管和利用。在裝訂前,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整,復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴(yán)密封裝在其中,且拆釘會(huì)損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁(yè)，不倒頁(yè)，不損壞文件，不妨礙閱讀。對(duì)大于A4紙型規(guī)格的報(bào)表、圖樣等文字材料，應(yīng)按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外。對(duì)于小于A4紙型規(guī)格的介紹信等文字材料，應(yīng)將它們粘貼在A4紙上?？瞻准垙埑槌?br>　?。?）單份文件裝訂。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。永久保管的卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁(yè)數(shù)多，可以裝在文件左側(cè)的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機(jī)軋邊等方式，裝訂時(shí)以文件的左側(cè)為裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁(yè)以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。裝訂時(shí)文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補(bǔ)充說(shuō)明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復(fù)制件或手抄件為一件(原件在前,復(fù)制件在后)；附件頁(yè)數(shù)多，也可各為一件；具有保存價(jià)值的文件處理單（指有領(lǐng)導(dǎo)簽具意見）應(yīng)與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后)；外單位的來(lái)文與本單位的復(fù)文為一件(復(fù)文在前,來(lái)文在后)；本單位向同級(jí)或上級(jí)機(jī)關(guān)的去文與這些機(jī)關(guān)的復(fù)文可以各為一件,但須排列在一起；會(huì)議文件每份文件為一件,會(huì)議記錄原則上一次會(huì)議記錄為一件,但裝訂時(shí)可以以原來(lái)的的本為單位裝訂；報(bào)表、名冊(cè)、圖表、介紹信類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時(shí)間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件。
　?。?）整卷裝訂的案卷，裝訂前應(yīng)將“卷”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。文件紙張相差不大的（如學(xué)籍檔案）應(yīng)將右、下側(cè)對(duì)齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁(yè)，可只對(duì)齊左側(cè)、下側(cè)。采用三孔一線的方法裝訂，結(jié)頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)?！　?br>　?。?）不宜裝訂的歷史文獻(xiàn)、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內(nèi)。 （三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)．根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過(guò)程。一般按級(jí)別、事由，結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個(gè)具體問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等等。如申請(qǐng)一項(xiàng)撥款、召開一次會(huì)議。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列，會(huì)議記錄排最前。上級(jí)來(lái)文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前，同級(jí)文件排列在本級(jí)文件之后，再排下級(jí)。上級(jí)文件按同一文號(hào)集中排列；本級(jí)文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)、行政事務(wù)、其他（或黨群、行政、業(yè)務(wù)、其他）的事由順序排列 。
　　1.同一事由的歸檔文件排列內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時(shí)間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)排列。不同級(jí)別內(nèi)再按時(shí)間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會(huì)議記錄、綜合性會(huì)議材料、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)等順序。 2、不同事由的歸檔文件排列． （1） 按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時(shí)間或辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡(jiǎn)單，較使用于實(shí)行“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。如一個(gè)作者，幾個(gè)問(wèn)題的文件，就先按問(wèn)題后按時(shí)間排列。 （2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。如縣檔案局永久文件先排會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、全縣檔案工作會(huì)議材料、綜合性年報(bào)，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊(cè)、年報(bào)等，然后是業(yè)務(wù)方面的民生檔案工作意見等。 （3）按事由具有的共同屬性分別集中排列 a 、一個(gè)事由，幾個(gè)作者，可先按作者，再按時(shí)間排列。例如人事工作文件，可先將機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、調(diào)配、職稱評(píng)定、勞資、出國(guó)審查等問(wèn)題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。 b、一個(gè)事由，幾個(gè)地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時(shí)間排列。如基層上報(bào)的工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、年報(bào)、花名冊(cè)。 c、非訴訟案件材料，按決定（或批復(fù)）----報(bào)告---調(diào)查旁證----個(gè)人交代材料等順序排列。 （4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問(wèn)題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可層層細(xì)分，分級(jí)排列。可按“作者----問(wèn)題---名稱----時(shí)間” 交叉組配排列。
　　3、 密不可分的文件應(yīng)依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后。
　　4、對(duì)具有保存價(jià)值，但因特殊原因未及時(shí)歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、同一期限的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說(shuō)明。在實(shí)際工作中應(yīng)盡量避免。
　?。ㄋ模┚庬?yè)號(hào)與蓋歸檔章 卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁(yè)面，一頁(yè)編一個(gè)號(hào)，即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置，整卷裝訂的案卷，應(yīng)在文件正面右上角、背面左上角編寫頁(yè)號(hào)；單份裝訂的歸檔文件，應(yīng)在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁(yè)號(hào)，我縣規(guī)定每一份文件都需用鉛筆重新編頁(yè)號(hào)。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒(méi)有裝訂在一起，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁(yè)號(hào)從閱辦單開始。 蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關(guān)項(xiàng)目。一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章其格式與尺寸如下
