高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

高職院校檔案信息化建設(shè)

高職檔案信息化管理所帶來的學(xué)校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學(xué)校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。

摘要：

高職院校檔案信息化建設(shè)，能夠有效促進高職學(xué)校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術(shù)保證。在實際工作中，我們要從觀念上轉(zhuǎn)變對檔案信息化的重視程度，加大檔案管理建設(shè)的投入吸引專業(yè)人才的加入，增強檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開發(fā)的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：

高職院校;檔案;信息化建設(shè)

隨著國家對技術(shù)人才的重視，高職院校迎來了前所未有的發(fā)展環(huán)境，無論從國家政策的傾斜，還是企業(yè)對高職人才的追捧，畢業(yè)生的就業(yè)形勢越來越好，相應(yīng)的報考高職院校的學(xué)生越來越多，學(xué)生的大規(guī)模增加以及院校自身建設(shè)規(guī)模的擴大，都給高職院校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，然而隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，高職院?？梢猿浞掷眠@些先進信息化資源，有效促進高職學(xué)校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術(shù)保證。本文著重從高職院校的檔案管理現(xiàn)狀以及未來信息化在檔案管理應(yīng)用上做出一點見解。

一、高職院校檔案信息化管理的`現(xiàn)狀

目前，信息化管理是開展檔案管理的主要發(fā)展方向，高職院校的檔案管理工作也有了更多的進步，但依然存在一定的不足之處，具體表現(xiàn)在：

1、高職院校檔案信息化管理意識淡漠。現(xiàn)在的高職院校在檔案信息化管理上還存在重視程度不足，意識淡漠的現(xiàn)象。有的高職院校因為種種原因，在信息化管理的道路上行動緩慢，原先的老舊檔案管理模式已經(jīng)跟不上形式的發(fā)展，而新的信息化檔案管理模式?jīng)]有跟上，檔案管理主管部門還是以傳統(tǒng)的認識看高職檔案的管理和作用，這種管理意識上的落后，對學(xué)生人才的管理，學(xué)校的各項事務(wù)性管理造成了不小的影響，已經(jīng)不能跟上檔案管理的前進腳步。

2、檔案管理專業(yè)職業(yè)吸引力不足留不住專業(yè)人才。檔案管理專業(yè)人才可以有效提升整個院校的檔案管理的檔次和水平。由于檔案管理人員的工資待遇沒有較強的吸引力，同時由于在職位升遷，職稱評定中和院校的專業(yè)教師沒有競爭優(yōu)勢，所以在檔案管理人才的引進上和專業(yè)人才的使用方面還存在著“引不進來，留不住”的尷尬境地?，F(xiàn)在從事檔案管理的人員大多以臨近退休人員或者不具備信息化管理能力的人員擔(dān)任，人才的缺乏阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。

3、現(xiàn)有的信息化檔案存在信息準確性不足和開發(fā)利用上的缺失。信息采集和錄入工作是整個檔案信息工作的基礎(chǔ)，也是整個信息能否順利開展延伸服務(wù)的重點，在檔案輸入的初期有存在檔案輸入不嚴謹，反映在檔案上就出現(xiàn)了需要用時調(diào)不出真實信息的現(xiàn)象。在現(xiàn)有的已經(jīng)開發(fā)檔案信息處理軟件的使用上，還存在檔案管理人員不了解軟件其它附屬功能的現(xiàn)象，還有的開發(fā)軟件的開發(fā)商對實際使用調(diào)研不足，出現(xiàn)了實際使用中信息使用不匹配的現(xiàn)象，這些細節(jié)問題與高效實用的軟件開發(fā)要求不相符。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的思考

推進高職檔案管理的信息化進程，能很好的解決當(dāng)前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學(xué)，可以從以下幾個角度入手：

1、觀念上的轉(zhuǎn)變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開相關(guān)人員的細想一時的轉(zhuǎn)變，在高職院校比較發(fā)達的地區(qū)，檔案管理已經(jīng)與學(xué)校的管理創(chuàng)新相結(jié)合，走出了一條快速發(fā)展之路，相關(guān)院?？梢越M織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學(xué)習(xí)先進的經(jīng)驗和管理模式，將相關(guān)經(jīng)驗結(jié)合本院校的實際情況進行整合，推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時上級主管部門可以將信息化檔案管理作為學(xué)校發(fā)展的重要技術(shù)指標來納入考核，督促學(xué)校加緊建設(shè)信息化檔案管理平臺。

