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檔案是人類 社會進(jìn)步、 發(fā)展、延續(xù)的真實歷史記錄,其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產(chǎn)生的各種有保存價值的信息資料。下面是我整理的檔案管理論文,希望你能從中得到感悟!
淺談新時期檔案管理工作
中圖分類號:G27 文獻(xiàn)標(biāo)識:A 文章編號:1009-4202(2011)04-359-02
摘 要 檔案是人類 社會進(jìn)步、 發(fā)展、延續(xù)的真實歷史記錄,其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產(chǎn)生的各種有保存價值的信息資料。當(dāng)今知識 經(jīng)濟(jì)新時代,檔案 工作者必須認(rèn)清形勢、結(jié)合實際、開拓創(chuàng)新、勇于 實踐。檔案 管理通過與 計算機(jī)、 網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合,促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化,提高檔案服務(wù)利用效率。
關(guān)鍵詞 檔案管理 意義 問題 措施
一、做好檔案管理工作的實際意義
檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人從事 政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué) 文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè),是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案室(團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統(tǒng)一保管和管理檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu))、檔案館等機(jī)構(gòu)組成,檔案管理就是通過對各級檔案部門的監(jiān)管,進(jìn)一步健全檔案管理制度,促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用,發(fā)揮檔案功能。
檔案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分,是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,也是一個單位健康發(fā)展的需要??茖W(xué)規(guī)范的管理檔案,同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史,對研究本單位的工作成績和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料,是進(jìn)行科學(xué)分析,揚(yáng)長避短,制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作,一方面便于單位高層人員及時了解單位整體狀況,適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù),并為決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于有關(guān)各方面準(zhǔn)確認(rèn)識單位的工作成果,為單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有意合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下,應(yīng)該不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,不斷提高檔案管理效率。
二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題
隨著科技的進(jìn)步,信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域,因此,新形勢下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢。由于計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展,目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過渡到現(xiàn)代化管理,節(jié)省了大量時間、人力、物力的消耗,大大提高了工作效率。但是,在實際工作中,現(xiàn)代化檔案管理也面臨著諸多問題。
1.檔案載體的轉(zhuǎn)變
在管理活動中,電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔,電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便,但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實性作用也是電子文檔所不可取代的。
2.檔案的分類變化
檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破,取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中,計算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目,便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對于數(shù)量較少、問題較單一的檔案分類還是有實用性的,如何分類應(yīng)根據(jù)需要恰當(dāng)運(yùn)用。
3.檔案接收和保管方式上轉(zhuǎn)變
在電子 環(huán)境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù),熟練使用電子信息系統(tǒng)。
4.電子檔案工作面臨的問題
(1)電子檔案原件的真實性問題
在使用計算機(jī)形成文件材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改,改后不留任何痕跡,很難確定該份材料的真實性和權(quán)威性。
(2)電子檔案保存的長久性問題
很多單位將會實現(xiàn)無紙化辦公,這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀,電子文件可能會在一瞬間同時消失,造成難以彌補(bǔ)的損失。
(3)電子檔案內(nèi)容的保密性問題
用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面,一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。
三、提高新時期檔案管理水平的具體措施
我國新時期的檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變,而如何加速實現(xiàn)檔案管理的信息化,提高檔案的利用水平,成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化,要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè),我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面著手:
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識
加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)必須提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力,更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu),同時加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容,逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺,提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。
2.要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn),使檔案工作逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化
計算機(jī)技術(shù)的 應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心,而電子計算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。要適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求,加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
3.增強(qiáng)檔案信息獲取能力
長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面,而在當(dāng)今信息時代,社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門,檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力,增強(qiáng)鑒定和評估能力以引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。
