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企業(yè)職工檔案整理規(guī)范

時間:2023-05-12 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  企業(yè)職工檔案整理規(guī)范

  1.建立檔案管理制度,明確職工檔案的管理范圍、內(nèi)容和管理流程。

  2.對職工檔案進(jìn)行歸檔整理,按照職工姓名或編號建立檔案袋,并標(biāo)注職工基本信息、檔案號碼和文件分類。

  3.在檔案袋上貼上新人員入職申請表、個人簡歷、身份證復(fù)印件等資料。

  4.按照職工的不同情況分別歸檔,如勞動合同、薪酬福利、考勤記錄、獎懲記錄、培訓(xùn)記錄等。

  5.把檔案放在專門的柜子里,采用密封式保管,做到防潮、防火、防盜。

  6.定期檢查職工檔案,及時補(bǔ)充新資料,廢棄舊資料。

  7.對于離職員工的檔案,應(yīng)按照規(guī)定存檔,并在一定時間內(nèi)保存。

  8.對于特殊檔案(如重要職務(wù)人員),應(yīng)進(jìn)行備份和加密處理,以確保安全性。

企業(yè)職工檔案整理規(guī)范

  企業(yè)怎樣規(guī)范員工人事檔案管理

  4月,人力資源部王經(jīng)理應(yīng)上海某小額貸款的聘請入職,組建人力資源部。入職后,王經(jīng)理和總經(jīng)理,高管,各部門經(jīng)理溝通了解目前的人力資源狀況,掌握了的組織架構(gòu),崗位設(shè)置,核心骨干員工等相關(guān)信息。為了更好的了解部門人員的配備情況,王經(jīng)理開始了人事檔案的清理工作。經(jīng)過對內(nèi)部清理,王經(jīng)理發(fā)現(xiàn),檔案管理問題很多,有的員工沒有檔案,有的員工檔案不全,還有的員工檔案信息沒有更新。請結(jié)合本案例分析,企業(yè)如何規(guī)范員工人事檔案管理?

  案例解析

  人事檔案管理,是指企業(yè)在員工招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲等工作中的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)能力、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文檔性材料。在檔案管理中,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,保證檔案安全。

  案例解析:員工檔案管理是指對在職員工的入職信息,員工簡歷,勞動合同,薪酬調(diào)整,異動等資料管理的統(tǒng)稱。人事檔案管理的內(nèi)容,包括:1、勞動合同。主要是勞動合同,競業(yè)禁止協(xié)議,保密協(xié)議等。2、履歷材料。是指個人經(jīng)歷和基本情況,包括:個人簡歷表、履歷表、員工登記表等。3、培訓(xùn)材料。內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、專項研討會等。4、崗位技能和學(xué)歷材料。包括:評定專業(yè)技能的考績,學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績。5、異動資料。包括,員工入職,員工離職,員工晉升,薪酬變更等資料。另外,由于員工檔案記錄員工個人在職信息,應(yīng)該進(jìn)行保密管理,主管領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱應(yīng)該授權(quán)處理。此外,員工檔案信息要注意信息變動后的更新。

  國有企業(yè)職工檔案管理辦法

  關(guān)于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知

  1992年6月9日,勞動部、國家檔案局

  各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市勞動(勞動人事)廳(局)、檔案局、國務(wù)院有關(guān)部門:

  為了加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作,按照檔案完整、真實、精練、實用的要求,實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化,使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系,更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),現(xiàn)頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,請遵照執(zhí)行。

  企業(yè)中由國家任命的干部,其檔案管理,仍按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和人民團(tuán)體中的工人檔案管理,參照本規(guī)定執(zhí)行。

  附:一、企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

  二、轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單及存根(本刊略)

  企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

  第一章總則

  第一條為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理,有效地保護(hù)和利用檔案,提高科學(xué)管理水平,為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定。

  第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),是國家檔案的組成部分。

  第三條企業(yè)職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下,由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),實行分級管理,同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

  第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。

  第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)

  第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。

  第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當(dāng)?shù)貏趧有姓块T代為保管。

  第七條職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

  第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé):

 ?。ㄒ唬┍9苈毠n案;

 ?。ǘ┦占?、鑒別和整理職工檔案材料;

