檔案整理工作是信息管理中至關(guān)重要的一環(huán)，它涵蓋了一系列系統(tǒng)且有條理的操作，旨在將各類檔案資料進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化的處理，以提高檔案的利用價值和管理效率。

　　南通市檔案整理服務(wù)中心

　　檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點(diǎn)，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項工作。

　　對于檔案整理工作而言，它的主要內(nèi)容分為：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。這些內(nèi)容后續(xù)我都會詳細(xì)講解，感興趣可以在評論區(qū)告訴我，會及時更新的。

　　對于現(xiàn)在的社會單位，行業(yè)是五花八門的，那么單位形成的檔案一樣也是各種各樣的，不僅類別不同，有時載體也會不一樣，所以根據(jù)檔案的狀況不同，整理工作的內(nèi)容也會出現(xiàn)差異，而整理工作也可以分為下面三種類型：

　　（一）排列與編目

　　這里可以說一下，檔案整理工作呢也是需要一定量的檔案的，所以工作一般的場景都是出現(xiàn)在“檔案室”“檔案館”內(nèi)，往期我也分享過檔案館的一些資料，所以從檔案館（室）的角度分析。

　　當(dāng)檔案室接收的是機(jī)關(guān)部門整理好的檔案，檔案館接收的是立檔單位移交的檔案，這個時候檔案整理工作的范圍就很大了，所以就需要對收集過來的檔案全宗，進(jìn)行系統(tǒng)性的排列，也要對檔案目錄進(jìn)行加工。

　　（二）細(xì)節(jié)調(diào)整

　　俗話說得好“林子大了什么鳥都有”，檔案館也不敢絕對的保證，自己接收的檔案都是極具價值的，所以當(dāng)整理入檔案館內(nèi)保存的檔案，其中顯然不符合整理要求，不便于保管利用的部分。

　　應(yīng)進(jìn)行加工，來提升檔案的質(zhì)量，另外，在時間的推移中，檔案本身與整理方法也會發(fā)生變化，在發(fā)現(xiàn)不適合時代的時候，也要進(jìn)行必要的調(diào)整。

　?。ㄈ┤^程整理

　　這個整理工作的類型，看字面意思就很好理解了，就是對檔案整理的全過程進(jìn)行工作，每一步都要細(xì)致地做好。另外，檔案館有時也會接收一些零散的文件。

　　又或者在庫藏體系遭遇嚴(yán)重受損的時候，全過程類型整理工作也要及時地進(jìn)行。

　　總之，檔案整理工作是一項復(fù)雜但意義重大的任務(wù)。它不僅有助于保存歷史信息，為決策提供依據(jù)，還能提高組織的運(yùn)行效率和管理水平。通過認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亻_展檔案整理工作，能夠為組織的發(fā)展提供堅實的信息支撐。

　　檔案整理的原則

　　檔案整理是檔案管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它對于保證檔案的有序性、可用性和可查性具有重要意義。為了實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案整理，需要遵循一系列明確的原則。以下將詳細(xì)介紹這些原則。

　　1.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

　　文件之間的有機(jī)聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，也稱文件的“內(nèi)在聯(lián)系”。保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則。

　　文件之間的有機(jī)聯(lián)系主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

　?。?）文件在來源上的聯(lián)系。

　　來源，一般指形成檔案的社會組織或個人。同屬于一個形成者或同類型的形成者的文件在來源上有著密切的聯(lián)系。例如，華源物業(yè)公司的收文、發(fā)文和內(nèi)部文件，屬于同一個形成者，具有來源上的密切聯(lián)系。

　　因為不同來源的文件反映不同形成者的歷史活動面貌,所以整理檔案時必須先保持文件在來源上的聯(lián)系,不同來源的檔案不能混淆在一起。

　?。?）文件在內(nèi)容上的聯(lián)系。

　　內(nèi)容，是指文件涉及的具體事務(wù)或問題。同一件事務(wù)、同一項活動、同一個問題所產(chǎn)生的文件之間必然具有一定的密切聯(lián)系。

　　整理檔案時保持文件之間在內(nèi)容上的聯(lián)系，有利于完整地反映其形成者各種活動的來龍去脈和基本情況，也便于查找利用。

　?。?）文件在時間上的聯(lián)系。

　　文件的時間,是指文件的形成時間。整理檔案時保持時間上的聯(lián)系，有利于體現(xiàn)形成者活動的階段性、連續(xù)性和完整性。

　?。?）文件在形式上的聯(lián)系。

　　形式上的聯(lián)系，一般指文件載體、文種、表達(dá)方式以及特定的標(biāo)記等因素。整理檔案時保持文件形式上的聯(lián)系,有利于揭示文件的特殊價值,便于檔案的保管與完整性。

　　2.應(yīng)符合文檔一體化管理要求,便于計算機(jī)輔助管理

　　根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T2-2015），在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來，盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理，進(jìn)而實現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。

　　3.應(yīng)保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

　　目前紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時間內(nèi)會并行存在，因此保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進(jìn)行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時一般應(yīng)將歸檔電子文件作為第一整理對象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件，以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

