建筑檔案管理系統(tǒng)

城建檔案管理系統(tǒng)的主要功能:城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)幾乎覆蓋了城建檔案管理的全過程和大部分工作環(huán)節(jié)，擴大了城建檔案的應(yīng)用范圍。系統(tǒng)的主要功能如下：1 城建檔案自動編目和可視化圖文互檢索 城建檔案自動編目和自動檢索是最早出現(xiàn)和最常見的應(yīng)用類型。自動編目的主要作用是在對檔案機讀目錄的處理基礎(chǔ)上，實現(xiàn)定期或定任務(wù)自動編輯公布檔案目錄，是城建檔案部門依法管理和為用戶批量查找城建檔案的重要手段。自動檢索則主要是為利用者提供實時性的聯(lián)機檔案目錄檢索服務(wù)，用戶可以快速找到所需的城建檔案。城建檔案空間信息的可視化使用戶可以直接從地理位置上快速找到所需的城建檔案，或從城建檔案的管理信息快速查看所需的建筑的地理位置，距離、形狀、面積和毗鄰之間的關(guān)系等空間信息內(nèi)容。2 城建檔案實體原文存儲、顯示與管理信息互檢索 當城建檔案機構(gòu)具備了對大量圖形或文本的數(shù)字化信息存儲能力后，系統(tǒng)可實現(xiàn)對城建檔案原文信息的存儲和檢索。城建檔案實體經(jīng)過掃描后可按兩種方式存儲，一種是掃描直接獲得的檔案的圖形信息，一種是經(jīng)過文字識別獲得的檔案的文字信息。這兩種方式都實現(xiàn)了對檔案原文的存儲與檢索，不過功能上有所不同。圖形方式反映了檔案的原貌，更適用于帶有手跡或圖表的檔案信息處理。文字方式則可支持針對檔案內(nèi)容中的字、詞進行的檔案自動檢索，或進行文字編輯。本系統(tǒng)實現(xiàn)了城建檔案的空間信息、屬性信息、城建檔案管理信息和城建檔案原文實體信息互查詢。從任一種城建檔案信息都可以快速地查找出全部相關(guān)信息，實現(xiàn)城市建設(shè)檔案信息的綜合利用。3 城建檔案業(yè)務(wù)工作管理城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)主要執(zhí)行城建檔案管理業(yè)務(wù)的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的管理應(yīng)用。其中最重要的是執(zhí)行城建檔案的規(guī)范化管理，對城建檔案收集方式、內(nèi)容，城建檔案的著錄方式、內(nèi)容等實行國家標準或建設(shè)部標準。在系統(tǒng)可視化的業(yè)務(wù)流程監(jiān)控下，對城建檔案的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)和每一份檔案的處理過程可以實時了解掌握。城建檔案利用管理是日常業(yè)務(wù)之一，系統(tǒng)應(yīng)用較廣泛的是城建檔案自動借閱管理和統(tǒng)計。城建檔案自動借閱管理應(yīng)用的主要作用是對利用工作中涉及的利用登記、審批手續(xù)、檢索、調(diào)卷、歸還、利用情況統(tǒng)計等進行自動管理?？梢酝晟乒芾頇C制、提高工作效率。自動統(tǒng)計可以實現(xiàn)對館藏檔案數(shù)量、利用、編研等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，以便對城建檔案館工作的狀況進行評價。 4 城建檔案編研與輔助決策城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)快速查詢檢索檔案信息是城建檔案編研輔助決策最基本的手段。城建檔案可視化信息管理通過執(zhí)行空間分析與統(tǒng)計進行量化分析，空間信息的分窗口分層顯示和圖形編輯繪制等系統(tǒng)功能更好地分析提取專題編研信息進行輔助城市規(guī)劃和城市建設(shè)的決策。5 Internet城建檔案信息利用城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)可以使城建檔案的空間信息、屬性和檔案管理信息在Internet上發(fā)布與查詢，只要有網(wǎng)絡(luò)通達的地方都可以使用計算機中的IE瀏覽器進行上述城建檔案信息的查詢檢索，或者城建檔案管理部門進行上述城建檔案信息的發(fā)布，真正做到城建檔案的信息為大眾生活和全社會利用。本系統(tǒng)采用SuperMap IS作為網(wǎng)絡(luò)地理信息系統(tǒng)的開發(fā)平臺。

城市建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的介紹

城市建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)是以建設(shè)部最新頒布的各項城建檔案行業(yè)標準和業(yè)務(wù)規(guī)范為開發(fā)依據(jù)，實現(xiàn)對各級各類城建檔案信息的可視化管理、利用以及業(yè)務(wù)指導等各項功能，可作為各級數(shù)字化城建檔案館的通用解決方案。

建筑企業(yè)的管理系統(tǒng)排行榜

有很多?。?br>1、建筑人企業(yè)管理系統(tǒng)：使用于建筑企業(yè)證書管理，項目管理、人員證件管理等 2、萬能檔案管理系統(tǒng)：主要用于檔案管理
3、深圳和諧萬維建筑施工企業(yè)管理軟件系統(tǒng)：綜合辦公性強 4、朗新天霽人力資源系統(tǒng)：HR管理軟件，輔助合同管理板塊 5、I人事：HR管理軟件，輔助合同管理板塊
6、建軟科技：主要是電力、通信和港口的
7、建筑人：專業(yè)建筑行業(yè)的證書、合同、項目管理軟件

