監(jiān)理檔案的管理辦法：

　　一、檔案存放

　　1.監(jiān)理檔案應存放在安全、干燥、防塵的地方，防止損壞、遺失、篡改。

　　2.檔案管理人員應負責檔案的安全，不得擅自拆卸、拆散、移動檔案。

　　3.檔案管理人員應定期對檔案進行清理和檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，及時處理。

　　二、檔案保管

　　1.監(jiān)理檔案應定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，及時處理。

　　2.監(jiān)理檔案應定期更新，以確保檔案的準確性和完整性。

　　3.監(jiān)理檔案應定期歸檔，以便于查找和管理。

　　4.監(jiān)理檔案應存放在安全的地方，防止損壞、遺失、篡改。

　　三、檔案使用

　　1.檔案管理人員應負責檔案的安全，不得擅自拆卸、拆散、移動檔案。

　　2.監(jiān)理檔案的使用者應在使用檔案時，按照規(guī)定的流程和要求進行。

　　3.監(jiān)理檔案的使用者應對檔案進行妥善保管，防止損壞、遺失、篡改。

　　4.監(jiān)理檔案的使用者應及時歸還檔案，并負責保管好檔案，防止損壞、遺失、篡改。

　　監(jiān)理工作文件及資料日常管理實施細則？

　　下面給大家?guī)黻P于監(jiān)理工作文件及資料日常管理實施細則，以供參考。

　　為了搞好監(jiān)理文件及資料的日常管理工作，使其納入標準化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的軌道，結合本工程項目實際情況，制定了"施工階段資料管理制度"期，要求監(jiān)理部按本實施細則執(zhí)行：

　?。ㄒ唬┍O(jiān)理文件及資料按照綜合文件類、圖紙類，質檢資料類，進度控制文件類，計量支付類，施工原始記錄類進行分合同、分類歸檔。

　　（二）綜合文件類按照竣工驗收文件、月報及工程總結、監(jiān)理及承包合同、變更設計文件、一般文件類歸檔。

　　1、竣工驗收文件包括竣工驗收鑒定書、竣工驗收報告、交工驗收申請、批準文件。

　　2、月報及工程總結包括月形象進度報表，監(jiān)理月報，年中、終及最終工程總結報告。

　　3、監(jiān)理及承包合同包括監(jiān)理服務協(xié)議書、各合同段承包合同以及補充協(xié)議書。

　　4、變更設計文件類包括變更會議紀要、工程變更設計申請表、變更令，應分合同按順序歸檔。

　　5、一般文件類包括業(yè)主、承包人來文，監(jiān)理辦下發(fā)通知、工作指令，監(jiān)理會議紀要，監(jiān)理規(guī)劃及實施細則以及其他文件類。業(yè)主、承包人來文按收文時間分類歸檔，監(jiān)理部下發(fā)通知、上報文件按成文時間單獨歸檔；會議紀要及工作指令分合同按時間順序分別歸檔；監(jiān)理規(guī)劃及實施細則單獨歸檔。

　?。ㄈ﹫D紙類包括設計及施工圖紙、變更設計圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護、斷面圖、變更設計圖順序分別歸檔，其中變更設計圖按下發(fā)的時間順序排列。

　?。ㄋ模┵|檢資料類按試驗檢測報告、測量資料、現(xiàn)場質檢資料、質量文件類歸檔：

　　1、試驗檢測報告包括各種原材料試驗報告、砼及砂漿配合比試驗報告、砼及砂漿強度試驗報告、擊實試驗報告、壓實度試驗報告、穩(wěn)定土強度試驗報告、水泥劑量試驗報告、油石比試驗報告、篩分試驗報告、其他各種試驗報告、外購材料（產品）合格證書。試驗檢測報告應分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。

　　2、測量資料類包括導線、水準復測成果表、施工測量放樣單、各項工程高程測量結果、線路測量結果、測量原始紀錄。導線、水準復測成果表單獨成冊，施工測量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。

　　3、現(xiàn)場質檢資料包括分項開工報告、檢驗申請單、質檢表及檢測結果、質量檢驗評定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據分項開工、檢驗申請、質檢表、質量檢驗評定表、中間交工證書順序分類歸檔。