2、加大檔案管理建設(shè)的投入吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學(xué)校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學(xué)校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設(shè)施可以采取向上級部門爭取一定的專項資金，利用資金建立或者改造平臺。人員的待遇問題需要學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校的工資基數(shù)和職稱評定分數(shù)進行調(diào)整，制定公平的人員管理機制，提高檔案管理人員的工作動力。

3、增強檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開發(fā)的應(yīng)用。專業(yè)的培訓(xùn)可以有效提高信息化準確性不足的問題，輸入信息不準確主要是對軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發(fā)者與學(xué)校的管理人員進行一對一的或者是講座形勢上的授課和交流，將軟件的特點和細節(jié)了解清楚。加強軟件開發(fā)與未來學(xué)校發(fā)展信息需求的聯(lián)系，著眼未來，使檔案管理跟上學(xué)校發(fā)展的節(jié)奏。

三、結(jié)束語

總之，縱觀國際工業(yè)強國的立國之本，就是以高職畢業(yè)生為主的人才，我國在高職人才的使用上還存在人才的信息不透明，企業(yè)對信息的真實性存在質(zhì)疑等問題。這些問題需要管理部門提高認識，深化檔案管理部門的服務(wù)理念，加強檔案管理信息化制度化的建設(shè)來解決。

參考文獻：

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對高校房產(chǎn)檔案信息化管理及探討？

摘要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，高校在新形勢下的房產(chǎn)檔案管理也需做出相應(yīng)的調(diào)整。而計算機在高校管理中的普遍應(yīng)用正為高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)準備了條件，利用信息化管理手段來管理房產(chǎn)檔案，是提高高校房產(chǎn)管理水平的一個重要途徑。本文從高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難入手，探討了房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)的具體措施。
高校房產(chǎn)管理是高等學(xué)校的房管部門對學(xué)校房屋財產(chǎn)、教職工住房以及與之相關(guān)一系列事務(wù)進行的管理工作，是高校管理機構(gòu)的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產(chǎn)檔案，是學(xué)校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)。隨著計算機在高校管理中的普遍應(yīng)用，如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)與房產(chǎn)檔案管理相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的利用價值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。
1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不足
重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
1.2技術(shù)手段落后目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認知度、參與度等都遠低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機讀方式雖然已經(jīng)有運用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠，檔案部分應(yīng)發(fā)揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)
2.1提高對檔案管理信息化建設(shè)的認識要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時代的變革，我們應(yīng)認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會進步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，促進房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。
2.2推進房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進程實現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會進一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營功能。
2.3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)為了全面、準確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動的特點，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2.4建立準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時運用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達到科學(xué)決策，回避風(fēng)險的目的。
2.5提高管理人員的綜合素質(zhì)檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
3．小結(jié)
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入。降低了聯(lián)系渠道的費用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

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如何評價高校信息化管理系統(tǒng)現(xiàn)狀？

　目前，雖然我國各高校已逐漸將信息技術(shù)應(yīng)用于各個科教管理環(huán)節(jié)中，逐漸實現(xiàn)了信息化科教管理，但由于信息技術(shù)在高校科教領(lǐng)域的應(yīng)用時間較短，使其技術(shù)尚未足夠成熟，加之各高校在信息化管理方面投入資金較少，配置的信息化基礎(chǔ)設(shè)備質(zhì)量較差等，從而使高校信息化科教管理存在諸多問題[2]。具體問題詳細分析如下：

