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河南紙質(zhì)檔案數(shù)字化公司

時間:2023-04-23 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  紙質(zhì)檔案的含義:紙質(zhì)檔案歷史久遠(yuǎn),從東漢時期紙張發(fā)明后不久,就開始出現(xiàn)以紙張為載體的文件。那時,紙張?jiān)谌粘I钪斜蝗藗兤毡槭褂?。在朝廷,主要是使用紙質(zhì)的材料記載一些官府文書、史料公文等;在民間,文人百姓主要用來記錄生活中發(fā)生的軼事奇聞。

  后來,正是因?yàn)橹袊糯拇蟀l(fā)明之一的紙張的出現(xiàn),中國歷史檔案多采用紙張記載,傳播到國外之后,外國也大量的使用這種材料記載檔案。截止到目前為止,紙質(zhì)檔案在檔案館的地位依舊很重要。

河南紙質(zhì)檔案數(shù)字化公司

  河南紙質(zhì)檔案數(shù)字化是什么意思?

  從歷史延續(xù)至今,人們多采用紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄檔案,紙質(zhì)檔案必然會有一些不可磨滅的優(yōu)勢。但隨著信息化、數(shù)字化時代的來臨,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在一些方面不在適用于當(dāng)下人們無紙化辦公的需求。

  紙質(zhì)檔案發(fā)展到今天面臨著一些新的問題亟待解決,紙質(zhì)檔案數(shù)字化很大程度上可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的不足。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案運(yùn)用一些先進(jìn)的掃描設(shè)備、存儲技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等方法對傳統(tǒng)載體的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理加工,呈現(xiàn)出電子化的樣式。這種新的檔案形式有著傳統(tǒng)載體的檔案不可替代的優(yōu)勢。

  河南紙質(zhì)檔案數(shù)字化公司進(jìn)行檔案數(shù)字化的優(yōu)勢:

  1、減少存放檔案的空間。數(shù)字化后的檔案儲存在一個電子設(shè)備里,減少了存放紙質(zhì)檔案的空間,對與歷史檔案的記錄來講,有著顯著的優(yōu)勢。

  2、提高檢索的速度和效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量眾多,如果需要人員去查詢其中的一些檔案信息時,會耗費(fèi)大量的時間和精力。數(shù)字化會的檔案信息會儲存在計(jì)算機(jī)設(shè)備里,如果有查閱需求,可以隨時隨地進(jìn)行檢索,而且查詢到的精準(zhǔn)度也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查搜索高很多。

  3、加強(qiáng)對檔案原件的保護(hù)。檔案數(shù)字化后會大量減少對檔案原件的翻閱,對與檔案原件的保存會起到很好的保護(hù)作用。避免了在翻閱查詢紙質(zhì)檔案的過程中對檔案原件的損壞。

  4、提高了檔案的利用率,促進(jìn)檔案信息共享化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案固定的存放到一個地方,很不方便人員的查閱。而數(shù)字化后的檔案可以打破時間和空間的界限。

  不管你身處何地,也不管你想要什么時候查閱,只要獲得管理員授予的權(quán)限,你都可以查詢檔案信息。這大大提高了檔案信息的利用效率,促進(jìn)了信息資源的共享化。

  河南紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié):

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的流程

  第一步需要整理紙質(zhì)檔案,對檔案進(jìn)行分類編目,確保檔案內(nèi)部之間有序排列。

  第二步為整理好的檔案建立一個目錄,按照目錄進(jìn)行掃描,在掃描過程中要確保掃描的文字和圖片清晰,沒有模糊不清的地方。

  第三步,對掃描好的檔案進(jìn)行處理,確保掃描出來的檔案的質(zhì)量。

  第四步,將整理好的掃描后的檔案進(jìn)行儲存,放進(jìn)合理安全的儲存設(shè)備里,以便后期調(diào)閱。第五步,將數(shù)字化后的檔案信息與設(shè)備掛接,方便用戶后期檢索。

  最后,將處理完的紙質(zhì)檔案進(jìn)行對接入庫。

  河南紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)該注意哪些問題

  首先,紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中應(yīng)該注意對工作人員的培訓(xùn),檔案在一點(diǎn)程度上都是重要的信息資源,工作人員必須具備保密意識,不可以在工作中使用任何與工作無關(guān)的設(shè)備,同時,還要注意檔案數(shù)字化過程中對檔案原件的保護(hù),切勿在工作場所吸煙等可能對檔案造成不可逆轉(zhuǎn)的損壞的行為。

  其次,進(jìn)行檔案數(shù)字化之前,要制定合理的紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案,包括數(shù)字化的流程、數(shù)字化選用的設(shè)備、數(shù)據(jù)整理錄入的樣式等。

  最后,要加強(qiáng)組織和領(lǐng)導(dǎo),明確各方人員的職責(zé)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化不是一個人就可以完成的,不同環(huán)節(jié),會需要不同的專業(yè)性人員進(jìn)行處理。一個好的檔案數(shù)字化服務(wù)團(tuán)隊(duì),人員之間必定是分工明確,權(quán)責(zé)分明。避免在工作中出現(xiàn)交接不明確的現(xiàn)象。

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