4.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中,計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是非常重要的。如果沒有一整套規(guī)范、科學(xué)的工作程序與方法,會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中應(yīng)注意以下幾點:
(1)分清輕重緩急,循序漸進(jìn)
在推進(jìn) 計算機(jī) 管理的過程中,應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排序,將那些可以開放的核心檔案和 社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。
(2)分級次著錄,省時省力
在著錄過程中,可將反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。
(3)分門別類,充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷,在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引,而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等,可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入,然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。
5.加強(qiáng)電子文件檔案的管理
電子文件是社會進(jìn)步的產(chǎn)物,確保電子文件檔案的安全是當(dāng)今檔案 工作遇到的新課題。在電子文件大量產(chǎn)生的今天,檔案部門進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定,制定科學(xué)、合理及符合我國實際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn),這也是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。盡可能把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計階段予以考慮,以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。同時加強(qiáng)立法,確保電子文件的法律效力。
6.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),強(qiáng)化服務(wù)意識,拓寬服務(wù)領(lǐng)域
檔案工作者要具備一定的信息能力,這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要,要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性,努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強(qiáng)檔案主體意識和獲取意識 教育,利用檔案信息守法意識,加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識,傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來,變“封閉型”為“開放型”,把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識 經(jīng)濟(jì)和各項事業(yè) 發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。社會的發(fā)展進(jìn)步要求檔案工作者要緊跟時代要求,不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)體系,努力創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,適應(yīng)新形勢,迎接新挑戰(zhàn),為檔案事業(yè)的不斷輝煌進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。
總之,提高對檔案管理工作的認(rèn)識,利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理,并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是適應(yīng)新時期要求、做好檔案管理工作的關(guān)鍵。辦公自動化的廣泛實現(xiàn),信息高速公路的建成,對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊,必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢,采取有力措施,從工作重點和方式上來一次大轉(zhuǎn)變,從人才和技術(shù)力量上來一次大儲備,以勇敢地應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。
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事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文
事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng),檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對計算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解,能夠有效管理信息化后的檔案。
摘要:
21世紀(jì)是一個信息化的時代,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的快速發(fā)展了,我國檔案管理面臨一次巨大的變革,計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為我國檔案管理工作的完善提供了契機(jī),但同時也提出了挑戰(zhàn)。目前,我國檔案管理過程中存在著很多問題,嚴(yán)重阻礙了單位檔案管理信息化的建設(shè)。本文就我國檔案管理的現(xiàn)狀及如何進(jìn)一步發(fā)展檔案管理工作進(jìn)行了分析。
關(guān)鍵詞:
事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)
信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時也帶來了挑戰(zhàn),傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介,通過人工錄入方式進(jìn)行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的要求了。我國檔案管理只有實現(xiàn)轉(zhuǎn)型,才能符合事業(yè)單位實際發(fā)展的需要,發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了,真正實現(xiàn)這個目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)。
一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設(shè),但是效果不是很明顯,在建設(shè)的道路上遇到了很多的阻礙。首先,事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個事業(yè)單位的運(yùn)行過程中有著不可替代的作用,檔案定時的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰,同時也提高了資源的共享程度。然而,很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認(rèn)識,忽略了對單位檔案管理的建設(shè),資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高,檔案管理工作人員素質(zhì)能力過低。其次,我國檔案信息資源的開發(fā)有限,有效供給嚴(yán)重不足,在對信息資源進(jìn)行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復(fù)勞動。目前,我國的檔案開放比例很低,數(shù)據(jù)庫容量少,巨大的信息資源沒有得到有效的利用。最后,缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng),軟硬件設(shè)備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式
目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題,存在問題是正常的,可是我們不應(yīng)該忽略問題的存在,反而應(yīng)當(dāng)對具體的問題進(jìn)行具體的分析,然后進(jìn)行解決。為了更好地適應(yīng)信息化的社會發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時尋找問題根源并且進(jìn)行解決,以便滿足檔案信息使用者的要求。
1.制定有效安全的檔案管理制度
檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源,為檔案使用者提供最好的服務(wù),其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件,所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全,消除虛假信息隱患。檔案部門應(yīng)當(dāng)加大對內(nèi)外網(wǎng)的檢測,對上網(wǎng)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進(jìn)行及時的反饋,檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見建議,進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。
2.加大對檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)
傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料,這為檔案的采集、儲存、保護(hù)帶來極大的不便。與此同時,信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進(jìn)行儲存,檔案儲存所需的空間變小,對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。
3.加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)
由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作,檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化,管理的范圍也擴(kuò)大了,因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng),檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對計算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解,能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度,同時對檔案管理者進(jìn)行專業(yè)能力的考核。
三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
1.檔案管理的工作變得簡單
由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主,紙張容易變脆老化,對資料進(jìn)行采集、整理、儲存、保護(hù)的過程量太大。信息化之后,檔案多以文字為主,管理人員通過建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺,電子錄入的方式即可實現(xiàn)對檔案的收集整理,而且信息所占的空間變小,便于儲存及管理,同時之后的檔案管理工作變得簡單易行,只需對系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)即可。
2.檔案使用者使用更加方便
過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋,工作量極大,找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實現(xiàn)信息化后,檔案使用者通過網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料,同時使用者也不必親自到檔案室尋找,提高了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸,極大地提高了管理以及辦公的效率。
四、總結(jié)
隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進(jìn)行改革,轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段,與其他國家還有很大的差距,不能很好地滿足大眾的需求,因此,需要事業(yè)單位加強(qiáng)對檔案管理工作的完善,同時也需要計算機(jī)軟硬件設(shè)計生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。
參考文獻(xiàn):
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[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.
【摘要】
信息技術(shù)實現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案,為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術(shù)的應(yīng)用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境,并面臨新的問題。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化的特點,總結(jié)信息技術(shù)帶來的影響,并制定針對性應(yīng)對措施,完善檔案管理信息化建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)
引言
隨著檔案管理工作量不斷增加,傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn),信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變,提高了檔案管理的效率。但是,檔案管理信息化以信息技術(shù)為支撐,檔案管理面臨內(nèi)外部威脅,檔案管理工作也呈復(fù)雜化、多樣化和個性化趨勢發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。
一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析
隨著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用普及和信息技術(shù)發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理工作的各項設(shè)施日趨完備,為檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。但是,我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。
(一)投入不足
檔案管理信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)、長期的工程,檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術(shù)不斷更新而不斷完善,事業(yè)單位也需要長期保證資金投入,及時更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)備,減少系統(tǒng)漏洞,保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)缺少科學(xué)認(rèn)識,不愿在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)投入大量資金,導(dǎo)致系統(tǒng)軟件和設(shè)備長期未更新,信息化設(shè)備和技術(shù)無法完善,限制信息技術(shù)在檔案管理中的作用,檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。
(二)人員問題
檔案管理信息化包括許多先進(jìn)的技術(shù),檔案管理也應(yīng)由專人技術(shù)人員負(fù)責(zé)。而許多事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變,管理人員只需掌握基本的計算機(jī)操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力,但是信息技術(shù)操作能力不足,無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術(shù)管理檔案的能力不高,影響檔案收集和存放,進(jìn)而影響檔案資料的準(zhǔn)確性,使信息技術(shù)難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外,信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護(hù),對管理人員的計算機(jī)能力有更高的要求。
(三)檔案信息化建設(shè)缺少針對性
檔案管理信息化建設(shè)是一項極具專業(yè)性的工作,它需要以事業(yè)單位的情況為基礎(chǔ),才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設(shè)的特殊性,根據(jù)“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗,把其它部門檔案管理方式應(yīng)用于本單位檔案管理信息化建設(shè)工作中,導(dǎo)致的檔案管理信息化建設(shè)缺少針對性,浪費(fèi)單位的資源。對影響檔案管理信息化建設(shè)工作帶來不利影響,并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。
(四)檔案信息化管理工作漏洞多
由于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)過程中存在的`問題,事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低,對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟,檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯,導(dǎo)致檔案損壞,造成數(shù)據(jù)丟失。
