人事檔案庫房管理

　　人事檔案庫房管理是指對組織內(nèi)員工的各類信息數(shù)據(jù)進行歸檔、存儲、維護和管理的過程。該過程涉及到員工個人信息、職業(yè)資格證書、考核評價、晉升晉級、薪酬福利、勞動合同等方面的信息數(shù)據(jù)，需要建立專門的檔案庫房進行管理。

　　具體來說，人事檔案庫房管理包括以下幾個方面：

　　1.建立規(guī)范的檔案管理制度：制定相應(yīng)的檔案管理制度，明確檔案管理流程、權(quán)限分配以及保密要求等內(nèi)容，確保檔案管理的合規(guī)性和安全性。

　　2.建立檔案庫房：按照規(guī)范要求，選擇合適的場地建立檔案庫房，確保檔案的安全存放，并配備必要的設(shè)備和工具，如防火、防潮、防蟲、溫濕度控制設(shè)備以及檔案柜、標簽等。

　　3.歸檔和存儲：對員工各類信息進行分類、整理、編號，并按照一定的標準進行歸檔和存儲。針對不同類型的檔案，采取不同的保管措施，如將文件數(shù)字化存儲、設(shè)置訪問權(quán)限等。

　　4.維護和管理：對檔案庫房內(nèi)的檔案進行定期檢查、整理和維修，確保信息數(shù)據(jù)的完整性和準確性，并及時更新員工個人信息，符合實際情況。

　　5.保密管理：嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)，加強檔案信息的保密措施，設(shè)置訪問權(quán)限、備份檔案數(shù)據(jù)、確保檔案的安全傳輸?shù)龋Ｕ蠙n案信息的安全性和機密性。

　　如何做好人事檔案管理

　　導(dǎo)語：在人們的工作生活中，檔案扮演著重要角色，但很多人誤認為人事檔案沒用，出現(xiàn)了忽略人事檔案管理的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作。對于，如何做好人事檔案管理工作，我為大家整理以下經(jīng)驗和方法。

　　一、人事檔案管理中存在的主要問題

　　1、人事檔案管理重視程度不夠

　　相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務(wù)性工作，不容易取得明顯成績不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益。因此，忽視了人事檔案管理工作，最終形成“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉，用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

　　2、人事檔案管理工作缺乏力度

　　一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度，建立了制度執(zhí)行不嚴，收集歸檔工作被動、不及時。再由于形成材料的部門對檔案管理工作認識不夠等原因，檔案材料沒有及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確、人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。部分檔案材料還存在：填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容前后不一，記載不實，審核不準，不利于檔案的保存和利用，使檔案的真實性、動態(tài)性、完整性功能趨于弱化。三是人事檔案用紙規(guī)格不一，紙張不符合要求，在立卷歸檔進行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊時，使人事檔案卷很不美觀。

　　3、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

　　由于機構(gòu)調(diào)整、科室重組，人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動，接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護、提供利用等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動外部環(huán)境的寬松，人才流動靈活，各類人才跳槽頻繁，造成人檔分離現(xiàn)象越來越多。

　　4、檔案室設(shè)備配備不齊全

　　大多采取“因陋就簡”，“因地制宜”的原則，融辦公室、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

　　5、檔案管理手段落后

　　目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作，既使利用計算機管理，僅限于把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣延用手工操作，無紙質(zhì)閱檔基本沒有實施。由于反復(fù)調(diào)用原件，造成紙張發(fā)黃變脆，字跡褪色，直接影響到檔案的完整與安全，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

　　二、做好人事檔案管理的對策

　　1、重視人事檔案管理工作

　　單位要將人事檔案納入議事日程，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

　　2、提高人事檔案管理工作水平

　　一是進一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等各項檔案管理制度，做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，即：無《干部檔案查借閱呈報表》不查，非利用單位范圍不查，非正式黨員不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借;個人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。

　　特別是人才流動后對不在本單位的人員檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的及時轉(zhuǎn)遞。建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度作進一步的.嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。

　　二是把好“入門關(guān)”，對人事檔案缺少材料情況進行集中清理，通過書面方式，聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理，盡量減少避免歷史遺留問題的影響，保證檔案內(nèi)容真實、準確、規(guī)范、完整。

　　三是把好“更新關(guān)”，檔案人員要主動與相關(guān)部門聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延，不積壓，確保人事檔案材料完備，與實際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序，做到規(guī)格統(tǒng)一。

　　3、加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)

　　選擇政治上可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，提高檔案管理的技術(shù)水平，檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

　　4、更新檔案管理設(shè)施

　　配備堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)防蛀、防塵的檔案柜，庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三分開，要加大資金投入，配備先進計算機管理設(shè)備。

　　5、注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

　　對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)交成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時，可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行人事檔案管理創(chuàng)新，對不屬于保密范圍的檔案信息實現(xiàn)有效共享。

　　綜上所述，人事檔案管理工作不僅要從制度上更新，還要從觀念上更新，積極采取有效措施，探索檔案現(xiàn)代管理模式，走出目前人事檔案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地為黨組織和人事工作服務(wù)。