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檔案數(shù)字化掃描加工
數(shù)字化檔案掃描加工是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的過程,以便更好地存儲(chǔ)、管理和檢索。它包括以下步驟:
1.確定需要掃描的文檔類型和數(shù)量。
2.準(zhǔn)備掃描設(shè)備,如掃描儀和計(jì)算機(jī)軟件。
3.組織文檔并進(jìn)行掃描。掃描時(shí)要確保文檔清晰、完整、準(zhǔn)確。
4.對(duì)數(shù)字化文件進(jìn)行優(yōu)化處理,例如剪裁、調(diào)整亮度/對(duì)比度等。
5.將數(shù)字化文件保存到計(jì)算機(jī)或云存儲(chǔ)中,并進(jìn)行備份和安全性檢查。
6.建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng),以方便管理和檢索數(shù)字化文件。
數(shù)字化檔案掃描加工可以帶來(lái)許多好處,包括:
1.省去紙質(zhì)檔案的物理存儲(chǔ)空間和管理成本。
2.提高了檔案的可用性和可訪問性。
3.更容易實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)作。
4.加強(qiáng)了檔案的安全性和保密性。
5.使得長(zhǎng)期保存檔案更加容易和經(jīng)濟(jì)。
干貨:檔案數(shù)字化加工,核心7大步驟,檔案管理人必備!
檔案數(shù)字化具體流程:從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等過程實(shí)現(xiàn)全生命周期的自動(dòng)化管理。
1、檔案收集:按照檔案形成的規(guī)律,把各企業(yè)單位分散的材料進(jìn)行接收、征集、集中起來(lái)。
2、檔案整理:根據(jù)不同需求,對(duì)收集起來(lái)的檔案分類組成有序體系,規(guī)范化處理。
3、掃描錄入:將有價(jià)值的檔案進(jìn)行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔,采用中博奧檔案管理系統(tǒng),分類保管檔案。
4、歸檔入庫(kù):根據(jù)國(guó)家檔案分類要求標(biāo)準(zhǔn),建立標(biāo)準(zhǔn)檔案分類,進(jìn)行歸檔。
5、檔案利用:通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù),是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務(wù)工作。
6、檔案統(tǒng)計(jì):運(yùn)用中博奧統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法,通過表冊(cè)和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)情況,可以了解和掌握檔案工作總體情況。
7、檔案鑒定:利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值以及年限,進(jìn)行存毀的判斷條件。
8、檔案銷毀:根據(jù)不同年限檔案、不具有保存價(jià)值的檔案,在系統(tǒng)上導(dǎo)出目錄,將相對(duì)應(yīng)的檔案消除或銷毀。
利用中博奧檔案管理系統(tǒng),一款專業(yè)的檔案管理軟件,中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理,適用于科技檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等,同時(shí)還適用于自動(dòng)化辦公應(yīng)用?;旧弦粋€(gè)軟件就能夠滿足一個(gè)企業(yè)當(dāng)中,不同人員的辦公需求。
檔案數(shù)字化加工具體過程
前期檔案整理檔案借出
從檔案室接件,填寫檔案移交清冊(cè),一式兩份。拿到檔案后,開始核對(duì)檔案數(shù)量,數(shù)量核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn),將檔案拿回加工現(xiàn)場(chǎng)。
目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照各類檔案整理規(guī)定的要求,在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁(yè)號(hào)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
頁(yè)面修整
破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。
檔案掃描
掃描方式
(1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái),或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。
?。?)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案,可采用高速掃描方式以提高工作效率。
掃描色彩模式
?。?)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
?。?)頁(yè)面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
(3)頁(yè)面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁(yè)面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
?。?)頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可采用彩色模式進(jìn)行掃描。
掃描分辨率
(1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
?。?)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí),其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。
圖像處理
圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
?。?)對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
?。?)由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí),應(yīng)重新掃描。
?。?)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。
?。?)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
(1)對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。
?。?)對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
?。?)對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。?)采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲(chǔ)空間。
圖像存儲(chǔ)
存儲(chǔ)格式
?。?)采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
?。?)采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
圖像文件命名
?。?)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的檔號(hào),以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大,不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽,可拆分為多個(gè)圖像文件,文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
?。?)分別建立文件夾,以文件檔號(hào)命名,并存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)圖像文件。
數(shù)據(jù)掛接
將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)檔號(hào)的文件夾后,認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同,圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總頁(yè)數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性,建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。
檔案數(shù)字化加工人員是干嘛的
檔案數(shù)字化加工人員主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來(lái)管理各類檔案,流程:檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括:檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接、人事檔案數(shù)字化加工流程及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化探索。
檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。
檔案數(shù)字化,就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來(lái)管理各類檔案,流程是這樣的:檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。
檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則具體方案
1)確定數(shù)字化對(duì)象應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化加工。
2)符合國(guó)家法律法規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,必須符合國(guó)家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。
3)價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)長(zhǎng)久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。
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