二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策
(一)轉(zhuǎn)變思想觀念
事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員需要正確認(rèn)識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用,重視系信息化系統(tǒng)建設(shè)與投入,引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備,完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施,保證檔案管理設(shè)備齊全、充足,符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學(xué)有序原則存放不同門類和不同載體的檔案,方便日常查找使用,保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,有條件的事業(yè)單位還應(yīng)建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng),方便對各類型檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入和管理,也方便事業(yè)單位實現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息,提供信息系統(tǒng)的服務(wù)效率和質(zhì)量。
(二)提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)
對檔案管理信息化建設(shè)而言,提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)對推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用。首先,重點提高管理人員的計算機(jī)水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的,培養(yǎng)符合實際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作,樹立信息化管理檔案的意識,讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應(yīng)注意的事項。最后,加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力考核,建立科學(xué)的績效考核制度,激發(fā)工作人員自我提高的意識,主動完善技能,使個人能力符合崗位要求,符合單位檔案管理信息化建設(shè)要求。
(三)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)
對于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為,需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設(shè)備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件工作同步進(jìn)行,互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃,結(jié)合本單位實際人才信息需求,建設(shè)符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的,提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性,使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。
(四)制定檔案信息化管理制度
檔案管理信息化建設(shè)不僅是資金、人才投入,還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程,根據(jù)流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別,事業(yè)單位可要求各個部門根據(jù)工作需要設(shè)立不同的信息資源庫,方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通,工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標(biāo)檔案,提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實用性??茖W(xué)有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤,避免檔案受損造成檔案丟失。
三、結(jié)語
事業(yè)單位需要充分利用信息技術(shù),抓住信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的便利,積極推動檔案管理信息化建設(shè)工作。同時事業(yè)單位也需要充分認(rèn)識信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的問題以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案后產(chǎn)生的新問題,從軟件和硬件設(shè)備、人員、管理制度多個層面分析檔案管理信息化建設(shè)中存在問題,結(jié)合本單位情況完善的檔案管理信息化建設(shè),充分發(fā)信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用。
【參考文獻(xiàn)】
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隨著信息技術(shù)的快速進(jìn)步,國家機(jī)關(guān)、政府部門以及軍工科研單位對保密管理的要求越來越高,涉及保密管理的內(nèi)容也越來越多,__的難度也隨之變得更大。下面是我為大家整理的有關(guān)保密信息化管理論文,供大家參考。
《 檔案信息化保密管理工作的研究 》
[摘 要]隨著檔案管理工作的信息化發(fā)展,對于信息保密意識的不斷增強(qiáng),在檔案管理工作中要結(jié)合多方面的要求對信息化資料進(jìn)行安全保障。本文從檔案信息化基礎(chǔ)入手,深入分析了信息化檔案__的重要性,研究了用科技手段在資料保密中發(fā)揮出的實際作用。
[關(guān)鍵詞]檔案信息化;保密管理;模式轉(zhuǎn)變
中圖分類號:G26 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章 編號:1009-914X(2016)13-0151-01
0 引言
我國的檔案信息化建設(shè)始于上世紀(jì)90年代,自建設(shè)初始便將檔案管理的安全工作放在了首要位置上。在實現(xiàn)由紙質(zhì)資料向數(shù)字化資料轉(zhuǎn)變的過程中,對于檔案管理的模式及技術(shù)應(yīng)用都隨之發(fā)生了變化,新技術(shù)的加入即要求管理制度體質(zhì)的轉(zhuǎn)變,又要求信息化軟硬件的技術(shù)更新,這也為檔案信息化的__提升了難度。本文立足于在檔案信息化建設(shè)中遇到的實際問題與難點,詳細(xì)闡述了檔案信息化變革中如何對__影響和解決策略等問題。
1 檔案__在信息化變革中的問題
檔案信息化建設(shè)的趨勢勢在必行,這也要求與檔案有關(guān)的相關(guān)工作必須緊跟改革的步伐,能夠完全與信息化軌道接軌。尤其像__這種較為特殊的管理工作,不僅要在制度及管理上轉(zhuǎn)變,還要根據(jù)信息化平臺的要求,在技術(shù)條件和人員素質(zhì)上滿足__崗位的實際需求。在檔案信息化的轉(zhuǎn)變中,__主要遇到了以下問題:
1.1 管理規(guī)范中的問題
實現(xiàn)信息化的主要目的在于簡化復(fù)雜的管理流程和精準(zhǔn)的確立管理規(guī)范。在傳統(tǒng)管理模式的層層審批中,__需要接觸的流程較為復(fù)雜,這就相對提高了__的安全性。批閱式的審批流程,需要根據(jù)保密規(guī)則進(jìn)行簽字確認(rèn),最終的結(jié)果還需要人工核對,這雖然較為繁瑣,但也為__起到了關(guān)鍵的保障作用。在實現(xiàn)信息化管理后,涉密審批不再如此繁瑣,根據(jù)信息化的技術(shù)條件,在網(wǎng)絡(luò)中即可形成審批核定,人與人的接觸活動減少,反而降低了__的嚴(yán)格性。
1.2 硬件條件遇到的問題
實現(xiàn)信息化檔案管理后,資料的儲存以數(shù)字化檔案為主,兼顧紙質(zhì)文稿檔案,表面上看來增加了對基礎(chǔ)設(shè)施的要求,與之相關(guān)的配套設(shè)施更加多樣化和復(fù)雜性是不言而喻的。以某單位檔案信息化建設(shè)為例,傳統(tǒng)的保密檔案保存要求為獨(dú)立的密閉空間、安全鎖具、通風(fēng)及消防設(shè)施等,改制后還要增設(shè)機(jī)房、空調(diào)、供電保障等必要設(shè)施,不僅在空間上沒有得到節(jié)約,反而增加了設(shè)施的投入費(fèi)用。
1.3 人員素質(zhì)問題
在檔案信息化的改革中,對__人員的要求也隨之提升,導(dǎo)致了部分工作人員因條件不能達(dá)到要求而產(chǎn)生情緒思想波動。例如:某機(jī)關(guān)保密科的一位員工,在職幾十年從未出現(xiàn)工作紕漏及疏忽,屬于機(jī)關(guān)絕對放心的人員,但實現(xiàn)信息化管理后,因?qū)夹g(shù)設(shè)備操作的掌握不能達(dá)到要求而被迫轉(zhuǎn)崗。這樣的例子說明在以__為核心任務(wù)的管理人員,,首先要根據(jù)工作實際情況,達(dá)到崗位基礎(chǔ)需求,才具備任職資格,其次必須在政治思想覺悟上滿足__的規(guī)范要求。
