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企業(yè)文書(shū)檔案歸檔整理規(guī)范化運(yùn)行,大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息化是科技與社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)方向和原動(dòng)力,信息化程度已成為衡量一個(gè)企業(yè)現(xiàn)代化水平和綜合實(shí)力的綜合指標(biāo)。同樣,檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路,檔案信息化程度也是衡量一個(gè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)。
因此,要提升企業(yè)文書(shū)檔案歸檔整理水平,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是其必然的選擇。從另一方面來(lái)說(shuō),企業(yè)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為總目標(biāo)之一。
企業(yè)文書(shū)檔案歸檔整理信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步;企業(yè)各信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。
國(guó)家檔案局在2001年發(fā)布《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》,結(jié)合這個(gè)規(guī)定,在選擇檔案信息化系統(tǒng),一定要考證軟件公司的資質(zhì)、資金、技術(shù)力量、培訓(xùn)等方面的重要因素。因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)非常專(zhuān)業(yè)性的管理工作。檔案系統(tǒng)沒(méi)有經(jīng)過(guò)多年的累積很難得到認(rèn)可。有實(shí)力的檔案軟件公司也得到國(guó)家檔案局的認(rèn)可。
檔案形式從紙質(zhì)檔案向電子文檔轉(zhuǎn)型
電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件。
文件系統(tǒng)的電子文件應(yīng)該確保文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性,系統(tǒng)應(yīng)該具備可靠性、完整性、全面性、系統(tǒng)性。
電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式:
邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,不改變?cè)写鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦理完畢的一份文件向檔案整理庫(kù)發(fā)送的過(guò)程,也叫移交過(guò)程。
物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)和保存的載體上,向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
電子檔案存檔的載體、份數(shù):
推薦采用(優(yōu)先順序)載體:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán),不允許使用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
必須是耐久性的載體,一式3套,一套封存,一套查閱,一套異地保存。
電子化管理只是過(guò)程中的管理,電子文件一定與紙質(zhì)文件雙套制管理。有電子版文件必須有紙制文件。在這里重申一下,絕對(duì)的無(wú)紙時(shí)代并不存在,所有的紙質(zhì)文件必須為原件。現(xiàn)在實(shí)行的電算化會(huì)計(jì)檔案也是雙軌制。
檔案的部門(mén)整理
企業(yè)檔案工作規(guī)范中,明確企業(yè)檔案管理體制:要有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo);要有負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén);要有做好檔案工作的人員;檔案管理形成網(wǎng)絡(luò);明確歸檔的形式。還要明確企業(yè)檔案部門(mén)、企業(yè)部門(mén)工作管理職責(zé)。強(qiáng)調(diào)部門(mén)歸檔。
國(guó)家檔案局就檔案整理工作,推薦以“部門(mén)整理”為首選,理由是:形成文件材料的部門(mén)更了解文件內(nèi)容和工作流程,更能準(zhǔn)確的判斷檔案的價(jià)值,隨時(shí)掌握文件材料的形成過(guò)程。
企業(yè)各部門(mén)是企業(yè)文件材料的形成部門(mén),是企業(yè)檔案信息資源的源頭,企業(yè)各部門(mén)文件材料歸檔是否齊全、完整,整理是否科學(xué),直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務(wù)水平。
企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門(mén)或項(xiàng)目歸檔文件的完整和負(fù)責(zé);企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件,并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé);專(zhuān)兼職檔案人員(文書(shū))應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔文件,對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。
文件管理職責(zé)應(yīng)由企業(yè)內(nèi)所有員工分擔(dān),推行企業(yè)各部門(mén)參與歸檔工作,首先是要建立能夠適應(yīng)企業(yè)管理需要的文件管理制度;其次是應(yīng)明確參與文件形成于管理各類(lèi)員工的權(quán)利和責(zé)任;第三是加強(qiáng)文件形成過(guò)程和歸檔前的管理,確保文件的安全,包括實(shí)體安全與信息安全。
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