　　4.應(yīng)區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用

　　整理時應(yīng)先區(qū)分文件價值，劃定不同的保管期限。《歸檔文件整理規(guī)則)（DA/T 22一2015）對分類的要求有，將不同年度、不同機(jī)構(gòu)、不同保管期限的文件區(qū)分開來，為開展后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)，不同價值的文件材料采取不同的保管策略，可以提高檔案的管理效率。保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系可以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。

　　總之，遵循這些檔案整理原則能夠確保檔案整理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和實用性。在實際操作中，應(yīng)根據(jù)具體情況靈活運(yùn)用這些原則，以達(dá)到優(yōu)化檔案管理、提高服務(wù)效能的目的，為檔案工作的發(fā)展和利用提供有力保障。

　　檔案整理怎么做

　　檔案整理是一項重要且細(xì)致的工作，它對于組織或個人有效地管理和利用信息資源具有關(guān)鍵意義。檔案整理并非簡單地將文件堆積在一起，而是需要遵循一定的原則和方法，以確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和可查性。那么，檔案整理應(yīng)該怎么做呢？

　　《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，機(jī)關(guān)檔案門類宜按照文書、科技、人事、會計、專業(yè)、照片、錄音、錄像、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體、實物檔案設(shè)置13個一級門類，科研、基建、設(shè)備設(shè)置科技檔案二級門類，賬簿、憑證、報表設(shè)置會計檔案二級門類，每個單位的專業(yè)檔案類型不一，或多或少。

　　每種類型的檔案整理方法都不一樣，怎么整？

　　首先，檔案整理要區(qū)分“卷”和“件”?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，文書、照片、錄音、錄像、實物一般以件（張）等為單位進(jìn)行整理。科技、人事、會計一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理，整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。

　　其次，要遵守相關(guān)檔案整理規(guī)范，有明確的規(guī)范要遵守對應(yīng)整理規(guī)范，沒有明確標(biāo)準(zhǔn)的要參照類似整理規(guī)范。

　　1.文書類應(yīng)當(dāng)按照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）或者《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）的要求進(jìn)行整理，于次年上半年歸檔。

　　2.基建項目類應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008），并參照《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）及《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定及時整理歸檔。

　　3.科研類應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2）的要求整理歸檔。

　　4.設(shè)施設(shè)備類應(yīng)當(dāng)在開箱驗收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行收集管理。

　　5.會計類應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79號）的要求進(jìn)行收集整理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。

　　6.照片應(yīng)當(dāng)按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）整理，由拍攝者在拍攝后1個月內(nèi)將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

　　7.電子文件應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）收集歸檔并管理。

　　8.實物和其他門類按照檔案工作有關(guān)規(guī)定及時歸檔。

　　總之，檔案整理是一個需要耐心和細(xì)心的工作，通過科學(xué)合理的方法和流程，能夠使檔案管理更加規(guī)范、高效，為工作和決策提供有力的支持。只有不斷優(yōu)化檔案整理工作，才能適應(yīng)不斷變化的信息需求和管理要求，充分發(fā)揮檔案的重要作用。

　　檔案整理意義

　　檔案整理在組織和個人的信息管理中具有不可忽視的重要性，其意義體現(xiàn)在多個方面，對工作的順利開展和歷史的有效記錄都有著深遠(yuǎn)的影響。

　　1.提高信息利用效率：經(jīng)過整理的檔案，分類清晰、編號有序、目錄明確，能夠讓使用者迅速找到所需信息，節(jié)省時間和精力。例如，在企業(yè)中，員工能快速查閱過往項目的檔案，為新的業(yè)務(wù)提供參考和借鑒。

　　2.保障信息的完整性和準(zhǔn)確性：整理過程中對檔案進(jìn)行鑒定和篩選，剔除錯誤和重復(fù)的內(nèi)容，確保留存的信息真實可靠。比如在科研領(lǐng)域，準(zhǔn)確的實驗數(shù)據(jù)檔案對于后續(xù)研究的推進(jìn)至關(guān)重要。

　　3.促進(jìn)知識傳承：將經(jīng)驗、技術(shù)和知識以檔案的形式整理保存，便于在組織內(nèi)部傳遞和分享。比如，新員工可以通過學(xué)習(xí)前輩整理好的工作檔案，更快地適應(yīng)崗位和提升能力。

　　4.為決策提供依據(jù)：全面、系統(tǒng)的檔案能為管理者提供豐富的歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗，幫助他們做出更明智的決策。比如政府在制定政策時，可以參考以往類似政策的實施效果檔案。

　　5.滿足合規(guī)和法律要求：某些行業(yè)和組織必須按照法規(guī)要求保存特定的檔案，整理好的檔案有助于應(yīng)對監(jiān)管部門的檢查和審計。例如金融機(jī)構(gòu)需要保存客戶交易記錄以滿足反洗錢法規(guī)的要求。

　　綜上所述，檔案整理的意義重大而深遠(yuǎn)。它不僅是對過去的總結(jié)和記錄，更是為未來的發(fā)展提供了有力的支持和保障。無論是對于組織的持續(xù)發(fā)展，還是對于社會的進(jìn)步，檔案整理都發(fā)揮著不可或缺的作用。