　　歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。
　　1、 全宗號(hào)：是同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。由縣檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗號(hào)。
　　2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2007”。
　　3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標(biāo)注。直接標(biāo)明“永久”，“30年（2008年以前為長(zhǎng)期）”，“10年（2008年以前為短期）”。
　　4、件號(hào)：件號(hào)為文件的排列順序號(hào)。件號(hào)又分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。 室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目的排列順序號(hào)。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號(hào)，永久,30年,10年分別編順序號(hào)。 館編件號(hào)的設(shè)置主要是與檔案館銜接的需要，機(jī)關(guān)檔案室不用填。
　　5、盒號(hào)：檔案盒的排列順序號(hào)。
　　6、頁(yè)數(shù)：每一份歸檔文件的頁(yè)數(shù)。
　　7、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：是指作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。（我縣這欄可以不填） 下圖是已經(jīng)填好的歸檔章樣式：
　?。ㄎ澹┚韮?nèi)文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應(yīng)做到準(zhǔn)確,全面,詳細(xì)，深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。目錄項(xiàng)目包括件號(hào)或順序號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)或頁(yè)號(hào)、備注七項(xiàng)。用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型 （長(zhǎng)297mm寬220mm），我縣統(tǒng)一印制成紅色。各單位應(yīng)在縣檔案局統(tǒng)一購(gòu)置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí)．應(yīng)使用耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計(jì)算機(jī)打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應(yīng)根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊(cè)，以便查找和向檔案館移交之用。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄要求如下： 卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄樣式如下：
　　(1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個(gè)區(qū)別：
　　一是卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號(hào)，卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫序號(hào)， 按照文件的合理排列，要求一份文件對(duì)應(yīng)一條目錄，一條目錄對(duì)應(yīng)一個(gè)順序號(hào)。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號(hào)應(yīng)與順序號(hào)一致。順序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從”1”起依次標(biāo)注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號(hào)，填寫室編件號(hào)。原則上一份文件編一個(gè)件號(hào)，登錄時(shí)占據(jù)一個(gè)欄目。批復(fù)與請(qǐng)示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應(yīng)看作是一份文件的兩個(gè)部分，只編一個(gè)件號(hào)；但請(qǐng)示、來(lái)函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個(gè)件號(hào)；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個(gè)件號(hào)，但可以分別占一行登錄。件號(hào)的編寫應(yīng)在同一個(gè)保管期限下、在同一年度內(nèi)從“1”開始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號(hào)必須相連。
　　二是卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)每份文書材料的起始頁(yè)號(hào)，卷內(nèi)最后一份文書材料應(yīng)填寫起止頁(yè)號(hào)，止號(hào)要與文件最后頁(yè)的頁(yè)碼相符。每卷檔案都從“1”開始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁(yè)數(shù)，填寫一件文件的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。雙面有字的記2面，空白頁(yè)不計(jì)數(shù)；來(lái)往文書、正本與定稿作為一件時(shí)，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁(yè)數(shù)相加作為該件的頁(yè)數(shù)。為便于管理，永久、30年保存的檔案，我縣統(tǒng)一要求每件都編頁(yè)號(hào)，每件按件內(nèi)紙張排列順序從“1”開始編寫。 不管是頁(yè)數(shù)還是頁(yè)號(hào)，頁(yè)碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁(yè)不計(jì)數(shù)。以案卷為單位整理的頁(yè)碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁(yè)碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經(jīng)編有頁(yè)碼的可不并再編，有底稿的文件頁(yè)碼接著正稿后面的頁(yè)碼數(shù)字編寫。
　　(2)責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫通用的簡(jiǎn)稱，如“邵東縣教育局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。如有多個(gè)責(zé)任者，可寫前三個(gè)，后加“等”字。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須用“（ ）”標(biāo)出領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)；未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)考證清楚一并填寫。另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者?；麅?cè)、介紹信、介紹信、報(bào)道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位。無(wú)批準(zhǔn)單位印章的以填報(bào)單位所寫字樣為準(zhǔn)。
　　(3)文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。 文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)三部分組成，填寫文號(hào)要照實(shí)抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯(cuò)字，注意改正?？捎萌啪帉?， 文號(hào)中的年度要用[ ]括起，如“邵檔發(fā)[2008]10號(hào)”。 少數(shù)文號(hào)中出現(xiàn)無(wú)字號(hào)、無(wú)年度而只有數(shù)字號(hào)的情況，注意有則有，無(wú)則無(wú)。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會(huì)議文件之一"或"某刊第幾期"等。
　　(4)題名：即文件標(biāo)題，填寫目錄中的題名應(yīng)將責(zé)任者、問(wèn)題、文種三個(gè)部分照實(shí)抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯(cuò)字，注意改正。目錄題名中如漏了《 》和“ ”的，要增補(bǔ)。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準(zhǔn)，做到一字不落。填寫題名須注意：

