鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室數(shù)字化服務

　　鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室數(shù)字化服務是指將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室中的紙質文檔轉化為數(shù)字化格式，并通過互聯(lián)網或其他數(shù)字化渠道提供查詢、下載、分享等服務。數(shù)字化服務的目的是提高檔案管理效率，方便公眾獲取歷史信息和文化知識，保護歷史文化遺產，促進社會發(fā)展和文化傳承。常見的數(shù)字化服務包括掃描、OCR識別、數(shù)據庫建設、數(shù)字化存儲、在線查詢和數(shù)據挖掘等。

　　檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數(shù)字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。紙質檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。

　　1、數(shù)字化加工流程

　　紙質檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據掛接、數(shù)據驗收、數(shù)據備份、成果管理等。

　　2、數(shù)字化建設的目標

　　數(shù)字化建設的目標是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據庫和多媒體數(shù)據庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據接口和政務辦公系統(tǒng)連通，用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。

　　3、數(shù)字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

　　3)陽光政務提升形象

　　庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網絡化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　檔案數(shù)字化的意義與作用

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。

　　它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。

　　數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。

　　檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

　　什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處

　　檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　如何建設基層數(shù)字檔案室建設

　　近年來，隨著電子信息技術的廣泛應用和數(shù)字檔案館建設的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程?；鶎訑?shù)字檔案室建設就是指機關企事業(yè)單位和社會組織綜合運用計算機、信息網絡等技術，對室藏檔案進行數(shù)字化加工、信息化管理和網絡化運用的工作工程?；鶎訖n案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級國家檔案館數(shù)字化的“基礎”。通過基層數(shù)字檔案室的建設實踐證明,這項工作既能有效保護紙質檔案原件,又能為利用者提供快速準確便捷的查檔服務,實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。

　　一、基層數(shù)字檔案室建設的硬件、軟件要求

　?。ㄒ唬┯布?。主要包括：用于對室藏紙質檔案進行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據存儲、管理和應用系統(tǒng)運行的服務器；用于各類用戶訪問的終端設備、身份證讀取器、打印機、復印機等輸入、輸出設備；用于紙質、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等；用于數(shù)據備份和歸檔移交的光盤刻錄機、磁帶機等，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。

　?。ǘ┸浖蟆＿x購或根據自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實際標準相符的數(shù)據庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接。

　?。ㄈ?shù)字化標準要求。依據國家檔案局DA/T 46-2009《文書類電子文件元數(shù)據方案》、DA/T47-2009《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關標準進行科學化的整理加工和管理。

　　二、基層數(shù)字檔案室建設過程中存在的問題

　　根據筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設，主要是采取業(yè)務外包的形式來進行的，還存在一些問題。

　?。ㄒ唬┱J識不到位?；鶎訂挝唤ㄔO數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內部機構之間的協(xié)作、經費的保障、數(shù)字信息技術的采用、相關專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設數(shù)字檔案室這個問題上，多數(shù)單位尤其是領導認為建設數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現(xiàn)代信息技術不甚了解等原因，積極性不高，認為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。

　?。ǘ┙涃M成為攔路虎。基層單位在建設數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經費有限，更愿意把有限的財力資源投向更重要的方面,導致檔案數(shù)字化建設硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。

　　（三）相關人才缺乏。在基層檔案部門,面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識結構的更新速度也遠趕不上數(shù)字檔案室的建設速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。

　?。ㄋ模┌踩?、質量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設的普遍做法是業(yè)務委托外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質量隱患，尤其是安全隱患應引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質量協(xié)議，但在具體實際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經濟利益，存在著重數(shù)量，數(shù)字化質量不高的隱憂。

　?。ㄎ澹┸浖涮撞煌晟?。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結，擔心將來數(shù)字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統(tǒng)一可行的軟件。

　　三、基層數(shù)字檔案室建設的對策

　　（一）從管理體制入手，建立協(xié)同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構、信息技術中心、業(yè)務部門之間的協(xié)作機制，以部門協(xié)作來彌補檔案機構人才的不足。三是加大人才建設力度，對相應人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結構，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應，或引進人才為數(shù)字檔案室建設提供人才保障。

　?。ǘ┟鞔_職責，規(guī)范制度，加強外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應建立嚴格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。

　?。ㄈ┓e極爭取加大經費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經濟社會發(fā)展的重要作用，爭取領導的重視、政策的傾斜和經費的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計劃有重點地推進數(shù)字化檔案室建設。

　?。ㄋ模┘訌姍n案數(shù)字化加工安全和質量的監(jiān)控。一是做好案卷質量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內文件的件數(shù)是否準確，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細致的準備工作。二是把好檔案信息著錄的質量關，一方面要保證標準化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數(shù)據進行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據與原始檔案的一致性和準確性。