　　4、質量文件類包括質量事故處理報告、停工、復工令分合同分類歸檔。

　　5、試驗資料類由試驗專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔，測量資料類由測量專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔，質檢資料由各合同組長統(tǒng)一收集整理歸檔，質量文件類由綜合組統(tǒng)一收集整理歸檔。

　?。ㄎ澹┻M度控制文件類包括總進度圖（表）計劃、批準文件，分期進度圖（表）（月、季、年）計劃、批準文件，開工令，開工報告，施工組織設計，有關進度的往來文件。分合同依時間順序分類歸檔。

　?。┯嬃恐Ц额惏ㄖ衅谟嬃恐Ц蹲C書、計量支付報表、中間計量表、質檢資料、開工預付款支付證書、材料預付款支付證書、終期支付證書及附件資料，分合同依時間先后順序分類歸檔。

　?。ㄆ撸┦┕ぴ加涗涱惏ūO(jiān)理日志、天氣、溫度及自然災害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄，分合同段分類歸檔，其中監(jiān)理日志由各監(jiān)理工程師、現(xiàn)場監(jiān)理員填寫。

　　（八）所有監(jiān)理文件及資料除試驗、測量、質檢類外統(tǒng)一由綜合組收集整理歸檔。

　?。ň牛┧型鶃砦募仨氂删C合組做好收發(fā)文記錄。

　?。ㄊ┧形募斜仨毥⑽募鍐文夸洠蟾絺淇急?。

　?。ㄊ唬┧斜４嫖募仨毲逦?，原則上保存原件。

　?。ㄊ┙⑽募嗈k制度及登記請單。

　?。ㄊ┧形臋n由綜合組在微機上做好文件索引并保存。

　?。ㄊ模┠杲K由綜合組對本年度所有文件進行清查、登記、整理。

　?。ㄊ澹┕こ探Y束按業(yè)主竣工文件編制辦法對監(jiān)理文件進行歸檔、上報。

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　　如何做好監(jiān)理文件檔案資料管理各環(huán)節(jié)工作

　　監(jiān)理過程實質上是信息資料管理的過程，監(jiān)理工作的主要方法是控制，控制的基礎是信息。監(jiān)理資料管理是建設工程信息管理的重要工作，是監(jiān)理工程師依據工程項目目標實施質量、進度、投資控制、合同管理、信息管理、組織協(xié)調以及安全文明施工監(jiān)督的基礎性工作，是“三控制、兩管理、一協(xié)調”中的重要內容之一。隨著改革的不斷深入，信息資料管理的作用顯得越來越重要。管好用好監(jiān)理信息，能夠促進監(jiān)理工作的開展，對搞好監(jiān)理工作具有極大的推動作用。因此在項目監(jiān)理機構中一般都配備專人(專職或兼職)負責監(jiān)理資料管理工作。下面根據本人在參與工程項目監(jiān)理資料管理的實踐，談談個人的認識。

　　一、監(jiān)理信息管理的目的及內容

　　信息管理是指在工程建設過程中，監(jiān)理信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準確地獲得相應的信息，更好地指導工程建設。信息管理的內容包括文件、檔案、監(jiān)理報表及計算機輔助文檔等。文件信息主要是在工程建設過程中，上級有關部門的文件、工程前期有關文件、設計變更及工程內部文件。檔案信息主要是在各種文件辦理完成后，根據其特征、相互聯(lián)系和保存價值等分類整理，根據文件的作者、內容、時間和形成的自然規(guī)律等特征組卷。監(jiān)理報表信息主要有開工報表、監(jiān)理工程師檢查記錄表、監(jiān)理工程師通知單、質量管理用報表、計量與支付用報表及工程進度用表。這些表格是監(jiān)理工程師常用報表，反映了監(jiān)理工作的開展及工程進展情況，是監(jiān)理工程師進行決策的重要依據。

