人事檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

　　人事檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)一般包括以下內(nèi)容：

　　1.建筑設(shè)計(jì)：人事檔案庫房應(yīng)符合建筑規(guī)范和安全要求，在建筑材料、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等方面要考慮防火、防水、防盜、防潮等因素。

　　2.空調(diào)系統(tǒng)：為保持檔案的質(zhì)量和保存期限，人事檔案庫房應(yīng)配置完善的空調(diào)系統(tǒng)，控制溫度和濕度，保持室內(nèi)空氣新鮮。

　　3.照明系統(tǒng)：人事檔案庫房應(yīng)配備充足的照明設(shè)施，確保工作場(chǎng)所明亮清晰。

　　4.通風(fēng)系統(tǒng)：為保證室內(nèi)空氣質(zhì)量，人事檔案庫房應(yīng)設(shè)置通風(fēng)設(shè)施，并進(jìn)行定期檢查和維護(hù)。

　　5.消防系統(tǒng)：為預(yù)防火災(zāi)，人事檔案庫房應(yīng)配置消防設(shè)施，包括滅火器、噴淋系統(tǒng)、煙感探測(cè)器等。

　　6.安全控制系統(tǒng)：人事檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)、攝像監(jiān)控設(shè)備等安全控制設(shè)施，保障檔案的安全性。

　　7.檔案柜、架的設(shè)置：人事檔案庫房應(yīng)選擇符合要求的檔案柜、架等存儲(chǔ)設(shè)備，保證檔案的安全性和易于管理。

　　8.環(huán)境保護(hù)：人事檔案庫房應(yīng)遵循環(huán)保原則，采用環(huán)保材料和設(shè)施，保障員工和檔案的健康環(huán)境。

　　9.操作規(guī)程：為保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，人事檔案庫房應(yīng)制定相應(yīng)的操作規(guī)程和管理制度，讓工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。

　　企業(yè)新建檔案室,應(yīng)如何來做?

　　一、對(duì)檔案文件資料進(jìn)行分類

　　比如管理制度、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、人事檔案等。也可根據(jù)需要在大類下設(shè)置小類，比如圖紙大類下設(shè)置電器圖紙、機(jī)械圖紙、建筑圖紙等。

　　企業(yè)遲早要進(jìn)行ISO9000的體系認(rèn)證，其中就有文件管理的內(nèi)容，因此，在認(rèn)證之前，在對(duì)各類檔案文件資料編號(hào)時(shí)，都最好按照體系相關(guān)要求進(jìn)行，以免認(rèn)證時(shí)重新編號(hào)的麻煩。

　　二、建立檢索系統(tǒng)

　　文件預(yù)期較多的話，最好是制作與檔案文件資料對(duì)應(yīng)的檢索卡，以便查閱。至少也要建立檢索目錄，這樣可以提高查閱的效率。

　　三、設(shè)置存放地點(diǎn)及相關(guān)硬件設(shè)施

　　選擇獨(dú)立的房間作為資料室，在設(shè)置必要的卷柜及書架等，其上固定同文件大類對(duì)應(yīng)的標(biāo)牌。

　　四、電腦化

　　這包括兩個(gè)方面，一是檢索系統(tǒng)的電腦化，一是檔案文件資料的電腦化。

　　這樣做的目的也有兩個(gè)，一是提高文件的查閱效率，提高資料的利用率，二是為將來企業(yè)的OA建設(shè)打下基礎(chǔ)。

　　五、防火防潮設(shè)施

　　這個(gè)不用多說，相信誰都明白意義在哪。

　　六、制度建設(shè)

　　制度主要包括幾類：

　　1、檔案文件資料的歸檔制度。

　　比如合同每年裝訂歸檔，技術(shù)文件如圖紙等在項(xiàng)目結(jié)束就要?dú)w檔，而且資料室簽字確認(rèn)歸檔后，管理部門才可視為項(xiàng)目結(jié)束。

　　2、資料借閱制度

　　這不僅是指借閱的手續(xù)，更重要的是資料的保密級(jí)別，比如生產(chǎn)線的員工就不應(yīng)該有查閱銷售合同的權(quán)限。

　　3、文件銷毀的相關(guān)規(guī)定，比如一些管理文件在失效后，就要及時(shí)銷毀，否則占用地方。而且要規(guī)定，文件的銷毀決定權(quán)歸口單位，還要規(guī)定銷毀方式，不能隨手就扔到垃圾箱里，因?yàn)槟强赡軙?huì)造成泄密。

　　七、專職人員

　　檔案文件資料的管理，是信息管理的重要部分，貴既然能在建立之初就想到這個(gè)問題，我相信，貴司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是很有遠(yuǎn)見的。既然如此，對(duì)于這項(xiàng)工作的重視就要考慮到專人的問題。

