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檔案管理的文檔一體化管理旨在文件與檔案在同一系統(tǒng)中進(jìn)行管理,數(shù)據(jù)可以共享、可以交換、可以協(xié)同,可實(shí)現(xiàn)一次錄入多次利用的設(shè)想。
樓主可以考慮紹林科技開發(fā)的匯博通是一個(gè)綜合文檔管理平臺(tái),前身是3Hmis綜合文檔管理系統(tǒng),它把企業(yè)的文件、檔案、門戶網(wǎng)站,內(nèi)外信息管理以及溝通與協(xié)作等,有機(jī)的結(jié)合到一起,使得整條業(yè)務(wù)鏈條上的信息管理,傳遞,共享,協(xié)作與溝通變得更加容易,有序與方便。
應(yīng)用范圍涵蓋辦公自動(dòng)化,文件管理,檔案管理,內(nèi)容管理,證照管理,綜合知識(shí)資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識(shí)文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。
同時(shí),系統(tǒng)提供論壇中心、知識(shí)問(wèn)答、微博等知識(shí)共享平臺(tái),在管理企業(yè)顯性知識(shí)的基礎(chǔ)下,有效促進(jìn)隱性知識(shí)的沉淀。
另外,企業(yè)內(nèi)部的文檔管理應(yīng)該照顧到文檔的全生命周期管理,從文檔的產(chǎn)生到再利用以及自我發(fā)酵、完善各個(gè)生命周期階段中都應(yīng)該有對(duì)應(yīng)的功能進(jìn)行管理支持。
并且,匯博通將文檔管理的應(yīng)用進(jìn)一步擴(kuò)展到手機(jī)和平板電腦,可實(shí)現(xiàn)公文審批,移動(dòng)協(xié)作,移動(dòng)考勤,即時(shí)溝通,信息查閱以及共享等功能,隨時(shí)隨地把企業(yè)文檔庫(kù)帶在身邊。
總的來(lái)說(shuō),可以應(yīng)用到文檔管理的各個(gè)方面,通用性較強(qiáng),同時(shí)也是一套OA系統(tǒng),可以推進(jìn)企業(yè)知識(shí)文檔的一體化管理,不論顯性或隱性知識(shí)都有相應(yīng)的功能模塊,實(shí)用性較強(qiáng)。樓主可以參考一下他們官網(wǎng)的解決方案吧。
鑫泰格《XTG智能檔案庫(kù)房監(jiān)管控一體化平臺(tái)》是全新一代的庫(kù)房智能監(jiān)、管、控一體化軟件,軟件功能涵蓋庫(kù)房“十防”(防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體)全部監(jiān)測(cè)、控制和管理內(nèi)容;軟件UI界面采用深藍(lán)色調(diào),帶來(lái)高端、神秘的視覺沖擊力,界面風(fēng)格、布局更加符合智慧庫(kù)房建設(shè)需求;軟件采用全新的行業(yè)架構(gòu),摒棄了溫控系統(tǒng)、視頻系統(tǒng)、入侵系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等多子系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行的舊理念,通過(guò)一體化集成手段,將各系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口打通、數(shù)據(jù)庫(kù)融合,更加符合大數(shù)據(jù)應(yīng)用原則,更加方便實(shí)現(xiàn)各子系統(tǒng)之間的聯(lián)動(dòng)和統(tǒng)一管理,真正實(shí)現(xiàn)庫(kù)房監(jiān)管控一體化。
對(duì)于上級(jí)來(lái)文,錄入電腦后,可同時(shí)打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。打印收文登記簿像打印存折那樣自動(dòng)接上次打印,當(dāng)然也可以指定本次打印起始行。收文序號(hào)由電腦自動(dòng)編號(hào),收文序號(hào)打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角,便于向各部室分發(fā)文件時(shí)檢索。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫(kù),供以后查詢及入檔時(shí)調(diào)用。如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失,可從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出補(bǔ)充打印。 可以各部室行一個(gè)總號(hào),如 *中銀,也可以行多個(gè)號(hào),如*中銀財(cái),*中銀黨。系統(tǒng)按年度自動(dòng)對(duì)行文編號(hào),包括行文序號(hào)和行文字號(hào)。行文登記后,可打印“行發(fā)文”和“行文登記簿”,“行文登記簿”可自動(dòng)接上次行數(shù)或指定起始行數(shù)打印,也可積累一段時(shí)間后統(tǒng)一打印。登記時(shí)只需手工輸入三項(xiàng)內(nèi)容:“附件”、“主題詞”和“標(biāo)題”,其它內(nèi)容在備選項(xiàng)中選擇即可,如“主送”“抄送”“封發(fā)日期”等等,當(dāng)然這需要你事先做一些必要的設(shè)置。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫(kù),供以后查詢及入檔時(shí)調(diào)用。 