內容摘要本文從高?？萍紮n案保工作的重要 性出發(fā)，結合高?？萍紮n案工作現(xiàn)狀，分析科技檔案泄 的原因和方式，提出做好檔案保工作的方法和對策。

科技檔案,是指一個科研項目從立項開始 到成果開發(fā)、推廣、應用所形成的具有保存和利用價值 的文件、材料，是科技成果的直接體現(xiàn),是檔案館中 最核心的內容，具有憑證價值、參考價值和情報價值,在 社會各領域中發(fā)揮著重要作用。高等學?？萍既瞬旁?集，學科門類齊全,擁有中心實驗室和國家級重點實驗 室等先進儀器和設備，直接參與國家國家重點基礎研究 發(fā)展規(guī)劃（973）,國家高技術研究發(fā)展計劃（863）,國家 自然科學基金等重大科研項目，這些條件決定高校必將 成為科技成果主要發(fā)源地。在科學技術成為第一生 產力的今天,高校科技檔案就不可避免成為他人覬覦的 對象，竊、失的事件時有發(fā)生,保工作顯得至關重 要。如何處理科技檔案的利用與保工作的關系？ 如何解決科技檔案保管理中存在的問題，使檔案隨時 處于受控范圍內，是值得我們研究和探討的一個重要課 題。

一、科技檔案保管理存在的問題

（一） 思想麻痹。有的同志保觀念淡薄，認為在當 前高科技發(fā)展的時代有難保，科學技術無國界，應該 “造福全人類”，發(fā)表論文時，毫不保留論述科技成果關 鍵技術內容;出席國際會議時毫不保留的奉獻高科技成 果;接待外單位參觀者時，毫不保留將其高新成果的技 術檔案資料供他人閱覽。有的同志說起來清楚，但做起 來就糊涂，認為科技檔案已經立卷歸檔，進了檔案 保管室，就如同進了保險柜，可以高枕無憂;有的同志圖 省事,不經過機要途徑辦理郵寄檔案材料或在他人 借閱時不仔細查閱相關手續(xù)、對象;此外，隨意下載、復 印檔案材料的現(xiàn)象也時有發(fā)生，嚴重影響高校的保 工作開展。

（二） 隨意定。定工作是科技檔案保工作的基 礎，《保法》第十一條規(guī)定:“各級國家機關、單位對所 產生的國家秘事項，應當按照國家秘及其級范圍 的規(guī)定定?！边@意味著我國的任何單位或組織，均有 權行使“定”自主權。盡管這個定自主性一定程度上

”對國家秘的管理起到積極的作用，但與此同時，我們 也要看到：目前一些保規(guī)定范圍偏寬,在具體適用過 程中容易出現(xiàn)憑感覺定，從而導致不能準確確定 級、保期限，或是有不定偏差。有的高校為了“高度” 保險，私自擴大定范圍，把不屬于國家秘的科技檔 案也定為秘級或把應當定為“秘”又高定為“機”； 有的單位圖省事，對本該定的不定,生怕萬一遺失 后承擔失責任。

（三） 立卷歸檔形式與保的要求不相適應。在實際工作中，一般采取傳統(tǒng)的立卷歸檔“四分法”，其缺陷在于沒有把級與非級科技檔案資料區(qū)分出來,兩種歸 檔材料統(tǒng)一混合裝在一個案卷里面，有時甚至連案卷卷 皮上都沒有標上級標識,無形中就給檔案的利用帶來 一些麻煩。如査詢檔案時，同一卷中的檔案材料也 暴露無遺;或是一卷檔案中即使只有一項內容，卻把 整卷按檔案管理，致使其利用范圍受到限制，降低利 用率。雖然，立卷歸檔新辦法實施以來，采取單份文件資 料作為一個案卷并標注相應的卷號，這種方式有一定的 優(yōu)越性，但是仍然無法從根本上解決“”與“非”檔案 資料的歸檔問題。

（四） 科技檔案材料缺少核心內容?？萍紮n案的 收集一般是在項目驗收之后，在收集、歸檔過程中極其 容易出現(xiàn)私自截留、遺漏重要文件的現(xiàn)象。往往某項科 研項目完成后，其檔案材料卻所剩無幾、不翼而飛。追究 主要原因不外在于:一是科技檔案管理與科技工作嚴重 脫節(jié),科技檔案收集工作在項目完成之后,科技工作者 上交多少資料相應的就存多少檔案。二是部分科研人員 對科技成果所有權歸屬問題認識模糊，出于一些利益驅 動私心，有意將職務發(fā)明技術成果據(jù)為己有，并私自轉 讓、開發(fā)、牟取私利或以此作為職稱和職位晉升的交換 條件。三是部分科研人員缺乏科技成果技術歸檔意識或 工作責任心不強，置國家規(guī)定不顧,不重視科研實驗原 始記錄，以復印件搪塞檔案管理部門，導致科技檔案歸 檔材料復印件過多,給后續(xù)工作留下隱患，更嚴重的則 造成無價值檔案。

