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當(dāng)前,信息化的持續(xù)推進(jìn)引起了人們社會(huì)生活的深刻變革,檔案管理的重點(diǎn)已由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子。電子檔案管理有其內(nèi)在的特殊性,保工作是其重中之重,需要相關(guān)管理人員在明晰其特征的基礎(chǔ)上,深化對(duì)保工作重要性的認(rèn)識(shí)。本文即由此入手,剖析了目前電子檔案管理保工作所存在的問題,并據(jù)此提出了旨在優(yōu)化保工作的相關(guān)策略建議,以期助力電子檔案更為高效、安全的管理實(shí)踐。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展在社會(huì)生活中催生了大量的電子檔案,對(duì)其進(jìn)行高效管理是企業(yè)、社會(huì)機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位所必須正視的工作內(nèi)容,尤其是其中的保工作開展,直接與自身的安全性相關(guān)。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案,其安全性易受到來自互聯(lián)網(wǎng)的攻擊,且一旦泄,會(huì)由于自身的快速復(fù)制特性造成巨大損失,基于此,保工作重要性凸顯,對(duì)電子檔案管理中的保工作進(jìn)行深入分析研究,具有十分深刻的現(xiàn)實(shí)意義。
1 電子檔案特征及其保管理工作的重要意義
1.1 電子檔案的特征
信息時(shí)代下,電子檔案具有十分顯著的優(yōu)勢(shì)。首先,電子檔案可以通過一定的壓縮處理,進(jìn)而使其占用空間較小,能夠做到便利管理;其次,電子檔案?jìng)鬏斝矢?,相關(guān)人員的查閱使用極為便捷。然而,與優(yōu)勢(shì)相伴而生的即為電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn),由于嚴(yán)重依賴計(jì)算機(jī)技術(shù),電子檔案在存儲(chǔ)于管理的過程中極易受到來自網(wǎng)絡(luò)的攻擊,如黑客、木馬病毒等,造成電子檔案外泄,給自身帶來重大的損失。
1.2 電子檔案保管理工作的重要意義
電子檔案在社會(huì)生活中的應(yīng)用愈發(fā)普及,各類社會(huì)主體采用電子文檔形式管理檔案,極大地提振了自身的辦公效率,然而,在電子檔案的使用、傳輸、管理過程中,潛在的篡改、盜竊風(fēng)險(xiǎn)加劇,如電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中有可能被復(fù)制,或是通過電子檔案存儲(chǔ)主機(jī)的端口進(jìn)行復(fù)制等。做好電子檔案保管理工作,就是給在信息世界中運(yùn)行的各種檔案數(shù)據(jù)予以完備、有效的安全保障,從而規(guī)避因其泄露而給企業(yè)或單位所帶來的利益侵害。
2 電子檔案管理中保工作存在的問題
2.1 保相關(guān)法律法規(guī)發(fā)展滯后
電子檔案的出現(xiàn)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大的變化,然而,我國對(duì)檔案保工作的相關(guān)法律法規(guī)多集中于紙質(zhì)檔案層面,對(duì)電子檔案保這一領(lǐng)域則較少涉及,致使信息時(shí)代下的電子檔案保工作相關(guān)法律法規(guī)不夠健全,檔案管理人員在部分情況無法做到依章依規(guī)開展工作。此外,一直以來,我國關(guān)于信息領(lǐng)域的法制建設(shè)總是無法跟上其發(fā)展步伐,呈現(xiàn)出相當(dāng)程度上的遲滯性,這也導(dǎo)致作為其中重要一環(huán)的電子檔案保管理受到了較大影響,相關(guān)制度基礎(chǔ)亟待夯實(shí),部分尚存空白的法制規(guī)范領(lǐng)域需要及時(shí)填補(bǔ)。
2.2 檔案管理人員保意識(shí)不強(qiáng)
一直以來,受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保工作的影響,工作人員會(huì)依照經(jīng)驗(yàn)主義將相關(guān)工作模式照搬至電子檔案的保管理工作中來,現(xiàn)階段,開展電子檔案管理保工作時(shí),相關(guān)工作人員存在著保意識(shí)不強(qiáng)的突出問題,致使其開展具體工作時(shí)會(huì)有所疏忽,不夠細(xì)致,引起電子檔案外泄的情況發(fā)生。如部分工作人員存在用公共計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案文件查閱及傳輸?shù)那闆r,亦或是對(duì)存儲(chǔ)有重要電子檔案文件的計(jì)算機(jī)不設(shè)置開機(jī)碼等。
2.3 電子檔案保技術(shù)應(yīng)用落后