家庭檔案管理系統(tǒng)的家庭檔案的分類編號(hào)

家庭檔案的分類編號(hào)，主要指依據(jù)家庭檔案的分類以代字代號(hào)的形式，將分類進(jìn)行確定，并編制出家庭檔案的檔號(hào)。（一）家庭檔案一級(jí)類目的設(shè)置根據(jù)家庭檔案記述和反映的內(nèi)容、特點(diǎn)、載體類型，遵循檔案材料形成的自然規(guī)律，將家庭檔案設(shè)為如下八類：綜合類、證書類、醫(yī)療保健類、理財(cái)類、文稿書信類、家電使用維護(hù)類、聲像類、實(shí)物類。每個(gè)家庭根據(jù)自身家庭檔案形成的情況可以有類設(shè)類、無(wú)類空類，也可根據(jù)需要增設(shè)新的類別。（二）家庭檔案一級(jí)類目代字的設(shè)置家庭檔案一級(jí)類目代字的設(shè)置以英文字母為各大類的標(biāo)識(shí)代字：A—綜合類，B—證書類，C—醫(yī)療保健類，D—理財(cái)類，E—文稿書信類，F(xiàn)—家電使用維護(hù)類，G—聲像類，H—實(shí)物類。每個(gè)家庭還可根據(jù)自身家庭檔案形成情況在增設(shè)類別時(shí)，使用I、J、K……等字母。（三）家庭檔案檔號(hào)的編制家庭檔案的檔號(hào)編制本著盡量簡(jiǎn)化方便的原則設(shè)置，A—綜合類、B—證書類、C—醫(yī)療保健類、D—理財(cái)類、E—文稿書信類、F—家電使用維護(hù)類等六個(gè)大類的檔案，其檔號(hào)由大類代字和件號(hào)兩部分組成；G—聲像類、H—實(shí)物類的檔案，其檔號(hào)由大類代字、屬類代號(hào)、件號(hào)組成。G—聲像類檔案的屬類代號(hào)：1—為照片，2—為錄音帶，3—為錄像帶，4—為光盤。H—實(shí)物類檔案的屬類代號(hào)：1—為獎(jiǎng)杯，2—為獎(jiǎng)牌，3—為字畫，4—為紀(jì)念品。G—聲像類與H—實(shí)物類，其屬類設(shè)置可靈活掌握，有類設(shè)類，可增加或減少屬類。（四）家庭檔案檔號(hào)模式1、A綜合類、B證書類、C醫(yī)療保健類、D理財(cái)類、E文稿書信類、F家電使用維護(hù)類等六類檔案，其檔號(hào)模式如下：A—1～n件號(hào)大類代字（綜合類）2、G聲像類、H實(shí)物類檔案，其檔號(hào)模式如下：G 1—1 ～ n件號(hào)屬類代號(hào)（照片類）大類代字（聲像類）

