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文書(shū)檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意的原則

時(shí)間:2022-04-02 作者: 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

把握好檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意的原則,可以幫助我們更準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的進(jìn)行檔案的整理工作。

1、要把便于檔案的管理和利用放到首位。注意區(qū)分檔案的保管期限,保持檔案形成機(jī)關(guān)或部門(mén)之間的聯(lián)系,做好檔案利用中的的保工作。

2.要保持檔案的自然聯(lián)系。維護(hù)檔案本來(lái)的歷史聯(lián)系、形成的時(shí)間聯(lián)系、檔案的來(lái)源聯(lián)系、反映的內(nèi)容聯(lián)系及檔案承載物的形式聯(lián)系等。

3. 尊重、利用檔案的原有基礎(chǔ), 原有的檔案能夠反映原來(lái)的歷史面貌,是了解過(guò)去,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、科學(xué)研究的重要憑證。社會(huì)在發(fā)展,檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也在不斷變化,然而,過(guò)去的案卷反映了過(guò)去的歷史環(huán)境和技術(shù)水平,也反映了過(guò)去真實(shí)的歷史面貌,是歷史的憑證。

檔案管理工作中,文書(shū)檔案整理這一關(guān),是檔案工作中的重要一環(huán),是提高案卷質(zhì)量,提升查考利用效率的重要途徑,也是實(shí)現(xiàn)館藏檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。這就要求我們每個(gè)檔案管理人員要細(xì)致、耐心、科學(xué)的完成好這項(xiàng)工作?,F(xiàn)就本人在文書(shū)檔案整理過(guò)程中總結(jié)出的幾項(xiàng)須要注意的原則,與大家共同探討。

一、要把便于檔案的管理和利用放到首位

(一)在檔案整理過(guò)程中要特別注意區(qū)分檔案的保管期限

根據(jù)文件材料自身所具有的使用價(jià)值,確定文件材料存留的年限。國(guó)家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》, 文書(shū)檔案的保管期限為永久和定期兩種。永久,即在正常情況下,無(wú)限期地保存;定期,分為 10 年和 30 年兩種。

(二)要注意保持檔案形成機(jī)關(guān)或部門(mén)之間的聯(lián)系

在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上,將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開(kāi)整理。但對(duì)聯(lián)系切的文件,如請(qǐng)示與批復(fù)等,不能為了分級(jí)別而將其分割開(kāi)。

(三)要做好檔案利用中的的保工作

一成不變地看待檔案的秘性, 無(wú)視其秘性的時(shí)效和范圍, 是不對(duì)的; 但如果缺乏保觀念,對(duì)檔案無(wú)視其秘性, 無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍, 也是錯(cuò)誤的。

二、要保持檔案的自然聯(lián)系

(一)維護(hù)檔案本來(lái)的歷史聯(lián)系

檔案是反映真實(shí)的歷史面貌的載體,我們保存檔案的重要目的之一就是為了將事物的本來(lái)面貌原原本本的呈現(xiàn)出來(lái)。

(二)保持檔案的來(lái)源聯(lián)系

檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中由一個(gè)個(gè)具體單位形成的,在檔案的接收中也體現(xiàn)了他的形成單位,也就是說(shuō)每一卷檔案都是有其一定來(lái)源的。在文書(shū)檔案的來(lái)源上,應(yīng)注意保持文書(shū)材料原始的形成機(jī)關(guān)或生效機(jī)關(guān)。

(三)注意檔案承載物的形式聯(lián)系

檔案是由各個(gè)文書(shū)材料組成的,而反映各文書(shū)材料內(nèi)容的承載物卻又不同。同是一個(gè)內(nèi)容,有的以文字形式反映出來(lái),有的以聲音或圖像的形式反映出來(lái),形成了文字稿、錄音帶和錄像帶等不同形式的檔案。而隨著計(jì)算機(jī)等電子技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的普及運(yùn)用,新的承載物“電子文件”已經(jīng)出現(xiàn)在我們的工作中,它與我們傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理技術(shù)上有很大的差別,這些差別將是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

(四)尊重檔案反映的內(nèi)容聯(lián)系

我們所寫(xiě)的文字材料都是為解決一定問(wèn)題、開(kāi)展一定工作或舉行一定活動(dòng)而形成的,所以前后所形成的文字材料在內(nèi)容上往往都是有一定聯(lián)系的,甚至是互相補(bǔ)充、說(shuō)明的,是不可分割的。也正是由于文字材料內(nèi)容上的切聯(lián)系, 我們所組成的案卷才反映出了文字材料的同類(lèi)性和完整性。各有關(guān)案卷之間,同樣是有著一定的內(nèi)在聯(lián)系的,而且對(duì)案卷之間的內(nèi)在聯(lián)系,在整理工作中是應(yīng)該予以尊重的。我們?cè)跈n案整理過(guò)程中只有做到了這一點(diǎn),整理后的檔案才能門(mén)類(lèi)清晰,問(wèn)題集中,便于排列和管理。

(五)考慮檔案形成的時(shí)間聯(lián)系

檔案各卷中的文字材料,都是在一定歷史時(shí)期形成的。同一時(shí)期的檔案, 反映著同一時(shí)期內(nèi)一定的共同內(nèi)容,體現(xiàn)著同一的社會(huì)情形和發(fā)展趨勢(shì)。將同一歷史時(shí)期的檔案集中到一起,使問(wèn)題反映得比較集中一些,這對(duì)于整個(gè)檔案的管理工作都是很有利的。

三、尊重、利用檔案的原有基礎(chǔ)

原有的檔案能夠反映原來(lái)的歷史面貌。歷史的原始記錄和客觀的有機(jī)聯(lián)系, 使檔案能夠如實(shí)反映本單位社會(huì)活動(dòng)過(guò)程和歷史原貌,繼而使檔案對(duì)于工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有重要的憑證或參與作用。

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不斷變化,原有的案卷總是無(wú)法符合新要求。然而,過(guò)去的案卷反映了過(guò)去的歷史環(huán)境和技術(shù)水平,反映了過(guò)去的真實(shí)歷史面貌,起到了歷史憑證作用。這本身就是歷史,就是應(yīng)該被尊重的。

總之,做為檔案工作者要正確認(rèn)識(shí)自身工作的重要意義,把握好檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意的這些原則,幫助我們更準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的進(jìn)行檔案的整理工作。

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