檔案管理系統(tǒng)檔案管理

檔案管理系統(tǒng)其實(shí)就如字面上的意思：管理檔案的系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)功能，簡(jiǎn)要概括為4個(gè)字：收、存、管、用。從會(huì)博通官網(wǎng)那扒來(lái)的系統(tǒng)來(lái)說(shuō)明

此類(lèi)軟件服務(wù)，其實(shí)都是大同小異，看的是公司的底蘊(yùn)。還有不要計(jì)較價(jià)錢(qián)，適合自己公司的就是最便宜的。如果不適合，就算是幾百塊錢(qián)，也是貴的

我想請(qǐng)問(wèn)下，一般的檔案管理系統(tǒng)一般都包括哪些功能??？

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷(xiāo)毀。

這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢(xún)、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

檔案管理系統(tǒng)軟件哪個(gè)好

檔案管理系統(tǒng)軟件好的有：

1、多可電子檔案管理軟件

這款軟件最主要的功能是將自己的紙質(zhì)檔案管理變成電子的檔案管理，這款功能，還算是比較實(shí)用的，支持實(shí)時(shí)錄入，支持關(guān)鍵詞檢索，還支持?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

基本上能夠滿足廣大用戶(hù)對(duì)于工作以及生活的需求，最重要的是多可檔案管理系統(tǒng)，又新研發(fā)出了升級(jí)擴(kuò)充產(chǎn)品，這其實(shí)是對(duì)于少部分人來(lái)說(shuō)是比較實(shí)用的。

2、文迪公文與檔案管理軟件

這款軟件是以文檔管理為主要功能，能夠滿足大家對(duì)于管理文檔的需求，而且是嚴(yán)格按照我國(guó)的法律法規(guī)為用戶(hù)設(shè)定的軟件，尤其是能夠針對(duì)公文網(wǎng)文檔軟件進(jìn)行管理。

所以在隱私方面應(yīng)當(dāng)是做得比較好的，其中還包括銷(xiāo)毀功能，能夠讓大家擺脫歸檔以及因銷(xiāo)毀而浪費(fèi)的精力，也解決了大家對(duì)于公文保管不容易的問(wèn)題。

3、求索人事檔案管理軟件

這一款檔案管理軟件屬于人力資源管理軟件，對(duì)于人事的資料管理的特別清晰，雖然也提供一些關(guān)鍵詞搜索以及銷(xiāo)毀功能，但是最主要的還是能夠?qū)⒚恳晃粏T工以及領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人信息羅列的非常清楚。

而且能夠支持企業(yè)調(diào)檔，所以如果領(lǐng)導(dǎo)想要了解一個(gè)員工的信息，完全可以使用這個(gè)檔案管理系統(tǒng)，直接點(diǎn)擊人名就可以展現(xiàn)一切的資料。

4、晨科文件檔案管理軟件

不同于其他的檔案管理軟件這一款軟件專(zhuān)門(mén)是針對(duì)文件管理的，當(dāng)然這個(gè)文件可以是多方面的文件，可能是關(guān)于人力資源的文件，也可能是關(guān)于財(cái)務(wù)文件。

所以就是怕用戶(hù)會(huì)提供不同種文件，因此這個(gè)系統(tǒng)做的好的一點(diǎn)就是將隱私保證的特別好。

5、好用檔案管理軟件

這款軟件既可以為企業(yè)準(zhǔn)備，可以為個(gè)人準(zhǔn)備，只要是涉及到自己的檔案以及材料管理的都會(huì)提供注冊(cè)，而且檔案錄入的方式有很多種，可以是拍照可以是掃描。

能夠及時(shí)的監(jiān)測(cè)手機(jī)后臺(tái)擁有哪些適配的軟件和程序，更快的幫助用戶(hù)將檔案錄入，節(jié)省雙方的經(jīng)歷時(shí)間。

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。以下是我為大家整理檔案管理系統(tǒng)怎么操作相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

