檢察院檔案信息化建設(shè)方案

隨著檢察檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，基層檢察院在加強領(lǐng)導、注重軟硬件建設(shè)方面狠下功夫，采取措施強化檔案信息化建設(shè)取得一定成效。但不可否認的是，基層檢察院檔案人才匱乏、檔案制度不健全、利用率不高等因素制約了檢察檔案工作的進一步發(fā)展。隨著檔案電子化、信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨著全新的機遇和挑戰(zhàn)，如何適應(yīng)形勢需要，提升檢察檔案管理水平，充分發(fā)揮檢察檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為社會穩(wěn)定服務(wù)的作用，是當前和今后一個時期擺在基層檢察院面前的一個重要問題。下面，筆者就進一步做好檔案管理工作談幾點膚淺認識。
一、強化領(lǐng)導，提高責任意識
加強組織領(lǐng)導，完善檔案管理體制，是檔案工作在新形勢下順利開展的重要保證。應(yīng)明確分管檢察長直接領(lǐng)導、辦公室具體負責、其他部門協(xié)同配合的檔案工作體系。注重檢查檔案工作進展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實際困難。每年度的工作計劃、績效管理考核辦法、全年工作總結(jié)，院領(lǐng)導都要突出強調(diào)檔案工作，真正做到檔案工作與檢察工作同部署、同檢查、同考核。同時院領(lǐng)導還應(yīng)重視提高干警對檔案管理工作在檢察工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。
二、注重培訓，提高人員素質(zhì)
檔案管理工作是一項政策性強、業(yè)務(wù)面廣的基礎(chǔ)性工作，檔案管理人員的素質(zhì)是做好工作的前提條件和基礎(chǔ)。一是注重加強專職檔案人員培訓，在思想上要求其具有強烈的責任心和良好的職業(yè)操守，能嚴格遵守各項規(guī)章制度，保守機密；在業(yè)務(wù)上要有較高的檔案業(yè)務(wù)水平、業(yè)務(wù)技能，并具有一定的法律知識和電腦運用能力。只有真正做到以上幾點才能成為一名稱職的檔案管理人員。同時應(yīng)多安排檔案管理人員參加上級檢察院、檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓，積極邀請檔案局的有關(guān)領(lǐng)導具體指導，主動向先進單位學習，通過學習開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長補短。二是注重加強相關(guān)部門檔案責任人員培訓。重視加強對各部門內(nèi)勤，特別是檔案責任人員的業(yè)務(wù)指導，有計劃地開展培訓，及時訂閱有關(guān)檔案管理書刊，督促其自覺學習，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂方法，確保歸檔質(zhì)量。
三、嚴把“三關(guān)”，提高檔案質(zhì)量
一要把好質(zhì)量評查關(guān)。對部門上交的各類檔案堅持原則，要嚴格把關(guān)，不符合歸檔要求的，及時指正，并督促整改；二要把好保管關(guān)，庫存檔案要定期和不定期經(jīng)常檢查，確保庫房各項安全措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固，杜絕任何檔案安全事故發(fā)生；三要把好利用關(guān)，重視檔案利用工作，充分發(fā)掘檔案資源，提高利用率，為案件的復查、專項檢查、質(zhì)量評查等提供全面、有效、良好、高效的服務(wù)。
四、健全機制，實現(xiàn)規(guī)范管理
加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，是科學管理檔案工作的保證。一要規(guī)范工作規(guī)程，依據(jù)《檔案法》、《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》等要求，嚴格制定歸檔、保管、借閱等各項操作規(guī)范和工作規(guī)程，強化訴訟檔案的管理，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，借卷登記審批手續(xù)齊備；二要規(guī)范通報制度，不定期地對各部門歸檔數(shù)量、質(zhì)量情況以及超期未還或未辦理相關(guān)手續(xù)等情況通報?！?br>
五、硬件投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施
進一步優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，在抓好軟件建設(shè)的同時，尤其要注重硬件設(shè)施的達標，嚴格按照標準要求配置設(shè)施，為提高檔案管理水平創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。同時充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的作用，加強檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在實現(xiàn)文書檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，探索照片檔案、訴訟檔案、會計檔案等資料的數(shù)字化。強化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分發(fā)揮內(nèi)部局域網(wǎng)優(yōu)勢，實現(xiàn)資源共享，進一步推進檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：
文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應(yīng)及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。

