檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，本文首先簡要介紹了我國檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上，分別對檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制和安全保控制的內(nèi)容和手段進行重點闡述，以期為確保數(shù)字化工作的質(zhì)量和安全保性提供一定的參考。

檔案數(shù)字化始于2O世紀80年代末，成長于90年代，并在2l世紀進入全面快速發(fā)展階段，其最初主要進行的是案卷級目錄、文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)計算機輔助管理。

目前，全國各級檔案館主要開展了檔案全文信息的數(shù)字化。一部分檔案館已可提供檔案信息的遠程網(wǎng)絡(luò)查詢和利用，實現(xiàn)了檔案信息資源的交流與共享，拓展了檔案利用服務(wù)的范圍，提高了檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，節(jié)約了大量社會資源。檔案數(shù)字化的方法主要有五種：一是紙質(zhì)檔案的掃描；二是縮微拷貝片的掃描；三是數(shù)碼相機的拍攝(包括非紙質(zhì)檔案)；四是激光三維立體掃描；五是音頻、視頻檔案的數(shù)字化采集。

1. 檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

質(zhì)量控制，即為達到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動，它是為了監(jiān)視質(zhì)量形成過程，消除質(zhì)量環(huán)節(jié)上所有引起不合格或不滿意的因素，以達到質(zhì)量要求。檔案工作的特點要求在檔案數(shù)字化過程中，必需對其進行質(zhì)量控制。

1.1質(zhì)量控制的內(nèi)容

1.1.1優(yōu)選數(shù)字化方案正所謂謀定而后動，一項工作中，方案、計劃或規(guī)劃等的制定至關(guān)重要。檔案數(shù)字化工作也是如此，數(shù)字化方案制定是否合理，將直接影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量。檔案數(shù)字化方案包括 ：檔案數(shù)字化策略與原則 、技術(shù)路線與支持 、流程 重組與再造 、操作方法與步驟等。

1.1.2正確選擇數(shù)字化軟件

數(shù)字化軟件的種類繁多，各具特色，因此，在選擇時，要對其進行廣泛調(diào)研，并結(jié)合各單位自身的特點選對軟件。選擇適用的數(shù)字化軟件是控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)，對之后的工作能起到事半功倍的作用。

1.1.3人員選拔和培訓(xùn)

任何實踐活動中，人都是決定性的因素。檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)關(guān)注人員的選拔和培訓(xùn)。在人員選拔上，一般要求從事這一工作的人應(yīng)具備較強的責(zé)任心，工作細致負責(zé)。而人員的培訓(xùn)的內(nèi)容則主要包括：一、學(xué)習(xí)各種相關(guān)標準規(guī)范和規(guī)章制度；二、學(xué)習(xí)并熟練掌握相關(guān)設(shè)備和軟件的使用。

1.1.4制定標準、確定參數(shù)

檔案數(shù)字化質(zhì)量控制過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是制定標準和確定參數(shù)。目前，國家已經(jīng)制定出了檔案數(shù)字化的國家標準，各行業(yè)、各部門可在此基礎(chǔ)上，根據(jù)自身特點制定出適用的標準。

1.1.5檢查、監(jiān)督、驗收及評估

檢查、監(jiān)督、驗收及評估是整個質(zhì)量控制的最后一關(guān)，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的成功與否取決于它。檢查的對象包括設(shè)備、人員和工作流程i個方面。監(jiān)督就是要不斷發(fā)現(xiàn)問題并針對所發(fā)現(xiàn)的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報上級主管部門。驗收分為粗驗和細驗。粗驗主要由自動驗收軟件完成。細驗就是在自動驗收軟件驗收的基礎(chǔ)上，分別對每個畫幅進的完整l生、清晰度、重頁、拼頁等進行檢查。評估就是對整個數(shù)字化過程中，檔案的掃描質(zhì)量、檔案信息的真實完整性、檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡(luò)利用效果等進行綜合測試和評價。

1.2質(zhì)量控制的手段

1.2.1明確分工和責(zé)任

工作方案、單位規(guī)模、檔案總量不同，檔案數(shù)字化流程是不一樣的，但都要求分工明確。預(yù)處理、分發(fā)、掃描、檢測、驗收、人庫、網(wǎng)絡(luò)維護、設(shè)備維護、安全管理等工作都要分配到人，分工要科學(xué)合理，職責(zé)要清晰。

1.2.2建立健全規(guī)章制度

檔案數(shù)字化是在檔案信息化建設(shè)這一大背景下進行的一項基礎(chǔ)性工作，必須遵循統(tǒng)一的標準規(guī)范，建立健全一系列相關(guān)的規(guī)章制度，確保數(shù)字檔案信息資源的互連和共享。例如，根據(jù)《中華人民共和國紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中要制定《紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量標準》、《檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程》、《檔案掃描參數(shù)設(shè)置規(guī)定》、《檔案掃描數(shù)據(jù)驗收標準》等規(guī)章制度，使檔案數(shù)字化工作有章可循 。

