科技檔案整理一般要求

　　1.精細(xì)化：對于每一份檔案，要求詳細(xì)記錄有關(guān)信息，包括名稱、時間、地點等。

　　2.統(tǒng)一化：檔案整理要求按照一定的規(guī)范進(jìn)行，保證檔案的統(tǒng)一性和便于管理。

　　3.完備性：確保所有相關(guān)的科技文件都被納入到檔案中，且所有文件都是完整的。

　　4.可檢索：為了方便查找，必須在檔案中加入索引或目錄，以便快速找到需要的文件。

　　5.保密性：尤其是對于涉及商業(yè)機密或國家重要信息的文件，必須嚴(yán)格保護(hù)，防止泄露。

　　6.數(shù)字化：現(xiàn)代科技檔案整理越來越傾向于數(shù)字化，將文件轉(zhuǎn)換成電子格式，方便存儲和共享。

　　7.持續(xù)更新：科技檔案整理是一個持續(xù)性的過程，需要不斷更新新的科技文件，并刪除已經(jīng)過時的文件。

　　如何進(jìn)行檔案整理

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。

　　分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。

　　一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

　　二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

　　(一)大類的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

　　(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

　　1、文書檔案分類有4種方法

　　(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;

　　將本單位各部門及與有關(guān)個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;

　　對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：

　　(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

　　(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

　　3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

　　4、會計類檔案分類有2種方法

　　(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

　　(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

　　7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

　　8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

　　三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

　　(一)全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標(biāo)識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

　　(二)目錄號編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。

　　每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

　　1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

　　2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

　　3、目錄號編制示例

　　業(yè)務(wù)檔案目錄號y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

　　(三)案卷(件)號、頁號

　　1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務(wù)報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。

　　2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

　　3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

　　四、檔案整理的質(zhì)量要求：

　　(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

　　2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

　　A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

　　(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度;跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

　　(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

　　(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

　　(4)臨時性機構(gòu)，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

　　B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關(guān)、下屬機關(guān)、平級機關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下屬機關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

　　C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。

　　文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

　　4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

　　A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開。

　　(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：

　　一是本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。

　　二是本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關(guān)召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀(jì)檢會及本機關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機關(guān)性質(zhì)來比較，對本機關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

　　三是本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機關(guān)形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。

　　五是本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

　　(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機關(guān)各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。

　　五是本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計表，是指機關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務(wù)、職稱、計生等文件材料。

　　八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

　　(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報30年

　　B、會計檔案。

　　(1)會計憑證：保管15年。

　　(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

　　(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

　　(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年

　　。

　　C、科技檔案。基建、科研：永久，設(shè)備檔案：長期。

　　E、音像、電子、實物檔案：永久。

　　F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價值確定。

　　GB/T11182-89科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求

　　科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

　　為加強科學(xué)技術(shù)檔案管理，提高案卷質(zhì)量，更有效地服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

　　1主題內(nèi)容與適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷、編目、卷皮規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷管理。某些形式特殊的科學(xué)技術(shù)檔案的案卷要求可參考本標(biāo)準(zhǔn)。

　　2術(shù)語

　　2.1科學(xué)技術(shù)檔案是指在科學(xué)技術(shù)活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　2.2科技文件材料是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動的文字、圖表、聲像等技術(shù)文件的總稱。

　　2.3案卷由互相聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位。

　　2.4卷內(nèi)目錄案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的目錄。

　　2.5卷內(nèi)備考表說明案卷內(nèi)文件狀況的表格。

　　2.6檔號檔案的編號。包括分類號、項目代號、案卷號。

　　2.7項目代號產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號。

　　3組卷要求

　　3.1組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　　3.2產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷。

　　3.3與產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器關(guān)系密切的；管理性文件，應(yīng)列入產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器類中組卷。

　　3.4要保證案卷內(nèi)所反映問題的科技文件材料的齊全完整。

　　3.5案卷內(nèi)科技文件材料必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建和有關(guān)管理活動的真實內(nèi)容。

　　3.6案卷內(nèi)科技文件材料的制作和書寫材料必須益于長期保存。

　　4案卷內(nèi)科技文件材料的排列

　　4.1產(chǎn)品按設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、試制、小批量生產(chǎn)試制、批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等工作程序排列，也可按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)（部件或組件）排列。

