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保險(xiǎn)類檔案掃描規(guī)范

時(shí)間:2023-02-24 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

保險(xiǎn)類檔案掃描規(guī)范

第一條 為規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理,維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全,發(fā)揮檔案的服務(wù)作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)法規(guī),制定本規(guī)定。第二條 依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)),管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案,適用本規(guī)定。第三條 本規(guī)定所稱社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案,是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中,直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。第四條 人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

  社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理工作,并接受檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

  社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由縣級(jí)以上社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)集中保存。第五條 社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)配備專門(mén)的管理人員和必要的設(shè)施、場(chǎng)所,確保檔案的安全,并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備。第六條 社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實(shí)檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求,保證社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放,嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。第七條 社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù),按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》(見(jiàn)附件)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔,確保歸檔材料的完整、安全,不得偽造、篡改。第八條 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn),以方便歸檔整理和檢索利用為原則,采用“年度-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或“年度-險(xiǎn)種-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理,并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的檔案材料及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)、入庫(kù)保管,并及時(shí)編制索引目錄。第九條 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年,各種社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

  社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限,自形成之日的次年1月1日開(kāi)始計(jì)算。第十條 社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)依法為參保單位和參保個(gè)人提供檔案信息查詢服務(wù)。第十一條 社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)已到期的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。

  鑒定工作應(yīng)當(dāng)由社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員,以及人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定并提出處理意見(jiàn)。

  鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過(guò)短,有必要繼續(xù)保存的,應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。第十二條 社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定可以銷毀的檔案,編制銷毀清冊(cè),報(bào)同級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)備案,經(jīng)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。

  未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn),不得銷毀任何檔案。

  社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊(cè)上簽名,并注明銷毀的方式和時(shí)間。銷毀清冊(cè)永久保存。第十三條 社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定,將永久保存的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。第十四條 社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)有下列行為之一的,限期改正,并對(duì)直接負(fù)責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分;給參保單位或者個(gè)人造成損失的,依法承擔(dān)賠償責(zé)任:

 ?。ㄒ唬?不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的;

  (二) 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;

 ?。ㄈ?玩忽職守,造成檔案遺失、毀損的;

 ?。ㄋ模?違規(guī)提供、抄錄檔案,泄漏用人單位或者個(gè)人信息的;

 ?。ㄎ澹┻`反社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案和國(guó)家檔案法律、法規(guī)的其他行為。第十五條 各類社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中涉及會(huì)計(jì)、電子文檔等檔案材料,國(guó)家有特別規(guī)定的,從其規(guī)定。第十六條 本規(guī)定自2009年9月1日起施行。

  附件:
  社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限

保險(xiǎn)公司檔案管理辦法

保險(xiǎn)類檔案掃描規(guī)范

保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)檔案既是保險(xiǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記錄和反映,也是保險(xiǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的史料和證據(jù),不僅可以為保險(xiǎn)的經(jīng)營(yíng)決策提供參考,也可以為查證保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)活動(dòng)是否合法合規(guī)提供證明。保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)檔案對(duì)于國(guó)家研究、制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策,也有一定的參考價(jià)值。有鑒于此,保險(xiǎn)法對(duì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管作了專門(mén)規(guī)定。按照保險(xiǎn)法的規(guī)定:1.保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)包括記錄保險(xiǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的完整的會(huì)計(jì)賬簿、原始憑證及有關(guān)資料;2.記錄保險(xiǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的賬簿、原始憑證及有關(guān)資料應(yīng)當(dāng)依法妥善保管,不得損毀或散失;3.上述業(yè)務(wù)檔案的保管期限,自保險(xiǎn)合同終止之日起計(jì)算,不得少于10年。

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保險(xiǎn)類檔案掃描規(guī)范

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法
(一)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理:將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要,會(huì)在辦理過(guò)程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明,各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料,是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來(lái)不方便,但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存,就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要,可靈活運(yùn)用,如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人;全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入;而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤(pán)。
(二)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理:根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理,方便查找、儲(chǔ)存,可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門(mén)類的檔案,確定不同的歸檔整理方法。首先,確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類,以便于保管和利用。其次,確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型,確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后,根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長(zhǎng)期”和“短期”三種保管期限。
(三)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理:建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng),規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo),以投融資與運(yùn)營(yíng)模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托,按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次,樹(shù)立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng),對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者按號(hào)碼設(shè)立檔案卡,并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存,記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國(guó)設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄;并建立全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口,允許公民定期查詢,同時(shí)也可替他們預(yù)測(cè),比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金,以提高工作的透明度。
(四)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理:在全國(guó)統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)
在國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心,結(jié)束社保檔案管理分散問(wèn)題,實(shí)行高度統(tǒng)一的管理,改變目前政出多門(mén)、決策分散、管理混亂的局面,使其成為統(tǒng)一管理全國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計(jì)劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度,參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次,全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國(guó)各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu),包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項(xiàng)目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新,并送交國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。
(五)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理:統(tǒng)一公民社保檔案管理號(hào)碼,可供查詢
實(shí)行對(duì)每個(gè)公民發(fā)放社會(huì)保障號(hào)碼的制度,讓公民個(gè)人檔案號(hào)碼與本人身份證號(hào)碼、勞動(dòng)保險(xiǎn)號(hào)碼統(tǒng)一起來(lái),由國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民個(gè)人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新,送交國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號(hào)碼上就可以反映出從什么時(shí)候起、在什么地方發(fā)的,便于記錄公民的工資收入和保障費(fèi)的繳納情況,同時(shí)便于投保者本人的查詢。

保險(xiǎn)公司檔案保管 規(guī)定

根據(jù)《檔案管理規(guī)定(試行)》規(guī)定,人力資源和社會(huì)保障部社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理中心負(fù)責(zé)人表示,社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管不收費(fèi)。社保檔案保管查詢不收費(fèi)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理中心負(fù)責(zé)人表示:社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)建立和保管社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案不會(huì)向參保對(duì)象個(gè)人收取費(fèi)用。同時(shí)在依法為參保單位和參保個(gè)人提供檔案信息查詢服務(wù)時(shí)也不收費(fèi)。將向電子檔案過(guò)渡該負(fù)責(zé)人還表示,社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化管理是必然的發(fā)展方向?!兑?guī)定》提出:國(guó)家有特別規(guī)定的,從其規(guī)定。這樣,給以后規(guī)范電子文檔管理留有接口,也為以后發(fā)展電子檔案奠定了基礎(chǔ)。

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社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范 國(guó)標(biāo)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)(2009年7月23日人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局令第3號(hào)公布自2009年9月1日起施行)

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