科技檔案整理有那些過程

　　科技檔案整理的過程包括以下幾個步驟：

　　1.收集資料：收集與該科技相關(guān)的所有文件、記錄、數(shù)據(jù)等資料，并分類整理。

　　2.審查資料：對收集到的資料進行審查，篩選出有用的信息，同時排除無關(guān)或冗余的信息。

　　3.加工整理：對篩選出來的信息進行加工整理，例如重新組織結(jié)構(gòu)、編寫摘要、制作圖表等。

　　4.歸檔保存：將整理好的資料按照一定的規(guī)則進行歸檔保存，確保資料的安全性和可檢索性。

　　5.更新維護：定期對檔案進行更新維護，刪除過時、失效的信息，增加新的、有用的信息，以保證檔案的及時性和完整性。

　　科技檔案的收集與整理

　　摘要：科技檔案是人類認識自然和改造自然過程的原始記錄，科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是科學(xué)技術(shù)和社會文明發(fā)展到一定歷史階段的必然產(chǎn)物，是人類社會進步的一個重要標志。

　　本文主要針對科技檔案的收集與整理工作進行論述。

　　關(guān)鍵詞：科技檔案收集整理

　　馬克思說：“機器生產(chǎn)的發(fā)展，要求自覺地應(yīng)用自然科學(xué)?！鄙a(chǎn)力中也包括科學(xué)，因此可見、科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。

　　既然科學(xué)技術(shù)檔案是生產(chǎn)力的重要構(gòu)成部分，科技檔案情息管理通過開發(fā)利用可轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，能夠在經(jīng)濟和社會發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。

　　科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是國家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生。

　　隨著科學(xué)社會化和社會科學(xué)化的趨勢日趨明顯，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會的各個領(lǐng)域。

　　因此，科技檔案管理已逐步成為社會管理的重要部分，發(fā)展并成熟起來。

　　一、科技檔案的收集工作

　　1.科技檔案的收集

　　科技檔案是開展科技檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是科技檔案信息資源開發(fā)的必要條件。

　　因此，科技檔案的收集在整個科技檔案業(yè)務(wù)管理工作中占有重要的地位，是一個關(guān)鍵性的工作環(huán)節(jié)。

　　做好科技檔案的收集工作，單靠科技業(yè)務(wù)部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協(xié)助與指導(dǎo)還不夠，還需要檔案部門明確其指導(dǎo)思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動地開展科技檔案收集工作。

　　科技檔案收集，就是基層科技檔案機構(gòu)和科技專業(yè)檔案館按照一定的規(guī)章制度，通過接收、征集、征購等方式把科技檔案集中起來的一項業(yè)務(wù)活動。

　　其包括：基層科技檔案機構(gòu)的收集;科技專業(yè)檔案館的收集。

　　由于現(xiàn)階段我國存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應(yīng)，也有接收、征集、征購三種方式。

　　2.科技檔案的收集的要求

　　遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，集中統(tǒng)一管理科技檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。

　　任何企事業(yè)單位的科技檔案都應(yīng)該由科技檔案部門依法進行收集，實行統(tǒng)一管理，這是國家全部科技檔案實行集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。

　　遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。

　　基層科技檔案機構(gòu)的收集，標志著科技文件在自身運動過程中發(fā)生了性質(zhì)的變化;科技專業(yè)檔案館的收集，標志著科技檔案運動進入到一個新的階段。

　　由于科技檔案是伴隨著各項科技生產(chǎn)活動有規(guī)律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規(guī)律。

　　保證科技檔案的完整、準確和系統(tǒng)，也是保證科技檔案質(zhì)量的重要“關(guān)口”，只有完整、準確、系統(tǒng)的科技檔案才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

　　3.基層科技檔案機構(gòu)的收集

　　3.1科技檔案機構(gòu)的收集渠道

　　部門歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機構(gòu)收集科技檔案的主渠道;向科技部門或科技人員收集零散科技檔案;向本單位人員征集非職務(wù)科研成果檔案，單位人員非職務(wù)活動形成的科技成果，原則上大多屬于個人，其形成的科技檔案從產(chǎn)權(quán)的角度看，也應(yīng)歸個人所有的;收集外單位轉(zhuǎn)讓或移交的科技檔案對于企事業(yè)單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。