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術(shù)可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設(shè)期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過程中，無法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

住建部如何加強歷史建筑保護與利用？

住房城鄉(xiāng)建設(shè)部日前下發(fā)通知，要求各地加強歷史建筑保護與利用，做好歷史建筑的確定、掛牌和建檔，最大限度發(fā)揮歷史建筑使用價值，不拆除和破壞歷史建筑，不在歷史建筑集中成片地區(qū)建高層建筑。

通知要求，一是要做好歷史建筑的確定、掛牌和建檔。要加快推進歷史建筑的普查確定工作，多保多留不同時期和不同類型的歷史建筑。要注重城市近現(xiàn)代建筑遺產(chǎn)的保護，做到應(yīng)保盡保。建立歷史建筑保護清單和歷史建筑檔案，對歷史建筑予以掛牌保護。

二是要最大限度發(fā)揮歷史建筑使用價值。支持和鼓勵歷史建筑的合理利用。要采取區(qū)別于文物建筑的保護方式，在保持歷史建筑的高度、體量、外觀、風貌等特征基礎(chǔ)上，合理利用，豐富業(yè)態(tài)，活化功能，實現(xiàn)保護與利用的統(tǒng)一，充分發(fā)揮歷史建筑的文化展示和文化傳承價值。積極引導社會力量參與歷史建筑的保護和利用。鼓勵各地開展歷史建筑保護利用試點工作，形成可復制可推廣的經(jīng)驗。同時探索建立歷史建筑保護和利用的規(guī)劃標準規(guī)范和管理體制機制。

三是不拆除和破壞歷史建筑。各地應(yīng)加強對歷史建筑的嚴格保護，嚴禁隨意拆除和破壞已確定為歷史建筑的老房子、近現(xiàn)代建筑和工業(yè)遺產(chǎn)，不拆真遺存，不建假古董。

四是不在歷史建筑集中成片地區(qū)建高層建筑。在歷史文化街區(qū)以及其他歷史建筑集中成片地區(qū)，禁止在對其歷史風貌產(chǎn)生影響的范圍內(nèi)建設(shè)高層建筑和大洋怪的建筑。新建建筑應(yīng)與歷史建筑及其歷史環(huán)境相協(xié)調(diào)，保護好歷史建筑周邊地區(qū)的歷史肌理、歷史風貌，嚴格按照保護規(guī)劃要求控制建筑高度。

住房城鄉(xiāng)建設(shè)部要求各地在2017年底前上報通知的落實情況并將適時組織督查。

希望通知能夠得到有效的實施。

建筑企業(yè)檔案管理制度

某某工程有限公司檔案管理制度

一、文書檔案立卷歸檔制度

（一）總則
第一條 為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結(jié)案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接班人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
（二）文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的證件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
1．公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予核報旅費。
2．本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予報銷會議費用。
第七條 各部門專（兼）職文書的職責。
1．了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
2．認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的3月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3．承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
（三）歸檔范圍
第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位往來的文書。
第十一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復。
第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條 信訪工作材料。
第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
（四）平時歸卷
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。
第二十二條 專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
（五）立卷（案卷質(zhì)量要求）
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合。檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、引件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依此編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號。
第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的自己要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，自己要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。
聲像檔案管理辦法

（一）總則
第一條 為加強本公司的聲像檔案，特制定本辦法。
第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的，對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
第三條 聲像檔案是本公司卷宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。
（二）聲像檔案資料的收集
第四條 收集范圍。
1．反映本公司主要職能活動工作成果和存在的問題的聲像資料。
2．各級領(lǐng)導人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大重大活動的聲像資料。
3．本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。
4．涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。
5．其他單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。
6．其他具有保存價值的聲像資料。
第五條 收集時間。
1．聲像檔案資料應(yīng)在形成后1個月內(nèi)隨立檔部門其他載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。
2．檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。
第六條 收集要求。
1．錄音帶、錄像帶、影片、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其他形成費用不予報銷，以防損失。
2．接受原版、原件，特殊情況下可接收復制件。
3．聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。
第七條 聲像檔案資料的征集。
檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料。
第八條 聲像檔案費用的報銷。
本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案室歸檔，經(jīng)檔案室簽字認可，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費用。
（三）聲像檔案的整理
第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。
第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協(xié)助。
第十一條 分類、編號。
1．照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。
2．錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。
3．編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為（檔案形態(tài)）檔號/（檔案形態(tài)）檔號。
第十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條 文字說明的編寫。
1．文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等。
2．編寫文字說明的要求：
（1）準確結(jié)實檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。
（2）照片的自然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明。
（3）文字簡潔、語言通順。
（4）時間用阿拉伯數(shù)字表示。
第十四條 編制格式。
1．照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。
2．錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。
第十五條 案卷要求。
1．將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。
2．卷內(nèi)目錄：
照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；
錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。
3．卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。
第十六條 編目。
聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進行。
（四）聲像檔案的保管
第十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。
第十八條 保管條件。
底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%；
照片庫溫保持14-24℃，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。
第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。
第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。
第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導審批，登記造冊。
第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。
（五）聲像檔案的開發(fā)利用
第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。
第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。
第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費。
第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。
第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。