　　4.2科研課題按準(zhǔn)備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段排列。

　　4.3基建工程按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計）、工程施工、工程竣工驗收等排列。

　　4.4設(shè)備按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運行維修、隨機圖樣等排列。隨機圖樣也可單獨組卷。

　　4.5管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。

　　4.6案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。

　　5案卷的編目

　　5.1編寫案卷頁號

　　5.1.1案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。

　　5.1.2頁號編寫位置：單面書寫的科技文件材料在右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在右下角背面在左下角編寫頁號。

　　5.1.3案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　5.2案卷封面的編制

　　5.2.1案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式。外封面印制在卷皮的正表面，內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。外、內(nèi)封面式樣，見圖1。

　　5.2.2案卷題名案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項目的名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。

　　5.2.3編制單位填寫案卷內(nèi)科技文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。

　　5.2.4編制日期填寫案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。

　　5.2.5保管期限填寫其劃定的保管期限。

　　5.2.6密級依據(jù)保密規(guī)定填寫。

　　5.2.7檔號填寫檔案的分類號和案卷順序號。

　　5.2.8檔案館（室）代號填寫國家給定的本檔案館（室）的編號。

　　5.2.9縮微號填寫縮微時給定本案卷的編號。

　　5.3案卷脊背的編制

　　案卷脊背項目有案卷題名、檔號。式樣見圖2。

　　5.4卷內(nèi)目錄的編制

　　5.4.1卷內(nèi)目錄式樣見圖3。

　　5.4.2順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。

　　5.4.3文件材料題名亦稱文件標(biāo)題，填寫科技文件材料標(biāo)題的全稱。

　　5.4.4文件編號填寫文件的文號或圖樣的圖號。

　　5.4.5責(zé)任者填寫科技文件材料的直接編制部門或主要責(zé)任者。

　　5.4.6日期填寫編制科技文件材料的年、月、日。

　　5.4.7頁次填寫每份科技文件材料首頁上標(biāo)注的頁號

　　5.4.8卷內(nèi)目錄排列在案卷科技文件材料的首頁之前。

　　5.5卷內(nèi)備考表的編制

　　5.5.1卷內(nèi)備考表的式樣見圖4。

　　5.5.2卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。

　　5.5.3卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)科技文件材料的尾頁之后。

　　6案卷裝訂的要求

　　6.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。

　　6.2案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面。

　　6.3長期保存的案卷裝訂時必須取掉金屬物。

　　6.4案卷不裝訂時其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。

　　7卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求

　　7.1科學(xué)技術(shù)檔案案卷卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒、卷夾試樣見圖5、圖6。

　　7.2卷盒、卷夾規(guī)格和制成材料要求。

　　7.2.1卷盒的外表面尺寸為：300mm×220mm，厚度尺寸分別為20、30、40、50、60mm五種。

　　7.2.2卷夾的外表面尺寸為：300mm×220mm，厚度尺寸為20mm。

　　7.2.3卷盒、卷夾用牛皮紙板雙裱壓制，也可用黃板紙制作，外裱牛皮紙。

　　注：鑒于目前我國圖紙還不夠規(guī)范，其長度可允許有5mm的正誤差。

　　7.3卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料要求。

　　7.3.1案卷外封面規(guī)格與卷盒、卷夾外表面尺寸相同。

　　7.3.2案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格統(tǒng)一為：297mm×210mm。

　　7.3.3案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表用70g以上白色書寫紙制作。

　　7.4案卷脊背的規(guī)格和制成材料要求。

　　7.4.1脊背規(guī)格與卷盒、卷夾的長度和厚度相同，300mm×20（30、40、50、60）mm。

　　7.4.2脊背制作用150g白色書寫紙。

　　7.5卷皮和表格制作的字體、字號可以自定，但要求清晰端正。

　　8卷皮和表格制作的監(jiān)制權(quán)

　　卷皮和表格制作的監(jiān)制權(quán)屬國家檔案局。

　　如何整理檔案

　　機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　一、檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　二、檔案整理的文件范圍是：