　　因此，基層科技檔案機構(gòu)在收集科技檔案時，有時會涉及到其他單位。

　　3.2基層科技檔案機構(gòu)的收集方法

　　科技檔案收集工作的目標，是完整、準確、及時地集中科技檔案。

　　基層科技檔案機構(gòu)圍繞這個目標，再根據(jù)不同的收集渠道，應(yīng)采用靈活多樣的收集方法。

　　科技人員檔案意識的強弱，對科技檔案的收集有著重要的影響。

　　為此，增強科技人員的檔案意識，是做好科技檔案收集工作的一個關(guān)鍵，無論是成套接收還是零散收集都是如此。

　　要增強科技人員的檔案意識，必須做好思想工作，特別是要根據(jù)人的心理活動規(guī)律，加以疏導(dǎo)和激勵。

　　在此過程中，除了要調(diào)動科技人員的積極性之外，更應(yīng)當在收集工作中實行嚴格的監(jiān)督控制。

　　科技檔案進入檔案部門之后，發(fā)現(xiàn)不完整、不準確的情況，通常要進行的補充與糾正。

　　4.科技專業(yè)檔案館的收集

　　科技專業(yè)檔案館是國家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國家的科技資源，為社會服務(wù)。

　　這一宗旨突出了科技專業(yè)檔案館收集科技檔案的社會性，也明確了科技專業(yè)檔案館與基層科技檔案機構(gòu)在收集對象及其范圍方面的不同。

　　它的收集要本著價值原則、專業(yè)原則、層次原則和綜合原則來進行工作。

　　二、科技檔案的整理

　　整理，是科技檔案進入檔案部門后經(jīng)歷的第一次技術(shù)處理過程，即通過對科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。

　　科技檔案整理的內(nèi)容包括：分類、排架與編號，其中分類是科技檔案整理的核心。

　　整理工作，是科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。

　　整理是科技檔案實行科學(xué)管理的基礎(chǔ)。

　　科技檔案的整理，其實質(zhì)就是對科技檔案進行有序的組織。

　　前蘇聯(lián)學(xué)者列夫涅爾說：“并不是每個系統(tǒng)都是可控的?？煽氐谋匾獥l件是該系統(tǒng)是有組織的?！彼砸ㄟ^對科技檔案形式特征的系統(tǒng)化，則可以達到對科技檔案實體的控制。

　　整理是科技檔案查找利用的前提。

　　科技檔案是否經(jīng)過整理，以及整理得是否科學(xué)，將直接影響到對它的利用。

　　經(jīng)過科學(xué)整理，科技檔案就能夠保持內(nèi)部相互之間的有機聯(lián)系以及信息的準確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準確、迅速地提供利用。

　　科技檔案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范內(nèi)的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫藏全部科技檔案形成一個具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。

　　為了做好科技檔案的分類工作，每個基層科技檔案機構(gòu)和科技專業(yè)檔案館，都應(yīng)根據(jù)庫藏科技檔案的實際情況，編制科學(xué)的、切實可行的科技檔案分類方案。

　　科技檔案分類方案，是對科技檔案進行類別劃分和正確歸類的依據(jù)性文件。

　　它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。

　　同時，科技檔案分類方案提綱挈領(lǐng)地反映了庫藏的全部內(nèi)容。

　　我們知道，一切科技生產(chǎn)活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點，前一階段形成的經(jīng)驗(科技檔案)，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動的憑據(jù)。

　　生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，越離不開科技檔案。

　　科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實際，那將是無源之水、無本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實際工作的變化而變化，與時俱進。

　　1.科技檔案收集與管理的重要性

　　科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究中形成的具有一定價值的科研項目、產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等檔案，是具有保存和參考價值的科學(xué)技術(shù)資料，對本單位的發(fā)展起著重要的作用。

