oa檔案管理系統(tǒng)

什么是OA辦公管理系統(tǒng)？企業(yè)員工需要了解OA系統(tǒng)的這些特征。

OA是什么？

什么是OA辦公系統(tǒng)？OA辦公系統(tǒng)是指利用計算機網絡技術幫助企業(yè)實現方便，高效，自動化協(xié)同辦公效率的辦公自動化系統(tǒng)。傳統(tǒng)的辦公方法需要大量的人力和物力資源，并且需要花費大量時間來處理輕微和重復的任務，這導致效率低下并且不能更好地專注于工作。 OA系統(tǒng)的自動化已成為社會發(fā)展的主要趨勢。如果是這樣，OA系統(tǒng)的具體功能是什么？各個公司會更喜歡嗎？

什么是OA

OA系統(tǒng)應具備哪些功能？

1.建立內部溝通平臺通知，公告，工作報告，工作日志，工作計劃，即時消息和其他內部通信功能。這使公司員工能夠快速溝通和溝通，幫助他們第一次實現協(xié)作目標。2.輔助辦公室私人辦公室，會議管理，辦公用品管理，特殊管理，車隊管理等各種輔助辦公室與日常辦公工作相結合。 OA辦公系統(tǒng)使這些二級辦公室自動化。

OA是什么意思

信息披露和文件管理自動化

4.建立信息發(fā)布平臺在組織內部建立有效的信息傳播和交換場所，可以廣泛傳播給公司內部的員工，如電子公告板，電子論壇，電子出版物，內部規(guī)章制度，公告，技術交流等。員工可以了解公司的動態(tài)。5.自動化文檔管理您可以創(chuàng)建各種文檔，文件，知識，信息等，并且可以根據您的權限進行存儲，共享和使用，并且可以輕松找到它們。自動文檔管理允許您將各種文檔數字化，文檔以云盤和電子文件柜的形式保留，并根據您的許可使用和共享。

OA檔案管理系統(tǒng)的可實施性分析？

各類重要資質證書、合同、產品技術文件、人員信息都是組織重要的檔案材料，如果全靠人工一一收集整理和維護，不僅耗費精力、人力成本高，會不會遺漏還不能確定。

OA系統(tǒng)電子化的檔案管理是以“權限+文檔”兩大功能板塊為基礎，幫助組織統(tǒng)一“紙質檔案”與“電子檔案”，用一套系統(tǒng)高效管理檔案存儲、借閱、歸還和查詢4大環(huán)節(jié)。

靈活適應各類組織檔案管理需求：包括各大企事業(yè)單位、政府機關等，建模靈活落實具體管理制度。

“電子檔案+紙質檔案”相結合：在很長一段時間里，企業(yè)依然習慣使用紙質檔案，兩者相結合的方式更符合企業(yè)需求。

4月30日，國務院令明確規(guī)定只要符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。

未來，隨著電子檔案法律效力被肯定，電子簽章助力業(yè)務實現全程電子化管理，OA可以幫助組織打造一個真正無紙化的電子檔案管理閉環(huán)，以電子檔案代替紙質檔案，全面優(yōu)化檔案管理成本。

oa管理系統(tǒng)的主要功能和作用是啥？

檔案管理在OA系統(tǒng)中如何運用

企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)生產、技術、科研和經營等活動，是企業(yè)的無形資產和寶貴的信息資源。OA系統(tǒng)通過電子化管理，實現檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實現檔案借閱共享，簡化借閱手續(xù)。

OA系統(tǒng)檔案管理方案

1、檔案分類編號，有序管理

對于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質檔案數量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術文檔、產品方案等等，進行及時歸檔和科學的整理十分必要。

1）檔案歸檔：檔案員按各部門提交的檔案標準，收集有效紙質檔案和電子檔案，檔案相關信息可通過excel批量導入OA系統(tǒng)中，同時，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動歸入檔案管理中進行管理，不需要進行重復的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰：根據企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護相應類別編號；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護人員進行類別維護。

3）檔案編號生成：OA通過字段屬性自動生成檔案編號，按照檔案的大類+小類+流水來進行編號，實現了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易于管理。

4）檔案盒管理：根據檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、柜號、備注、錄入人、錄入時間等信息，檔案盒的背脊信息同時產生，可打印卷內目錄、檔案背脊，方便查詢，實現檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

5）建立檔案信息庫：OA系統(tǒng)根據檔案基礎信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠對檔案的總體情況進行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導出收集檔案文件的匯總數據，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

6）檔案有效期管理：為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時地在失效前銷毀或者更新，OA系統(tǒng)設置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢：實現檔案快速查詢，是進行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細。