工商歸檔檔案號(hào)怎么寫

工商歸檔檔案號(hào)怎么寫

工商檔案是企業(yè)在登記注冊(cè)及經(jīng)營(yíng)過(guò)程中在工商局所留存的信息、文件、檔案的總稱。工商檔案查詢是指通過(guò)一定的程序，查詢企業(yè)工商注冊(cè)登記、經(jīng)營(yíng)范圍、投資規(guī)模、經(jīng)營(yíng)狀況等綜合情況，以下我為大家整理了工商歸檔檔案號(hào)怎么寫，希望對(duì)大家有所幫助！

一、工商歸檔檔案號(hào)怎么寫

1、歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

2、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼—件號(hào)。上、下位代碼之間用“—”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開。如“Z109—WS·2011—Y—BGS—0001”。

3、檔號(hào)按照以下要求編制：

a）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T13—1994編制。

b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語(yǔ)拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。

d）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼。

e）件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

4、歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

5、歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）可以作為選擇項(xiàng)（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）按照3。編制，頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)（見圖A2）。為便于識(shí)記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)（見圖A3）。

二、分類及查詢

根據(jù)《企業(yè)登記檔案資料查詢辦法》第五條的規(guī)定，企業(yè)登記檔案資料的查詢，按照提供途徑，可以分為機(jī)讀檔案資料查詢和書式檔案資料查詢。

1、機(jī)讀檔案指工商行政管理部門工商登記電腦系統(tǒng)中歸檔的電子文件，可以由工商行政管理部門直接打印取得。蘭州市范圍內(nèi)一般律師持律師證以及律師事務(wù)所調(diào)查函即可以查詢。查詢后由工商行政管理機(jī)關(guān)加蓋檔案查詢章。機(jī)讀檔案資料的查詢內(nèi)容包括：

（一）企業(yè)登記事項(xiàng)：名稱、住所、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、法定代表人或負(fù)責(zé)人、經(jīng)濟(jì)性質(zhì)或企業(yè)類別、注冊(cè)資金或注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)方式、主管部門、出資人、經(jīng)營(yíng)期限、注冊(cè)號(hào)、核準(zhǔn)登記注冊(cè)日期等。

（二）企業(yè)登記報(bào)批文件：部門批準(zhǔn)文件、章程、驗(yàn)資證明、住所證明、法人資格證明或自然人身份證明、法定代表人任職文件和身份證明、名稱預(yù)先核準(zhǔn)通知書。

（三）企業(yè)變更事項(xiàng)：核準(zhǔn)設(shè)立子公司或分支機(jī)構(gòu)日期、變更有關(guān)名稱、住所、法定代表人、經(jīng)濟(jì)性質(zhì)或企業(yè)類別、注冊(cè)資金或注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)方式等事項(xiàng)的各種登記文件及核準(zhǔn)變更日期。

（四）企業(yè)注銷（吊銷）事項(xiàng)：法院破產(chǎn)裁定、企業(yè)決議或決定、行政機(jī)關(guān)責(zé)令關(guān)閉的文件、清算組織及清算報(bào)告、核準(zhǔn)注銷（吊銷）日期。

（五）監(jiān)督檢查事項(xiàng)：企業(yè)被處罰記錄及日期、年度檢驗(yàn)情況（企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)狀況、開戶銀行及帳號(hào)除外）。

2、書式檔案資料的查詢內(nèi)容包括核準(zhǔn)登記企業(yè)的全部原始登記檔案資料。律師代理查詢書式檔案的，除出示律師證件、律師事務(wù)所調(diào)查函外，部分工商行政管理部門（如蘭州市城關(guān)區(qū)）需要律師出示法院立案證明以及授權(quán)委托書。書式檔案資料中涉及的機(jī)密事項(xiàng)，須經(jīng)工商行政管理機(jī)關(guān)批準(zhǔn)方可查閱。工商行政管理機(jī)關(guān)內(nèi)部審批文書，在辦理涉及工商行政管理機(jī)關(guān)的案件時(shí)方可查閱。律師僅能夠在權(quán)限范圍內(nèi)代理查詢。由于各工商行政管理部門查詢提供的文件的有差異，所以律師可能根據(jù)不同情形要求委托方提供法院立案證明、授權(quán)委托書等文件。

