電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.tpiin.com
郵 箱:zboao@qq.com
隨著社會的發(fā)展,人們對于檔案管理工作也越來越加以重視,通過它,可以記錄下企業(yè)的發(fā)展歷程,延續(xù)企業(yè)的文化及歷史;又能幫助業(yè)務(wù)部門以檔案材料為依據(jù),吸取過往經(jīng)驗及教訓(xùn),做出合理決策。
檔案管理工作不僅僅存在于企業(yè)單位的管理工作中,在各個領(lǐng)域都有它的身影,那么作為檔案工作者,該如何進(jìn)行檔案管理,才能在維護(hù)企業(yè)經(jīng)驗及成果的同時,輔助企業(yè)更快、更好地發(fā)展?今天我們一起來聊下~
(一)做好前期準(zhǔn)備
檔案管理涉及的面繁雜、廣泛,需要檔案工作者預(yù)先做好準(zhǔn)備,才能在后續(xù)整理及管理過程中有條不紊。
① 認(rèn)識管理對象:什么是“檔案”?并非企業(yè)經(jīng)營過程中產(chǎn)出的所有資料,都能稱之為檔案。只有社會或個人在社會活動中直接形成,保存?zhèn)洳榈母鞣N形式及載體的數(shù)據(jù)、信息和知識記錄,才能稱之為檔案。
檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。判斷一份文件是否屬于檔案,可參考以下這三點:
◎ 此文件是否辦理完畢。假如一份文件還處于流程之中,那么就不屬于檔案;
◎ 此文件是否具備利用價值。盲目保存經(jīng)營過程中產(chǎn)生的所有文件,本質(zhì)上是資源浪費;
◎ 是否按一定規(guī)律集中妥善保存。單獨隨意擱置的文件也不能稱之為檔案。
② 明晰管理范圍:檔案管理涵蓋的范圍很廣,既可涉及品牌宣傳、合作榮譽、大事件等對外資料,也可覆蓋戰(zhàn)略規(guī)劃、投資運營、業(yè)務(wù)評估等對內(nèi)材料。與此同時,文書規(guī)范性、離任審計、監(jiān)察資料、無形資產(chǎn)等管理性質(zhì)的資料,可以轉(zhuǎn)化為檔案的一部分;制度流程、企業(yè)文化等宣傳色彩的材料,也是時常被歸檔的對象。
但并非將以上材料全部進(jìn)行歸檔,應(yīng)考慮企業(yè)的實際需求,做到檔案范圍劃分科學(xué)合理。
③ 組織人員配置:檔案管理不是單打獨斗,而應(yīng)「統(tǒng)一指導(dǎo)、分級管理。
在設(shè)置專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)擬定規(guī)劃、制度及實施方法的同時,最好應(yīng)在各部門配置相應(yīng)的兼職人員,負(fù)責(zé)本部門材料的形成及收集。必要時,還應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)。
例如:人事部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部中涉及敏感內(nèi)容的文件,可由其生成部門自行管理,檔案部實施監(jiān)管。
④ 確定場地支持:應(yīng)存放在哪里?在具備條件、符合需求的情況下,可將檔案放置在檔案室內(nèi);沒有條件的情況下,也可以設(shè)置帶鎖的柜子進(jìn)行檔案歸置。
歸置檔案的場地及設(shè)備應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身情況而定,既要保證檔案安全性、私性與完整性,又得符合公司資源的實際調(diào)用情況及業(yè)務(wù)需求,量力而行。
(二)開展檔案管理工作
開展檔案工作,要求檔案管理人員具備耐心、細(xì)心的同時,又得具備原則性,嚴(yán)格按制度、規(guī)則辦事。可參考以下流程開展整理工作。
企業(yè)檔案·文件點收
文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點收:
1. 檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應(yīng)即追查歸入。
2. 文件如經(jīng)抽存者,應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門主管及檔案專管的簽認(rèn)。
3. 文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。
4. 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
企業(yè)檔案·文件整理
點收文件后,應(yīng)依下列方式整理:
1.中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
企業(yè)檔案·檔案分類
1.檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
2.檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級“細(xì)類”。如案件不多,亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。
3.同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷使用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號,以便查考。
4.每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。
5.檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2為經(jīng)辦部門代號,B1B2為大類號,C1C2為小類號。D1為檔卷卷次,E1E2為檔案目次。
企業(yè)檔案·檔案名稱及編號
1.檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。
2.各級分類、卷次及目次的編號,均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
4.檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時,隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
企業(yè)檔案·檔號編定
1.案件如系新案,應(yīng)就“檔案分類編號表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2.案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。
3.檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主 要類別,編列檔號。
4.檔號應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂則填寫于右上角。
企業(yè)檔案·歸檔與檔案清理
1.歸檔文件,應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。
2.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。
企業(yè)檔案·保存期限
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:
1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會及股東會紀(jì)錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2.10年保存:(1)預(yù)算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
3.5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。
4.1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。
企業(yè)檔案·檔卷清理
1.管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架,維護(hù)檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時, 依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,得予銷毀,銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn),必 要時向主管官署報備,并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。
2.保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,管檔人員應(yīng)將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。
(三)后期利用
檔案管理不是將檔案整理完就算結(jié)束,讓檔案有效流通及利用,才是檔案管理的終極目標(biāo)。
① 建立查詢、借閱等制度,讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門對統(tǒng)一保管的檔案文件進(jìn)行利用,文件生成部門不得隨意將其生成持有的文件外借。
檔案可通過原件、復(fù)印件、電子件、在線閱覽等形式進(jìn)行利用,檔案管理人員應(yīng)根據(jù)文件借閱方式和檔案級不同(公開、秘、機(jī)、絕),制定不同的借閱流程。同時注意檔案歸還時不被涂改、保存完整。
② 根據(jù)檔案信息,為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。在檔案整理的過程中,就可收集相應(yīng)的數(shù)據(jù)及建議。
◎ 文件審核過程,可檢查公司各類工作流程;
◎ 文件接收過程,可依據(jù)數(shù)量梳理各階段業(yè)務(wù)活躍度;
◎ 檔案類別上,可看出各部門之間協(xié)作是否緊;
另外,檔案管理人員還可對檔案信息進(jìn)行再加工,提供有效的檔案產(chǎn)品。例如:對公司每年度打印機(jī)租賃費用進(jìn)行匯總,為相關(guān)部門提供數(shù)據(jù)支持;對租賃合同進(jìn)行分析梳理,可得出本年度公司設(shè)立了多少分公司,分局區(qū)域等信息。