2）檔案借閱申請：借閱人在填寫借閱單時，自動過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預計歸還日期，便于追蹤。

3）檔案的狀態(tài)追蹤：檔案的狀態(tài)根據流程的流轉而自動變化，不需要人為進行修改。申請人提交后回寫相應信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內容通過續(xù)借申請按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

4）檔案借閱提醒：OA系統(tǒng)通過打造表單建模提醒功能，實現借閱超期系統(tǒng)自動提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數。借閱人在預計歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統(tǒng)將自動控制當前借閱人的可查閱時間，預計歸還日期結束后將自動收回文檔查閱權限。

5）檔案安全保護：為了保護檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進行追究。

6）檔案借閱記錄：根據員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導出明細，方便統(tǒng)計。管理層可以分享OA系統(tǒng)中借閱記錄臺賬的數據，根據借閱各類資料的次數、共享價值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。

OA的檔案管理是什么樣的？

隨著各行各業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應用，日常辦公、業(yè)務中組織產生了大量的電子文件，這些電子文件歸檔形成的電子檔案都需要進行管理和長期保存、利用。
近年來國家高度重視電子文件歸檔和電子檔案管理工作，已出臺若干規(guī)章制度和規(guī)范性文件。
泛微OA以電子檔案的真實性、完整性和可用性為原則，以OA系統(tǒng)為基礎，以電子化流程為脈絡，同時與其他專業(yè)檔案管理系統(tǒng)集成，為組織提供一套規(guī)范儲存、高效查閱的“數字檔案館”。
泛微OA電子檔案管理特色功能
一、電子檔案采集
國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中對企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限做了相關規(guī)定。
對于內部電子文件，系統(tǒng)中包括所有收文、發(fā)文、簽報、會議紀要等流程內容都可作為電子檔案數據來源，真實發(fā)生，快速采集。
通過新建檔案流程，填寫檔案有關的關鍵信息：檔案號、編號二維碼、盒號、頁數、年度、存儲介質、檔案目錄、保管期限等，在線生成檔案的規(guī)范模板。
同時，泛微可以與檔案系統(tǒng)無縫集成，各類公文、人員、產品等信息，會隨著OA流程的審批變動，根據信息類型自動同步到檔案系統(tǒng)，建立電子檔案庫。
對于外部紙質檔案，泛微可以與高拍儀、掃描儀等外部設備集成，將紙質檔案轉化為電子檔案，方便檔案管理員錄入。
用戶通過使用高拍儀進行檔案的拍照，填完檔案表單信息后，掃描或拍照的電子檔會自動存入附件欄。完成紙質檔案迅速轉換電子件歸檔。
二、電子檔案編碼
1、自動編號
對檔案進行編號更有利于文檔的歸檔和查找。泛微的OA系統(tǒng)可以根據客戶自己的編號規(guī)則在表單中為每份檔案自動生成編號。
泛微OA系統(tǒng)通過詳細登記檔案信息，包含檔案名稱、檔案編號、檔案有效期、檔案所屬部門、檔案所屬單位、檔案所屬類目、檔案所在檔案室列號、層號、盒碼、盒號、電子檔等信息。
管理員每次在錄入檔案內容的時候，根據編號系統(tǒng)就能自動完成檔案歸類，過去需要耗時幾個禮拜進行分類的材料，現在一個管理員幾天就能完成。
此外，需要什么檔案直接根據實體檔案編號，就能在系統(tǒng)搜索到對應的電子檔案信息，縮短排查時間。
2、檔案信息“條碼化”
每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“經辦人、創(chuàng)建時間、檔案類型、編號、使用狀態(tài)等”。
三、電子檔案安全借閱
實現檔案快速查詢，是進行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態(tài)快速查詢。
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》中要求落實責任部門和責任人，確立統(tǒng)一的管理機制，明確電子檔案管理責任，保存電子檔案管理的關鍵業(yè)務過程記錄。
泛微采取電子簽名、數字加密、安全認證、權限設置等技術手段，保障電子檔案安全。
在OA系統(tǒng)內，針對特定的卷庫、案卷、文件，都可進行借閱范圍的設置，權限可詳細到個人，防止隱私泄露，進一步提升檔案的安全性。
無權限的檔案，可進行臨時授權申請，申請審批通過后，具有短期的查閱權限，授權期結束后，權限自動取消。
全程無紙化操作，更節(jié)省時間。
同時，為了保護檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，若是出現信息泄露可進行追究。
四、電子檔案移交和銷毀對于到期檔案，泛微通過檔案報廢申請流程，審批歸檔后檔案狀態(tài)更改為檔案報廢狀態(tài)，銷毀的檔案不再參與借閱業(yè)務。
五、電子檔案相關數據統(tǒng)計
根據員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺帳。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導出明細，方便統(tǒng)計。
借助智能報表系統(tǒng)和電子表單，檔案管理人員、上層領導可以隨時在OA報表門戶了解不同時期，組織內部各類檔案的管理情況。
可以查檔案詳情、可以了解具體數據分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規(guī)使用多不多，以及各類檔案的數量占比等情況。
管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報告而耗費大量時間，全面提升管理質量。
目前，國務院令已明確規(guī)定只要符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。泛微將借力電子簽章系統(tǒng)，助力組織實現真正無紙化的電子檔案閉環(huán)管理，全面優(yōu)化檔案管理成本。

