會計電子檔案管理系統(tǒng)

建議使用費耘電子會計憑證管理系統(tǒng)。

電子會計憑證包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證。

企業(yè)在使用電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔憑證的，必須同時保存該紙質打印件的電子會計憑證原件。也就是說必須使用合法合規(guī)的方式進行電子化歸檔的電子會計憑證。

電子會計憑證歸檔

費耘電子會計憑證管理系統(tǒng)，可以一站式完成發(fā)票歸集、錄入、報銷、歸檔，員工可批量導入微信、郵箱等第三方平臺的電子發(fā)票。自動查驗與校驗，防止電子發(fā)票重復報銷，實現(xiàn)發(fā)票抬頭，逾期，合規(guī)性等多維度的校驗。

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電子檔案管理系統(tǒng)是指對電子文件、電子檔案進行

1、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠實現(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標準,規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件管理;構建完整的電子檔案資源信息共享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式,以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的優(yōu)勢有以下5個方面:
1.強調(diào)管理的整體性系統(tǒng)工程方法強調(diào)把研究對象和研究過程作為
個有機整體,這樣才能達到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過程的復雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對象在規(guī)模、結構、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復雜,其管理不僅涉及計算機工程技術，且包括檔案數(shù)字化過程中的很多問題，如數(shù)字化文件的格式標準、知識產(chǎn)權保護等，還牽涉到和”電子檔案工程”項目以及電子政務大系統(tǒng)的關系,甚至投資預算等方面，各方面之間的關系錯綜復雜。
3.重視組織管理的科學化
個復雜系統(tǒng)的研制有兩個并行的過程，即工程技術過程和管理控制過程，有時管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術結構復雜、涉及面廣，且影響投資建設的因素較多，其管理中的經(jīng)濟計算所采用數(shù)據(jù)大部分來自預測和估計。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠實現(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標準,規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件管理;構建完整的電子檔案資源信息共享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式,以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應具備對電子檔案的數(shù)量、質量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。
2、系統(tǒng)應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。系統(tǒng)應具備對征集檔案進行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案的數(shù)量、質量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。
第十四條系統(tǒng)應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。
第十五條系統(tǒng)應具備對征集檔案進行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應具備電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應具備電子檔案批量格式轉換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關標準的用于長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應具備維護電子檔案各組成部分及相關數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質進行登記、檢測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統(tǒng)響應超時等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。
第二十九條系統(tǒng)應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計
第三十四條系統(tǒng)應具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計。
第三十五條系統(tǒng)應具備對一定時間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業(yè)務過程工作情況進行統(tǒng)計的功能。
第三十六條系統(tǒng)應內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。
第三十七條系統(tǒng)應提供報表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計報表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結構的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；系統(tǒng)應內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應支持對會計、業(yè)務類等專門檔案分類體系的設置。
第四十條系統(tǒng)應具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能，內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進行授權等功能。
第四十二條系統(tǒng)應具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案關鍵業(yè)務過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

電子會計檔案有什么好處？

會計檔案的數(shù)字化,使會計核算資料的記錄方式發(fā)生了根本性的變革。一方面,它改變了信息的承載介質,使原來的各種信息媒體,包括紙張、膠片、錄像帶等,向信息的計算機存儲方式,如磁盤、光盤等加快轉移。這大大提高了會計信息處理的質量和速度,有利于及時、準確、全面地為國家經(jīng)濟社會發(fā)展和部門單位的經(jīng)營管理提供可靠的財務會計信息。

什么是電子會計檔案管理：

1.會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強。會計電子檔案的使用依賴于計算機的硬件和軟件系統(tǒng)，會計電子檔案的儲存對周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質對環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不在數(shù)據(jù)安全方面加強管理，則數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性較之手工會計系統(tǒng)大大提高。[1]

2.會計電子檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計電子檔案必須在特定的計算機硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數(shù)字化的特征使會計電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導致會計電子檔案與會計信息使用者之間缺乏人性化的和諧關系。

3.會計電子檔案具有技術性。技術文檔主要是指與會計電子檔案的設計和使用密切相關的技術性文檔，解釋會計電子檔案的設計和運行情況。技術文檔主要分為開發(fā)性技術文檔和使用性技術文檔。開發(fā)性技術文檔主要描述會計電子檔案系統(tǒng)開發(fā)過程中的各種分析、設計情況。使用性技術文檔主要用來指導用戶對會計電子檔案系統(tǒng)進行操作、利用。