　　1.1技術(shù)安全性較低

　　在高校信息化科教管理中，常存在技術(shù)安全性普遍低下的現(xiàn)象，這不僅增加了更新與維護軟件工作人員的壓力，在公開、自由的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，還會使高校信息化管理系統(tǒng)中bs及gs架構(gòu)模式在運行期間，容易受到病毒、嘿客的入侵和攻擊，從而導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)的癱瘓，對高?？平坦芾砉ぷ鞯拈_展造成嚴重影響。另外，部分高校還存在信息化教學(xué)管理系統(tǒng)軟件版本過低的情況，這不僅影響高?？平坦芾硐到y(tǒng)的正常工作，還給其維護工作引發(fā)各種問題。

　　1.2系統(tǒng)兼容性較差

　　目前在部分高校信息化科教管理體系中，信息化管理系統(tǒng)的兼容性均較差，這便使得管理體系中各系統(tǒng)之間無法進行良好的兼容，從而導(dǎo)致各部門之間的信息資源由于格式和內(nèi)容的限制，無法獲得有效的傳遞和共享，繼而對高校信息化科教管理的建設(shè)和發(fā)展造成嚴重阻礙，甚至降低了科教管理的效果。

　　1.3系統(tǒng)無法滿足實際需求

　　信息化科教管理系統(tǒng)雖然可滿足高校管理的基本要求，但由于目前的信息化科教管理技術(shù)尚未足夠成熟，使得其仍存在各種技術(shù)性限制的問題，從而導(dǎo)致其無法滿足高?？平坦芾淼母鞣N具體化要求。另外，不同的院校之間，其科教管理體系、管理方式及運行模式等也存在較大差異，而由于操作系統(tǒng)及管理條件的限制，使信息化科教管理系統(tǒng)無法為各高校管理提供不同的具體化服務(wù)。

如何改進高校檔案管理

導(dǎo)語：檔案管理工作是有效提高高校工作質(zhì)量和工作效率的必不可少的一個重要部分，在整個高校的管理工作中占據(jù)著重要的位置，充分的記載著高校的發(fā)展歷史，為今后對高校的發(fā)生的研究提供必要的資料依據(jù)，同時還能作為科學(xué)分析與制定高校今后發(fā)展的好教材。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強

長期以來一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)片面的認為高等學(xué)校的中心任務(wù)是教書育人，對檔案工作重視不夠，很少將學(xué)校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作未給與足夠的重視和支持，對本單位檔案工作存在的問題解決不得力;領(lǐng)導(dǎo)忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責(zé)任不清，難度加大的工作環(huán)境中，嚴重影響了檔案管理工作的順利發(fā)展。

2.檔案管理制度不健全

近年來，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了很大的進步。但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現(xiàn)為：

一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，甚至存在不同職能部門檔案記錄不一致的現(xiàn)象，喪失了部分利用價值。如有些單位教學(xué)檔案記錄缺項，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)聽課卻沒有聽課記錄;學(xué)生出勤考核、學(xué)生違紀、學(xué)生參加黨課及社會實踐活動、學(xué)籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現(xiàn)象。

二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。如有些人需要文件時亂翻亂抽;借閱、傳閱不登記;有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高、隊伍不穩(wěn)定

改革開放和社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關(guān)于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達能力。

此外，隨著校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息技術(shù)的普及，高校檔案工作急需一批現(xiàn)代化信息管理方面的人才。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒有具體的專業(yè)知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。

目前，高校檔案管理人員不管是在職稱、待遇，還是工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區(qū)別，尤其是投入和收入方面與同類教師相比普遍偏低，上下班時間較為固定沒有機動性等，導(dǎo)致檔案管理工作人員在心理上產(chǎn)生了不平衡的心態(tài)，對于本職工作有種逆反，不愿意長期安于現(xiàn)狀。這樣就造成了檔案管理工作當(dāng)中缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理隊伍出現(xiàn)不穩(wěn)定的現(xiàn)象。

4.院校合并等造成檔案管理難度大

近十幾年來，我國高校在布局上面進行了一次最大的改革，主要推崇綜合化和多元化以及科學(xué)化發(fā)展的方向。目前很多高等院校是經(jīng)過合并或是建設(shè)了新校區(qū)，高校不管是在建校面積還是學(xué)生數(shù)量等都有較大的規(guī)模，而且不同校區(qū)位置距離太遠，加上之前在管理當(dāng)中出現(xiàn)的各不相同的管理模式，對于高校的檔案管理工作就在無形當(dāng)中增加了極大的難度，并且也隨之有諸多的新問題出現(xiàn)。

