近日，《天津市文書類電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》和《天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)規(guī)范》（以下簡稱兩個(gè)《規(guī)范》）出臺。兩個(gè)《規(guī)范》經(jīng)天津市市場和質(zhì)量監(jiān)督管理委員會與市檔案局組織的項(xiàng)目評審會評審，順利通過驗(yàn)收，并于2017年2月1日起施行。

　　兩個(gè)《規(guī)范》的出臺為推動天津市機(jī)關(guān)電子文件管理工作提供了技術(shù)保障，為業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的研制開發(fā)、操作使用和運(yùn)行維護(hù)提供了統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，為機(jī)關(guān)數(shù)字檔案館建設(shè)提供了規(guī)范。

　　《天津市文書類電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》結(jié)合了天津市電子文件管理實(shí)際，從文件實(shí)體、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體和實(shí)體關(guān)系4個(gè)層面，對電子文件全程管理產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行定義和說明，其結(jié)構(gòu)完整，內(nèi)容科學(xué)。

　　對文書類電子文件形成、辦理、歸檔、移交和長期保存的文件生命周期進(jìn)行了規(guī)范，對電子文件全過程管理的元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)、捕獲和著錄提出了一般要求，其它門類的電子文件可參照執(zhí)行。《天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)規(guī)范》采用樹型目錄的形式對歸檔電子數(shù)據(jù)進(jìn)行組織，從機(jī)關(guān)電子文件歸檔、移交過程所需數(shù)據(jù)文件信息組織方式、存儲結(jié)構(gòu)及基于XML數(shù)據(jù)體描述規(guī)則和方法進(jìn)行描述，有效保證電子文件真實(shí)性、完整性、可用性、安全性要求，其結(jié)構(gòu)合理、可讀性強(qiáng)。

　　該《規(guī)范》對文書類電子文件歸檔、移交及電子數(shù)據(jù)遷移工作提出了具體要求，給出了設(shè)計(jì)實(shí)例，是電子文件脫離原系統(tǒng)進(jìn)行歸檔、移交的規(guī)范性數(shù)據(jù)組織形式，保證電子數(shù)據(jù)脫離原系統(tǒng)的可讀性。

　　此次出臺的兩個(gè)《規(guī)范》緊聯(lián)系，相輔相成，互為補(bǔ)充，數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)規(guī)范是元數(shù)據(jù)規(guī)范的具體展示，共同記錄天津市機(jī)關(guān)電子文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔、移交和長期保存的全部信息，保證電子文件在遷移、交換、移交、備份及長期保存時(shí)的可讀性及與平臺無關(guān)性，為全市電子文件管理工作向規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。