內蒙古紙質檔案整理掃描

　　內蒙古紙質檔案整理掃描是指對內蒙古地區(qū)的紙質檔案進行整理、分類、鑒定、修復、數(shù)字化等工作。這些檔案包括政府、企事業(yè)單位、個人等機構和個人的文件、文書、合同、協(xié)議、證書、照片等各種紙質資料。

　　整理工作包括對檔案進行分類、鑒定、歸檔、整理、清點、標簽等操作，以便于管理和利用。掃描工作則是將紙質檔案數(shù)字化，存儲在計算機中，方便查詢和利用。數(shù)字化后的檔案可以進行備份、傳輸、共享等操作，大大提高了檔案的安全性和利用價值。

　　內蒙古紙質檔案整理掃描需要專業(yè)的團隊和設備，以保證整理掃描的效率和質量。同時，整理掃描的過程中需要遵循相關的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案的安全性和可靠性。

　　如何做好紙質檔案數(shù)字化工作

　　隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質檔案數(shù)字化工作，希望大家喜歡！

　　一、掃描加工前階段

　　這一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段，是該項工作的起步階段也是關鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。

　　1、紙質檔案的準備。

　　許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進，在紙質檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段，必須在紙質檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。

　　若紙質檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數(shù)字化檔案的調整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作，確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數(shù)字化加工。

　　2、基礎設施的準備。

　　紙質檔案數(shù)字化工作需要相應的設備和場所，數(shù)字化加工場所應空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數(shù)碼相機等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　3、人員的準備。

　　檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務外包），制定實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質量關，實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

　　4、管理制度的完善。

　　科學、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展，紙質檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數(shù)據(jù)、檔案實體等，要做好這項工作，應從這幾個方面制定相應的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設備管理制度》等，并在紙質檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。

　　二、掃描加工中階段

　　這一階段是紙質檔案數(shù)字化加工流程進入實質性操作階段，是實現(xiàn)紙質檔案數(shù)字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。

　　1、掌握標準要求。

　　做好工作標準先行，紙質檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準，也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應，每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

　　2、掌握操作方法。

　　在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質檔案的數(shù)字化掃描任務是相當繁重的，要做好此項工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。

　　掃描操作：檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠對檔案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜，就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。

　　但是這里還是強調不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置，其依據(jù)為《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質檔案數(shù)字化工作指南》中的相關要求。

　　目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應根據(jù)需要和檔案的紙張質量進行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關聯(lián)，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎上再進行亮度和對比度的微調。

　　圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質量問題，出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項工作依次銜接完成。

　　1、圖像檢查。

　　數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質檔案數(shù)字化加工的標準要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責，在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對抽檢到的內容要達到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補掃的補掃，并要進一步擴大檢查范圍，再檢查完善。

　　2、數(shù)據(jù)對接檢查。

　　目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應，也是檢查的重要內容，檢查率應為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

　　3、數(shù)據(jù)存儲。

　　在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進行脫機存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質，存儲的內容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關說明文件等，其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立，而相關文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4、數(shù)據(jù)移交。

　　這是掃描加工工作完成前的最后一項內容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù)，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后，標明此次工作即圓滿完成。

　　檔案數(shù)字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結經(jīng)驗，都能夠把這項工作很好地完成。

　　紙質檔案數(shù)字化工作中應整理哪些工作

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質量。

　　①目錄數(shù)據(jù)準備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　紙制品④頁面修整：破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。

　?、輽n案整理登記：制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　?、扪b訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　紙質檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數(shù)量的紙質檔案，將這些紙質檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：

　　文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質實體案卷，取卷時注意：

　　準確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。

　　關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時的注意事項如下：

　　根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。

　　對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。

　　內蒙古自治區(qū)城鎮(zhèn)建設檔案管理辦法

　　第一條為了加強城鎮(zhèn)建設檔案的管理，保護和利用城鎮(zhèn)建設檔案，為城鎮(zhèn)規(guī)劃、建設、管理服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等有關法律、法規(guī)，結合自治區(qū)實際，制定本辦法。第二條本辦法適用于自治區(qū)行政區(qū)域內城鎮(zhèn)建設檔案的管理活動。

　　本辦法所稱城鎮(zhèn)建設檔案，是指在城鎮(zhèn)規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔和其他載體形式的材料。第三條旗縣級以上人民政府應當加強對城鎮(zhèn)建設檔案工作的領導，保障城鎮(zhèn)建設檔案工作與城鄉(xiāng)建設事業(yè)協(xié)調發(fā)展。第四條旗縣級以上人民政府城鄉(xiāng)規(guī)劃（建設）行政主管部門負責本行政區(qū)域內城鎮(zhèn)建設檔案管理工作，業(yè)務上接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。