5.檔案管理方式落后

高校檔案傳統(tǒng)上僅僅是以單一的紙質(zhì)檔案為主，由于經(jīng)常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質(zhì)，使介質(zhì)檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時不易復(fù)制，難以達到永久安全保存，因而給檔案管理增加困難。

6.檔案利用率偏低

高校檔案館擁有數(shù)量龐大的檔案，但利用率并不高。原因有：一是高校檔案意識不強，許多人認為檔案沒用，甚至不知道有檔案機構(gòu);二是管理方式落后，檔案利用效率偏低;三是一些高校檔案館藏單一，不能滿足檔案需求。

舊的傳統(tǒng)觀念和工作方法不改變，檔案信息服務(wù)不能真正落到實處。高校檔案如果不能為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供服務(wù)，不能為師生員工和社會需要提供服務(wù)，檔案工作就不會存在，也不可能得到發(fā)展，檔案管理也無從談起。由此可見，充分地認識檔案管理工作、提高檔案的利用率、進一步加強檔案的服務(wù)意識具有十分重要的意義。

二、做好高校檔案管理工作對策

1.強化檔案意識

首先是要轉(zhuǎn)變高校領(lǐng)導(dǎo)者的思想觀念。校級領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校各項管理工作的高層決策者，指揮官和組織者。強加對學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)是做好高校檔案工作的關(guān)鍵，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案工作的效果。

因此加強檔案工作，必須不斷提高領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)者的議事日程。

其次，要建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機構(gòu)。如建立高校檔案館、成立校級檔案工作委員會等，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，同時將檔案工作納入高校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為高校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良性發(fā)展的環(huán)境。最后，要真正重視檔案工作，解決檔案工作中的實際問題，包括人力，物力，財力等方面，以及解決有關(guān)檔案安全保護，有效利用等實際困難，做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)，科研等工作的發(fā)展同步前進。

2.建立健全高校檔案管理制度

應(yīng)根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。使檔案管理全面實行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中;納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標準之一;納入單位考核、獎懲制度之中;做到領(lǐng)導(dǎo)有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經(jīng)費開支有保證。

使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準確性和完整性。建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上而下建立起嚴密的層層監(jiān)督機制，明確崗位責(zé)任制和檢查評比制度。通過制度建設(shè)，規(guī)范高校檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，才能對檔案進行實時控制。

3.加強檔案隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

加強檔案隊伍建設(shè)，建設(shè)一支適應(yīng)高校檔案工作現(xiàn)代化需要的、素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、穩(wěn)定的`檔案人才隊伍，可以從以下四個方面做起：一是努力提高檔案人員的政治意識、大局意識和責(zé)任意識;

二是盡可能地為檔案工作人員提供繼續(xù)教育和培訓(xùn)的機會，提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力;

三是建立健全人才引進制度，制定特殊優(yōu)惠政策和措施，積極引進政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、學(xué)歷層次高、具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和技能的檔案專業(yè)人員;四是加強兼職檔案人員隊伍建設(shè)，為兼職檔案人員設(shè)置崗位津貼，定期開展檔案工作核查評比活動，引進激勵機制，充分調(diào)動他們的積極性。

4.加強檔案編研工作，實現(xiàn)信息共享

檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形勢，高校檔案館應(yīng)該利用館藏檔案的優(yōu)勢，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，為學(xué)校的各項工作提供準確的、系統(tǒng)的檔案史料。

這些檔案史料從不同側(cè)面反映學(xué)校的情況，對于總結(jié)經(jīng)驗、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。這些編研資料下發(fā)到各院系各單位，將會極大地方便各部門的工作。學(xué)校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻范疇，共同構(gòu)成社會的信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，更好地滿足社會多方面的需要。

5.提高信息化管理水平，提供更好的服務(wù)

以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。目前，高校檔案的載體已由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，使檔案更具有直觀性、選擇性、易操作性，所以要進一步加快檔案的數(shù)字化和信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進程。