1.2.3開展階段性講評并輔以適當?shù)莫剳椭贫?/p>

檔案數(shù)字化是一項基礎(chǔ)性、實踐性很強的工作，同時也是一項全新的檔案工作，沒有成功的經(jīng)驗可以借鑒，需要在實際工作中積極探索。要保證檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，就必須進行階段性講評，它能幫助工作人員了解前一階段工作的優(yōu)點與不足，及時改進工作方法，提高工作效率，為下一階段的工作打下基礎(chǔ)。講評過程中應(yīng)輔以適當?shù)莫剳椭贫龋芷鸬礁玫亩酱僮饔谩?/p>

1.2.4進行嚴格的檢查和驗收

檢查和驗收是保證工作質(zhì)量的基本方法。檔案數(shù)字化工作是將檔案信息數(shù)字化的過程，它是后續(xù)檔案工作的基礎(chǔ)，其工作質(zhì)量會直接影響其它檔案工作的進行，檢查和驗收既能保障檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，又能為檔案利用、查詢等工作的開展打下堅實的基礎(chǔ)。

2、檔案數(shù)字化的安全?？刂?/p>

安全保工作是檔案工作的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化的安全保控制，就是要保障檔案實體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免出現(xiàn)泄問題。安全?？刂剖菣n案數(shù)字化過程中應(yīng)優(yōu)先考慮的問題。

2.1安全?？刂频膬?nèi)容

安全?？刂剖侵笇n案數(shù)字化實施過程中存在的不安全因素進行預(yù)先分析，并依據(jù)數(shù)字化工作中人、物、環(huán)境等因素的運動規(guī)律，從技術(shù)和管理上采取措施，有效控制泄事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保控制主要包括：規(guī)章制度的建立，網(wǎng)絡(luò)和計算機安全方案的確立，場所的選擇和安防系統(tǒng)的建設(shè)，檔案實體的使用和保管，數(shù)據(jù)庫的維護、整理和數(shù)據(jù)備份。

2.1.1規(guī)章制度的建立進行數(shù)字化處理的檔案中包含程度較高的信息，要保證這項工作能安全高效地進行，必須有一套行之有效的安全保管理制度，通常包括：檔案數(shù)字化系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保規(guī)定，數(shù)字化加工人員選擇和管理辦法，數(shù)字化加工場所安全保方案，檔案數(shù)字化設(shè)備的安全管理制度，參與人員身份識別管理制度，訪問控制規(guī)則設(shè)置的規(guī)定，碼鑰的保管理規(guī)定，掃描員、系統(tǒng)維護員、掃描質(zhì)檢員、系統(tǒng)安全員、檔案保管員、值勤警衛(wèi)工作職責(zé)等。

2.1.2網(wǎng)絡(luò)、計算機安全保方案的確立

為了確保檔案數(shù)字化過程的安全性，應(yīng)設(shè)計好網(wǎng)絡(luò)、計算機安全保方案。首先，所有的操作必須在一個封閉的計算機網(wǎng)絡(luò)中進行，與所有的外網(wǎng)物理隔斷；其次，檔案數(shù)字化客戶端計算機及服務(wù)器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場對數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)各個設(shè)備的電磁干擾，防止由于計算機、服務(wù)器及其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備電磁輻射而造成的泄事故，保證數(shù)字化加工工作在安全保的環(huán)境中進行；

第三，工作人員(即直接接觸檔案數(shù)字化系統(tǒng)的人員)進入系統(tǒng)前必須進行身份鑒別，防止非法用戶的進入，這是保障數(shù)字化系統(tǒng)安全的第一道防線；第四，就是對參與檔案數(shù)字化工作的人員進行分類，區(qū)分出不同的任務(wù)群體，并對這些群體訪問系統(tǒng)資源的權(quán)限做出嚴格的界定，以阻止合法用戶訪問其權(quán)限以外的資源，其中，訪問控制要遵循“最小授權(quán)原則”，盡量細化到單個用戶、單份文件；最后，要防止電磁泄露，有條件的單位應(yīng)在屏蔽的空間內(nèi)進行檔案數(shù)字化工作，不具備此條件的單位應(yīng)選擇低泄射的設(shè)備，加裝高強度的電磁干擾器。

2.1.3場所的選擇和安防系統(tǒng)的建設(shè)

