企業(yè)職工檔案整理方案

　　1.確定整理目標(biāo)：確定整理的范圍、目的和時間，制定任務(wù)書或計劃表。

　　2.分類整理：將職工檔案按照不同的類別進(jìn)行分類整理，如按崗位、年齡、性別等分類。

　　3.刪除歸檔：對于已離職或過期的職工檔案進(jìn)行刪除歸檔，以減少存儲空間和提高工作效率。

　　4.數(shù)字化管理：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，采用數(shù)字化管理方式，實現(xiàn)信息化管理。

　　5.建立檔案索引：建立完善的檔案索引體系，便于查詢和使用。

　　6.保密措施：加強(qiáng)檔案保密措施，設(shè)置權(quán)限，防止檔案泄露和損壞。

　　7.定期檢查：定期對職工檔案進(jìn)行檢查，更新資料，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。

　　8.檔案維護(hù)：對檔案進(jìn)行密封、標(biāo)記、裝訂和保存，確保檔案的完好無損。

　　9.培訓(xùn)評估：對員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，并定期評估檔案管理工作的效果，及時糾正問題。

　　10.督導(dǎo)檢查：領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門要對檔案整理工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查，確保工作的順利進(jìn)行。

　　單位檔案怎么整理

　　單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進(jìn)行整理。

　　通過檔案名稱及編號整理

　　1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

　　2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。

　　5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

　　檔號編定整理方法：

　　1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

　　2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

　　3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

　　4、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

　　保存期限整理：

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1.永久保存：(1)章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會及股東會紀(jì)錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　人事檔案整理實施方案

　　人事檔案整理實施方案

　　第一章總則

　　第一條為了進(jìn)一步加強(qiáng)我縣人事檔案管理，維護(hù)人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性，完善人力資源社會化服務(wù)體系，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我縣實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所管人事檔案范圍是：

　　(一)按照干部管理權(quán)限,政府系統(tǒng)機(jī)關(guān)及所屬的事業(yè)單位、直屬事業(yè)單位(教育、衛(wèi)生系統(tǒng)除外)的正式干部職工;

　　(二)各類縣屬國有、集體企業(yè)和民營企業(yè)、私營企業(yè)、民營非企業(yè)等非國有單位干部職工;

　　(三)辭職或被辭退、解除勞動合同(聘用合同)以及以其他方式與原單位脫離了工作關(guān)系的國家公務(wù)員，企業(yè)、事業(yè)單位干部職工;

　　(四)未落實工作單位的各類畢業(yè)生;

　　(五)實行人事代理的單位干部職工、各類畢業(yè)生;

　　(六)自費出國、出境的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員;

　　(七)合資、三資企業(yè)的中方雇員;

　　(八)其他社會人才。

　　第三條人事檔案管理遵循"集中統(tǒng)一，歸口管理"的原則，接受同級黨委組織部門和政府人事行政部門的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　第二章人事檔案管理機(jī)構(gòu)

　　第四條縣人力資源和社會保障部門檔案管理科室是縣政府系統(tǒng)人事檔案管理機(jī)構(gòu)，按管理權(quán)限負(fù)責(zé)縣政府系統(tǒng)人事檔案管理工作。

　　(一)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位負(fù)責(zé)本單位的干部職工和離退休人員的人事檔案資料的收集、整理，人事檔案由政府人事檔案管理部門管理;

　　(二)人事檔案管理部門受用人單位和個人委托，可以管理全縣范圍內(nèi)干部職工人事檔案;

　　(三)嚴(yán)禁其他未經(jīng)授權(quán)的任何單位(包括其他行業(yè)主管部門、企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)的人才交流中心、人事檔案室)管理人事檔案，嚴(yán)禁個人保管他人和本人人事檔案;

　　(四)凡不具備人事檔案管理權(quán)限，擅自管理社會人才人事檔案的單位或個人，必須在本辦法施行后三個月之內(nèi)向人事檔案管理部門移交人事檔案。

　　第五條人事檔案管理部門按照《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》之規(guī)定，認(rèn)真做好人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與人事檔案管理有關(guān)的各項人事代理等社會化服務(wù)工作。人事代理社會化服務(wù)內(nèi)容有：

　　(一)按國家規(guī)定核定存檔人員的連續(xù)工齡，調(diào)整記載檔案工資;