其中，會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等全生命周期的自動(dòng)化管理：

系統(tǒng)特色：

1、會(huì)博通提供和現(xiàn)實(shí)一致的綜合檔案管理

會(huì)博通可根據(jù)組織的實(shí)際需要，進(jìn)行檔案管理架構(gòu)的自定義，以便于形成符合組織個(gè)性化需要的檔案管理分類(lèi)。任何自定義分類(lèi)結(jié)構(gòu)的`最底層分類(lèi)則是會(huì)博通的檔案定義，可以理解為現(xiàn)實(shí)的一個(gè)檔案盒或者裝訂好的案卷，可存放按卷歸檔的案卷和按件歸檔的文件，并可利用示意圖真實(shí)還原檔案存放位置。

2、檔案管理與利用授權(quán)

管理員可在定義好的檔案分類(lèi)下，在組織架構(gòu)中選擇對(duì)象（個(gè)人、部門(mén)等）授權(quán)，定義的是對(duì)象可以訪問(wèn)的密級(jí)，以及可對(duì)這些密級(jí)文件進(jìn)行的操作行為，授權(quán)項(xiàng)目包括增、改、刪、閱、下載等權(quán)限，會(huì)博通的特點(diǎn)是可以區(qū)分閱讀條目或內(nèi)容的權(quán)限，以及區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的檔案的權(quán)限。

3、歸檔與錄入

會(huì)博通提供提供針對(duì)實(shí)體檔案條目信息、實(shí)體檔案數(shù)字化、預(yù)歸檔、協(xié)同化歸檔等檔案采集功能，包括掃描新建、批量對(duì)應(yīng)導(dǎo)入/上傳、歸檔編輯、流程化歸檔等，用戶(hù)可根據(jù)自己的需要靈活使用。

4、檔案搜索與利用

會(huì)博通提供按權(quán)限匹配搜索結(jié)果的搜索平臺(tái)，有權(quán)限閱讀的檔案，可直接閱讀電子文檔，如果只能看到條目，因工作需要借閱原件或電子文檔、或需要復(fù)印打印文件，都可以發(fā)起借用流程，并且，整個(gè)借用與歸還過(guò)程，可全面實(shí)現(xiàn)流程化、無(wú)紙化；對(duì)于純線下的借閱行為，提供借閱與歸還功能，和圖書(shū)館借、還操作類(lèi)似，還可實(shí)現(xiàn)批量借閱與歸還，同時(shí)統(tǒng)計(jì)借閱情況相關(guān)數(shù)據(jù)。

會(huì)博通還提供了搜索的通用接口，用于將會(huì)博通的工作搜索嵌入需要搜索和查閱檔案的其他系統(tǒng)，為其它系統(tǒng)提供檔案知識(shí)支持。

5、物聯(lián)網(wǎng)化的檔案管理

會(huì)博通將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入了檔案管理，支持各種常用碼制的條形碼（包括二維碼）和電子標(biāo)簽，滿足查找、借用、傳閱、搜索、盤(pán)點(diǎn)等需要。

6、檔案統(tǒng)計(jì)

提供各種檔案管理所需的統(tǒng)計(jì)功能，包括綜合統(tǒng)計(jì)、檔案工作匯總表、數(shù)字檔案統(tǒng)計(jì)表、檔案年度分布統(tǒng)計(jì)表、檔案保管期限分布統(tǒng)計(jì)表、檔案密級(jí)分布統(tǒng)計(jì)表、檔案電子文檔類(lèi)型統(tǒng)計(jì)表、檔案整理個(gè)人工作量統(tǒng)計(jì)表等。

怎樣管理檔案

想要做好檔案管理，就要了解檔案管理都有哪些內(nèi)容：

01企業(yè)檔案的收集

檔案產(chǎn)生于企業(yè)內(nèi)部人員的日常工作中，要將文件材料歸檔保存，首先得收集有價(jià)值的內(nèi)容。在具體的執(zhí)行中，需要我們建立健全立卷歸檔制度；明確檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、以及相應(yīng)的保管期限。

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，明確規(guī)章制度之后，檔案管理人員需要采取措施積極收全、補(bǔ)全檔案，并及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，檢查齊全后整理立卷歸檔。對(duì)于使用檔案管理系統(tǒng)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，可指定檔案管理專(zhuān)員從日常工作的第三方軟件中直接轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)中，或直接掃描上傳到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。