（五） 科技檔案級一“定”終身。目前，大多數(shù)高校 檔案館,對其所保管的科技檔案,只標明級而沒有相 應的保時限，更不用說定期解，多數(shù)都是超期“服 役”，例如,50年代的絕級科技檔案絕大部分都需要 按照《保法》中保期限屆滿自行解的要求解，但 基于歷史的原因，至今仍然標簽著沉重的“絕"貼條， 影響了檔案的開放利用。

（六） 計算機信息處理系統(tǒng)保工作是我們面臨的 新課題。隨著計算機存儲技術和網(wǎng)絡技術的普遍運用， 在信息利用便捷的同時,也無形中加大了保難度。大、 量的科技檔案信息存儲在光、磁介質上，傳輸在網(wǎng)絡上， 稍有不慎，就會造成失、泄，介質的安全保防范形勢 逼人,防范技術要求更高。

，二、做好科技檔案保工作的對策

科技檔案實際上是科研工作的延伸和拓展，科技檔 案除了被銷毀部分以外，在保期限內,大部分時間是 依靠檔案保室來落實保防范措施的。檔案工作歸納 起來主要包括“收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、檢 索、編研”八個環(huán)節(jié),因此保工作必須貫穿于檔案工作 萬方數(shù)據(jù)

的每個環(huán)節(jié)中，從加強管理入手，“扎牢籬笆”。

（一） 加強科技檔案保管過程的保工作

1.從源頭抓起，實行“超前控制”。即檔案收集工作 一開始予以規(guī)范，在科研計劃下達同時,下達相關的歸 檔計劃，切實履行“五落實”，即落實歸檔單位、項目、建 檔負責人、文件材料、時間。在項目完成后，檔案部門應 主動與科技管理部門聯(lián)系，直接參加項目驗收、檢査歸 檔計劃落實情況。凡不達要求的，不予驗收。實行“超前 控制”使科研項目的材料從開始之0起就納入正常歸檔 軌道，有效防止“先天不足”,保證科技檔案齊全,避免了 應歸檔材料失控而導致失、泄的情況。為提髙科技檔 案質量打下良好基礎。

2.檔案庫房管理?？萍紮n案室是科技秘的儲 藏重地,是保要害部位，應設置專門庫房，配備專職檔 案工作人員，實行全方位封閉式管理。從保的角度考 慮，科技檔案庫房的設置不宜設在底層,庫房與閱覽室 應分開,庫房的門窗配備“三鐵”、閉路監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報 警器等相應技術防范設施,做到專人負責、專柜保存、專 門管理。

3.科技檔案應單獨編制檔案目錄，單獨檢索， 建立科技檔案統(tǒng)計臺帳和存放地點索引，徹底解決 與非科技檔案混裝問題。同時還應按規(guī)定在卷內目 錄上登記卷內文件的級及保期限，并在案卷封面上 注明所劃定的級,在劃定級時要本著“案卷的級 宜高不宜低”原則，以防由于級不明確而泄的現(xiàn)象 發(fā)生，并能對今后的解提供方便。

4.對到期檔案的銷毀工作不能大意。要嚴格審批手 續(xù)，登記造冊,按規(guī)定監(jiān)銷,避免檔案在最后一個工作環(huán) 節(jié)中失、泄。 '

綜上幾點，從保管程序上保證檔案形成到銷毀的各 工作環(huán)節(jié)都處于嚴的監(jiān)督、控制下，把保要素滲透 到檔案保管的各個環(huán)節(jié)。

（二） 科技檔案利用過程的保工作

檔案工作收集是前提.整理是手段,提供利用是最 終目的。然而檔案的提供利用過程也正是最不容易控 制,最容易發(fā)生失、泄的過程。因此檔案保工作的重 心必須放在提供利用環(huán)節(jié)上，確保利用對象與利用范圍 的有效控制，不發(fā)生人為的泄事件。

1.正確處理科技檔案保與利用的關系

科技檔案是檔案館中最核心的材料，無論是保 還是利用，都與國家利益息息相關,須予以高度重視。 科技檔案保的目的是為了更好地利用，只有通過利 用,才能體現(xiàn)科技成果價值;片面地強調保,那么就會 失去保工作的意義，檔案管理工作也就失去了生命力 和活力?？萍紮n案的利用,首先必須是保基礎上的利

用，無限制的利用最終會給黨與國家的利益、安全造成 危害。保與利用二者是對立統(tǒng)一的辯證關系,只有正 確處理保守國家秘與科技成果檔案利用的關系，積極 尋求兩者之間的最佳結合點，才能做到既充分發(fā)揮科技 檔案的作用，又能做好保工作，維護檔案保安全，確 保黨和國家利益不受損害，使檔案隨時處于受控范圍 內。 .

2.做好科技檔案利用的監(jiān)督工作.