　　(二)負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)人員職稱資格認(rèn)定，辦理職稱考評的有關(guān)手續(xù);

　　(三)辦理因公或因私出國、出境政審及相關(guān)手續(xù);

　　(四)負(fù)責(zé)為辦理人及代理人員出具有關(guān)婚育證明;

　　(五)按黨章、團(tuán)章有關(guān)規(guī)定接轉(zhuǎn)黨、團(tuán)組織關(guān)系;

　　(六)負(fù)責(zé)人才引進(jìn)工作，辦理人才集體戶口掛靠手續(xù);

　　(七)辦理實行人事代理的各類應(yīng)往屆畢業(yè)生的聘用合同備案管理手續(xù);

　　(八)為參加工作滿一年的各類大中專畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù);

　　(九)辦理與聘用單位的聘用合同鑒證手續(xù);

　　(十)辦理確因人才流動等原因失去原有身份的身份認(rèn)定手續(xù);

　　(十一)代辦社會養(yǎng)老保險及其他保險;

　　(十二)協(xié)助辦理與人事檔案管理相關(guān)的其它服務(wù)事宜。

　　第三章人事檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第六條人事檔案管理部門在收到檔案后應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，若發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不整齊或不完整、不清楚，應(yīng)要求原管理單位補齊或查清。人事檔案管理部門收到檔案后應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章并立即退回。逾期一個月未退回者轉(zhuǎn)出單位應(yīng)去函催問，以防丟失。

　　第七條人事檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的"檔案轉(zhuǎn)遞通知單"的項目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。

　　第四章人事檔案的收集、整理和利用

　　第八條人事檔案材料包括如下內(nèi)容：

　　(一)履歷材料;

　　(二)自傳材料;

　　(三)鑒定、考核、考察材料;

　　(四)學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)成績表和評審表、考績、審批材料);

　　(五)政治、歷史情況的審查材料(包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料、黨籍、參加工作時間等問題的審查材料);

　　(六)參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;

　　(七)獎勵材料(包括科技和業(yè)務(wù)獎勵，英雄模范先進(jìn)事跡);

　　(八)處分材料(包括復(fù)查材料，免于處分的處理意見);

　　(九)錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;

　　(十)其他可供參考的材料。

　　第九條人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)與各單位的聯(lián)系，認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作。

　　(一)要經(jīng)常收集各單位在職務(wù)晉升、流動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映職工德、能、勤、績的材料，充實檔案內(nèi)容;

　　(二)可根據(jù)工作需要及檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫干部職工履歷表，作鑒定、寫自傳等，并及時將這些材料補充進(jìn)人事檔案;

　　(三)有關(guān)用人單位和部門要建立主動向人事檔案管理部門送交人事檔案歸檔的工作制度，確定專人報送，及時將新形成的檔案材料送交人事檔案管理部門;

　　(四)收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實、完整，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入人事檔案;

　　(五)復(fù)印件不能作為歸檔材料。不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報請主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn);

　　(六)屬于應(yīng)歸入人事檔案的材料，均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷;

　　(七)人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格(19cm×26cm)的辦公用紙，使用藍(lán)黑或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫;

　　(八)在整理人事檔案過程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造社會人才人事檔案材料。

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　公司檔案管理辦法檔案管理制度

　　1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

　　2、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

　　4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。

　　5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。檔案統(tǒng)計制度

　　1、做好檔案組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計。

　　2、及時、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

　　3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計。

　　4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計。

　　5、有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計工作,按要求填報檔案統(tǒng)計報表,并做到迅速、真實、準(zhǔn)確無誤。

　　擴(kuò)展資料：

　　企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

　　1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報廢的文件材料等。

　　4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財務(wù)管理方面。有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會工作中的各種文件材料等。

　　11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　12、其他方面。

　　歸檔時間

　　1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

　　2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

　　檔案分類

　　1、根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法。

　　2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號。

　　4、常用的分類方法有：

　?。?）按產(chǎn)品型號分類；

　?。?）按設(shè)備型號分類；

　?。?）按科研課題分類；

　?。?）按工程項目分類；

　?。?）按專業(yè)性質(zhì)分類；

　?。?）按組織機(jī)構(gòu)分類；

　?。?）按時間分類。