檔案數(shù)字化工作主要在檔案館內(nèi)進行，但也有一部分外包給專業(yè)公司。數(shù)字化加工場所的選擇一般要遵循以下幾個原則：首先，要便于檔案實體的保管，即加工場所盡量選擇距離檔案實體保管場所近的地方，如果就近選擇有困難，則應(yīng)選擇在檔案運送路線與外來人員進出路線不交叉的場所；其次，盡量選擇與檔案保存環(huán)境較相似的場所。

加工場所必須配備安全系數(shù)高的安防系統(tǒng)，包括門禁系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、閉路(帶紅外)電視系統(tǒng)、消防報警及自動滅火系統(tǒng)、恒溫恒濕空調(diào)系統(tǒng)等，保證整個加工場所的安全防護。同時，安防系統(tǒng)分布要有所側(cè)重。比如，對數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的操作顯示器要有特寫，使其能記錄下操作人員的每一步操作過程，以備審查和檢驗。

2.1.4檔案實體的使用和保管

檔案數(shù)字化過程中要大量利用檔案實體，為了確保檔案在使用和保管過程中的安全保性，必須有與之相配套的制度跟進。首先，對進入檔案庫房的人員實行雙人制，形成互相監(jiān)督機制；其次，實行安全巡視制，即安排巡視員定期在檔案運送路線上巡邏，保證檔案不丟失；第三，檔案交接時必須登記，交接過程應(yīng)受到監(jiān)督，確保檔案交接清楚明了；第四，檔案交接完成后要對檔案實體保管情況及注意事項進行講評，避免工作人員在掃描過程中因不了解情況而破壞檔案；最后，臨時存放檔案的區(qū)域必須配備保裝具和安全防護設(shè)備，并對該區(qū)域進行 24小時不問斷錄像。

2.1.5數(shù)據(jù)庫的維護、整理及數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)庫存儲的是檔案數(shù)字化工作的成果，其重要性不言而喻，它是檔案數(shù)字化安全保工作的關(guān)鍵部分。數(shù)據(jù)維護主要是防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞、被盜、更改，消除電磁輻射、非法下載復(fù)制、病毒侵襲、系統(tǒng)崩潰、硬件損壞等不安全因子的出現(xiàn)。數(shù)據(jù)整理是對數(shù)據(jù)進行校對，刪除錯掃、多掃、重復(fù)發(fā)送的數(shù)據(jù)，分發(fā)打包預(yù)處理，為下一步驟做準備。數(shù)據(jù)備份是為了防止數(shù)據(jù)丟失、破壞、更改及預(yù)防在維護過程中對數(shù)據(jù)庫的誤操作。數(shù)據(jù)備份時必須做好登記。此外，還應(yīng)對數(shù)據(jù)及時加。

2.2安全?？刂频氖侄?/p>

2.2.1加強教育，提高人員思想素質(zhì)

檔案數(shù)字化過程中存在著許多不安全因素，其中，人的不安全行為是安全保控制的重點。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。首先，應(yīng)組織工作人員學(xué)習(xí)檔案安全保的相關(guān)規(guī)章制度。其次，科學(xué)地設(shè)計檔案數(shù)字化工作流程，明確各個環(huán)節(jié)需要注意的安全保問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保意識。第三，組織定期或不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并對參與人員進行批評教育。

2.2.2強化人員管理

人是檔案數(shù)字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保工作奠定堅實的基礎(chǔ)。為此，可從以下三個方面人手：第一，嚴把人員政審關(guān)。第二，明確參與人員的崗位和職責(zé)。第三，對工作人員的思想意識、工作質(zhì)量等情況進行定期考核。此外，對于退出此項工作的人員，要及時收回其證件、門禁卡等，并在門禁系統(tǒng)中刪除他們的認證權(quán)限。

2.2.3落實制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)

安全保制度在檔案數(shù)字化工作開展之初都已建立，但其在貫徹執(zhí)行過程中往往會大打折扣。這主要是由一些原因引起的，如錯誤地認為執(zhí)行安全保制度會影響工作效率，工作中麻痹大意等。為此，我們要克服錯誤認識，嚴查細究，對人為造成的泄問題，要按照相關(guān)規(guī)章制度嚴肅處理，使安全保工作受到應(yīng)有的重視。

同時，還應(yīng)落實安全系統(tǒng)建設(shè)，強化技術(shù)防范手段，配備安全防護設(shè)備(包括視頻監(jiān)控、紅外報警、自動滅火設(shè)備等)，配置信息安全設(shè)備和軟件(包括電磁防護設(shè)備、計算機行為監(jiān)測系統(tǒng)等)，確保檔案實體、數(shù)字化加工設(shè)備和檔案信息的安全。制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)相輔相成，缺一不可。