　　要求具備的條件至少有以下幾個(gè)：

　　1、具有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

　　2、熟悉電腦操作。至少比較熟悉WORD、EXCEL，最好對(duì)局域網(wǎng)也有一定了解。

　　3、具有嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密的職業(yè)道德。當(dāng)然，上崗之前簽訂保密合同是必須的。

　　檔案庫房檢查包括哪些方面？

　　根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第五章第一節(jié)規(guī)定，檔案庫房的“八防”要求是：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。根據(jù)這些要求，檔案庫房保管應(yīng)具有如下的控制措施：

　　1、檔案庫房應(yīng)有防盜措施，一般庫房要加設(shè)防盜門窗。

　　2、檔案庫房窗子要配掛窗簾，防止陽光直射庫內(nèi)；同時(shí)庫房照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對(duì)檔案知張的破壞。

　　3、濕度較大的庫房應(yīng)配備去濕機(jī)及放置吸潮劑。

　　4、檔案庫房周圍要滅絕火源跡象，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，要建立嚴(yán)密的防火制度并配備消防滅火器材。

　　檔案庫房類型：

　　1、普通檔案室

　　普通檔案室通常也稱機(jī)關(guān)檔案室、文書檔案室，它主要負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的黨、政、工、團(tuán)文書檔案。這種檔案在全國數(shù)量最多、設(shè)置最為普遍。黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校等單位的檔案室都屬于這一類。

　　2、科技檔案室

　　科技檔案室是指保管科技檔案（一般也管理科技資料）的專門檔案機(jī)構(gòu)。在工廠、設(shè)計(jì)院、科學(xué)技術(shù)研究院等單位一般都設(shè)有科技檔案室?？萍紮n案室主要是為本單位生產(chǎn)和科研服務(wù)，同時(shí)，在確保國家機(jī)密技術(shù)信息安全的前提下，也應(yīng)即時(shí)組織科技檔案情報(bào)的交流，對(duì)外實(shí)行有償服務(wù)，為技術(shù)轉(zhuǎn)讓提供檔案資料。

　　3、音像檔案室

　　專門管理影片、錄音帶、錄像帶、唱片、照片等特殊載體的檔案室。在電影制片廠、電視制作中心、新聞攝影部門、圖片社、唱片、廣播電臺(tái)等部門，一般都設(shè)有管理某些或某一種類音像檔案的檔案室。

　　4、人事檔案室

　　機(jī)關(guān)人事部門設(shè)立的專門管理職工的履歷自傳、考核、獎(jiǎng)懲、任免、職稱、學(xué)位、工資、級(jí)別、離休、退休、退職等個(gè)人材料的檔案室。由于人事檔案自身的特殊性，一般與其他各類檔案分開管理。

　　5、綜合檔案室

　　指企業(yè)事業(yè)單位建立的綜合性檔案保管機(jī)構(gòu)，統(tǒng)管本單位形成的各種類型的檔案。綜合檔案室是企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，它有利于加強(qiáng)本單位檔案工作的統(tǒng)一管理，便于綜合開發(fā)和利用檔案信息資源，也符合機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)原則。

　　6、聯(lián)合檔案室

　　同一地區(qū)，特別是在同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機(jī)關(guān)聯(lián)合起來設(shè)立一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)保存和管理這些機(jī)關(guān)形成的檔案，這種機(jī)構(gòu)通常就是聯(lián)合檔案室，或稱為檔案服務(wù)中心。

　　人事檔案存放的單位是哪里

　　人事檔案存放的單位是哪里

　　在很多時(shí)候,我們從大學(xué)畢業(yè)就會(huì)有一份人事檔案跟著我們,記錄我們的所有信息。人事檔案就像我們的影子一樣非常重要。以下是我為大家整理的人事檔案存放的單位是哪里，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　檔案室需要哪些制度

　　檔案室制度有：

　　1、室（庫）內(nèi)必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達(dá)到100%。嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴(yán)禁明火，嚴(yán)禁非管理人員入內(nèi)。確因工作需要進(jìn)入時(shí)，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由本室（庫）管理人員陪同。門要加固防盜門。進(jìn)出室（庫）隨時(shí)關(guān)燈、鎖門，

　　2、進(jìn)檔案室（庫）內(nèi)查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護(hù)檔案，不得撕頁、涂改，沾口水翻頁，一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負(fù)全部責(zé)任。

　　3、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室（庫），更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳，嚴(yán)格遵守保密制度。

　　4、檔案工作人員對(duì)所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案，發(fā)現(xiàn)破損或褪變的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。

　　5、查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

　　6、員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

　　7、非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

　　8、員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。

　　9、必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

　　10、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重點(diǎn)工程，在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

　　12、因單位、家庭、個(gè)人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過一周。

　　13、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個(gè)人身份證或其他有效證件，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。

　　14、查閱檔案者，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

　　15、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

　　16、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。