OA的檔案管理是什么樣的？

紙質檔案管理的繁重正在為眾多企業(yè)帶來困擾，組織中海量的檔案資料，管理過程隨時都有可能出現“用的時候找不到、用完不還、機密文件丟失”等現象，管理起來工作量不小。

OA系統(tǒng)以“權限+文檔”兩大功能板塊為基礎，幫助組織統(tǒng)一“紙質檔案”與“電子檔案”，用一套系統(tǒng)高效管理檔案存儲、借閱、歸還和查詢4大環(huán)節(jié)。

（檔案管理系統(tǒng)基本功能展示）

1、“存”不費時

借助OA的電子表單就能把組織的所有紙質檔案錄入系統(tǒng)，形成實物檔案與電子信息一一對應的電子檔案庫，讓管理人員在OA系統(tǒng)就能高效管理檔案。

1）檔案分類、分組，目錄清晰：將檔案進行分類是高效整理的第一步，OA可以借助知識文檔目錄的方法，按照組織檔案實際內容，進行分類管理，無論是合同類、產品類、人事類還是經營管理類，每樣檔案都能快速鎖定。

2）檔案快速編號，查、存方便：對檔案進行編號更有利于文檔的歸檔和查找，OA系統(tǒng)可以根據客戶自己的編號規(guī)則在表單中為每份檔案自動生成編號，管理員每次在錄入檔案內容的時候，根據編號系統(tǒng)就能自動完成檔案歸類。

3）檔案信息“條碼化”：每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“經辦人、創(chuàng)建時間、檔案類型、編號、使用狀態(tài)等”。為了方便和紙質檔案對應，客戶可以直接在系統(tǒng)批量生成二維碼或者條形碼，打印后黏貼在對應的紙質檔案上，掃一掃就能了解基本信息。

2、“借”不求人

電子化的借閱管理過程更加規(guī)范，不僅使用必須經審批，整個借閱過程都有嚴格監(jiān)控，借多久、還沒還一目了然。

1）紙質檔案借、還流程化：檔案室的每份紙質檔案無論借還是還，必須從經過OA的電子流程審批，誰借的、借的什么檔案、什么時候還的等信息，都會一一記入系統(tǒng)，隨時核查。同時還可以通過電子表單根據關鍵字篩選文件，實現一鍵“批量借閱”幾十份文件資料。

2）電子檔案查閱智能收回：如果沒有使用紙質檔案的必要，還可以直接在系統(tǒng)上借閱電子檔案。只要登記好借閱的材料和歸還時間，系統(tǒng)會通過“查閱權限”的控制為借閱者下發(fā)閱讀權限，到期自動收回，全程無紙化操作，更節(jié)省時間。

3）機密檔案“掃碼”借閱：對于一些保密級別較高的檔案，OA將此類文件的借閱需求和一般檔案借閱區(qū)分開，必須在檔案室掃描二維碼才能發(fā)起借閱，確保文件信息不隨意泄漏，借閱更靈活。

3、“還”不超期

OA全程電子化的流程管控，可以智能掌控檔案的整個借閱過程。

1）智能標注到期檔案：每份被借出去的檔案，管理員直接通過系統(tǒng)的臺賬頁面就能監(jiān)控返還情況，即將到期或已經超期的文件，會直接通過色塊標記出來。

2）緊急提醒防止超期：到期未還的情況一出現，系統(tǒng)會通過短信、流程或者微信消息代替管理人員智能提醒借閱人。

4、“查”不用等

借助智能報表系統(tǒng)和電子表單，檔案管理人員、上層領導可以隨時在OA報表門戶了解不同時期，組織內部各類檔案的管理情況。

可以查檔案詳情、可以了解具體數據分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規(guī)使用多不多，以及各類檔案的數量占比等情況。管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報告而耗費大量時間，全面提升管理質量。

OA檔案管理方案將電子檔案和紙質檔案相結合的方式更符合企業(yè)需求。