2 檔案信息化__的改進(jìn) 措施
檔案信息化的安全__是檔案工作的重要內(nèi)容。主要是保障檔案實體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全,避免泄密問題的出現(xiàn)。檔案信息化過程中應(yīng)優(yōu)先考慮__的問題。
2.1 管理模式的變化
從傳統(tǒng)__衍伸到信息化__,其工作性質(zhì)發(fā)生了變化。檔案信息化的__主要將信息化數(shù)據(jù)的處理流程和讀取存儲權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管,通過對電子信息設(shè)備的軟硬件設(shè)置建立起安全操作流程,并對整個過程進(jìn)行監(jiān)管。其系統(tǒng)組成包括了:檔案信息系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密 規(guī)章制度 ,數(shù)字化信息涉密人員的管理辦法,數(shù)據(jù)存取的安全保密方案,信息化設(shè)備的管理方案,人員身份識別管理方案,訪問控制規(guī)則方案,密碼密鑰的管理規(guī)定,保管維護(hù)及相關(guān)工作人員的管理職責(zé)等。
在實際工作中,對于信息化檔案__的規(guī)程管理要從上至下統(tǒng)一貫徹,依據(jù)保密管理工作中對人、物、環(huán)境因素的運(yùn)動邏輯規(guī)律,找出漏洞并采取有效措施加以彌補(bǔ),有效降低泄密事故的發(fā)生概率。檔案信息化工作的安全保密控制主要包括:規(guī)章制度的建立,網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)安全方案的確立,場所的選擇和安防系統(tǒng)的建設(shè),檔案實體的使用和保管,數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、整理和數(shù)據(jù)備份。
2.2 硬件技術(shù)的提升
檔案信息化首先要在場所的選擇上符合安防要求,主要遵循以下幾個原則:
(1)數(shù)字化信息檔案的建立必須符合計算機(jī)主機(jī)房的技術(shù)條件要求,在供電、消防、控溫控濕、監(jiān)控、防盜的配套設(shè)備要符合具體要求。例如:監(jiān)控設(shè)備要做到全方位無死角24小事實時監(jiān)控,視頻數(shù)據(jù)的保存期限不得低于120天,視頻監(jiān)控設(shè)備必須由專人專職監(jiān)管,監(jiān)控設(shè)備必須采用獨(dú)立供電線路及備用電源,信號線路必須采用內(nèi)部走線等。
(2)對于機(jī)房的進(jìn)出管理,采取用戶身份識別與密碼雙重驗證,通過輸入密碼時對指紋的核對實現(xiàn)了雙重身份驗證的保障。并采取偽裝報警措施對密碼報警進(jìn)行偽裝,以防工作人員被脅迫狀態(tài)下的報警偽裝登陸。
(3)信息化檔案資料的存儲設(shè)備必須經(jīng)過國家安全部的技術(shù)認(rèn)證,實現(xiàn)唯一性的讀取接口,避免資料外泄;其存儲介質(zhì)不可拆卸及輕易破壞,具備防水、防電磁、防撞擊的能力。數(shù)據(jù)讀取的拷貝及下載須經(jīng)2人的共同認(rèn)證完成。
2.3 人員素質(zhì)的轉(zhuǎn)變
對于信息化檔案保密管理人員的要求主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
(1)首先,作為專職的信息化檔案保密管理人員必須具備較高的基礎(chǔ) 文化 素質(zhì),具備計算機(jī)操作基礎(chǔ)能力,能夠獨(dú)立完成作為檔案信息化管理中對設(shè)備操作的基礎(chǔ)要求,具備一定的計算機(jī)安全使用意識,能對信息化__的基礎(chǔ)常識有深入的了解。
(2)在滿足第一點的基礎(chǔ)上,信息化檔案保密管理人員還應(yīng)具備極高的政治思想覺悟,還要具備很強(qiáng)的保密意識和相應(yīng)的保密專業(yè)知識技能。涉密人員還應(yīng)認(rèn)清保密形勢和敵情 教育 ,__方針、政策和法律法規(guī)教育,保密知識技能教育, 崗位職責(zé) 教育等。
(3)管理人員還應(yīng)在實際工作中,根據(jù)接觸的實際情況,提出合理化的整改意見和方案,通過查缺補(bǔ)漏的方式杜絕涉密問題的發(fā)生。
3 總結(jié)
檔案__要適應(yīng)社會、經(jīng)濟(jì)、科技等發(fā)展的需要,在保護(hù)國家秘密和維護(hù)國家安全利益的同時,完善各項管理度,加強(qiáng)對秘密檔案的管理工作,進(jìn)一步做好檔案開放中的__,是每一個檔案工作者責(zé)無旁貸的使命。通過對檔案信息化保密管理工作的深入探討,了解了在具體工作中的實際問題與難點,這就要求作為管理者必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念,按照我國檔案保密的方針,依靠科技的強(qiáng)大生產(chǎn)力與制度和管理體制的變革,通過對相關(guān)工作人員的素質(zhì)提升能夠更大的發(fā)揮出應(yīng)有的價值,使檔案__更好地為我國經(jīng)濟(jì)、社會、科技的發(fā)展服務(wù)。
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《 財務(wù)信息化在科研院所應(yīng)用現(xiàn)狀與對策 》
摘要:科研院所財務(wù)信息化應(yīng)用現(xiàn)狀。財務(wù)信息化在科研院所應(yīng)用現(xiàn)狀與對策。
關(guān)鍵詞:財務(wù)信息化科研院所,應(yīng)用
一、科研院所財務(wù)信息化應(yīng)用現(xiàn)狀
1、傳統(tǒng)財務(wù)理念與會計核算模式,影響財務(wù)信息化的深入應(yīng)用。
我國科研院所財務(wù)信息化建設(shè)普遍起步較晚,許多院所在 財務(wù)管理 方面仍然存在手工記賬模式遺留下來的不規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和核算流程,財務(wù)人員對信息化的認(rèn)識不深入,致使財務(wù)信息化應(yīng)用過多停留在表面層次,很多重要的項目還是通過手工作業(yè)。這樣不但造成了資源浪費(fèi),而且還不利于激發(fā)企業(yè)學(xué)習(xí)適應(yīng)信息系統(tǒng)的積極性。
此外,科研院所自身的特殊項目難以通過財務(wù)信息化軟件實現(xiàn)。目前,多數(shù)科研院所正處于科研事業(yè)會計核算模式向企業(yè)會計核算模式轉(zhuǎn)型階段,仍有較多的個性化業(yè)務(wù)和特殊的項目核算,通用的財務(wù)信息化軟件很難滿足這些業(yè)務(wù)的需求,從而導(dǎo)致了“想用不能用”、財務(wù)信息化作用不顯著的尷尬局面。
2、實施與應(yīng)用人員專業(yè)素質(zhì)不高,影響財務(wù)信息化的運(yùn)維與推進(jìn)。
財務(wù)管理是一門比較專業(yè)的學(xué)科,科研院所信息化內(nèi)部實施人員大都沒有財務(wù)管理的 經(jīng)驗 ,不知道如何參與到財務(wù)信息化管理的項目中去,在軟件應(yīng)用培訓(xùn)、業(yè)務(wù)問題的處理、系統(tǒng)的配置以及日常運(yùn)維管理等方面,就有點力不從心。
財務(wù)會計人員信息化應(yīng)用素質(zhì)是財務(wù)信息化建設(shè)能夠順利推進(jìn)的關(guān)鍵,沒有懂技術(shù)、會操作、信息化觀念新的財務(wù)會計人員隊伍,財務(wù)信息化建設(shè)的目標(biāo)、深入實施等都將成為空想。同時,科研院所財務(wù)信息系統(tǒng)尚處于利用計算機(jī)模仿手工操作階段,在客觀上也對財務(wù)會計人員信息化應(yīng)用素質(zhì)提出了更新、更高的要求。然而,當(dāng)前院所財務(wù)會計人員還沒有達(dá)到這一要求,一定程度上影響著財務(wù)信息化的推進(jìn)。
3、財務(wù)信息化的信息安全風(fēng)險的大大提高,影響科研院所對財務(wù)信息化的深入使用。
信息安全性對于科研院所財務(wù)信息化是一個很重要的問題。首先,財務(wù)管理信息系統(tǒng)對于院所內(nèi)部使用者來講,如果使用權(quán)限劃分不當(dāng)、內(nèi)部控制不嚴(yán),容易造成信息濫用和信息流失。其次,實施財務(wù)管理信息化后,科研院所的科研生產(chǎn)經(jīng)營活動幾乎完全依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),如果對網(wǎng)絡(luò)的管理和維護(hù)水平不高或疏于監(jiān)控,導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓將嚴(yán)重影響院所的整體運(yùn)作。再次,如果科研院所財務(wù)管理信息系統(tǒng)是依托Internet TCP/IP協(xié)議,就容易被攔截偵聽、身份假冒、竊取和黑客攻擊等,這是引起安全問題的技術(shù)難點。上述種種管理與技術(shù)問題大大提高了信息安全風(fēng)險,影響科研院所對財務(wù)信息化的深入使用。
二、科研院所財務(wù)信息化建設(shè)對策
1、財務(wù)信息化要求管理觀念徹底更新,采用集中式財務(wù)管理模式。
財務(wù)管理信息化體現(xiàn)著現(xiàn)代 企業(yè)管理 思想,是—個極其復(fù)雜的多系統(tǒng)組合,其作用不僅僅局限于減輕財務(wù)人員的工作量,提高工作效率,更在于它帶來了管理觀念的更新和變革,不能將追求信息化流于形式,這就要求科研院所在加強(qiáng)財務(wù)信息化建設(shè)的過程中注重基礎(chǔ)性財務(wù)管理,注重信息化的實用性和適用性。同時,要克服延續(xù)下來的潛在的慣性思維,要充分的認(rèn)識到信息化對于院所生存發(fā)展的重大意義,從而廣開思路、更新觀念,大力推廣信息技術(shù),提高財務(wù)信息化系統(tǒng)的效能。