　　城鎮(zhèn)建設檔案管理機構負責所轄區(qū)域內城鎮(zhèn)建設檔案的收集、接收、整理、保管、利用等日常管理工作。第五條城鎮(zhèn)建設檔案管理機構所需經(jīng)費，從建設事業(yè)業(yè)務費中統(tǒng)籌安排，列入同級財政預算。第六條城鎮(zhèn)建設檔案管理機構的館（室）設計應當符合檔案館建設標準要求。第七條城鎮(zhèn)建設檔案管理機構接收和管理下列檔案：

　?。ㄒ唬└黝惓擎?zhèn)建設工程檔案：

　　1.工業(yè)建筑工程、民用建筑工程；

　　2.民族建筑工程；

　　3.市政基礎設施工程；

　　4.公用基礎設施工程；

　　5.交通基礎設施工程；

　　6.園林建設工程、風景名勝建設工程；

　　7.市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程；

　　8.城市防洪、抗震、結合民用建筑和其他基礎設施修建的地下人防工程。

　?。ǘ┏擎?zhèn)規(guī)劃區(qū)內的各類地下管線工程（包括城鎮(zhèn)供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業(yè)等地下管線）檔案。

　?。ㄈ┙ㄔO系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案。

　　（四）有關城鎮(zhèn)規(guī)劃、建設及其管理的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎資料檔案。

　　（五）法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定報送的其他城鎮(zhèn)建設檔案。第八條形成城鎮(zhèn)建設檔案的單位，按照下列規(guī)定報送城鎮(zhèn)建設檔案：

　　（一）建設單位在建設工程竣工驗收合格后6個月內向城鎮(zhèn)建設檔案管理機構報送建設工程檔案。

　?。ǘ┙ㄔO單位在地下管線工程竣工驗收合格后6個月內向城鎮(zhèn)建設檔案管理機構報送地下管線工程檔案。

　?。ㄈ┢渌擎?zhèn)建設檔案按照國家規(guī)定的時限移交。第九條改建、擴建和重要部位維修工程，建設單位應當據(jù)實修改、補充和完善原建設工程檔案；涉及結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在建設工程竣工后6個月內向城鎮(zhèn)建設檔案管理機構報送。第十條停建、緩建工程的檔案材料暫由建設單位保管。

　　建設單位被撤銷的，其建設工程檔案材料，暫由建設單位的上級主管部門或者工程承接單位保管。第十一條城鎮(zhèn)地下管線權屬單位應當將更改、報廢、漏測部分的地下管線及時修改、補充到地下管線專業(yè)圖上，并在修改、補充后6個月內向城鎮(zhèn)建設檔案管理機構報送。第十二條旗縣級以上人民政府應當定期對地下管線進行普查和補測。普查和補測形成的檔案材料，由城鎮(zhèn)建設檔案管理機構負責管理。第十三條報送城鎮(zhèn)建設檔案，應當遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┓蠂液妥灾螀^(qū)城鎮(zhèn)建設檔案接收標準的要求。

　?。ǘn案應當是原件，其中建設項目選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、鄉(xiāng)村建設規(guī)劃許可證、國有土地使用證和工程前期的其他管理性文件可以是復印件。

　　（三）建設工程竣工圖應當與建設工程實體符合，并加蓋竣工圖章。

　?。ㄋ模┙ㄔO工程在移交紙質檔案、相關電子檔案的同時，還應當移交聲像檔案。

　?。ㄎ澹n案應當按照建設程序分別組卷，并按不同專業(yè)及工序排列，使用規(guī)格統(tǒng)一的檔案裝具，符合城鎮(zhèn)建設檔案有關規(guī)范與標準。第十四條建設單位在向規(guī)劃行政主管部門申領建設工程規(guī)劃許可證或者向建設行政主管部門申領建設工程施工許可證期間，應當同城鎮(zhèn)建設檔案管理機構簽訂城鎮(zhèn)建設工程竣工檔案報送責任書。第十五條建設單位在組織建設工程竣工驗收時，建設單位的檔案機構和城鎮(zhèn)建設檔案管理機構應當對建設工程檔案進行驗收。

　　城鎮(zhèn)建設重點工程項目的檔案，由有關主管部門會同同級檔案行政管理部門及城鎮(zhèn)建設檔案管理機構進行驗收。

　　城鎮(zhèn)建設檔案管理機構應當對建設工程檔案是否完整提出書面意見。建設工程檔案不完整的，責令建設單位限期整改。