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職工檔案數(shù)字化
職工檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔,這些文檔可以存儲在計(jì)算機(jī)或云端服務(wù)器上,以便實(shí)現(xiàn)更高效、更安全的管理和存儲。數(shù)字化可以提高檔案檢索速度和準(zhǔn)確性,同時(shí)也可以降低檔案管理成本和占用空間。數(shù)字檔案可以加密、備份和恢復(fù),保證數(shù)據(jù)安全性,并且可以授權(quán)訪問,確保檔案信息的隱私和保密性。數(shù)字化還可以通過在線系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問,提高信息共享和協(xié)作效率。
檔案管理數(shù)字化如何實(shí)現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作,而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此,為了滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要,應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠完成文件登記工作,并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱,并提前設(shè)定好催辦時(shí)間。如果不能按時(shí)返回傳閱文件,催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息,提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件閱讀,在完成對文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理,減輕檔案管理人員的工作壓力。
二、加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項(xiàng)內(nèi)容,這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。為了實(shí)現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管,系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實(shí)行集中掃描,并通過光盤與磁帶等對文字資料等進(jìn)行雙備份,避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1.系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接,從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外,通過擴(kuò)展模塊應(yīng)用,可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性,實(shí)現(xiàn)在線擴(kuò)容的同時(shí)具備保護(hù)功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等,在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計(jì),避免存在單點(diǎn)故障,從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外,就磁盤陣列而言,需要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級別,滿足不同用戶的實(shí)際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴(yán)格,需要硬件支持熱插拔,從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者,其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此,有必要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度,提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平,使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。
此外,在全新發(fā)展時(shí)期下,作為一名檔案管理人員,有必要不斷提高自身素質(zhì),學(xué)習(xí)各種技能技巧,做好檔案資料保密工作,為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求,因此,檔案管理人員要提高自身安全意識,做好檔案資料的保存工作,從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中,要加大設(shè)備投入,積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備,及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作,還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強(qiáng)對硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外,在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn),注重資源轉(zhuǎn)換與共享,建立健全數(shù)字化檔案管理體系,從而提高檔案利用率。
檔案數(shù)字化管理的好處
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機(jī)關(guān)部門中應(yīng)用時(shí)間較長,該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時(shí)期,檔案管理工作任務(wù)愈加繁重,而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時(shí)間長,阻礙檔案管理工作有效開展。
在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù),能夠顯著提高檔案管理工作效率,特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動搜索功能,可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時(shí)間,滿足用戶檔案資料的需要,實(shí)現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言,數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。
1.提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益
隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展,人們每天要接收與處理大量信息,而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低,無法實(shí)現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?;趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下,要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理,不得已要增加辦公費(fèi)用與人員,這必然會增加企業(yè)成本,影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言,最大的優(yōu)勢是實(shí)現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀,既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間,又可以提高查閱效率,減少了人員與紙張浪費(fèi)。
2.提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室,對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷,用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),檔案查找擺脫了時(shí)空限制,用戶可以隨時(shí)隨地查找檔案,充分利用檔案資料。
3.提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的及時(shí)歸檔,滿足用戶需要。比如,人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容,而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象,包括職工入廠、調(diào)動以及退休等,傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢,而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時(shí),數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢,便于辦公人員進(jìn)行隨時(shí)查詢。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法
任何一個有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:
文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)注意:
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語,實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng):
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開,對單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問,應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下:
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí),將自動上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對,確保不重掃、漏掃、多掃,同時(shí)保證案卷的清晰度,對掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。
員工電子檔案如何建立
隨著科技的日益發(fā)達(dá)以及環(huán)保理念的普及,愈來愈多的企業(yè)開始引入無紙化辦公,而數(shù)據(jù)龐大的員工檔案成為企業(yè)首要數(shù)字化管理的核心資源。以下是我為大家整理員工電子檔案如何建立相關(guān)內(nèi)容,文章希望大家喜歡!