可以任選以下一種作為本單位的檔案分類方案:“年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限”分類法;“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”分類法;“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限—年度”分類法;“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—年度—保管期限”分類法;“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”分類法;“保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—年度”分類法;“年度—保管期限”分類法。檔案文件的來(lái)源分四類,即來(lái)自收文、來(lái)自行文、新增內(nèi)容,進(jìn)行檔案錄入時(shí),對(duì)于前兩種,只需錄入相應(yīng)收文(或行文)序號(hào),即調(diào)出將相應(yīng)文件,新增內(nèi)容是指會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其它未經(jīng)本系統(tǒng)登記的文件,這類文件手工錄入即可。檔號(hào)、責(zé)任者等均為電腦自動(dòng)產(chǎn)生。檔號(hào)格式可以自定義??纱蛴〉膬?nèi)容包括:歸檔文件目錄,歸檔文件目錄封面,歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。 可分別對(duì)收文數(shù)據(jù)、行文數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢??芍付ㄒ粋€(gè)或多個(gè)條件進(jìn)行查詢,如對(duì)于收文數(shù)據(jù)可指定“標(biāo)題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個(gè)條件進(jìn)行查詢,所指定條件是“并且“關(guān)系??纱蛴〔樵儓?bào)告,打印出所查詢到的內(nèi)容。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理活動(dòng)中需要用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理或處理的所有環(huán)節(jié),包括對(duì)檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、修版、文字識(shí)別(OCR)、正文錄入、校對(duì)、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能;文件或材料收集;檔案整編(數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能,并能實(shí)現(xiàn)根據(jù)主題詞(或關(guān)鍵詞)及分類號(hào)自動(dòng)標(biāo)引的功能);檢索查詢;借閱管理;檔案利用;檔案編研;輔助實(shí)體管理(包括對(duì)檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級(jí)變更等進(jìn)行相應(yīng)的管理或處理)。主要功能一是通過(guò)與公文管理子系統(tǒng)的連接實(shí)現(xiàn)綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉(zhuǎn)結(jié)束后進(jìn)行預(yù)歸檔,通過(guò)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)接口,將需要?dú)w檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過(guò)對(duì)已有館藏文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實(shí)物檔案等的數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)檔案的全面自動(dòng)化管理和提供不受用戶站點(diǎn)限制的網(wǎng)絡(luò)查詢利用服務(wù)。根據(jù)當(dāng)前IT技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用潮流,參照國(guó)內(nèi)數(shù)字化檔案館的應(yīng)用需求,檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的模塊:●檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊●檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理模塊●檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊●系統(tǒng)維護(hù)模塊●系統(tǒng)幫助模塊●用戶權(quán)限分配模塊