【拓展】

一、目前工商行政管理機(jī)關(guān)檔案工作存在的問(wèn)題

(一)工商行政管理機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)相對(duì)滯后。隨著工作不斷深入，工商行政管理機(jī)關(guān)檔案資源不足與工作需求的矛盾已逐步顯現(xiàn)出來(lái)，不僅束縛著工商行政管理機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，也影響了工商行政管理機(jī)關(guān)檔案服務(wù)功能的進(jìn)一步發(fā)揮。長(zhǎng)期以來(lái)，工商行政管理機(jī)關(guān)檔案資源以紙質(zhì)檔案為主體，附之于為數(shù)不多的聲像檔案等特殊載體的檔案，門類不多，結(jié)構(gòu)單一，專門檔案、特色檔案尤其是珍貴的實(shí)物檔案更少。

(二)工商行政管理機(jī)關(guān)檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制尚未形成。很多地方的工商行政管理機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作重視不夠，管理不力，致使檔案工作依然處于比較落后的狀態(tài)，影響了工商行政管理機(jī)關(guān)檔案工作的平衡和全面發(fā)展。有的地方為應(yīng)付檢查考核而管理檔案，搞“突擊”，檢查考核一過(guò)，則擱置一邊，放松了管理工作，出現(xiàn)“滑坡”、“反彈”現(xiàn)象。

(三)工商行政管理機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。部分地方的工商行政管理機(jī)關(guān)上至領(lǐng)導(dǎo)，下至工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位;很多基層分局的檔案管理仍停留在原有的純手工操作水平上，未配備計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理;檔案的數(shù)字化加工力度不足，在工商行政管理機(jī)關(guān)網(wǎng)上可供查詢利用的檔案數(shù)據(jù)還不夠，全文信息不全。

(四)工商行政管理機(jī)關(guān)檔案的現(xiàn)實(shí)作用發(fā)揮不大。目前很多地方的工商行政管理機(jī)關(guān)檔案工作仍停留在看門守?cái)?、被?dòng)服務(wù)的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于等待利用者上門查閱，缺乏主動(dòng)精神，編研成果很少，質(zhì)量也不高，編研工作大多數(shù)只限于檔案部門自身使用的專題目錄、文件匯編等檢索工具的.編制，可以說(shuō)只有編而沒(méi)有研。

二、問(wèn)題存在的原因

(一)部分領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員對(duì)檔案信息化工作認(rèn)識(shí)不足。眾所周知工商行政管理機(jī)關(guān)工作的重心是維護(hù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序，一些領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有把檔案管理工作擺到重要位置來(lái)抓。加之基層單位點(diǎn)多面廣，工作任務(wù)較繁重，領(lǐng)導(dǎo)難免會(huì)顧此失彼。因此，重業(yè)務(wù)、輕檔案問(wèn)題在基層單位普遍存在，導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案管理工作存在偏差，主動(dòng)開展工作的意識(shí)不強(qiáng)，不善于對(duì)檔案進(jìn)行日常化、規(guī)范化收集管理，而是作為臨時(shí)性、突擊性、應(yīng)付性工作。

(二)基層檔案專業(yè)人員匱乏和檔案人員信息化素質(zhì)偏低。近些年，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益繁榮，新生事物逐漸增多，而基層工商行政管理機(jī)關(guān)任務(wù)繁重與執(zhí)法力量不足之間的矛盾又難以有效解決，導(dǎo)致“好鋼用在刀刃上”的思想普遍存在，大多數(shù)單位舍不得讓業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、身體素質(zhì)好的工作人員專門從事檔案管理工作，且受專業(yè)人員少、人員更換頻繁、技能培訓(xùn)不及時(shí)等條件的制約，使得基層工商行政管理機(jī)關(guān)檔案隊(duì)伍普遍存在專業(yè)知識(shí)偏少，操作技能較差，質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)的現(xiàn)象。個(gè)別單位檔案員因兼職過(guò)多，在時(shí)間、精力上對(duì)檔案工作投入不夠，主動(dòng)學(xué)習(xí)不足，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作一知半解，是似而非，僅憑自己的理解和揣摩收集、整理檔案，致使檔案管理工作的完整性、規(guī)范性和系統(tǒng)性得不到有效保證。

