檢察院檔案信息化建設

隨著檢察檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，基層檢察院在加強領導、注重軟硬件建設方面狠下功夫，采取措施強化檔案信息化建設取得一定成效。但不可否認的是，基層檢察院檔案人才匱乏、檔案制度不健全、利用率不高等因素制約了檢察檔案工作的進一步發(fā)展。隨著檔案電子化、信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨著全新的機遇和挑戰(zhàn)，如何適應形勢需要，提升檢察檔案管理水平，充分發(fā)揮檢察檔案為經(jīng)濟建設服務、為社會穩(wěn)定服務的作用，是當前和今后一個時期擺在基層檢察院面前的一個重要問題。下面，筆者就進一步做好檔案管理工作談幾點膚淺認識。
一、強化領導，提高責任意識
加強組織領導，完善檔案管理體制，是檔案工作在新形勢下順利開展的重要保證。應明確分管檢察長直接領導、辦公室具體負責、其他部門協(xié)同配合的檔案工作體系。注重檢查檔案工作進展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實際困難。每年度的工作計劃、績效管理考核辦法、全年工作總結，院領導都要突出強調(diào)檔案工作，真正做到檔案工作與檢察工作同部署、同檢查、同考核。同時院領導還應重視提高干警對檔案管理工作在檢察工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。
二、注重培訓，提高人員素質(zhì)
檔案管理工作是一項政策性強、業(yè)務面廣的基礎性工作，檔案管理人員的素質(zhì)是做好工作的前提條件和基礎。一是注重加強專職檔案人員培訓，在思想上要求其具有強烈的責任心和良好的職業(yè)操守，能嚴格遵守各項規(guī)章制度，保守機密；在業(yè)務上要有較高的檔案業(yè)務水平、業(yè)務技能，并具有一定的法律知識和電腦運用能力。只有真正做到以上幾點才能成為一名稱職的檔案管理人員。同時應多安排檔案管理人員參加上級檢察院、檔案局組織的檔案業(yè)務培訓，積極邀請檔案局的有關領導具體指導，主動向先進單位學習，通過學習開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長補短。二是注重加強相關部門檔案責任人員培訓。重視加強對各部門內(nèi)勤，特別是檔案責任人員的業(yè)務指導，有計劃地開展培訓，及時訂閱有關檔案管理書刊，督促其自覺學習，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂方法，確保歸檔質(zhì)量。
三、嚴把“三關”，提高檔案質(zhì)量
一要把好質(zhì)量評查關。對部門上交的各類檔案堅持原則，要嚴格把關，不符合歸檔要求的，及時指正，并督促整改；二要把好保管關，庫存檔案要定期和不定期經(jīng)常檢查，確保庫房各項安全措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固，杜絕任何檔案安全事故發(fā)生；三要把好利用關，重視檔案利用工作，充分發(fā)掘檔案資源，提高利用率，為案件的復查、專項檢查、質(zhì)量評查等提供全面、有效、良好、高效的服務。
四、健全機制，實現(xiàn)規(guī)范管理
加強制度建設，規(guī)范檔案管理，是科學管理檔案工作的保證。一要規(guī)范工作規(guī)程，依據(jù)《檔案法》、《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》等要求，嚴格制定歸檔、保管、借閱等各項操作規(guī)范和工作規(guī)程，強化訴訟檔案的管理，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，借卷登記審批手續(xù)齊備；二要規(guī)范通報制度，不定期地對各部門歸檔數(shù)量、質(zhì)量情況以及超期未還或未辦理相關手續(xù)等情況通報?！?br>
五、硬件投入，完善基礎設施
進一步優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，在抓好軟件建設的同時，尤其要注重硬件設施的達標，嚴格按照標準要求配置設施，為提高檔案管理水平創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。同時充分發(fā)揮現(xiàn)代化設備的作用，加強檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設，在實現(xiàn)文書檔案全文數(shù)字化的基礎上，探索照片檔案、訴訟檔案、會計檔案等資料的數(shù)字化。強化檔案網(wǎng)絡建設，充分發(fā)揮內(nèi)部局域網(wǎng)優(yōu)勢，實現(xiàn)資源共享，進一步推進檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構
檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。
關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。

人民法院訴訟檔案管理的規(guī)定是怎樣的

1、檔案材料的收集及整理、組卷要嚴格按照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》進行。檔案材料的收集要盡可能齊全、完整，尤其是基本證據(jù)材料一定收錄入卷，不可缺失，組卷要嚴格按照統(tǒng)一的規(guī)定進行。 2、案卷材料的排列和卷內(nèi)目錄的填寫。案卷材料應嚴格按照實際訴訟程序依次排列，主要證據(jù)在前，輔助證據(jù)在后，印件在前，底稿在后。刑事、民事、行政、再審、申訴等案卷材料的排列順序按照最高人民法院頒布的《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》規(guī)定排列。填寫卷內(nèi)目錄時，除卷內(nèi)目錄所列項目應逐一填寫外，案卷內(nèi)的法律文書、相關證據(jù)材料均應逐一填寫清楚。 3、檢察機關偵查、起訴的刑事案件，應將起訴書連同偵查卷宗（包括證物等），一并移送人民法院，經(jīng)法院判決后應將判決書送檢察院一份。該案卷宗由人民法院存檔保管。檢察院可將提起刑事案件決定書、檢舉被告人決定書、施行強制處分決定書、向被告人宣告?zhèn)刹榻K結筆錄、起訴意見書或不起訴決定書、法院的判決書和裁定書、檢察長所提出之抗議書和上級法院的裁定書等以及偵查計劃和內(nèi)部有關文件與書信等材料，存檔保管。 4、公安機關偵查移送檢察院向法院起訴的案件，經(jīng)法院判決后除將判決書送檢察院并抄送公安機關外，該案卷宗仍應由法院歸檔保管。

檔案信息化基礎建設的核心內(nèi)容主要是什么？

　　檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。