財務(wù)管理模式上,財務(wù)信息化建設(shè)的基本思想就是協(xié)同集中管理。在這種財務(wù)管理模式下,科研院所需設(shè)置一個中心數(shù)據(jù)庫,在院所內(nèi)部,各個職能部門的子系統(tǒng)與中心數(shù)據(jù)庫相聯(lián)。當(dāng)采購系統(tǒng)、科研與生產(chǎn)系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)有物資流發(fā)生時,中心數(shù)據(jù)庫通過內(nèi)部網(wǎng)自動收集并傳遞給會計信息系統(tǒng),會計信息系統(tǒng)進(jìn)行動態(tài)核算,然后把處理過的會計信息傳回中心數(shù)據(jù)庫,決策系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)隨時調(diào)用中心數(shù)據(jù)庫的信息進(jìn)行決策分析和預(yù)算控制。這樣,整個科研院所的科研、生產(chǎn)以及經(jīng)營活動全部納入了信息化管理之中,各部門之間協(xié)作監(jiān)督,解決了信息“孤島”問題,同時也能解決個性化核算項目的問題。
2、打造新型高素質(zhì)財務(wù)管理與專業(yè)技術(shù)人員隊伍,提高財務(wù)信息化的應(yīng)用與管理水平。
財務(wù)信息化是科研院所信息化的核心和基礎(chǔ),財務(wù)信息化的關(guān)鍵在人,院所是否具有一批復(fù)合型信息化管理與技術(shù)人才將在很大程度上決定信息化建設(shè)的成敗。
對于財務(wù)管理人員,要加強(qiáng)引導(dǎo),在院所內(nèi)部促成一種學(xué)習(xí)、使用信息化的良好風(fēng)氣,加強(qiáng)團(tuán)隊之間的交流探討,梳理業(yè)務(wù)流程,整合財務(wù)信息化 管理知識 ,深化財務(wù)管理人員對于信息化的認(rèn)識水平。同時,要注重人才培養(yǎng),建立財務(wù)信息化人才培養(yǎng)長效機(jī)制。通過短期培訓(xùn)與人員自學(xué)相結(jié)合等方式,輔以薪酬、獎勵等考核激勵模式,促進(jìn)財務(wù)人員融入財務(wù)信息化建設(shè)的積極性,提高財務(wù)信息化的應(yīng)用水平。
對于技術(shù)管理人員,首先要熟悉財務(wù)管理的具體業(yè)務(wù)。財務(wù)管理是入門容易精通難。但是,對于財務(wù)信息化技術(shù)管理人員來說,需要掌握的就是入門知識而已。因為技術(shù)管理人員不需要利用財務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,只需要了解一些業(yè)務(wù)的具體處理方式,如采購進(jìn)貨成本是如何結(jié)算的;先進(jìn)先出、移動加權(quán)平均成本、月加權(quán)平均成本核算 方法 有什么區(qū)別,該怎么操作;憑證的填制規(guī)則以及憑證更改的流程等等。在這個基礎(chǔ)上,了解財務(wù)信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行機(jī)制,才能維護(hù)好財務(wù)信息化管理系統(tǒng)。其次,在了解財務(wù)日常處理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,技術(shù)管理人員應(yīng)該知道,各項業(yè)務(wù)在財務(wù)管理系統(tǒng)中的處理流程。只有熟悉系統(tǒng)處理的基本流程之后,才能夠當(dāng)財務(wù)用戶在處理具體業(yè)務(wù)遇到問題的時候,給與他們幫助,而不需要去請教外部的實施顧問,而且,這也是技術(shù)管理人員對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與測試的前提條件。
3、建立完善財務(wù)信息化的安全保障體系,降低財務(wù)信息的安全風(fēng)險。
財務(wù)信息管理系統(tǒng)不是與其他管理系統(tǒng)相獨(dú)立的子系統(tǒng),而是融入單位內(nèi)部網(wǎng)與其他業(yè)務(wù)及管理系統(tǒng)高度融合的產(chǎn)物,其安全實質(zhì)上對整個信息系統(tǒng)的影響是深遠(yuǎn)的。因此,財務(wù)管理信息系統(tǒng)所面臨的外部和內(nèi)部侵害,要求我們必須構(gòu)建完善的安全保障體系。
一是建立科學(xué)嚴(yán)格的財務(wù)管理信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度,從系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)集成到系統(tǒng)認(rèn)證、運(yùn)行管理,從組織機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員管理,從系統(tǒng)操作到文檔資料管理,從系統(tǒng)環(huán)境控制到計算機(jī)病毒的預(yù)防與消除等各個方面都應(yīng)建立一整套行之有效的措施,在制度上保證財務(wù)管理信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。
二是采用防火墻、、入侵檢測、網(wǎng)絡(luò)防病毒、身份認(rèn)證等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),使在技術(shù)層面上對整個財務(wù)管理信息系統(tǒng)的各個層次采取周密的安全防范措施。
三、結(jié)束語
信息技術(shù)在財務(wù)管理中應(yīng)用,能夠解決傳統(tǒng)財務(wù)管理模式中許多原來無法逾越的困難,但與此同時,也帶來了許多新的問題,如財務(wù)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險、道德風(fēng)險等。因此,財務(wù)人員與技術(shù)管理人員應(yīng)該一方面研究解決信息技術(shù)如何與傳統(tǒng)財務(wù)管理相融合,另一方面,在完成結(jié)合過程之后,要不斷研究,發(fā)現(xiàn)解決信息化后出現(xiàn)的新問題。我們應(yīng)該在傳統(tǒng)的系統(tǒng)理論基礎(chǔ)上,充分利用信息技術(shù),開展財務(wù)管理的創(chuàng)新工作,建立與時代相適應(yīng)的財務(wù)管理模式,在確保財務(wù)信息安全受控的前提下,滿足科研院所自身科研生產(chǎn)管理與經(jīng)營發(fā)展的需要,為院所的未來發(fā)展帶來更大的價值。
《信息安全層面保密管理對策 》
摘 要 在信息技術(shù)快速推廣及應(yīng)用的趨勢下,計算機(jī)信息系統(tǒng)已同各個單位、各位工作人員的工作效率和日常辦公密切相關(guān),但由于在信息處理、采集、傳輸、存儲等環(huán)節(jié)中未采取科學(xué)的保密手段、未配置有效的保密專用設(shè)備和采用恰當(dāng)?shù)募夹g(shù)管理措施,使得竊密與泄密問題大量出現(xiàn)。因此,加強(qiáng)對有關(guān)信息安全保密管理工作的探討,對于改善信息安全保密管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實意義。
關(guān)鍵詞 信息安全 保密管理 產(chǎn)業(yè)發(fā)展 價值 管理對策
一、我國信息通信安全產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展
2010年全球信息安全市場規(guī)模達(dá)257億美元,增長17%,并預(yù)估2017年可達(dá)到407億美元。根據(jù)2014年信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)年鑒,2014年我國整體信息安全市場規(guī)模達(dá)106億元,較2013年增長13.24%,而2013年較2012年增長8.6%,世界規(guī)模為15.6%。我國在這一方面仍有增長空間,從信息安全服務(wù)及產(chǎn)品的增長速度來看,信息安全產(chǎn)品在2010年后,每年維持17%以上的穩(wěn)定增長,內(nèi)容安全及顧問服務(wù)于2014年增長率分別為14.86%及20.67%,仍維持高增長。增長的主要原因包括企業(yè)政策規(guī)范、企業(yè)缺乏信息安全人員與專業(yè)知識等帶動顧問服務(wù)需求增長,又由于我國中小企業(yè)眾多,中小企業(yè)資金、人才較為不足,在黑客行為多元以及混合式攻擊手法層出不窮等,再加上零時差攻擊時有出現(xiàn)以及對應(yīng)產(chǎn)品多元化發(fā)展的趨勢下,要達(dá)到快速又有效的信息安全防護(hù),憑借單一企業(yè)的產(chǎn)品及信息人員往往有一定的困難,信息安全工作委外顧問服務(wù)能夠比企業(yè)自行管理更能兼顧企業(yè)成本及安全,因而來自于顧問服務(wù)、委托服務(wù)等的增長力道將持續(xù)維持。
在外銷方面,2014年信息服務(wù)年鑒可知,2014年外銷規(guī)模約為250億元,增長率為20.16%,較2013年大幅增長。這種增長的主要原因是我國內(nèi)容安全相關(guān)信息安全產(chǎn)品市占率逐漸提升,且整合式威脅管理設(shè)備(UTM)逐獲重視的緣故。相較世界對于信息安全需求的旺盛力量,我國目前外銷增長高于世界平均,若能將該外銷動能持續(xù)開發(fā),不僅能提升我國信息安全整體防護(hù)能力,未來也將成為我國信息服務(wù)業(yè)中的明星產(chǎn)業(yè)。
二、維護(hù)信息通信安全的重要意義