　　凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　三、檔案的分類原則：

　　以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

　　實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

　　一、實物檔案的分類

　　分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導(dǎo)及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀(jì)念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

　　二、實物檔案的排列

　　排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進(jìn)一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

　　實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)?、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

　　三、實物檔案的貼簽

　　貼簽是指將實物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

　　標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

　　四、實物檔案的編目

　　編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

　　實物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進(jìn)行說明。

　　實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

　　五、實物檔案的裝盒

　　裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)?、榮譽證書；信品類的

　　印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)拢C品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

　　六、結(jié)論

　　實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

　　怎樣科學(xué)制定企業(yè)的科技檔案管理

　　1、重視企業(yè)科技檔案的收集和整理工作，建立科學(xué)的歸檔工作流程

　　1.1做好科技檔案的收集工作

　　收集工作是做好檔案管理工作的支點，是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是保障科技檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的有效渠道。根據(jù)各個企業(yè)的不同的科技活動的特點和步驟，檔案管理人員要在檔案的收集和整理工作上做到具有前瞻性的工作。

　　1.2遵循科技檔案形成的規(guī)律完成整理立卷工作

　　科技檔案是伴隨著科技生產(chǎn)活動有規(guī)律形成的，科技檔案的整理、立卷是檔案管理過程中的一個承前啟后的重要環(huán)節(jié)，它連接著科技生產(chǎn)活動和檔案管理的活動?？萍紮n案的管理人員要熟悉科技檔案的形成過程，掌握其形成規(guī)律，在規(guī)律的指導(dǎo)下開展檔案的整理、立卷工作。

　　1.2.1立卷工作要遵循幾個要求：

　?。?）案卷內(nèi)的科技文件內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的真實情況；

　　（2）案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整；

　?。?）案卷內(nèi)科技文件的載體和書寫材料要符合耐久性要求。

　　1.2.2科技文件管理人員組卷時應(yīng)本著這樣幾個原則：

　?。?）產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件，按其反映的不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組卷；

　?。?）基建工程的文件，按其反映的不同專業(yè)，分別組織案卷；

　?。?）科研課題的科技文件可以按其反映的不同研究階段分別組卷；

　?。?）產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問題或不同名稱，分別組卷。

　　1.3建立科學(xué)的歸檔流程

　　各個企業(yè)由于其科技生產(chǎn)的內(nèi)容和規(guī)律不盡相同，形成的科技檔案管理流程也各有不同。一般工期較短的項目可以待項目完工后，由項目部的文件管理人員按照企業(yè)的檔案管理相關(guān)規(guī)定整理、立卷，經(jīng)企業(yè)檔案管理部門審核后，一次性完成歸檔移交工作；如遇工期較長的項目，檔案管理部門可與項目執(zhí)行部門協(xié)商，按照工程的進(jìn)度情況，按階段歸檔，即一個階段完成后，項目部的文件管理人員按照檔案制度管理規(guī)定整理、立卷，經(jīng)檔案管理部門審核后，移交歸檔，完成階段性歸檔工作。

　　企業(yè)科技檔案的相關(guān)管理人員要積極主動的采取行動，了解掌握本企業(yè)的科技生產(chǎn)活動特點，結(jié)合實際情況，經(jīng)常督促有關(guān)人員及時將科技生產(chǎn)中形成的相關(guān)資料收集、整理、立卷，按照企業(yè)檔案有關(guān)要求歸檔；協(xié)助科研生產(chǎn)部門制定文件材料的歸檔范圍，重點關(guān)注驗收、鑒定等相關(guān)資料收集的工作環(huán)節(jié)，加強對檔案形成過程的控制，把握好歸檔流程的各個節(jié)點，根據(jù)本企業(yè)的實際情況，按照檔案管理的科學(xué)規(guī)律制定合理的管理流程，保障資料齊全、完整，不斷豐富、完善檔案館藏。

