檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，以便更高效地存儲(chǔ)、管理和利用檔案信息的過程。這一流程需要遵循嚴(yán)格的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以確保數(shù)字化后的檔案質(zhì)量和可用性。

　　浙江省檔案數(shù)字化外包

　　一、檔案出庫(kù)。需要對(duì)每一本檔案材料做出庫(kù)登記、入庫(kù)盤點(diǎn)、雙方核對(duì)、驗(yàn)收移交。

　　二、整理編碼、核對(duì)。對(duì)接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對(duì)存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號(hào)和頁號(hào)，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯(cuò)編。

　　三、電子目錄的錄入、校對(duì)、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對(duì)應(yīng)的電子目錄，對(duì)完成的目錄進(jìn)行校對(duì)，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯(cuò)別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對(duì)原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對(duì)紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理；修整后要對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對(duì)，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號(hào)是否填寫缺漏、文件是否有錯(cuò)裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫(kù)。對(duì)電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫(kù)，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫(kù)移交。

　　總之，檔案數(shù)字化流程是一個(gè)復(fù)雜但極具價(jià)值的過程。通過科學(xué)、規(guī)范地實(shí)施這一流程，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，為檔案的利用和保護(hù)提供更有力的支持。

　　檔案數(shù)字化原則

　　檔案數(shù)字化是當(dāng)今信息時(shí)代檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，它對(duì)于提高檔案管理效率、保護(hù)檔案原件、實(shí)現(xiàn)資源共享等方面具有重要意義。在進(jìn)行檔案數(shù)字化的過程中，需要遵循一系列的原則，以確保數(shù)字化工作的質(zhì)量、規(guī)范性和有效性。

　　一、科學(xué)性原則

　　檔案數(shù)字化的科學(xué)性原則指在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規(guī)律，使檔案信息數(shù)字化工程真正服務(wù)于社會(huì)，發(fā)揮其信息資源的作用。

　　檔案數(shù)字化的科學(xué)性要求從檔案信息的收集、處理、存儲(chǔ)、傳遞、利用乃至反饋的整個(gè)過程，都必須保證真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠,數(shù)字化的方法和手段也需要注意科學(xué)性。

　　二、實(shí)用性原則

　　針對(duì)館(室)藏檔案有重復(fù)利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，堅(jiān)持“現(xiàn)用現(xiàn)掃,常用先掃，已用定掃”的快捷服務(wù)方式。社會(huì)需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)注重多年檔案利用的情況統(tǒng)計(jì)，把利用頻繁的檔案進(jìn)行綜合分析，科學(xué)地確定優(yōu)先進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍。

　　許多檔案信息具有實(shí)效性,過了一定期限后其價(jià)值就會(huì)降低，甚至喪失，因此在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)要用發(fā)展的眼光看待，爭(zhēng)取在檔案信息價(jià)值的升值前期完成。檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實(shí)現(xiàn)，是充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好、更快地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的最佳途徑。

　　三、規(guī)范性原則

　　檔案數(shù)字化的規(guī)范性原則指檔案數(shù)字化后的文件格式符合國(guó)家檔案局頒布的檔案電子文檔標(biāo)準(zhǔn),具有較好的通用性,能夠通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索提供給利用者。數(shù)字化后的檔案信息內(nèi)容要與原紙質(zhì)檔案信息完全一致。

　　如果解決了數(shù)字檔案的法律憑證作用問題，利用者在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上利用的數(shù)字化檔案信息相當(dāng)于在檔案館實(shí)地查閱原始檔案實(shí)體,對(duì)于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進(jìn)行還原顯示，例如照片、圖紙等。

　　四、安全性原則

　　檔案數(shù)字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件；二是館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方式一般是通過計(jì)算機(jī)錄入和掃描兩種方式進(jìn)行的，與傳統(tǒng)的檔案信息相比,這些數(shù)字化檔案信息，因?yàn)橐劳杏谟?jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以具有明顯的不穩(wěn)定性，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置易發(fā)生變化。

　　因此,在檔案數(shù)字化過程中，要做到以下幾點(diǎn)，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數(shù)字化檔案信息，要確保檔案原件的安全；

　　(2)在處理和存儲(chǔ)數(shù)字化檔案信息時(shí)，要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合；

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權(quán)者瀏覽；

　　(4)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻、實(shí)時(shí)殺毒軟件以及存儲(chǔ)設(shè)備等，保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息的安全。

　　五、共享性原則

　　檔案數(shù)字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因?yàn)闄n案信息是來自社會(huì)的寶貴財(cái)富，數(shù)字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發(fā)揮得越充分。

　　因此，要建立完備的檔案數(shù)字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時(shí)準(zhǔn)確地把利用率高且具有較大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息最大限度地進(jìn)行利用。

　　總之，遵循這些原則進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，能夠最大程度地發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，為檔案管理和利用帶來便利，同時(shí)也能夠保護(hù)檔案的歷史價(jià)值和文化內(nèi)涵。

　　檔案數(shù)字化注意事項(xiàng)

　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為檔案管理的重要手段。然而，在進(jìn)行檔案數(shù)字化的過程中，有許多需要特別注意的事項(xiàng)，以確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行和數(shù)字化成果的質(zhì)量與安全。

　　01：數(shù)據(jù)重復(fù)利用，空白內(nèi)容、復(fù)制粘貼等行為

　　在利益和效率的驅(qū)使下，個(gè)別缺乏責(zé)任感的外包服務(wù)商或崗位工作人員將數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼和空白文件夾及內(nèi)容進(jìn)行充數(shù)，這種以追求數(shù)量而不顧及質(zhì)量的做法，在目前普遍采用人工抽檢模式下，給業(yè)主方及外包服務(wù)商在數(shù)據(jù)質(zhì)量方面埋下了諸多隱患。