　　1.1科技檔案是科技活動的真實記錄

　　科技檔案反映了一個單位的科研、生產(chǎn)活動的全過程，是科研、生產(chǎn)發(fā)展變化的歷史記錄，是廣大科技人員的勞動結(jié)晶。

　　它能為科技人員在進行管理、科技決策、技術(shù)交流、經(jīng)驗總結(jié)、推廣應(yīng)用等方面提供信息和依據(jù)。

　　科技檔案是寶貴的無形資產(chǎn)，蘊藏著巨大財富，它在產(chǎn)品制造、設(shè)備維修、設(shè)施擴建中為工程技術(shù)人員提供所需檔案材料，有效地提高工作效率。

　　同時，它還能促進生產(chǎn)發(fā)展，提高知識創(chuàng)新能力，新產(chǎn)品開發(fā)能力和同行業(yè)的競爭力。

　　1.2科技檔案收集與整理是檔案管理的重要內(nèi)容

　　檔案法中明確規(guī)定，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供、利用等環(huán)節(jié)，其中收集是第一環(huán)節(jié)。

　　由此可見，強調(diào)對產(chǎn)生的文件材料進行收集、集中統(tǒng)一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為社會和諧、為科學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。

　　2.科技檔案收集與管理存在的問題

　　2.1對科技檔案的重要性認識不夠

　　目前，科技檔案的收集工作仍處于一種被動的收集狀態(tài)，檔案資料的上交不及時，收集不齊全的情況較為普遍。

　　倘若不能更有效地保證科技檔案的完整與統(tǒng)一，不能為科技檔案工作的進一步開展打下良好的基礎(chǔ)，就會影響和制約檔案工作的開展，勢必會影響整個單位發(fā)展的效率與效益。

　　2.2沒有法制意識和長期規(guī)劃

　　由于對科技檔案收集和管理工作沒有法制意識和長期規(guī)劃，有資料則歸，無資料就不歸，有的科技人員對檔案人員的收集、辦理移交檔案工作都是被動的，僅僅在等待著某些行政命令而缺乏主動性。

　　目前，我所還沒有形成完全主動歸檔的局面，因而，把“收集”、“歸檔”僅僅看作是一項檔案部門的工作，僅僅是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)而匆匆歸檔。

　　3.做好科技檔案收集與管理工作的意義

　　3.1增強檔案意識，做好收集管理工作

　　要做好檔案收集與管理工作，首先要改變觀念，增強檔案意識，檔案工作人員和科技人員要認真學(xué)習、貫徹《檔案法》。

　　《檔案法》中規(guī)定，“對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有”。

　　這就從法律上明確了應(yīng)該歸檔的文件必須履行正常程序，保證其系統(tǒng)完整。

　　檔案工作者還要按照《檔案法》積極主動地做好科技檔案的收集與管理工作。

　　檔案工作是伴隨著科研工作而進行的企業(yè)主動行為，因此，要以主動的服務(wù)來促進檔案收集工作的進行，以跟蹤服務(wù)來保證收集工作的高效完整、統(tǒng)一真實。

　　3.2建立專兼職檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，敦促檔案產(chǎn)生部門歸檔

　　《檔案法》規(guī)定，檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，以維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

　　這個原則是我國多年檔案管理經(jīng)驗的積累與總結(jié)，也是被檔案工作實踐證明是行之有效的，必須全面理解，認真落實。

　　要做好科技檔案收集與管理工作，必須明確一名主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，有穩(wěn)定的檔案職能機構(gòu)，建立一支人員結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精湛、既懂科技又懂檔案的專職檔案員隊伍。

　　把檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)到科技檔案形成的各個部門，在這些部門設(shè)置兼職檔案員，并將其進行培訓(xùn)，使他們成為部門檔案收集工作的實行者和監(jiān)督者，只有這樣，才能使科技檔案工作變被動為主動。