智慧檔案館是智慧城市中的一個(gè)子系統(tǒng),“是適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館,是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級(jí)形態(tài)”。筆者認(rèn)為,智慧檔案館的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的檔案信息資源共享、跨平臺(tái)的服務(wù)集成,使用戶可以一站式獲取所需要的檔案信息資源。
功能上主要體現(xiàn)在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)的“智慧化”上,包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面,實(shí)現(xiàn)了溝通感知、資源管理、建筑設(shè)施和服務(wù)創(chuàng)新四個(gè)方面的智慧化。
圖撲軟件?的智慧檔案館,利用了網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)以及人工智能等新技術(shù),建立從檔案的收集、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)等于一體的整體化智慧檔案管理體系,實(shí)現(xiàn)了檔案資源的管理與利用,具有智能化、物聯(lián)化、網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)。
以資源共享平臺(tái)為基礎(chǔ),應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)應(yīng)用、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)與相關(guān)工具,重點(diǎn)打造高效、智能、統(tǒng)一的管理服務(wù)平臺(tái)和信息服務(wù)平臺(tái),進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用的最大化,實(shí)現(xiàn)便捷增值服務(wù)的新型檔案館模式。檔案館運(yùn)行等各類信息進(jìn)行感知、挖掘,經(jīng)綜合分析和提煉萃取形成智慧信息,并將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)。
智慧檔案館可視化界面采用柱狀圖、折線圖、雷達(dá)圖、餅圖的多樣呈現(xiàn)方式使內(nèi)容更加豐富多彩。不同的數(shù)據(jù)間的展示方式不同,保證直觀的同時(shí)又多樣化。檔案館建筑的燈光陰影效果讓整體視覺效應(yīng)也更為真實(shí)飽滿。
越來(lái)越繁重的工程計(jì)算和某些特定的危險(xiǎn)工作已經(jīng)能由智能計(jì)算機(jī)來(lái)完成了,甚至可以超越人腦,做得更快、更準(zhǔn)確。復(fù)雜工作的定義是隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步而變化的。
智能型密集架手動(dòng)、電動(dòng)、電腦控制功能于一體,智能型密集架可以做到電動(dòng)開關(guān)每一列架體,在每列架體的面板上都裝有電機(jī)啟動(dòng)按鈕,當(dāng)管理人員需要打開任何一列架體,只要輕按開啟按鈕,架體就可自動(dòng)打開。如果停電的時(shí)候,也可以用手搖動(dòng)搖把,手動(dòng)開啟密集架。最為方便的是智能密集架安裝有我公司自主研發(fā)的智能軟件,軟件程序可安裝于檔案管理計(jì)算機(jī)中,在檔案存放時(shí)就在計(jì)算機(jī)中建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù),在以后的管理過(guò)程中,只要在計(jì)算機(jī)管理界面輸入需要查詢的檔案,該檔案所在的密集架架體即可自動(dòng)打開。獨(dú)特的檔案保護(hù)功能,溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng),自動(dòng)防盜報(bào)警系統(tǒng),自動(dòng)防火報(bào)警系統(tǒng),視頻監(jiān)控系統(tǒng),通風(fēng)換氣系統(tǒng),漏水檢測(cè)功能,燈光照明狀態(tài)檢測(cè)。
自動(dòng)定位功能,為了方便工作人員管理和存取檔案方便,智能型密集架裝有LED燈光定位系統(tǒng)。當(dāng)工作人員需要查詢一份檔案的時(shí)候,只要在計(jì)算機(jī)中輸入需要查詢的檔案編號(hào)或名稱,該檔案所在密集架自動(dòng)打開,所在列指示燈閃爍,告知所在列,層指示燈閃爍,告知所在層,檔案盒下方指示燈閃爍,確定檔案位置。管理人員只需要按照指示直接取用就可以了,大幅度少檔案管理人員的工作量,并且使檔案管理更加安全、快捷、方便。燈光保護(hù):在兩列密集架之間都有專業(yè)的照明燈光,在架體開啟時(shí),燈光自動(dòng)亮燈,既有照明作用,又有保護(hù)作用。當(dāng)燈光開啟時(shí),架體自動(dòng)啟動(dòng)保護(hù)機(jī)制,其他任意一列密集架都無(wú)法開啟,以防止在架體之間的工作人員被夾傷,當(dāng)架體合上之后,燈光自動(dòng)熄滅。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng):檔案全生命周期管理解決方案
提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等全生命周期的智慧檔案管理方案。
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