編者薦語：

推薦因觀點不同。檔案不是文件，電子文件單套不等于電子檔案要單套。電子檔案打印紙質保存，只是檔案異質保存的一種， 是傳統(tǒng)也符合信息冗余要求。在存貯介質轉換時代，選擇保守的雙套策略，可以避免竹轉紙后紙質滅失的重演。重要檔案紙質化也是將來的非遺保護

長期以來，受“雙套制”的約束，原生電子檔案還需保存一套紙質或者縮微形式的，以防電子文件存貯載體出問題，里面的文件無法讀取。

實踐證明，這一做法確實對電子檔案起到了很好的保護作用。

那些雙套保存的，大多經(jīng)受住了時間的考驗，存了下來。

而那些沒來得及雙套存儲的，尤其是只保存在3.5寸軟盤中的檔案，內容基本上再無法讀取。

而且，檔案雙套保存，也是相關法規(guī)的明確要求。

2009年，中辦、國辦印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》第十六條明確指出，具有永久保存價值的電子檔案，應轉換成紙質文件或縮微膠卷同時歸檔。

既然上邊有規(guī)定，實施起來又能確保檔案安全，沒理由不照章執(zhí)行。

但是，隨著信息化的不斷深入，再繼續(xù)走雙套制這條路，就有點力不從心了。

一方面，電子文件不再以文書檔案為主，聲音、動畫、3d、數(shù)據(jù)庫等文件大批量生成，這其中有些文件根本無法轉換成紙質的。

即使想雙套保存也心有余而技不足。

另一方面，那些能夠轉換成紙質文件的電子文件，由于體量日益龐大，打印機看見都瑟瑟發(fā)抖，以致于午休時候辦公室那臺富士打印機就老托夢問我：你們檔案員的主食到底是水稻、小麥還是A4紙？！！

轉換成本實在太高，實在不具長期可行性。

時至今日，檔案人員、辦文人員以及打印機都在想，電子文件到底能不能不要再打印紙質的？

我的看法是：能。

首先，只保存電子文件于法有據(jù)。

新《檔案法》第三十七條已明確規(guī)定，只要滿足一定條件，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

而滿足這些條件并不困難，確保來源可靠，目前通過電子簽名、數(shù)字摘要等技術可以實現(xiàn)。

確保程序規(guī)范，通過制度約束和電子文檔流程設計就能滿足。

確保要素合規(guī)，通過明確電子文件需要捕獲的數(shù)據(jù)種類、內容也不是啥大問題。

而且隨著信息技術的發(fā)展，對這三個條件的滿足只會愈加充分。

其次，實踐證明單套制管理具有可行性。

上海自貿區(qū)檔案管理方案是單套制管理的典型案例。

上海市檔案局與自貿區(qū)管委會通過“制度+管理+技術”的路徑，已先一步開展了電子檔案的“單套制”管理，不再費時費力打印紙質文件，而且還將這一模式在浦東新區(qū)進行了復制。

足以證明，自貿區(qū)單套制管理經(jīng)驗既具有可操作性，又具有可復制性。

其中的制度建設、管理要求、技術手段與目前的數(shù)字檔案室（館）建設策略無甚差別。

也就是說按照《數(shù)字檔案室（館）建設指南》，基本可以在全國鋪開檔案單套制管理工作。

所以，目前對原生的電子檔案進行單套制管理，不再打印紙質檔案，個人認為已具備法理和實踐基礎，可以開展。

但為什么很多單位遲遲沒有踏出這一步呢？

我想可能是還存在一些困難。

一是具體干活的要清楚整個流程如何設計、系統(tǒng)功能如何實現(xiàn)。

這對檔案人員是個挑戰(zhàn)，有可能第一次搞檔案數(shù)字化，第一次找系統(tǒng)開發(fā)公司，第一次提功能需求，信息化建設過程中會遇到哪些細節(jié)問題心里沒譜，能否讓乙方理解自己的想法并實現(xiàn)是個未知數(shù)。

就像一個新兵，還沒積累太多實戰(zhàn)經(jīng)驗，甚至還沒在紙上談過兵法，就得上陣作戰(zhàn)，失敗的概率會比較大。

二是各業(yè)務部門也要有較高的電子化程度。

如果一個單位只檔案部門自己搞信息化，其他業(yè)務部門還是沿襲傳統(tǒng)工作方式或信息化程度參差不齊，這種情況下想要實現(xiàn)單套制管理就存在先天不足，基本上不具備實現(xiàn)條件。

三是檔案行業(yè)總體的實踐時間、實踐范圍還不夠，可能存在尚未發(fā)現(xiàn)或預料到的風險。

雖然技術上可行，但搞單套制的單位太少，樣本有限，而且開展時間不長，風險暴露并不充分，不得不讓檔案人員有所顧忌。

所以，就造成了目前兩難的處境：搞單套制，出問題咋整？畢竟考慮再多也沒有絕對的安全。

不搞，電子檔案越來越多，雙套制已經(jīng)成了一個雞肋。

該怎么辦？

我的看法是勇敢向前。

實質上我們根本沒有退路，猶豫越久，電子檔案數(shù)量越多，完全紙質化的可能性越低，同時又沒有積極想辦法推進單套制發(fā)展，時間白白浪費，電子檔案出問題的風險也在持續(xù)增加。

因此，下定決心，盡快實現(xiàn)單套制轉型，反而能夠提高電子檔案的安全性，不失為理性的選擇。