02企業(yè)檔案的歸檔立卷

檔案收集完備后，企業(yè)檔案管理人員需要區(qū)分全宗，確定立檔單位。其次是依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序等將檔案進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)好的案卷分組防止在待辦卷宗內(nèi)。接著是案卷排列，立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。然后是整理案卷，案卷厚度應(yīng)當(dāng)適宜，建議控制在1厘米到2厘米之間，材料過(guò)窄應(yīng)當(dāng)加車(chē)邊；材料過(guò)款應(yīng)折疊整齊；自己難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。最后是確定保管期限、編制檔案目錄，按一定次序排列和存放。

上述描述的是傳統(tǒng)檔案的歸檔立卷方式，對(duì)于使用檔案管理系統(tǒng)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，可直接在系統(tǒng)當(dāng)中構(gòu)建檔案管理框架，將企業(yè)檔案單個(gè)或批量上傳到系統(tǒng)當(dāng)中，并做好條目掛接與屬性編輯就好。

03企業(yè)檔案的保管

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、實(shí)體檔案而言，做好檔案保管工作需要公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存檔案，同時(shí)需要做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防塵、防鼠害、防強(qiáng)光等工作。如果上線了檔案管理系統(tǒng)后，可以實(shí)體檔案室中布設(shè)各種溫濕度傳感器，將實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)情況回傳到平臺(tái)當(dāng)中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案環(huán)境的及時(shí)、有效調(diào)控。

檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)企業(yè)電子化檔案進(jìn)行安全地保管和利用，同時(shí)減輕實(shí)體庫(kù)房的庫(kù)存壓力。

04企業(yè)檔案的鑒定

并不是所有資料都需要保存，都值得保存，只有那些對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的文件材料，才有保存的必要。鑒定后需要根據(jù)行業(yè)與公司的相關(guān)規(guī)定確定檔案的保管期限（永久、長(zhǎng)期、還是短期）。制定好相關(guān)規(guī)范后，檔案管理員可根據(jù)規(guī)范確定，不明確的也可咨詢(xún)檔案管理專(zhuān)業(yè)人士確定。

在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，對(duì)于有爭(zhēng)議的檔案，可以通過(guò)提交流程化申請(qǐng)，綜合各相關(guān)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，進(jìn)行系統(tǒng)化評(píng)估。

05企業(yè)檔案的銷(xiāo)毀

對(duì)于已經(jīng)失效的檔案，檔案管理員需要認(rèn)真鑒定、編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，辦理銷(xiāo)毀手續(xù)，經(jīng)過(guò)企業(yè)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的時(shí)候需要二人以上監(jiān)銷(xiāo)。

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)上，提供了靈活設(shè)定檔案保存期限，檔案管理員在系統(tǒng)上可方便查看檔案保管期限，到期直接線上提交申請(qǐng)后即可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀申請(qǐng)和文件均記錄在案。

06企業(yè)檔案的借閱與利用

企業(yè)檔案涉及企業(yè)機(jī)密文件，因此在日常的借閱、利用過(guò)程中，應(yīng)做好規(guī)范化管理和保密工作。不論實(shí)體檔案、還是電子檔案，凡使用檔案者，都需要填寫(xiě)調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密集，經(jīng)各方領(lǐng)導(dǎo)簽訂批準(zhǔn)后方能調(diào)閱案卷。

如果流轉(zhuǎn)的是實(shí)體檔案，需要確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損壞。外單位借閱檔案，應(yīng)持有應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。如果借閱的是電子檔案，系統(tǒng)具有很好的保密性，也為檔案的流轉(zhuǎn)提供了很大便利，只需要在系統(tǒng)內(nèi)按規(guī)范操作即可。

會(huì)博通可為企業(yè)提供“線上+線下”，“實(shí)體+電子”的全流程、智能化檔案管理服務(wù)。企業(yè)檔案管理不僅需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，也需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理工具，會(huì)博通用檔案管理軟件應(yīng)用于服務(wù)助力企業(yè)進(jìn)行知識(shí)積淀、加速成長(zhǎng)。