一、員工檔案資料要健全
1、員工檔案資料的收集和整理,是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作,它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理,也是檢驗(yàn)一名HR的基本功是否扎實(shí)的重要指標(biāo)。一般情況下,這些資料應(yīng)該包括:
2、基本個人信息:姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息;
3、入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險(xiǎn)一金及薪酬?duì)顩r等信息;
4、入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息;
5、工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。
6、要確??梢哉莆諉T工從進(jìn)入,到至今的整個發(fā)展過程,如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。
二、挑選一個靠譜好用的檔案系統(tǒng)
1、想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料,僅靠手工錄入的方式,不光工作量極大,效率低且容易出錯。此時(shí),挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng),才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。
2、為什么說要選擇“靠譜好用”?首先,這個系統(tǒng)的安全性是第一要點(diǎn)。顯然,員工檔案既是員工個人的私密信息,同時(shí)也是企業(yè)的機(jī)密資源,一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害,這就是“靠譜”的重要性。
3、其次,我們之所以選擇使用檔案系統(tǒng),無疑是為了減輕工作量,想要使電子檔案的建立更加高效快捷,那么,檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大,能否幫助我們快速建立電子檔案,也將成為我們關(guān)注的要點(diǎn),這就是“好用”的重要性。
4、一款好用的電子檔案系統(tǒng),應(yīng)該具備智能化和延展性兩個特點(diǎn)。智能化是為了解決我們低效的手工錄用,能夠通過掃描和解析功能,高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者,也能夠通過檢索功能,快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。
5、而延展性指的是,系統(tǒng)的功能具備延展性,不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求,往后也能夠建立在線填寫資料的表單,為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。
電子檔案,是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前,在日常工作中,電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象,對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理的電子化程度雖然已有所提高,但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的問題也日漸顯現(xiàn)。
加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的,就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的`管理入手,分析了電子檔案的主要利用途徑,指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn),與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比,其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而,電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上,而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前,關(guān)于電子檔案的利用,其途徑主要有三種:提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑,目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài),確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門,當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí),應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式,由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時(shí),也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題,而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力,是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸,即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案,在不同的館際之間,可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流,以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料,可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。
3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦,在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持,也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性,取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說,還是一個新鮮事物,加強(qiáng)對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者,做好電子檔案的管理,從理念上說,要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面,我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。
1.加強(qiáng)電子檔案管理,有利于節(jié)省人力物力。在傳統(tǒng)檔案管理中,由于檔案工作的特殊性,特別是一些易破碎的檔案資料,一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管,而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。
然而,計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),不但為歸檔提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途徑,免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度,提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度,有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后,就可把按“卷”立卷歸檔,改為按“件”整理歸檔,大大提高了檔案管理的工作效率。
2.加強(qiáng)電子檔案管理,有利于提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù),加強(qiáng)電子檔案管理,資源信息實(shí)現(xiàn)電子化,有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化,大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)中,通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播,這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。
加強(qiáng)電子檔案的管理,為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù),要求我們必須拓寬知識面,努力學(xué)習(xí)新技術(shù),增長技能,提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力,使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3.加強(qiáng)電子檔案管理,有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進(jìn)步,越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求,他們不但要看原始的文字資料,更要看原始的圖像、視頻等資料,而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。
電子檔案因?yàn)閷π畔⒈4娴亩鄻有?,逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性,與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系,隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化,表現(xiàn)出一定的動態(tài)性,加強(qiáng)電子檔案的管理,有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化,導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此,加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作,需要多方面的密切配合,并從多個角度展開工作。
1.建立檔案利用制度,整合各類檔案資源。要建立檔案利用審批制度,相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí),必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批,還要建立檔案利用管理制度,檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動,使檔案收集更為及時(shí),保證電子檔案的及時(shí)更新,更好的滿足電子檔案利用者的需求,并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ),整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
2.規(guī)范檔案利用方式,避免不可挽回?fù)p失。電子檔案的利用不能夠無原則,應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定,并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下,對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案,不宜用拷貝的方式提供使用,對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí),有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理,并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改,避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3.建立“雙套制”模式,確保重要信息完整。所謂“雙套制”,指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?!半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn),要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐,掌握現(xiàn)代信息技術(shù),熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù),否則就無法介入文檔的形成和保管。另外,“雙套制”所面臨的問題,主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”,哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法,有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理,才不會造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi),并且實(shí)現(xiàn)對重要信息的完整保存。
4.加強(qiáng)工作人員管理,提高檔案保護(hù)意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化,導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此,必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理,從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性,達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用,又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)??傊?,必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心,使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度,這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
現(xiàn)代社會正在跨入“信息時(shí)代”,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用,是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展,電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高,立足點(diǎn)要實(shí),要符合本單位的客觀實(shí)際,順應(yīng)其規(guī)律,加強(qiáng)科學(xué)管理,確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
檔案數(shù)字化人員這份工作怎么樣?
很不錯。
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用。以組織部門為例,干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
與此同時(shí),數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動,數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”,檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。