　　2、企業(yè)科技檔案的利用

　　2.1、科技檔案的利用對企業(yè)發(fā)展的重要性

　　進(jìn)入信息社會以來，信息尤其是科技信息的生產(chǎn)、收集、整理、利用、開發(fā)能力，已成為一個經(jīng)濟實體、一個國家強盛的標(biāo)志。企業(yè)科技檔案是企業(yè)信息力的重要組成部分。我們對企業(yè)科技檔案的利用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）有效利用企業(yè)科技檔案，可節(jié)省人力成本，促進(jìn)全社會生產(chǎn)力的提高?？萍紮n案作為一種潛在的生產(chǎn)力，只能通過利用才可發(fā)揮作用。（2）從戰(zhàn)術(shù)的角度利用企業(yè)科技檔案，可增加科技檔案存量，形成科技檔案價值的開發(fā)利用的良性循環(huán)?？萍紮n案的價值可以通過對其開發(fā)利用對其進(jìn)行保值、增值，一方面提高全社會的生產(chǎn)力和勞動效率，另一方面，也體現(xiàn)在為新的科技檔案的產(chǎn)生和科技檔案存量的總體增長，因此開發(fā)利用科技檔案價值的過程也就是一個使科技檔案存量增長的過程。

　　2.2、開發(fā)利用是企業(yè)科技檔案工作的最終目的

　　科技檔案的利用服務(wù)是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，科技檔案的開發(fā)利用也是做好企業(yè)科技檔案工作的最終目的。在加強科技檔案工作的各項基礎(chǔ)管理的同時，應(yīng)把主要精力放在科技檔案的服務(wù)利用上。

　　2.2.1.積極主動參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理，把企業(yè)各階段重點工作作為檔案部門的重點工作。這就要求檔案員走出檔案部門，了解企業(yè)各項工作的動態(tài)，及時提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案資料，使檔案的技術(shù)和管理功能在各項生產(chǎn)經(jīng)營、科技研究等活動中實現(xiàn)，提高經(jīng)濟效益。

　　2.2.2.應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量。使用計算機全面輔助科技檔案管理，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要科技檔案存入計算機，利用計算機信息管理網(wǎng)絡(luò)傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確。

　　2.2.3開展科技檔案信息的編研。隨著計算機在科技檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)學(xué)會專題史料編制等，提高科技檔案管理效率；同時還應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營、科技開發(fā)等需要，深層次地開發(fā)利用檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門日常工作提供決策依據(jù)和參考資料。

　　3、科技檔案開發(fā)利用的新觀念

　　隨著商品經(jīng)濟的發(fā)展，人們對信息的依賴和需求也越來越大，因而技術(shù)市場應(yīng)運而生。在這種形勢下，積極開發(fā)科技檔案信息，既能促進(jìn)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和經(jīng)濟體制的改革，又能適應(yīng)把企業(yè)推向市場的需要，使企業(yè)成為社會主義商品生產(chǎn)者和經(jīng)營者。

　　3.1轉(zhuǎn)變舊觀念科技檔案部門收集、保管、開發(fā)利用科技檔案的目的，是為科技、生產(chǎn)及其管理活動提供條件和依據(jù)，也只有在被利用的過程中，才能體現(xiàn)科技檔案工作的價值。

　　多年來，企業(yè)科技檔案工作基本上屬于內(nèi)部服務(wù)型、無償服務(wù)型和保管服務(wù)型。隨著社會的進(jìn)步，那些直接反映經(jīng)濟情況或經(jīng)濟建設(shè)的科技檔案的利用將越來越多、越來越迫切，檔案工作者，不但要切實樹立一種開放的、主動為企業(yè)提供服務(wù)的、注意經(jīng)濟效益的新觀念，而且要從思想上、行動上實現(xiàn)轉(zhuǎn)變。

　　3.2端正服務(wù)態(tài)度科技檔案工作應(yīng)圍繞經(jīng)濟建設(shè)這個主戰(zhàn)場轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，摒棄單純的“看攤守堆”和“坐等上門”的觀念，應(yīng)深入生產(chǎn)第一線，主動去了解科研、設(shè)計、生產(chǎn)、管理工作中的實際需要，開發(fā)出科技檔案的信息資源。檔案工作人員在做好日常檔案接收、管理和提供利用的同時，要及時了解決策層和科技人員對檔案資料的需求狀況，結(jié)合本單位具體情況采取定期出成果通報、專題匯編、目錄開放等方法，使檔案部門由你查我調(diào)!的被動式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，由零散提供轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)提供。

