科研檔案管理系統(tǒng)

中科院的開發(fā)個文件管理系統(tǒng)應該不在話下

科研檔案保管狀態(tài)應可控定期檢查保管狀況符合什么要求

科研檔案的保管應當符合國家有關檔案保管的要求，庫容量滿足未來檔案增長的需要?？蒲袡n案保管過程中應當定期檢查科研檔案的保管狀況，及時修復破損檔案。

科研文件材料歸檔要求：

（一）歸檔的科研文件材料制成材料應當符合國家有關規(guī)范要求。

（二）科研項目完成或中止后，應當對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時歸檔；研究周期長的項目，可分階段歸檔。

（三）科研文件材料歸檔時應當根據(jù)科研項目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。

符合下列條件的單位，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。

（一）形成的科研電子文件來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸。

（二）形成科研電子文件的系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的電子文件，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長期保管要求。

（四）采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改。

（五）建立科研電子檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

（六）從外部接收的電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

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企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。OA系統(tǒng)通過電子化管理，實現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實現(xiàn)檔案借閱共享，簡化借閱手續(xù)。

OA系統(tǒng)檔案管理方案

1、檔案分類編號，有序管理

對于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術文檔、產(chǎn)品方案等等，進行及時歸檔和科學的整理十分必要。

1）檔案歸檔： 檔案員按各部門提交的檔案標準，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關信息可通過excel批量導入OA系統(tǒng)中，同時，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動歸入檔案管理中進行管理，不需要進行重復的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰： 根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護相應類別編號；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護人員進行類別維護。

3）檔案編號生成： OA通過字段屬性自動生成檔案編號，按照檔案的大類+小類+流水來進行編號，實現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易于管理。

4）檔案盒管理： 根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、柜號、備注、錄入人、錄入時間等信息，檔案盒的背脊信息同時產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

5）建立檔案信息庫： OA系統(tǒng)根據(jù)檔案基礎信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠?qū)n案的總體情況進行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

6）檔案有效期管理： 為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時地在失效前銷毀或者更新，OA系統(tǒng)設置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢： 實現(xiàn)檔案快速查詢，是進行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細。

2）檔案借閱申請： 借閱人在填寫借閱單時，自動過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預計歸還日期，便于追蹤。

3）檔案的狀態(tài)追蹤： 檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動變化，不需要人為進行修改。申請人提交后回寫相應信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

4）檔案借閱提醒： OA系統(tǒng)通過打造表單建模提醒功能，實現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預計歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統(tǒng)將自動控制當前借閱人的可查閱時間，預計歸還日期結(jié)束后將自動收回文檔查閱權(quán)限。

5）檔案安全保護： 為了保護檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進行追究。

6）檔案借閱記錄： 根據(jù)員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導出明細，方便統(tǒng)計。管理層可以分享OA系統(tǒng)中借閱記錄臺賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。

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如何做好科研管理信息化系統(tǒng)建設

科研項目管理系統(tǒng)（簡稱“RPMS”）是面向科技型企業(yè)的各級領導、項目管理部門、項目負責人、項目研發(fā)人員的項目管理、流程管理、知識管理軟件。

系統(tǒng)主要功能包括“項目管理、研發(fā)費用管理、成果管理”三大核心模塊，通過對進度、經(jīng)費、成果等全方位的管理，方便企業(yè)全面管理研發(fā)項目，確保項目執(zhí)行并跟蹤項目的成果，提升項目管理能力及效率，同時便于各級部門(管理部、研發(fā)部、財務部等)及時掌控所有項目的情況，將項目的各種信息結(jié)合在一起，自動為項目建立過程檔案。軟件從流程上可貫穿科研項目申報，從內(nèi)容上規(guī)范內(nèi)部管理，真正提高企業(yè)科研管理效率，而天翎公司是國內(nèi)唯一一家從貫標、咨詢、落地為一體的一家專注于科技項目服務的公司。

科學技術研究檔案管理規(guī)定(2020修訂)

第一條　為了加強科學技術研究檔案（以下簡稱科研檔案）管理，有效保護和利用科研檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》和國家科學技術管理有關法律、行政法規(guī)，結(jié)合科研工作和檔案工作實際，制定本規(guī)定。第二條　承擔科研項目（包括科研課題，下同）研究、計劃管理的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織開展科研檔案管理工作適用本規(guī)定。第三條　科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物。第四條　科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活動的重要環(huán)節(jié)，各單位應當把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入有關部門和人員的職責并予以考核。第五條　科研項目結(jié)題驗收時，各單位應當按照分類分級管理的原則，按照有關規(guī)定對科研檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性進行審查或驗收。第六條　各單位應當按照集中統(tǒng)一管理原則，建立健全科研檔案工作規(guī)章制度，在人員、庫房、設備、經(jīng)費等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開展，確保科研檔案完整、準確、可用、安全。