通過高校檔案管理信息化的發(fā)展使得高校檔案部門利用現(xiàn)代化管理手段將檔案信息及時提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會有關(guān)部門， 為檔案利用者提供多種查詢手段，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值， 促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

總之，高等教育的改革和發(fā)展，為檔案工作的創(chuàng)新提供了必要的條件，開辟了廣闊的空間和平臺。只要我們在思想上高度重視，實踐中主動探索，方法得當(dāng)，組織得力，就一定能使高校的檔案事業(yè)煥發(fā)出勃勃生機和活力。

新時期高校檔案管理的有效方法

導(dǎo)語：高校檔案是指高校在歷史沿革、招生教學(xué)、科研攻關(guān)和學(xué)生管理活動的歷史記錄，是對具有留存價值的各類圖片、影像和文字材料進行記錄和保存的活動，在高校發(fā)展中處于十分重要的地位。新時期做好高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，需要加強在這方面的的探究。

一、新時期高校檔案管理工作存在的困難和問題

1、工作環(huán)境變化，工作量增大

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案管理也取得了一定進步，但隨著高校綜合化和多元化發(fā)展，高校的建筑面積和招生規(guī)模不斷擴大，管理范圍和科研活動不斷增加，使得高校檔案管理工作的客觀環(huán)境更加復(fù)雜。

2、管理手段滯后，信息化程度不高

隨著高校辦公條件和計算機技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷推廣應(yīng)用，高校的檔案管理部門也都配置了現(xiàn)代化的檔案管理信息化設(shè)備，購買了檔案管理軟件，實現(xiàn)了檔案的微機化管理。但是，從高校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、管理對象和功能實現(xiàn)等方面來看，還沒有達到信息化管理的程度，沒有實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，無法充分發(fā)揮高校檔案信息資源的全員共享和效益作用的有效發(fā)揮。

3、檔案管理意識薄弱，管理人員素質(zhì)有待進一步提高

高校師生職工受傳統(tǒng)檔案保密思想影響，對檔案管理工作缺乏足夠的認識，主動保存檔案的意識不強。對于科研和教學(xué)活動投入精力多，對檔案管理工作不夠重視，某些學(xué)?；顒記]有形成有效的.檔案材料，沒有進行有效地檔案管理，甚至有的職工認為，檔案管理工作與學(xué)校發(fā)展關(guān)系不大，不必投入過多精力，影響了高校檔案的完整性和安全性，對高校檔案管理造成不可彌補的損失。

同時，雖然高校檔案管理隊伍比一般企事業(yè)單位管理隊伍文化層次高，但也存在專職檔案管理人員素質(zhì)不強現(xiàn)象，存在檔案科班出身的管理人員較少，受過系統(tǒng)檔案管理工作培訓(xùn)的人員不多、業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)不強，以及對計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不透，缺乏足夠的信息化檔案管理素質(zhì)和能力等問題。

二、做好新時期高校檔案管理工作的對策措施

1、健全完善高校檔案管理系統(tǒng)

高校檔案管理工作涉及面廣、牽扯部門單位較多，只有得到全體教職工的支持和配合，才能真正做好檔案管理工作，只有全體教職工中樹立起檔案保存意識，才能真正保證檔案管理工作的質(zhì)量。

要加大教育培訓(xùn)力度，定期舉辦培訓(xùn)活動，提高教職工對檔案管理工作的認識;要加大檔案集中管理的力度，按照“統(tǒng)一標準、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理”的原則建立學(xué)校層面的檔案領(lǐng)導(dǎo)隊伍，健全組織體系，協(xié)調(diào)檔案管理工作;院系和各個職能部門都要創(chuàng)建專門的檔案室，并選取專業(yè)檔案管理人員進行專門的檔案管理;

同時，要明確責(zé)任分工，使檔案管理專業(yè)人員及各院系和職能部門的檔案管理人員都明確自己的職責(zé)，推進檔案管理工作標準化、科學(xué)化建設(shè);在調(diào)動全體教職工共同參與的基礎(chǔ)上，利用全方位、全員收集檔案信息的辦法，保證檔案的真實性和客觀性，并不斷挖掘高校檔案信息，充實高校檔案材料。