　　二、監(jiān)理信息資料的特點

　　1.監(jiān)理信息來源的廣泛性。監(jiān)理信息資料來自于業(yè)主單位、承建單位以及建立組織內部的各個部門；來自設計、招標、實施等各個階段的各個單位乃至各個專業(yè)；來自質量控制、投資控制、進度控制、合同管理等各個方面。如果信息收集不完整、不準確、不及時，必然影響到監(jiān)理工程師判斷和決策的正確性、及時性。

　　2.信息量大。由于監(jiān)理信息資料牽涉面廣、協(xié)作關系復雜，使得監(jiān)理工作涉及大量的信息。監(jiān)理工程師不僅要了解國家及地方有關的政策、法規(guī)、技術標準規(guī)范，而且要掌握工程建設各個方面的信息。既要掌握計劃的信息，又要掌握實際進度的信息，還要對他們進行對比分析。

　　3.動態(tài)性強。監(jiān)理信息資料管理的過程是一個動態(tài)的過程，監(jiān)理工程師實施的控制也是動態(tài)控制，因而大量的監(jiān)理信息都是動態(tài)的，這就需要及時的收集和處理。

　　4.有一定的范圍和層次。業(yè)主委托的范圍不一樣，監(jiān)理信息也不一樣。工程實施過程中，會產生很多信息，但并非都是監(jiān)理信息，只有那些與監(jiān)理工作有關的信息才是監(jiān)理信息。不同的工程項目，所需的信息既有共性，也有個性。另外，不同的監(jiān)理組織和監(jiān)理組織的不同部門，所需的信息也不同。

　　5.信息的系統(tǒng)性。監(jiān)理信息資料是在一定的時間和空間范圍內形成的，與監(jiān)理活動密切相關。而且，監(jiān)理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個連續(xù)的閉合環(huán)路，具有明顯的系統(tǒng)性。

　　三、監(jiān)理信息資料管理的重要性

　　1.監(jiān)理信息資料是工程建設過程的記錄，是監(jiān)理在工作中可查詢的文字依據，是對工程評估驗收的依據。

　　項目建設在整個實施過程中，每天都發(fā)生各種各樣的情況。在監(jiān)理工作中，大量監(jiān)理記錄包括質量記錄、工程計量、工程款等滲透到監(jiān)理工作的各個方面，及時將這些監(jiān)理信息進行收集、整理，形成文字的資料是監(jiān)理工程師進行目標控制的基礎和客觀依據。監(jiān)理工程師充分利用監(jiān)理資料解決矛盾，處理糾紛，協(xié)調各種關系，促使目標的實現(xiàn)。

　　監(jiān)理信息的收集就是將監(jiān)理工作中發(fā)生的原始數(shù)據收集起來，是重要的基礎工作。因此，一定要盡可能的全面，盡可能的準確。資料的整理是將收集到的原始數(shù)據、資料經過科學、系統(tǒng)的整理、歸檔，進行必要的統(tǒng)計分析，形成文字的資料，并根據監(jiān)理工程師的需要及時提供。監(jiān)理工程師就可依據這些資料迅速地作出判斷，解決工程實施中的問題。實踐證明凡經過科學、系統(tǒng)整理提供給監(jiān)理工程師的信息資料就能較好的對問題作出準確的判判；相反，提供給監(jiān)理工程師的資料雜亂、零散，監(jiān)理工程師就難以對問題作出準確的判斷，更談不上作出準確的決判。

　　合同管理是貫穿監(jiān)理工作始終的一項中心任務，在工程實施的過程中或工程完工后，往往會出現(xiàn)一些爭議的問題。如經業(yè)主同意補簽的工程計量，往往承包單位報的量偏大而且提供的依據不足，此時監(jiān)理根據平日在監(jiān)理日志或監(jiān)理檢測記錄、監(jiān)理通知、監(jiān)理旁站記錄等記載可以較準確的提供依據，作出合理的審核結果。同樣，對一些問題的描述也可通過查詢監(jiān)理資料作出較全面準確的評價。當然，監(jiān)理最終的質量評估報告的結論意見，一是依據施工單位自檢結果和監(jiān)理抽檢結果，二是通過專業(yè)檢測，試驗單位提供的檢測數(shù)據，三是對施工過程控制的評價。其中一、三都是依據監(jiān)理資料提供數(shù)據、文字的記載得出的結論。