　　對(duì)于業(yè)主方而言，日后在數(shù)據(jù)管理及利用方面，造成局部數(shù)據(jù)缺失錯(cuò)亂，以致后續(xù)還需投入經(jīng)費(fèi)重新補(bǔ)做，給職能管理部門的政績(jī)形象造成負(fù)面影響；對(duì)于外包服務(wù)商而言，因數(shù)字化加工過程質(zhì)量管控不夠及時(shí)嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致最后業(yè)主方驗(yàn)收質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，工人工資發(fā)了質(zhì)量問題依然存在最后兜底的還是企業(yè)，大大增加了企業(yè)人工成本和延長(zhǎng)項(xiàng)目工期。

　　02：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確率不一

　　在海量數(shù)據(jù)中，對(duì)各種類型檔案和幅/張以及條目要做到百分百的清算不是一件容易的事。一方面也體現(xiàn)出一些檔案服務(wù)企業(yè)在為業(yè)主方服務(wù)的過程中存在將數(shù)量調(diào)高調(diào)整的存在，抱有業(yè)主方是在驗(yàn)收時(shí)以抽檢方式，不可能全部抽檢到的僥幸心理。也使得業(yè)主方遭受經(jīng)濟(jì)損失和后續(xù)數(shù)據(jù)利用及管理上都存在一定混亂錯(cuò)誤。

　　03：影像質(zhì)量難保障，傾斜、黑邊等問題難一一排查

　　中標(biāo)服務(wù)企業(yè)在數(shù)字化過程中，難免發(fā)生長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)行的高拍儀、掃描儀等機(jī)器會(huì)產(chǎn)生發(fā)熱、抖動(dòng)的情況，或者由于人工疏忽、操作不當(dāng)?shù)仍颍蜁?huì)出現(xiàn)電子檔案文件不合格的情景！質(zhì)量檢查崗位人員也無法張張頁頁檢查到位，裁剪崗位人員對(duì)裁剪值和分辨數(shù)值難以統(tǒng)一把握，完全憑個(gè)人主觀判斷，致使后期驗(yàn)收過程中不達(dá)標(biāo)和返工，來回地辦理領(lǐng)取搬運(yùn)原始數(shù)據(jù)核對(duì)、修正等工作，也相應(yīng)增加了相關(guān)方的管理投入和成本支出。

　　04：數(shù)據(jù)匹配準(zhǔn)確率難把握，缺漏頁時(shí)常發(fā)生

　　數(shù)據(jù)掛接邏輯規(guī)則準(zhǔn)確率發(fā)生錯(cuò)誤主要是“張冠李戴”，漏錄和錯(cuò)錄及少錄等原因。存在一些中標(biāo)服務(wù)企業(yè)在整理數(shù)字化過程之中，未對(duì)檔案進(jìn)行逐一排查，按規(guī)范和流程操作，一味追求快速成件的做法導(dǎo)致。

　　05：檔案數(shù)據(jù)安全性，隨時(shí)可以出現(xiàn)泄密風(fēng)險(xiǎn)

　　檔案局/館以及政府各部門管理檔案的專職人員少，專業(yè)的編研人手不足，且工作量大，難以從海量的原始文檔中逐一審閱排查哪一些是涉密文件，在原來保管條件有限下，普通文件與涉密文件混搭存放管理等多種因素造成的原因。有些秘密文件甚至是絕密檔案尚未解密，若是泄密將是嚴(yán)重后果！

　　總之，檔案數(shù)字化工作雖然帶來了諸多便利，但也伴隨著一系列的挑戰(zhàn)和需要關(guān)注的事項(xiàng)。只有充分重視并認(rèn)真處理好這些問題，才能保證檔案數(shù)字化工作的高效、優(yōu)質(zhì)和安全，為檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　檔案數(shù)字化意義

　　在當(dāng)今信息時(shí)代，檔案數(shù)字化已成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，其對(duì)于各個(gè)領(lǐng)域和組織都具有極其重要的意義。檔案數(shù)字化不僅僅是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，更是對(duì)信息管理和利用方式的一次深刻變革。

　　檔案數(shù)字化重要性最直觀的一點(diǎn)，就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長(zhǎng)、工作量大，但是一旦所有在庫(kù)檔案都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，這對(duì)于檔案工作者來說，不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。

　　其次，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，在一定程度上也可以保護(hù)原始檔案。畢竟檔案作為紙質(zhì)材料，雖然所有檔案室都嚴(yán)格按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，上傳至特定服務(wù)器儲(chǔ)存，減少原始紙質(zhì)檔案的使用，可以起到很好的保護(hù)作用。

　　最后，檔案數(shù)字化重要性還體現(xiàn)在落實(shí)國(guó)家政策上。我國(guó)檔案工作一直在倡導(dǎo)“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，這也是大勢(shì)所趨。當(dāng)前大多存檔機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)字化率低，還是因循守舊、沒有做到檔案資源整合。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，可以很好的解決這些問題。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，它為檔案管理帶來了高效、便捷、安全和共享的優(yōu)勢(shì)。無論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位還是學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)，都應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化的重要意義，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，以更好地發(fā)揮檔案在決策支持、歷史研究、文化傳承等方面的重要作用，為社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步提供有力的信息支撐。