2、提高高校檔案管理信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推進高校檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享、數(shù)字化檢索和查詢，成為當(dāng)前高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。隨著高校檔案管理面臨的工作環(huán)境日益復(fù)雜、工作對象日益增多，檔案管理的強度增大，只有將現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

實現(xiàn)高校檔案管理的信息化水平，有助于提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，并且可以將檔案信息及時傳遞給需要信息的人，為檔案查閱提供了便利。要提高檔案管理信息化水平，就要加大投入，保證檔案管理硬件設(shè)施的配備，充分運用光纖數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等實現(xiàn)檔案收集、存儲、整理、保存和應(yīng)用的信息化，提高檔案共享速度，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。同時，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理由單機管理向網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機管理的模式轉(zhuǎn)變，將檔案目錄、卷宗實現(xiàn)全信息管理，通過紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案結(jié)合管理的方式，提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

3、改進和提升檔案管理標準

檔案管理工作是一項系統(tǒng)嚴謹?shù)墓ぷ?，如果缺乏相?yīng)標準，就難以實現(xiàn)檔案管理工作的順利實施。高校應(yīng)結(jié)合自身特點，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的檔案管理模式及方法，明確檔案管理標準，加大檔案管理標準化工作力度，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

可以通過建立完善檔案收集、歸納、保存、應(yīng)用、管理、保密等標準，實現(xiàn)各類檔案信息歸檔一體化管理的目標。同時，要建立配套的考核制度，明確責(zé)任分工和崗位職責(zé)，將考核結(jié)果與檔案管理人員利益掛鉤，提高檔案管理質(zhì)量。

4、提高檔案管理隊伍素質(zhì)

搞好高校檔案管理工作，最關(guān)鍵的是要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。要綜合利用多種方法，按照“管理標準、業(yè)務(wù)熟練、素養(yǎng)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)”的標準要求，通過舉辦檔案管理新知識、新技術(shù)培訓(xùn)，加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人才。要鼓勵和引導(dǎo)檔案管理人才不斷加強個人學(xué)習(xí)，在增強檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的同時，認真學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強自身的知識儲備，全面掌握工作內(nèi)容。

同時，還要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，保證檔案管理人員遵守保密協(xié)議，在工作中做到恪盡職守、愛崗敬業(yè)、服務(wù)熱情，為提高高校檔案管理水平提供人才支撐。

三、結(jié)論

綜上所述，做好高校檔案管理工作意義重大，新時期高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，只有不斷強化工作措施，提高檔案管理水平，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展。

高校檔案管理的對策

導(dǎo)語：作為檔案管理工作也要用檔案學(xué)的理論，提出新的觀點、探索新的問題、開拓新的領(lǐng)域，在檔案管理工作中實踐，不斷做好服務(wù)機制的創(chuàng)新，激發(fā)工作活力，敢于突破那些與時代發(fā)展不相適宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，把檔案管理工作提高到一個新的水平

一 目前高校檔案管理中存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠

各級管理層面上的檔案意識薄弱，對歸檔和建檔的意義重視不夠，高校各教學(xué)院(系)及管理職能部門與檔案的建立密切相關(guān)，但許多基層單位并沒有制訂和執(zhí)行檔案的歸檔細則，缺乏規(guī)范化操作程序。

檔案管理人員的服務(wù)意識淡薄，只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作，建立的檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性。由于對檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認識，導(dǎo)致歸檔材料的不齊全或不完整。還有的在辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案材料嚴重丟失，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。

2.歸檔內(nèi)容程式化，不符合時代發(fā)展需求，生成的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性和完整性

高校教育在結(jié)構(gòu)、類型、層次等方面的多元化發(fā)展趨勢，使得高校檔案的門類、數(shù)量、信息量大為增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜和多樣。但許多高校的檔案規(guī)范性管理目標不明確，檔案資料的整理缺乏統(tǒng)一的分類和可執(zhí)行標準，檔案處理不科學(xué)。由此導(dǎo)致了檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規(guī)范化程度不高，歸檔材料不齊，難以全面反映學(xué)校的教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，一些歸檔的`材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人的現(xiàn)實情況，導(dǎo)致檔案管理的不完整。