　　3.3服務(wù)目標(biāo)多樣化檔案信息服務(wù)的方式要多樣化，根據(jù)具體情況開展咨詢服務(wù)、跟蹤服務(wù)、定向服務(wù)，送科技上門，送信息到家，盡可能滿足企業(yè)各部門對科技檔案信息利用的不同需求。

　　在知識經(jīng)濟時代，科技檔案信息服務(wù)的內(nèi)容更加豐富，服務(wù)的目標(biāo)由單一型轉(zhuǎn)向多樣型；既要不斷滿足知識經(jīng)濟發(fā)展的需求，又要滿足企業(yè)經(jīng)濟拓寬和發(fā)展的需要。這就要求在傳統(tǒng)服務(wù)的基礎(chǔ)上，深化科技檔案信息服務(wù)的內(nèi)涵。應(yīng)從本單位科技檔案信息資源出發(fā)，確定企業(yè)科技檔案信息的服務(wù)方向，積極開展網(wǎng)上信息檢索與利用服務(wù)，積極開展重點工程館藏的數(shù)字化工作，構(gòu)建起全方位、深層次的服務(wù)格局。

　　3.4服務(wù)手段現(xiàn)代化要做好檔案工作，開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)提供快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，檔案人員還必須不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅要有較強的信息意識，而且要有管理檔案的業(yè)務(wù)知識和一定的專業(yè)知識。因此每個檔案工作者都必須不斷更新知識，才能適應(yīng)時代的要求，才能推動檔案工作向前發(fā)展，真正做到深化了工作、服務(wù)了企業(yè)、貢獻(xiàn)于社會。

　　3.5科技檔案工作應(yīng)適應(yīng)市場的需求當(dāng)前，在大型施工單位全面走向市場經(jīng)濟，按現(xiàn)代企業(yè)制度要求進(jìn)行改制改革時，可以看到存在的一個問題：即科技檔案產(chǎn)生于本單位，使用于本單位，而缺乏社會交流。造成該問題的原因有兩個：一是科技檔案工作一直按傳的封閉意識和工作方法運作；二是社會缺乏科技檔案的流通機制。其結(jié)果是：科技檔案的用不是服務(wù)于社會，而是僅限于本單位查閱。也就是說，科技檔案所蘊藏的科技生產(chǎn)力沒有被釋放到社會中去，沒有進(jìn)入市場。

　　市場經(jīng)濟的建立和完善，為科技檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了一個良好的環(huán)境和大好的機遇。把保管檔案的庫房變成適應(yīng)市場的信息中心，用現(xiàn)代科技信息為企業(yè)和社會服務(wù)。

　　科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求的內(nèi)容簡介

　　《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》代替GB.T 11822——2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。本標(biāo)準(zhǔn)與GB.T 11822——2000相比主要變化如下：——標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB.T 1.1—2000進(jìn)行了修改；——增加了前言；——組卷原則上強調(diào)了科技檔案成套性、系統(tǒng)性特點；在組卷要求中刪除了不符合檔案保管要求科技文件制成材料的具體名稱；在組卷方法上除在用詞上進(jìn)行調(diào)整外，還增加了插卷方法、建設(shè)項目的組卷方法；——增加了一般性文件的排列要求、科研類“成果和知識產(chǎn)權(quán)申報”和建設(shè)項目類“后評估”；——增加了“案卷目錄編制”，強調(diào)案卷內(nèi)以件為單位編寫頁號，已有頁號的可不再編；案卷封面刪除了檔案館號；案卷脊背取消了色標(biāo)；卷內(nèi)目錄將頁號改為頁數(shù)；——裝訂方法改為以卷裝訂和以件裝訂兩個方法；檔號章改為蓋在首頁空白處；提出超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)折疊，圖紙折疊按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A是規(guī)范性附錄。本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國家檔案局。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：姜延溪、方強、吳蘇閩、鄭輝、肖云、王冰、王紅敏、陳秀菊、馬忠魁。本標(biāo)準(zhǔn)于l989年10月25日首次發(fā)布，2000年12月11日第一次修訂。