在全球化信息社會中,信息科技與網(wǎng)絡(luò)提供便利的現(xiàn)代生活,也急劇地取代人工操作成為企業(yè)經(jīng)營與政府機(jī)關(guān)行政服務(wù)的工具,也是現(xiàn)代化國家與社會運(yùn)作不可或缺的一環(huán)。有鑒于此,各國政府也將信息通信基礎(chǔ)建設(shè)列為國家建設(shè)的根本,以及增進(jìn)民生發(fā)展的基礎(chǔ)。從國家層面來看,如果信息通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有所損害,輕者會導(dǎo)致個人生活食衣住行造成不便,重者則會使整個國家安全、政府運(yùn)作、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、國力強(qiáng)弱和民生發(fā)展等都會有重大影響。因此,信息通信安全重要性,已達(dá)到不容輕忽的地步。如何維護(hù)信息通信系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)傳輸過程的安全,都是企業(yè)及政府當(dāng)前運(yùn)營的重要課題之一。
為能提供安全及信賴的電子化組織運(yùn)營服務(wù),組織信息通信安全工作必須以全方位觀念進(jìn)行可持續(xù)推動,一般性的信息通信安全3E策略如下: 1)技術(shù)工程:利用防火墻系統(tǒng)、數(shù)字簽章、加密技術(shù)等建構(gòu)第一道防線。2)執(zhí)行管理:落實信息安全管理政策、信息安全事件緊急處理機(jī)制、內(nèi)外部計算機(jī)稽核制度、信息安全標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范、產(chǎn)品及系統(tǒng)質(zhì)量檢驗機(jī)制等。3)教育倡導(dǎo):強(qiáng)化安全警覺訓(xùn)練、信息安全倡導(dǎo)、人才培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)使用倫理等。
盡管當(dāng)前多數(shù)組織的信息安全防護(hù)策略及應(yīng)變機(jī)制已逐步建立,但是隨著信息科技的普及應(yīng)用,以及電子化組織與電子商務(wù)的使用日益深化,面對網(wǎng)絡(luò)安全的威脅與風(fēng)險,仍有必要對目前信息通信安全相關(guān)工作進(jìn)行檢討評估,以強(qiáng)化企業(yè)或政府信息通信安全整體防護(hù)策略,而最為重要的就是保密管理措施的進(jìn)一步創(chuàng)新。
三、強(qiáng)化信息安全層面保密管理的措施
(一)事前安全防護(hù)
(1)信息安全監(jiān)控與防護(hù)。1)建立多重防護(hù)縱深的信息安全監(jiān)控機(jī)制,構(gòu)建信息通信安全防護(hù)管理平臺,提供組織網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控服務(wù),以即早發(fā)現(xiàn)信息安全事件,降低信息安全風(fēng)險。2)規(guī)劃組織整體信息安全防護(hù)架構(gòu),構(gòu)建組織信息安全防護(hù)措施。
(2)信息安全情搜與分析。1)搜集來自組織服務(wù)網(wǎng)、學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)及因特網(wǎng)服務(wù)業(yè)者等網(wǎng)絡(luò)攻擊信息,分析新型黑客攻擊手法與工具,掌握我國信息安全威脅趨勢。2)研究??尸網(wǎng)絡(luò)議題,提升Botnet偵測分析能力:教育倡導(dǎo)具體策略化方式追蹤大量Botnet資訊,掌握我國Botnet散布情況,降低我國Botnet數(shù)量。
(3)信息安全偵測及滲透測試。1)建立組織信息安全偵測及掃描能力,并進(jìn)行內(nèi)部偵測掃描,完成已知弱點的修復(fù)。2)對組織重要信息系統(tǒng)提供網(wǎng)站滲透測試服務(wù)及修補(bǔ)建議。
(4)信息安全認(rèn)知與質(zhì)量提升。1)建立組織信息安全檢測與評鑒機(jī)制。參考國際信息通信安全相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),制定組織信息安全規(guī)范整體發(fā)展藍(lán)圖架構(gòu),發(fā)展組織信息安全相關(guān)規(guī)范及參考指引,并建立組織信息安全檢測與評鑒機(jī)制。2)推動重點部門通過信息安全管理系統(tǒng)驗證。為強(qiáng)化組織信息安全防護(hù)能力,提供安全及便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù),強(qiáng)化內(nèi)外部人員使用組織網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的信心,保護(hù)使用者隱私權(quán)益,推動信息安全等級A級與B級機(jī)關(guān)通過信息安全管理系統(tǒng)(ISMS)驗證。3)提升員工信息 安全知識 與能力。為提升員工信息安全知識與能力,應(yīng)辦理信息安全技術(shù)講習(xí)、信息安全資格培訓(xùn)、信息通信安全防護(hù)巡回研討會等培訓(xùn)課程,并發(fā)展信息安全數(shù)字學(xué)習(xí)課程。為發(fā)掘校園優(yōu)秀人才,辦理“信息安全技能金盾獎”、“信息安全動畫金像獎”等競賽活動,并辦理信息安全周系列活動,以提升全體員工信息安全認(rèn)知。同時進(jìn)行員工信息安全職能規(guī)劃,依據(jù)其職務(wù)與角色,規(guī)劃執(zhí)行業(yè)務(wù)應(yīng)具備的信息安全知識與技能,并建立員工信息安全能力評量制度。
(二)事中預(yù)警應(yīng)變
(1)信息安全事件實時發(fā)現(xiàn)。通過信息通信安全監(jiān)控平臺進(jìn)行信息安全事件監(jiān)控作業(yè),包括信息安全事件管理系統(tǒng)、整合性惡意程序監(jiān)看、使用者端警示系統(tǒng)、蜜網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)警示系統(tǒng)等。
(2)信息安全通報與應(yīng)變。1)建立信息通信安全通報應(yīng)變作業(yè)程序,協(xié)助組織處理及應(yīng)變信息安全事件。2)構(gòu)建信息安全信息分享與分析中心。整合信息安全相關(guān)情資,進(jìn)行信息安全信息分享。
三是信息安全健診服務(wù)。推動信息安全健診評量架構(gòu)與追蹤管理機(jī)制,提供組織信息安全健診服務(wù),強(qiáng)化組織信息安全防護(hù)能量,掌握信息安全防護(hù)情形。
(三)事后復(fù)原鑒識
(1)事后系統(tǒng)回復(fù)。1)結(jié)合產(chǎn)學(xué)研資源與技術(shù)能力,建立組織信息通信安全區(qū)域聯(lián)防運(yùn)作機(jī)制,提供不同部門信息安全事件處理與咨詢服務(wù),并提升其信息通信安全防護(hù)能力。2)規(guī)劃組織重要信息系統(tǒng)異地備援機(jī)制,以提升信息安全事件“事后”存活能力。
(2)信息安全事件鑒識。1)研究信息通信安全鑒識相關(guān)技術(shù)。2)協(xié)助并培訓(xùn)組織保密管理相關(guān)人員執(zhí)行信息安全事件鑒識作業(yè)。
四、結(jié)語
信息通信安全工作是個長期的、無止境的攻防與挑戰(zhàn),然而信息通信安全工作范圍廣泛又專業(yè),有待推動地方仍多,組織應(yīng)持續(xù)強(qiáng)化信息通信安全防護(hù)工作,加強(qiáng)與產(chǎn)學(xué)研各界合作與交流,建立安全及可信賴的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,促進(jìn)信息科技的普及應(yīng)用,提供內(nèi)外部利益相關(guān)者安全及便捷的服務(wù)。
(作者單位為西安飛豹空港設(shè)備有限責(zé)任)
參考文獻(xiàn)
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淺析電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用及問題論文
在現(xiàn)今企業(yè)的管理中,電子檔案管理系統(tǒng)的引用,以及大型、高效電子儀器的使用,使企業(yè)檔案管理由紙質(zhì)化存儲管理向電子化存儲管理轉(zhuǎn)變,企業(yè)檔案實現(xiàn)電子化變成了現(xiàn)實。只有明確電子檔案的形成過程和在企業(yè)中的利用途徑,剖析電子檔案在企業(yè)發(fā)展中存在的問題,并試著解決這些問題,才能促進(jìn)應(yīng)用電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù),從而促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步。
一、企業(yè)電子檔案的形成與利用
(一)檔案信息數(shù)字化
數(shù)字化的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用,為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn),因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護(hù)檔案,檔案數(shù)字化之后,檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息,檔案原件從而得到了有效保護(hù)。檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn),它為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。
(二)電子檔案管理系統(tǒng)