4.經(jīng)費不足、設(shè)備不全、硬件建設(shè)差

檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須安排一定的專項經(jīng)費，一是用于檔案庫房設(shè)備的不斷完善，保障檔案保管的基礎(chǔ)條件;二是用于從事檔案的科研工作，將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學(xué)校過分強調(diào)科研建設(shè)，科研經(jīng)費比重大，不重視檔案工作，對檔案事業(yè)的經(jīng)費投入不足，有的高校根本沒有把檔案工作經(jīng)費列入規(guī)劃行列中，即使列入了規(guī)劃，所占比例也很少。

5.對檔案工作的宣傳不夠，群眾參與意識薄弱

由于檔案工作宣傳力度不深，廣度不夠，在社會上影響不大，知名度不高，很多人對檔案不了解，檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、人物、檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益，還沒有被廣大群眾所認識。

針對以上檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，如何做好高校檔案管理工作，是目前亟待解決的問題。

二 對策

1.利用現(xiàn)代化管理手段，開展科學(xué)全新檔案管理新局面，建立網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)管理機構(gòu)現(xiàn)代化

高校的優(yōu)勢在于具有完善的校園網(wǎng)，各部處為了工作的需要紛紛建立了本部門的主頁，網(wǎng)絡(luò)已真正成為了各類信息的傳遞中心。要充分利用合校后的有利條件，利用計算機網(wǎng)絡(luò)開發(fā)出各類可行的軟件系統(tǒng)，在網(wǎng)上建立檔案館檔案信息收存網(wǎng)站，內(nèi)容涵蓋高校所有所需存檔的材料，目的是讓學(xué)校有關(guān)人員可隨時將相應(yīng)的資料，通過網(wǎng)絡(luò)向檔案館提供內(nèi)容全面、語言簡練的信息，使學(xué)校檔案工作人員在接收各類存檔材料時，起到監(jiān)督和檢查的作用。

2.運用高新技術(shù)，實現(xiàn)管理方法的現(xiàn)代化

現(xiàn)代化體現(xiàn)在管理的科學(xué)化和高效率，高校檔案管理應(yīng)逐步向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)化，高校檔案館應(yīng)配備齊全的現(xiàn)代化設(shè)備，實現(xiàn)檔案計算機管理，建立檔案編號系統(tǒng)、姓氏排列系統(tǒng)、科學(xué)的歸檔系統(tǒng)。應(yīng)廣泛采用計算機開發(fā)更多、更好的檔案管理軟件，達到信息交流網(wǎng)絡(luò)化，咨詢業(yè)務(wù)智能化，檔案管理標準化，檔案工作程序化。

三 提高高校檔案管理工作人員的知識能力

1.精于檔案管理專業(yè)知識檔案

檔案管理工作看似簡單，但實際上卻是一個具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性的工作。一個合格的檔案管理人員不僅要透徹了解自己本專業(yè)的知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識，提高自己的工作能力。

2.檔案管理人員必須具備廣博的知識

檔案管理需要進行分類處理，而分類處理是以檔案的內(nèi)容進行區(qū)分的，檔案內(nèi)容來自各方面，如果沒有廣博的知識，根本無法看懂里面的內(nèi)容，對于分類和管理就無從談起了。此外，作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是少不了的工作內(nèi)容，因此，管理人員還要具備一定的語言基礎(chǔ)和寫作能力，并要有一定的基礎(chǔ)進行書寫編錄，否則，編寫的內(nèi)容和文字無法理解和辨認，檔案管理的效果和意義也會大打折扣。

3.檔案管理人員要有良好的溝通能力

檔案管理部門是一個集中很多內(nèi)容的部門，同時也是一個嚴密性較強的部門，這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力，既要管理好檔案，讓其在合法的范圍內(nèi)各取所需又要保證檔案的嚴密，一個合格的檔案管理人員首先要學(xué)會怎樣和各種各樣的人溝通打交道，這是工作中非常重要的一個部分，檔案管理部門來來往往的人形形色色，沒有好的溝通能力是很難勝任這份工作的。