　　3.3加強科技檔案活動全過程的收集與管理工作

　　科技活動是長期、連續(xù)不斷進行的，其中的科技檔案也是在這種循序漸進的發(fā)展中不斷產(chǎn)生的。

　　科技資料在科研工作的早期對科技檔案管理具有較大的可塑性。

　　因此，為了提高科技檔案收集工作的質(zhì)量，在項目開展工作之際，應(yīng)及時地將科技檔案管理要求傳達到各級科研部門，使他們能夠在工作中正確地組織科技材料的編寫及保證今后歸檔文件的完整性和準確性。

　　科研工作的最終目的是將科研轉(zhuǎn)入生產(chǎn)。

　　這一階段應(yīng)重點做好科研總結(jié)、使用說明書、成果照片、成果申報表、鑒定證書，以及課題論證報告等的收集工作。

　　這樣，由于文件資料產(chǎn)生部門比較分散，這就要求我們檔案工作者應(yīng)及時主動、有目的、有計劃地按照工程、項目的進度做好文件材料的收集工作。

　　因此，無論是怎樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中去，明確職責，落實到人。

　　檔案管理有哪些流程

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進行技術(shù)修復(fù)，并做好標注；對破損嚴重無法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時進行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識別：

　　若項目需要實現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

　　如何整理檔案

　　機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　一、檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　二、檔案整理的文件范圍是：

　　凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。

　　分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。

　　以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。

　　文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　三、檔案的分類原則：

　　以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

　　實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務(wù)之急。

　　一、實物檔案的分類

　　分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。

　　按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：

　　獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導(dǎo)及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設(shè)備等。

　　二、實物檔案的排列

　　排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

　　實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應(yīng)當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)隆s譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

　　三、實物檔案的貼簽

　　貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

　　標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

　　四、實物檔案的編目

　　編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

　　實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

　　實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

　　五、實物檔案的裝盒

　　裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)?、榮譽證書；信品類的

　　印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

　　六、結(jié)論

　　實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

　　整理檔案的方法與步驟整理檔案的方法與步驟是什么

　　1、將全部文件收集起來。文件歸檔工作是按一定周期進行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進行歸檔工作時，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進行。

　　2、按照相關(guān)章程進行篩選。一般來說，沒有當前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除并進行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進行篩選。

　　3、劃分類別和級別。篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類，再按照上下級的隸屬關(guān)系進行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

　　4、確定保管期限。凡是在本機關(guān)實體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限，不可過早銷毀。

　　如何進行檔案整理

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。

　　立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。

　　以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

　　二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

　　(一)大類的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

　　(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

　　1、文書檔案分類有4種方法

　　(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個人有聯(lián)系的組合在一起;

　　將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：

　　(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

　　(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

　　3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

　　4、會計類檔案分類有2種方法

　　(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

　　(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

　　7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

　　8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

　　三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

　　(一)全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.

　　(二)目錄號編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。

　　案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

　　1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

　　2、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

　　3、目錄號編制示例

　　業(yè)務(wù)檔案目錄號y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

　　(三)案卷(件)號、頁號

　　1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務(wù)報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。

　　2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

　　3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

　　四、檔案整理的質(zhì)量要求：

　　(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

　　2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

　　A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

　　(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度;跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。

　　(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

　　(3)沒有標明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

　　(4)臨時性機構(gòu)，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

　　B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關(guān)、下屬機關(guān)、平級機關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下屬機關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

　　C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

　　4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

　　A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開。

　　(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關(guān)召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀檢會及本機關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。

　　要因機關(guān)性質(zhì)來比較，對本機關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。

　　主要指本機關(guān)形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。五是本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

　　七是上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

　　(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機關(guān)各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。五是本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計表，是指機關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務(wù)、職稱、計生等文件材料。八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

　　(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報30年

　　B、會計檔案。

　　(1)會計憑證：保管15年。

　　(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

　　(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

　　(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年

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　　C、科技檔案?；?、科研：永久，設(shè)備檔案：長期。

　　E、音像、電子、實物檔案：永久。

　　F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價值確定。