(三)各類檔案的收集、編研工作不及時(shí)。檔案工作中心任務(wù)之一就是提供利用，如果檔案收集和編研工作不及時(shí)、不完整，不僅會(huì)影響和制約檔案信息利用效果，而且也不利于檔案的有效管理和開發(fā)。目前個(gè)別檔案收集不完整、不及時(shí)，偏于收集文書檔案過(guò)多，而科技檔案、聲像檔案少;收集紙質(zhì)檔案過(guò)多，而電子檔案少;有些單位責(zé)任人立檔責(zé)任心不強(qiáng)，不按要求立檔，不及時(shí)移交，個(gè)別人為了工作方便把應(yīng)移交的檔案留作自用，這些都是影響檔案收集完整的一個(gè)重要原因，同時(shí)對(duì)日后檔案的提供利用受到影響。

三、解決上述問(wèn)題的對(duì)策

(一)提高思想認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要從為工商行政管理事業(yè)負(fù)責(zé)的高度來(lái)認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步責(zé)任感和緊迫感。尤其是基層單位的領(lǐng)導(dǎo)，要切實(shí)把加強(qiáng)檔案管理列入工作日程，建立長(zhǎng)效責(zé)任機(jī)制，并通過(guò)經(jīng)常性督導(dǎo)檢查與突擊抽查相結(jié)合的方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案檔案管理工作中存在的問(wèn)題，確保檔案工作人員認(rèn)識(shí)到位，工作到位，改進(jìn)到位。

(二)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，打造檔案管理專業(yè)隊(duì)伍

要推動(dòng)檔案信息化可持續(xù)發(fā)展，必須盡快培養(yǎng)一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有創(chuàng)新精神的檔案隊(duì)伍。一是挑選具有愛崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，耐得住寂寞、不為名利的思想境界和良好、健康的心態(tài)的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍中。二是要量才適用、以崗定人，在保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，采取培訓(xùn)與自學(xué)相結(jié)合等方式，使檔案人員不斷更新和擴(kuò)展新知識(shí)，提高檔案人員的信息化水平。三是以“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方法，組織檔案人員到先進(jìn)單位參觀、學(xué)習(xí)、交流，從中汲取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)基層工商行政管理機(jī)關(guān)檔案工作的再發(fā)展。

(三)加大資金投入，完善檔案管理設(shè)施

各級(jí)工商行政管理機(jī)關(guān)在加大其他硬件設(shè)施資金投入的同時(shí)，要適當(dāng)考慮加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，以完善檔案管理的硬件設(shè)施。如在改善辦公條件時(shí)，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)地搞好檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)，預(yù)先考慮好庫(kù)房面積、結(jié)構(gòu)和承重能力等要素，配備好檔案庫(kù)房專用設(shè)施。

(四)不斷開拓創(chuàng)新，拓寬利用檔案的渠道

開發(fā)利用是檔案工作的生命線，工商行政管理機(jī)關(guān)檔案工作的所有環(huán)節(jié)都是圍繞利用檔案而形成的。一是要樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。各級(jí)檔案部門、檔案人員要有超前服務(wù)意識(shí)，要具備寬闊的思路、敏銳的眼光，要積極學(xué)習(xí)和掌握新形勢(shì)下工商行政管理機(jī)關(guān)工作的新觀念、新政策、新情況，提高自身素質(zhì)，積極主動(dòng)地了解大局、融入大局、服務(wù)大局。二是要加強(qiáng)編研工作，提高服務(wù)水平。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個(gè)時(shí)期工商行政管理機(jī)關(guān)中心工作，抓住工商行政管理機(jī)關(guān)工作的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題開展檔案基礎(chǔ)編研、專題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”，更好地為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。三是檔案工作人員利用自身優(yōu)勢(shì)，開發(fā)組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、史志、專題文件匯編、案例匯編等形式多樣的編研成果，為工商行政管理機(jī)關(guān)工作服務(wù)、為隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)的功能作用。

實(shí)物檔案里的參見號(hào)該怎樣理解

1．序號(hào)：同一類別內(nèi)實(shí)物檔案是順序號(hào)
2．載體類型：實(shí)物檔案的類別，如：獎(jiǎng)牌
3．歸檔時(shí)間：整理編排的日期
4．案卷題名：實(shí)物檔案名稱．例：“春風(fēng)行動(dòng)特別貢獻(xiàn)獎(jiǎng)”
5．檔號(hào)：頒發(fā)實(shí)物單位 例：中共杭州市委
中共杭州市人民政府
6．編制單位：編制單位
7．編制日期：獲得實(shí)物的時(shí)間