　　任何人不得以任何理由將應當歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。第七條　各單位應當把科研檔案工作經(jīng)費納入本單位預算；科研檔案工作產(chǎn)生的支出列入科研項目預算相關科目。第八條　按照國家檔案工作統(tǒng)一領導、分級管理的原則，國家檔案主管部門對全國科研檔案工作實行監(jiān)督和指導，國家科技主管部門在國家科技計劃（專項、基金等）組織實施過程中加強科研檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。科研項目承擔單位的上級主管部門（機構(gòu)）應當把科研檔案工作納入本系統(tǒng)整體工作范疇，切實加強領導和管理。地方科技主管部門（機構(gòu)）會同檔案主管部門對本區(qū)域內(nèi)科研檔案工作實行監(jiān)督和指導。第九條　中央和地方各級科技主管部門（機構(gòu)）會同檔案主管部門，對本級財政支持的科技計劃（專項、基金等）的科研檔案工作建立工作機制，并進行監(jiān)督和指導。

　　中央財政資金支持的科研項目管理單位對所負責科研項目的檔案工作負責，按照科技計劃管理要求制定工作制度，建立工作機制。第十條　科研項目承擔單位（含牽頭承擔單位）對所承擔科研項目的檔案工作負總責，對科研項目參加單位提出科研檔案管理要求，明確檔案歸屬與流向，并按照有關規(guī)定進行審查或驗收。

　　科研項目參加單位應當按照國家有關規(guī)定及科研項目承擔單位的要求做好所參加科研項目的文件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、利用、鑒定、處置等工作。第十一條　各單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位科研檔案，對本單位科研文件材料的歸檔工作進行監(jiān)督和指導，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、歸檔及科研項目結(jié)題驗收等工作。第十二條　科研項目負責人對歸檔科研文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責。第十三條　科研項目應當明確專人負責科研文件材料的收集、整理、審核，結(jié)題驗收后按照要求及時歸檔。第十四條　各單位應當根據(jù)科研內(nèi)容和科研管理程序，結(jié)合科研項目特點確定歸檔范圍?？蒲许椖吭诹㈨椪撟C、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等全過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料均應當納入歸檔范圍。

　　歸檔范圍主要包括但不限于：

　?。ㄒ唬┝㈨椪撟C階段

　　項目指南、可行性研究報告，項目經(jīng)費預算文件材料，申報書及相關證明；立項評審文件材料，預算申訴、評審文件材料；立項（含預算）批復，任務合同書（含預算書）及各類協(xié)議等。

　?。ǘ┭芯繉嵤┘斑^程管理階段

　　研究計劃、組織實施工作方案，研究、實驗任務書、大綱，實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調(diào)查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報告；設計文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計算文件，數(shù)據(jù)處理文件；科學數(shù)據(jù)；研制的樣機、樣品、標本等的實物及其目錄、圖片等。

　　中期、年度等階段執(zhí)行進展情況報告、總結(jié)報告、研究成果等；項目、人員、進度、經(jīng)費等的調(diào)整、變更文件材料；撤銷項目已開展工作、已使用經(jīng)費、已購置設備儀器、階段性成果、知識產(chǎn)權(quán)等情況文件材料。

　　專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監(jiān)督工作形成文件材料。

　　建設的中試線、試驗基地、示范點一覽表、圖片及數(shù)據(jù)等。

　?。ㄈ┙Y(jié)題驗收及績效評價、成果管理階段

　　驗收申請書，驗收承諾書；工作總結(jié)報告，技術報告，項目經(jīng)費決算等財務情況文件材料。

　　驗收通知，驗收評審文件材料；驗收現(xiàn)場測試報告，第三方檢測、測試、評估報告，用戶使用報告及證明、典型用戶報告、產(chǎn)業(yè)化審核報告等；驗收結(jié)論書，結(jié)題書面通知等。

　　績效自評價報告，專家評議文件材料、評價結(jié)論等績效評價工作文件材料。

　　研究報告、論文、專著、數(shù)據(jù)庫等研究成果文件材料；自評價報告，科技報告；專利、軟件及其他知識產(chǎn)權(quán)文件材料。

　　產(chǎn)業(yè)化報告、證書、出版物等成果應用、獲獎、宣傳推廣文件材料。