任何一項管理工作，一旦失去了有效的責任監(jiān)控， 就難免會出現(xiàn)這樣那樣的問題。科技檔案利用過程中的 監(jiān)督程序,是保工作的一項重要措施，它能有效地發(fā) 現(xiàn)、制止并糾正檔案利用過程中對檔案保不利的情形 發(fā)生,以保證檔案的完整與安全。檔案利用監(jiān)督可 從以下幾個方面實施：

(1)制度監(jiān)督

檔案部門和保部門的責任取向不一致，檔案部門 注重科技成果檔案的利用和管理,而保部門注重的是 科技檔案在保期限內是否確保絕對安全以及、不發(fā)生 失、泄。檔案利用的規(guī)章制度一般包括:閱覽制度、借 閱審批制度、外借制度、復制制度等一系列工作規(guī)范?？?技檔案保制度應依照檔案工作程序來安排保工作 的程序，制定一個既能突出檔案工作的特點，又能與檔 案管理保工作相銜接的檔案保制度,如在借閱審批 制度中可針對不同層次的利用人員確定相應的利用范 圍,規(guī)定相應的審批手續(xù)等等。只有切實做到制度化規(guī) 范借閱等利用行為,并努力杜絕檔案保工作中的主觀 隨意性，利用工作才能真正走向正軌。

(2)人員監(jiān)督

首先，運用目標管理崗位責任制形式，實行工作責 任的具體細化和分解，堅持“誰主管，誰負責;誰操作,誰 負責;誰出問題，誰負責?！痹瓌t，保證級級相緊扣、層層 擔責任、事事抓落實。高校除校保委員會外，在科技處 應設立專門保辦，負責日常保工作。

?其次，提供利用首先要將利用對象與利用范圍控制 在一定的時間、范疇內,利用對象應該是科技項目 的直接參與人員。檔案管理人員應明確告知:利用者必 須承擔保義務，對違反規(guī)定的利用者,依法追究其責 任。在利用過程中，要根據(jù)不同利用對象的不同目的, 掌握其思想動機，加強利用過程中的監(jiān)督，在利用者離 去之前，應仔細檢査、翻閱被利用過的案卷及文件，發(fā) 現(xiàn)問題必須及時査處，并在利用登記簿上備注說明。

再次,對重點人員建立檔案。這是對當事人事 前的一種責任約束，也是尋求法律保護最有力的證據(jù)。 筆者認為對每個參加科研項目科技人員建立檔案， 其內容應包括以下幾個方面：一是建立情況登記 萬方數(shù)據(jù) 表，包括人員承擔項目的分工以及相關完成情況、 成果歸屬、利用檔案、撰寫科技論著等情況;二是與 科技人員簽訂保協(xié)議，修訂職稱評定和考核辦法，建 立論文發(fā)表責任制。凡是涉及發(fā)表論文公開泄露保信 息，不僅不能作為職稱評定的依據(jù)，還要依法追究其責 任。三是對離職人員情況進行審核。認真核對和清 退離職人員保存或使用的科技成果檔案資料，同時對其 從事的科研情況進行評估,存入人員檔案備 査。

第四，校保委員會應定期或不定期地對科技檔案 利用情況進行檢査,包括利用范圍、目的、效果等，及時 堵搴失、泄的漏潟,防患于未然。一旦發(fā)現(xiàn)存在秘載 體丟失、被竊等情況時，應立即報告，采取相關的補救措 施，努力將損失降到最低。

⑶借閱監(jiān)督

首先，任何單位和個人査閱科技檔案必須出具 有效的行政介紹信并說明査閱的理由?？萍紮n案原 則上不得借出，必須在檔案室內閱覽。這種方式既快捷、 方便,又能有效地提高利用率，減少繁瑣的審批手續(xù)同 時也有利于保護科技檔案，便于檔案的周轉，保證科技 檔案的齊全完整,又可以維護科技檔案的安全。

其次,做好檔案利用登記工作。登記本上對借閱人、 借閱目的、所査檔案的卷次、借閱數(shù)量等進行詳細記錄; 歸還所借件時，必須當面清點、注銷。

再次,凡的科技成果檔案不準擅自復制，必須 報請有關領導批準，填寫利用申請單，并由科技成果檔 案管理工作者親自在定點復制，并登記造冊，嚴格控制 復制份數(shù)，用畢收回，復印件應視同原件一樣保管。

第四，對科技新成果檔案利用過程實行動態(tài)管理, 有條件的檔案館還可以安裝攝像監(jiān)視器。在利用者離開 之前,應仔細檢査被利用過的案卷內的有關材料，及時 發(fā)現(xiàn)偷拍、涂改、撤換、抽取、損毀等違章情況。

(三)做好科技檔案的定和解工作

首先,科技檔案應依據(jù)《保法》、《科學技術保 規(guī)定》等法規(guī)，結合本單位實際，劃分“絕”、“機 ”、“秘”三級，明確規(guī)定使用范圍。的科技成果 檔案都應在卷皮和卷背上加蓋級標記,以便與一般檔 案區(qū)別，列入控制使用的范圍。此外檔案工作人員可根 據(jù)不同的級釆取相應的管理措施，最大限度地提供利 用檔案。

其次，科技檔案的級不是一成不變的，一旦 秘保管期限屆滿或是隨著時間的推移與科學技術的 發(fā)展，科技檔案中所蘊含的技術進入陳舊階段，失去了它 的保價值時，相應的級范圍也應隨之發(fā)生變化，管 理人員應及時鑒定清理，減少不必要的庫存和工作量。