 ?。ㄈ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

 ?。ㄋ模┑怯浡毠すぷ髯儎忧闆r;

  (五)為有關(guān)部門提供職工情況;

 ?。┳龊寐毠n案的安全、保密、保護(hù)工作;

 ?。ㄆ撸┒ㄆ谙蚱髽I(yè)檔案室(館)移交檔案。

 ?。ò耍┺k理其它有關(guān)事項。

  第三章檔案的內(nèi)容

  第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類:

  (一)履歷材料;

 ?。ǘ┳詡鞑牧?;

  (三)鑒定、考核、考察材料;

 ?。ㄋ模┰u定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);

  (五)政審材料;

 ?。﹨⒓又袊伯a(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;

 ?。ㄆ撸┆剟畈牧?;

  (八)處分材料;

 ?。ň牛┱杏?、勞動合同,調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;

 ?。ㄊ┢渌晒┙M織參考的材料。

  第四章檔案的收集、保管和銷毀

  第十條職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。

  第十一條立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

  第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

  第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見附件一)。

  第十五條嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者,應(yīng)視情節(jié)輕重,嚴(yán)肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。

  第十六條職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

  第五章檔案的提供利用

  第十七條因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:

 ?。ㄒ唬┎殚啓n案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

 ?。ǘ┎殚啞⑹褂闷髽I(yè)職工檔案的單位,應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

 ?。ㄈn案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應(yīng)事先提交報告,說明理由,經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù),并按期歸還。

 ?。ㄋ模┤魏蝹€人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

 ?。ㄎ澹└鲉挝粦?yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者,應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育,直至紀(jì)律處分,或追究法律責(zé)任。

 ?。┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

  第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

  第十八條企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的,其檔案由原所在單位保管。

  第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:

 ?。ㄒ唬┩ㄟ^機(jī)要交通或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

  (二)對轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項目登記,并密封包裝。

 ?。ㄈD(zhuǎn)出的材料,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

 ?。ㄋ模┙邮諉挝皇盏綑n案經(jīng)核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問,以防丟失。

  第七章附則

  第二十條本規(guī)定由勞動部負(fù)責(zé)解釋。

  第二十一條本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實際情況制定實施辦法或細(xì)則。

  附件一:企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

  一、檔案卷皮(卷面、卷底各一頁)

  1、卷皮規(guī)格:長27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設(shè)三個裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上、下邊沿均為5.4厘米。

  2、卷面標(biāo)簽:由裝訂線處向左設(shè)“標(biāo)簽”兩個,供填寫編號、姓名、籍貫用。規(guī)格為:上下高6.5厘米,左右長9厘米。兩個“標(biāo)簽”距卷面上、下邊沿各為6厘米,并與卷面裝訂線相連接。

  3、卷皮材料:一般可采用三百克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過厚,以減輕檔案重量。

  4、卷皮顏色:應(yīng)采用淺色,如淺黃、乳黃色等,不要用大紅、大綠,或黑、蘭、紫等深色。卷面上的字,一律用正紅色。

  5、卷面項目:“企業(yè)職工檔案”、“姓名”。

  6、字體與距離:“企業(yè)職工檔案”用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米;“姓名”用大一號宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米。

  7、卷面里頁印“注意事項”:

 ?。?)注意保密,不得遺失,不得讓無關(guān)人員翻閱。

 ?。?)愛護(hù)檔案,不要涂抹、勾畫及亂加批注。

 ?。?)卷面與材料不得拆散,不得隨意增加或抽出材料。

  二、檔案袋

  1、規(guī)格:長30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米。

  2、材料質(zhì)量:可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙。

  3、袋面項目:“企業(yè)職工檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。

  4、字體和字的顏色與檔案卷面同。“單位”在“姓名”下邊。

  公司人事檔案如何整理

  建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。

  (1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。

  (2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。

  檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對:突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

  (3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

  按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。

  (4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

  庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。

  (5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

  擴(kuò)展資料:

  1、員工基本信息登記。

  這樣的表格基本上會在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時候進(jìn)行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。

  2、員工入職相關(guān)審批文件。

  3、員工各類證件。

  這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件,不建議僅保留復(fù)印件,因為防止有修改爭議,當(dāng)然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

  包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

  5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。

  6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

  7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

  8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

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