人民法院訴訟檔案管理的規(guī)定是怎樣的

1、檔案材料的收集及整理、組卷要嚴格按照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》進行。檔案材料的收集要盡可能齊全、完整，尤其是基本證據(jù)材料一定收錄入卷，不可缺失，組卷要嚴格按照統(tǒng)一的規(guī)定進行。 2、案卷材料的排列和卷內(nèi)目錄的填寫。案卷材料應(yīng)嚴格按照實際訴訟程序依次排列，主要證據(jù)在前，輔助證據(jù)在后，印件在前，底稿在后。刑事、民事、行政、再審、申訴等案卷材料的排列順序按照最高人民法院頒布的《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》規(guī)定排列。填寫卷內(nèi)目錄時，除卷內(nèi)目錄所列項目應(yīng)逐一填寫外，案卷內(nèi)的法律文書、相關(guān)證據(jù)材料均應(yīng)逐一填寫清楚。 3、檢察機關(guān)偵查、起訴的刑事案件，應(yīng)將起訴書連同偵查卷宗（包括證物等），一并移送人民法院，經(jīng)法院判決后應(yīng)將判決書送檢察院一份。該案卷宗由人民法院存檔保管。檢察院可將提起刑事案件決定書、檢舉被告人決定書、施行強制處分決定書、向被告人宣告?zhèn)刹榻K結(jié)筆錄、起訴意見書或不起訴決定書、法院的判決書和裁定書、檢察長所提出之抗議書和上級法院的裁定書等以及偵查計劃和內(nèi)部有關(guān)文件與書信等材料，存檔保管。 4、公安機關(guān)偵查移送檢察院向法院起訴的案件，經(jīng)法院判決后除將判決書送檢察院并抄送公安機關(guān)外，該案卷宗仍應(yīng)由法院歸檔保管。

案件二維碼是什么

“有了案件二維碼，檔案再多也不怕?！比涨?，青島市嶗山區(qū)檢察院檔案管理員宋晗婷以這句話向記者概括自己的整體感受。2021年，該院引入“標準化+信息化”工作理念，大力建設(shè)智能檢察檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了全部案件“一案一碼”和動態(tài)管理。

嶗山區(qū)檢察院作為青島市人數(shù)最少的基層院，每年辦理的案件數(shù)量并不少，與辦案相關(guān)的檔案信息更多，檔案整理工作非常繁重。以往每到月底，宋晗婷的電話就成了最“火”熱線，必須挨個部門詢問案卷整理情況。有時案管流程統(tǒng)計出現(xiàn)延遲，她還要和一線辦案檢察官、案管部門反復核對，確保案件歸檔無一疏漏。

嶗山區(qū)檢察院以問題為導向，組織開展專題調(diào)研，梳理出案件底數(shù)不清、歸檔效率不高、辦案風險防范難、評查審查不及時、案卷質(zhì)量難以保證等檔案管理工作的難點堵點。隨即成立攻關(guān)組，以標準化、信息化融合為引領(lǐng)，探索構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)和歸檔考核系統(tǒng)深度融合的檢察檔案管理新機制。推行該機制后，案件管理部門每受理一案，都會在第一時間生成案卷二維碼，通過辦案系統(tǒng)即時推送到辦案的各個階段，通過“一案一碼”，形成“受案、線上辦結(jié)、實質(zhì)性評查整卷、程序性審查、線下歸檔、考核得分”單線閉環(huán)。

“這樣的歸檔機制，打破了部門壁壘，用標準化方式回答了‘誰來干’‘干什么’‘怎么干’的問題?！痹撛喊腹苻k負責人周博見說。

借力信息化，該院實行了應(yīng)歸卷、實歸卷自動在線比對精準推送和超期卷、問題卷后臺自動預警分類處置等機制。同時，該院還把案卷歸檔作為檢察人員考核的硬指標，逾期信息會自動記錄到考核系統(tǒng)的相應(yīng)質(zhì)量評價指標中。辦案人只有在線上線下“雙歸檔”，經(jīng)檔案管理部門審查無誤后才能生成績效得分。

“只要打開一案一碼檔案系統(tǒng)，哪些案卷要啟動歸檔，哪些案卷退回整改要到期了，哪些案卷快要歸檔超期了，都可以鼠標輕點，一目了然。”據(jù)宋晗婷介紹，根據(jù)檔案管理標準化信息化工作流程，這些信息還會被自動推送給辦案人員和案管辦、考核辦等部門。

為確保案件歸檔入庫后的安全保密，該院對歸檔案卷實行聯(lián)網(wǎng)管理，系統(tǒng)根據(jù)檔案二維碼和檔案架條形碼對每一份卷宗進行精準定位，同時聯(lián)通電子卷宗，對檔案借閱進行位置定位和出入庫時間記錄，借閱效率和安全性大為提高。