4.會計電子檔案控制的復雜性。一般來說，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我國常用的程序化控制有計算機軟件控制、輸入數(shù)據(jù)的機內(nèi)檢驗等。會計電子檔案系統(tǒng)控制技術的復雜性表現(xiàn)在系統(tǒng)人工控制與各類程序化控制相結合。

電子會計檔案有什么保管原則：

1.會計電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號的容量應具有超前性，能滿足未來會計電子檔案業(yè)務發(fā)展的需要。[1]

2.嚴密的監(jiān)察。會計電子檔案保管的標準操作規(guī)程應要求對操作活動進行嚴密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺記錄、作業(yè)記錄和實施記錄加以審查和比較。

3.應急規(guī)則。應制定適宜的計劃和規(guī)程來應對程序、文件和設備遭受火災、水災、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

4.數(shù)據(jù)文件標準控制。文件的處置規(guī)則是用來防止數(shù)據(jù)文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點等方面的規(guī)則。所有的文件均應由保管員在檔案室加以保管，并嚴格限制別人接觸文件。

會計電子檔案有什么保管要求：

1.建立嚴格的內(nèi)部控制制度。

內(nèi)部控制制度是指一個企業(yè)或單位為了保護資產(chǎn)的安全性、會計資料的準確性和可靠性、提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制相比不同的是，會計檔案信息化要求內(nèi)部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工會計系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等。會計檔案信息化要求內(nèi)部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準確、可靠是內(nèi)部控制的主要目的，內(nèi)部控制制度可有效地保證會計電子檔案的安全和可靠。

2.建產(chǎn)嚴格的認證制度，引入加密技術。

在手工會計系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而會計電子檔案系統(tǒng)的突出特點是數(shù)據(jù)的處理和存儲的集中化，由此給數(shù)據(jù)安全帶來一定的威脅。如未經(jīng)授權的人員可以利用計算機輕而易舉地瀏覽大部分文件和數(shù)據(jù)，從而使得機密數(shù)據(jù)被泄露。而嚴格的認證制度可以防止未經(jīng)授權的人員進入會計電子檔案系統(tǒng)。認證技術包括不同權限的口令認證、指紋認證、全息認證等。加密技術的引入可有效保證數(shù)據(jù)的安全性。密碼學就是在破譯和反破譯的過程中發(fā)展起來的。加密算法就是用基于數(shù)學計算方法與一串數(shù)字(密鑰)對普通的文本(信息)進行編碼，產(chǎn)生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網(wǎng)絡或互聯(lián)網(wǎng)之前將消息進行加密，接收方收到消息后對其解碼(亦稱為解密)，所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過程。

3.建立授權操作制度，實行崗位專人專職制度，避免越權操作。

根據(jù)責、權、利、效相結合的原則，對不同的崗位賦予不同的權限，可設立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責，在會計電子檔案管理中肩負不同的責任，同時，同級崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責應明確，既不能出現(xiàn)管理的盲點，也不能出現(xiàn)職責的交叉和重復。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

會計電子檔案管理存在的問題是什么：

1.會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，未選擇質量優(yōu)良的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。沒有建立專門的電算化會計檔案保護制度;從而影響會計檔案的完整性。[2]

2.缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

3.對會計電算化本身理解的偏差多數(shù)企業(yè)的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忽視了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。檔案管理工作尚未引起有關領導的重視，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業(yè)務指導，妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

4.會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。同時由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

澳洋健康公司有電子會計檔案管理嗎

有。澳洋健康公司有電子會計檔案管理，會計電子檔案管理具有加快捕獲，自建索引，簡化連接等強大功能于一體的企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)，可以安全有效地實現(xiàn)文檔創(chuàng)建，江蘇澳洋健康產(chǎn)業(yè)股份有限公司為中國五百強企業(yè)澳洋集團下屬子公司，成立于2001年9月，于2007年9月在深交所上市。

電子會計檔案的規(guī)定有哪些

電子會計檔案的規(guī)定：

(1)單位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

(2)電子會計檔案的基本質量要求：

①形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

②使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系；

④采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

⑤建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

⑥形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

(3)僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。

①單位內(nèi)部形成的、屬于歸檔范圍的電子會計資料，符合電子會計檔案基本質量要求的，可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。

②單位從外部接收的電子會計資料，符合電子會計檔案基本質量要求、附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。