數(shù)字世界中檔案工作者的角色調(diào)整

　　早期，檔案館一般只面向從事研究或者其他嚴肅學術工作的用戶提供檔案利用服務。檔案館可提供的檢索目錄和著錄工具十分有限，如果想要找到所需檔案，最有效的途徑就是向具有專業(yè)知識的檔案管理員求助。

　　隨著檔案著錄的實踐走向標準化，建立了檢索工具體系，形成了更加開放的利用方式。這時，利用者通常能夠自己找到所需檔案材料，但檔案管理員仍需經(jīng)常指導利用者發(fā)現(xiàn)他們可能沒有涉及的檔案信息。

　　在數(shù)字時代來臨后，大多數(shù)利用者期待著可以在線查找更多的檔案信息。那么，整個檔案利用過程中檔案管理員處于什么位置？

　　檔案工作者作為傳統(tǒng)觀念中檔案利用的中介者，也是與利用者互動的溝通者，正接受著來自數(shù)字利用的挑戰(zhàn)。提供在線檔案利用可能切斷檔案工作者與利用者之間的聯(lián)系，從而創(chuàng)造出一種無形中介的形式。然而，在線利用檔案要求利用者不僅要在沒有檔案工作者的幫助下找到他們要找的檔案，而且還要能夠理解檔案的背景信息。

　　這使得檔案的著錄及其相關標準建設顯得格外重要。同時，意味著檔案工作者面臨的挑戰(zhàn)更加艱巨。那么，檔案工作者如何以利用者更易理解的方式展示檔案的含義和背景？

　　隨著檔案數(shù)字化工作的推進，受到利用者需求的影響，采用檔案文件級著錄方式已經(jīng)成為大勢所趨。但這卻是一個耗時耗力的過程。

　　數(shù)字世界中檔案利用的實踐

　　在美國歇根大學本特利歷史圖書館，檔案工作者嘗試為館藏檔案和數(shù)字信息創(chuàng)建多點檢索。如果一個檔案全宗擁有與其相關聯(lián)的數(shù)字記錄，那么在線圖書館目錄、在線檢索工具，以及各種主題指南和門戶網(wǎng)站都能提供鏈接，以供檢索利用。

　　目前，本特利歷史圖書館可以提供在線利用的檔案信息資源主要有數(shù)字化靜態(tài)圖像、音視頻檔案數(shù)字化副本、原生電子檔案3個方面。

　　數(shù)字化靜態(tài)圖像。本特利歷史圖書館的檔案工作者以利用優(yōu)先為原則選擇了大約6000張地圖、建筑圖紙、廣告?zhèn)鲉魏秃筮M行數(shù)字化，并將數(shù)字化成果放在網(wǎng)上提供在線利用。靜態(tài)圖像的數(shù)字化母版存儲在一個只對工作人員開放權限的服務器上。同時，本特利歷史圖書館運用研究開發(fā)的數(shù)據(jù)庫，從文件級次來對所有圖像進行管理。這個數(shù)據(jù)庫保存著涵蓋檔案全宗、標題、時間、主題詞等多方面的著錄信息。

　　本特利歷史圖書館有一個圖片庫，圖片庫精選了重要圖片以供在線利用，圖片庫中的圖片或沒有版權限制，或是由歇根大學擁有版權。圖片庫對公眾完全開放，利用者可以根據(jù)需要下載圖片。

　　音視頻檔案數(shù)字化副本。本特利歷史圖書館保存有大量的音視頻檔案。音頻檔案的規(guī)格包括卷片（開盤帶）、留聲機唱片、鋼絲錄音帶、盒式錄音帶。視頻檔案包括各種尺寸的膠片和磁帶等。時過境遷，很多音視頻資料由于缺乏合適的設備無法播放了。因而，從提供利用的角度來考慮，將這些格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式是唯一的選擇。通常，一旦選定要轉(zhuǎn)換的音視頻檔案，首先需要創(chuàng)建一個保存格式，同時再創(chuàng)建一個派生格式供利用者使用。對于音頻檔案，他們采用的是廣播波形格式（BWF）。對于視頻檔案，他們創(chuàng)建了β制式磁帶和MPEG-2兩種保存格式。

　　由于存儲容量的限制，視頻檔案的數(shù)字化副本目前采用離線硬盤存儲。為了滿足利用者調(diào)閱利用視頻檔案的要求，在本特利歷史圖書館閱覽室提供DVD拷貝和部分流媒體視頻的閱覽。通過視頻檔案訪問入口，允許利用者搜索網(wǎng)站所有的數(shù)字視頻，但由于資源的限制，只有一部分館藏視頻檔案可以在線使用。音頻檔案只允許在本特利歷史圖書館閱覽室查閱利用，因為大量音頻檔案仍受版權保護。

　　針對原生電子檔案內(nèi)容的著錄，他們嘗試使用類似傳統(tǒng)檔案的著錄方法，將原生電子檔案全宗分解成叢集、子叢集、案卷等級次來進行描述。如果內(nèi)容需要，還會采用文件級著錄的方式進行描述。

　　通常，利用者可以通過檢索工具來查閱原生電子檔案。利用者可以在檢索工具中找到鏈接，通過鏈接可以直接訪問圖書館的資源庫。許多電子檔案資源還存在版權問題，一部分資源的版權尚不確定，還有部分檔案的捐贈人對檔案的使用提出了限制條件。

　　在這種情況下，根據(jù)相關規(guī)定，本特利歷史圖書館進行檔案數(shù)字化并提供檔案利用。通常只有在圖書館閱覽室提供有限的檔案利用。檔案信息安全工作站負責進行評估和測試，提供有限的基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案利用，屏蔽文件共享網(wǎng)站，阻止上傳、下載或保存文件等服務。

　　在服務器端，他們建立了一個允許訪問檔案著錄數(shù)據(jù)的門戶網(wǎng)站。在這里，研究者可以搜索并找到所需的館藏信息條目，但如果需要查看具體檔案內(nèi)容，則要到館實地查找。

　　數(shù)字世界中檔案利用的未來

　　數(shù)字世界中檔案利用的未來發(fā)展方向在哪里？眾所周知，有些檔案利用者和研究者通常是行家里手，對檔案內(nèi)容信息的了解往往比檔案工作者還要多。允許并鼓勵這些檔案利用者以一種嶄新且獨特的方式來為檔案館做出自己的貢獻，將會對檔案工作的發(fā)展大有裨益。比如眾包、在線標簽、在線謄錄檔案內(nèi)容等，諸如此類的檔案眾包項目都正在進行中，同時也在做可行性、合規(guī)性測試。然而，這些做法會帶來了一些問題，例如檔案傳統(tǒng)意義上被視為誠信、歷史來源和權威的代名詞，當檔案控制權從檔案工作者手中轉(zhuǎn)移到利用者的手中，那將會發(fā)生什么？在上述項目的開展中，檔案工作的標準化問題如何解決？

　　盡管問題重重，但有些檔案館的檔案工作者仍達成一個共識：即使有風險或是錯誤，利用者提供的數(shù)據(jù)還是極其有價值的。有這樣一個例子，美國國家檔案館2012年4月公布了一組1940年的人口普查數(shù)據(jù)，通過與相關家譜組織合作，16.3萬余名志愿者參與其中，人口普查中1.32億個姓名的標引僅僅用了4個月時間就完成了。