　　2.監(jiān)理資料是工程在交付試驗

　　求監(jiān)理資料管理制度及落實的措施？

　　《監(jiān)理資料管理制度》要點：

　　（一）、城建檔案管理規(guī)定

　　1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫或黑色碳素印墨打印，采用復寫的應使用單面碳素復寫紙，填寫或打印的首份用于上交城建檔案館；

　　2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊章，單位簽署欄應采用單位注冊全稱并加蓋公章；

　?。ǘ?、收文程序

　　來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔

　　1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；

　　2、按照文件規(guī)定的分類，屬于同類編號的文件登記在一張表上。

　　（三）、資料員務必將文件分以下五種情況及時處理

　　第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→返回發(fā)文單位

　　第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉發(fā)的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱→項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準→轉發(fā)有關單位

　　第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→蓋章→返回發(fā)文單位

　　第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→歸檔

　　第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復函件。

　　專業(yè)簽閱→歸檔

　　（四）、發(fā)文程序擬稿→審稿→簽發(fā)

　　1、會議紀要由項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；

　　2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

　　3、根據授權，發(fā)文內容必須通過項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定稿；

　　4、所發(fā)文件須經監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后,方可發(fā)出；

　　5、轉發(fā)參建單位文件經監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉出。

　?。ㄎ澹⑹?、發(fā)文登記

　　1、收文和發(fā)文分開登記；

　　2、按資料分類，屬于同類編號的登記在一起；

　　3、經濟簽證獨立登記；

　　4、工程變更獨立登記（總監(jiān)登記）；

　　5、多個單位工程的項目、多個分段的市政工程，項目總監(jiān)根據實際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。

　?。?、資料收集

　　資料收集范圍：政府部門、業(yè)主、各參建單位、設備材料供應商、項目周邊情況資料、本以及監(jiān)理小組資料。

　　（七）、資料編號

　　1、城建檔案和統(tǒng)一規(guī)定資料編號為：A承建商類、B監(jiān)理類、C監(jiān)理內部使用類、D勘察設計類、E業(yè)主類；

　　2、各工程項目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號如下：

　　（1）、發(fā)文編號：采用MMi-Ni-XX形式；

　　MM:表示工程項目名稱漢語拼音的字頭。如“HW”表示“華為”,“i”表示棟號或區(qū)段號；

　　Ni:表示政府和統(tǒng)一管理的資料分類號。如“B4”表示“開工令”,“C2”表示“工程進度跟蹤表”；

　　XX:表示流水號。如1，2，3，……N。

　?。?）、收文編號：按城建檔案規(guī)定的分類，屬于同類編號的登記在一起，然后按照收文順序編寫流水號；

　　3、若項目有多個單位工程或區(qū)段，將資料按驗收棟號或區(qū)段分開后再編號。

　?。ò耍?、資料歸檔

　　1、按A、B、C、D、E分五大類分別歸檔；

　　2、每大類采用統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類編號分開；

　　3、上交檔案館的資料由資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。

　?。ň牛?、向移交資料

　　分類→裝訂→上交

　　1、每月上交歸檔資料（見附表），按照城建檔案和的規(guī)定劃分為：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類，分別裝訂成冊；

　　2、每月28日前須將本月資料整理好上交；

　　3、現(xiàn)場資料員向上交資料時，應填好“資料目錄”表，并由交接人簽字。

　?。ㄊ?、監(jiān)理機構內監(jiān)理臨時移交

　?。ㄊ唬?、向檔案館移交資料

　　（十二）、資料借閱

　?。ㄊ①Y料信息化管理

　　通過計算機完成的資料都必須拷貝存盤，月底與資料一起上交。

　?。ㄊ模?、資料保管

　　1、資料員負責好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作；

　　2、監(jiān)理小組常用的資料，應自留復印件或拷貝保存，以備查閱。

　?。ㄊ澹?、失效資料處理

　　工程竣工后項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）負責將剩余的資料上交。

　　（十六）、總監(jiān)、資料員的責任

　　總監(jiān)對監(jiān)理資料的管理負監(jiān)督和管理責任。