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性與自由性特點(diǎn)對(duì)電子檔案保管理工作的技術(shù)應(yīng)用提出了全新的要求,同時(shí)亦給其帶來了不小的挑戰(zhàn)。當(dāng)前,計(jì)算機(jī)攻擊事件頻發(fā),竊技術(shù)快速發(fā)展,而對(duì)應(yīng)的反竊技術(shù)亦迎來了巨大的進(jìn)步,但是,就目前企業(yè)亦或是單位間運(yùn)用諸反竊技術(shù)的實(shí)踐嘗試較少,保相關(guān)技術(shù)運(yùn)用不熟練,完全跟不上網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐,為其應(yīng)對(duì)竊攻擊埋下了隱患。
3 優(yōu)化電子檔案管理保工作的策略建議
3.1 建立健全電子檔案管理保工作制度
電子檔案管理的保工作若要彰顯其成效,首要的一點(diǎn)在于建立起健全的電子檔案管理保工作制度對(duì)其予以必要的支撐。健全的安全保管理制度規(guī)范工作人員開展相關(guān)活動(dòng)的重要保障,通過對(duì)電子檔案的使用、傳輸程序予以明確的規(guī)定,能夠有效地彌補(bǔ)管理上的疏漏,同時(shí),還能夠讓電子檔案的管理井然有序,提升其使用效率。具體而言,首先,電子檔案在信息搜集這一源頭環(huán)節(jié)就需要保證其準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性,具體的存儲(chǔ)工作須緊扣相關(guān)標(biāo)準(zhǔn);其次,在進(jìn)行電子檔案的存儲(chǔ)之前,即須對(duì)計(jì)算機(jī)環(huán)境予以細(xì)致的檢查,防止計(jì)算機(jī)沾染病毒導(dǎo)致文件遭竊;最后,電子檔案應(yīng)按其層級(jí)予以科學(xué)的分類,輔之以針對(duì)性的加處理。
3.2 強(qiáng)化電子檔案管理保工作的技術(shù)應(yīng)用
電子檔案管理中的保工作,技術(shù)應(yīng)用是其關(guān)鍵所在,只有通過先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用,方能使得電子檔案的安全性得到有效地保障。為此,需要從以下幾個(gè)方面入手開展相關(guān)工作:第一,在單位計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全級(jí)別較高的防火墻,對(duì)公司、單位開展日常業(yè)務(wù)過程中可能遇到的惡意程序予以攔截,使其成為電子檔案保工作的第一道防線;第二,設(shè)置安全系數(shù)較高的電子檔案管理碼,對(duì)需要訪問電子檔案的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證,從而降低不法分子盜取檔案信息的可能性;第三,采用先進(jìn)的電子檔案信息加技術(shù),通過對(duì)信息本身的加處理強(qiáng)化其安全性能。
3.3 打造一個(gè)兼具高素質(zhì)與專業(yè)性的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)
電子檔案管理中的保工作相對(duì)復(fù)雜,涉及的專業(yè)要求較高,為此,需要企業(yè)或單位在充分把握其內(nèi)容的基礎(chǔ)上,打造一個(gè)兼具高素質(zhì)與專業(yè)性的電子檔案管理團(tuán)隊(duì):其一,應(yīng)積極變革工作人員的傳統(tǒng)檔案管理觀念,敦促其持續(xù)學(xué)習(xí)相關(guān)的保工作知識(shí),樹立起牢固的電子檔案安全意識(shí);其二,構(gòu)建基于專業(yè)素養(yǎng)提升的工作人員培訓(xùn)機(jī)制,提升其專業(yè)化技能水平,可以通過選派員工代表赴保工作水準(zhǔn)。
較高的單位觀摩學(xué)習(xí),或是聘請(qǐng)專家進(jìn)行保工作講座的方式,讓工作人員掌握先進(jìn)的保工作方式;其三,培養(yǎng)工作人員強(qiáng)烈的責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí),使其能夠做到嚴(yán)守公司、單位機(jī),細(xì)致開展相關(guān)工作,構(gòu)筑起較高的職業(yè)道德素質(zhì)。
4 結(jié)語
總而言之,電子檔案在當(dāng)代企業(yè)、單位間的運(yùn)用日益廣泛,做好對(duì)其相關(guān)的保工作,是維護(hù)自身利益的必然舉措。為此,需要正視電子檔案保管理工作中存在的問題,通過建立健全電子檔案管理保工作制度、強(qiáng)化電子檔案管理保工作的技術(shù)應(yīng)用、打造一個(gè)兼具高素質(zhì)與專業(yè)性的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)等方式,不斷優(yōu)化保工作實(shí)踐,從而為企業(yè)、單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的安全基礎(chǔ)。
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