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紙質(zhì)檔案整理掃描錄入

時(shí)間:2023-04-12 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  紙質(zhì)檔案整理掃描錄入

  紙質(zhì)檔案整理掃描錄入是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理分類、掃描并錄入電子文檔中的過程。這個(gè)過程可以確保檔案的安全性和可靠性,通過數(shù)字化的方式方便管理和傳輸。以下是具體步驟:

  1.檔案整理分類:將紙質(zhì)檔案按照不同的類別進(jìn)行分類,如人事檔案、合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等。

  2.掃描:使用專業(yè)掃描儀對整理好的檔案逐一進(jìn)行掃描。掃描設(shè)備可以采用不同的分辨率和格式,根據(jù)檔案的重要程度和用途需求進(jìn)行選擇。

  3.錄入電子文檔:將掃描過程中生成的圖像文件轉(zhuǎn)換為可編輯的電子文檔,如PDF、Word、Excel等格式。然后將文檔進(jìn)行歸檔存儲。

  4.數(shù)據(jù)檢索:建立合適的電子文檔檢索系統(tǒng),檢索關(guān)鍵字可以是文件名、內(nèi)容、日期、人名等等,這樣可以更快速定位檔案。

  5.處理紙質(zhì)檔案:在整理和掃描過程中會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案,需要進(jìn)行分類存儲和處理??梢钥紤]采用有機(jī)可降解材料替代普通塑料袋,以更環(huán)保的方式進(jìn)行處理。

  紙質(zhì)檔案整理掃描錄入可以幫助企業(yè)和機(jī)構(gòu)提高檔案管理的效率和安全性,同時(shí)降低檔案管理的成本,因?yàn)殡娮訖n案的存儲空間是有限的,也減少了儲存空間需求。

紙質(zhì)檔案整理掃描錄入

  檔案掃描員、錄入員是具體是做什么的?

  檔案掃描員:就是將紙質(zhì)檔案用掃描儀進(jìn)行掃描,形成數(shù)字化檔案后成為電子檔案。便于查找利用,減少紙質(zhì)檔案的檢索查找不便和毀損危險(xiǎn)等。

  錄入員工作要求:在計(jì)算機(jī)上錄入各種數(shù)據(jù),無需技術(shù)含量,但要求細(xì)致。保證錄入的內(nèi)容完整正確。簡單的說就是將各種格式的信息輸入到電腦里。對個(gè)人能力要求的較低。再比如把某紙制版錄入成電子版等。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

  任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。

  下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

  創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

  檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:

  文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

  各級檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

  取卷

  從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)注意:

  準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

  依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。

  檔案定義

  檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語,實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。

  關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。

  拆卷

  拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

  拆卷的注意事項(xiàng):

  保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯(cuò)誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。

  保持案卷的清潔。

  拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。

  取掉案卷中的金屬物。

  將卷內(nèi)文件一頁頁分開,對單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。

  為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。

  注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。

  如有疑問,應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。

  錄入卷內(nèi)文件信息

  一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。

  如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

  掃描

  對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。

  3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

  如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

  掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下:

  根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

  對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

  根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí),將自動上傳,股不需要存放在客戶端)。

  將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對,確保不重掃、漏掃、多掃,同時(shí)保證案卷的清晰度,對掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。

  檔案掃描錄入員這工作怎么樣

  檔案掃描錄入員是一項(xiàng)較為簡單、重復(fù)性較高的工作,但對于數(shù)字化檔案管理的單位來說非常重要,具有一定的穩(wěn)定性和就業(yè)前景。

  檔案掃描錄入員主要負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,對檔案的數(shù)字化管理起到了重要的作用。

  這項(xiàng)工作對于一些、機(jī)構(gòu)等需要大量檔案管理的單位來說非常重要,因此需求較大。

  這項(xiàng)工作需要具備一定的計(jì)算機(jī)技能,能夠熟練操作掃描設(shè)備、文本識別軟件等。同時(shí),需要有耐心和細(xì)心,能夠準(zhǔn)確地進(jìn)行錄入和分類,保證數(shù)字化檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

  檔案信息化建設(shè)——檔案掃描

  檔案掃描工作量是非常大的,因此,如果用戶文檔資料量很大,沒有足夠的人力

  和時(shí)間對檔案進(jìn)行掃描,那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。

  外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機(jī)器設(shè)備,到用戶現(xiàn)場為您進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作,作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤,并把機(jī)器中數(shù)據(jù)

  刪除,保證資料安全性。

  外包掃描服務(wù),可以使用戶在盡量短的時(shí)間內(nèi),享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷,而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量,因?yàn)閷I(yè)的掃描加工隊(duì)伍有著嚴(yán)格的流程管理

  和豐富的文檔掃描經(jīng)驗(yàn)。

  文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程:

  1.提卷:與用戶完成點(diǎn)交點(diǎn)收手續(xù)

  2.案卷整理:按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

  3.檔案批量掃描:接受上一流程整理好的資料,按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整,方向正確,沒有歪斜、黑邊。

  4.影像處理:對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯(cuò)誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整,保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補(bǔ)掃。

  5.建立索引:按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應(yīng)的索引信息。

  6.圖像補(bǔ)掃:按照補(bǔ)掃記錄單記錄的頁號,對問題頁采用相應(yīng)色度一一補(bǔ)掃。

  7.數(shù)據(jù)校對:對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對,對錯(cuò)誤及時(shí)修正。

  8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份:將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料(數(shù)據(jù)庫/電子影像)刻錄到光盤中,刻錄完成后再作一個(gè)光盤備份。

  9.文檔還原:按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。

  10.成品驗(yàn)收/還卷:質(zhì)檢通過的光盤及原件,移交用戶。

  掃描結(jié)束后,得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件,您可以方便地在任何一臺微機(jī)上檢索光盤內(nèi)容;如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求,我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文

  檔檢索調(diào)閱系統(tǒng),當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級控制等各種安全措施;

  如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng),本掃描生成的光盤數(shù)據(jù),具有很強(qiáng)的開放性,我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。

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