電子檔案管理系統(tǒng)具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務(wù)。電子檔案管理系統(tǒng)一般都采用樹形分類結(jié)構(gòu),使得它的權(quán)限控制靈活、簡單;電子檔案管理系統(tǒng)入庫簡單,并提供了入庫前的瀏覽功能,它的界面要素簡單,一看就會,無需復(fù)雜的學(xué)習(xí)過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能,為檔案提供利用,實現(xiàn)檔案服務(wù)功能提供了舉大的支持作用;對于沒有電子版的檔案,可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌,對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。
(三)實現(xiàn)檔案紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變
在企業(yè)檔案管理過程中引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)以及大型、高效的電子化儀器后,利用高效掃描儀將紙質(zhì)的檔案掃描成電子檔案,掃描完成后,對掃描錄入到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的.圖像文件進(jìn)行整理修正,并在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中建立相應(yīng)的索引信息,從而達(dá)到電子檔案的快速自動檢索,并最終為查詢客戶端提供檔案服務(wù)。
(四)電子檔案的存儲與利用
電子檔案通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲,與紙質(zhì)檔案相對應(yīng),相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合,通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。
對檔案部門來說,電子檔案提供利用的方法有三種:即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。
二、電子檔案在企業(yè)檔案管理中存在的問題
(一)檔案隊伍的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展還不相適應(yīng)
歷史原因,許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型,造成目前企業(yè)檔案隊伍整體素質(zhì)不高,檔案管理人員中缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。而檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。
(二)企業(yè)的檔案管理得不到高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視
很多企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理認(rèn)識不到位,認(rèn)為它只是文字類的工作,和安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來說是微不足道的。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視,工作責(zé)任心不強(qiáng),直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失,企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富,影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持。
(三)企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負(fù)責(zé)
很多企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的,對檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?,認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放,根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外,檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外,相當(dāng)一部分的企業(yè)根本沒有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門,往往合并在其他部門之下,例如庫房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。
(四)企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后
首先,個別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性,更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中,對檔案信息化的人力、物力投入不足,發(fā)展滯后。其次,在多數(shù)企業(yè)中,關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全,缺乏具體可行的措施和依據(jù)。還有的企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施,但是由于種種原因的限制,導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低,數(shù)字的錄入量非常有限。最后,電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才,這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。
三、推進(jìn)電子檔案在企業(yè)中加快發(fā)展的辦法
(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平,穩(wěn)定檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)
各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊伍的知識水平,通過不間斷的培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)來加強(qiáng)檔案隊伍整體技術(shù)水平和管理水平,并在企業(yè)內(nèi)部建立健全檔案管理培訓(xùn)制度和管理體系,保證檔案管理人員的穩(wěn)定性,促進(jìn)檔案管理隊伍的建設(shè)。其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑,培訓(xùn)的方式要因人、因地而異,不可一概而論。
(二)加快檔案信息化的建設(shè),促進(jìn)電子檔案的發(fā)展
電子檔案的發(fā)展離不開檔案信息化的支持,只有不斷開發(fā)和利用檔案信息資源,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制,積極主動通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù),并促進(jìn)電子檔案在企業(yè)中的利用和發(fā)展,才能充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)中的重要作用。
(三)提高對檔案工作的重視,推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用
企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的,但在實際工作的開展中,往往事與愿違,達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此,我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好,就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性,進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度,才能使檔案工作在企業(yè)發(fā)展中得以快速、健康的發(fā)展。
(四)加大電子檔案優(yōu)點的宣傳力度,普及電子檔案的知識
只有在實際檔案工作中,充分體會到電子檔案的便利和快捷,才能促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。電子檔案的優(yōu)點毋庸置疑,但不是人人都意識到,只有在工作中加大其的使用和宣傳力度,普及電子檔案的知識,使公眾認(rèn)識到電子檔案的優(yōu)點,才會有更多地人選擇使用電子檔案。
綜上所述,電子檔案在企業(yè)發(fā)展中將發(fā)揮出巨大的作用,只有不斷加強(qiáng)電子檔案的建設(shè),提高電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用和普及程度,才能促進(jìn)電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù),從而促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步。