本文就華南理工大學(xué)檔案館在去年紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中出現(xiàn)的一些問題進行分析，并和實際的工作相結(jié)合，以下是筆者得出的一些想法。

　　高校檔案文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2017-02-0762

　　一、在加工之前，必須對館藏檔案進行鑒定，切勿盲目上馬

　　就目前國內(nèi)形勢而言，高校的檔案管理部門大都存在管理經(jīng)費不足的問題，所以無法實現(xiàn)將檔案館的所有檔案數(shù)字化，而且，筆者認為也沒有這個必要。所以在進行數(shù)字化加工之前，我們應(yīng)當將檔案館中的紙質(zhì)檔案先進行整理，將有價值的紙質(zhì)檔案挑選出來進行數(shù)字化。

　　1.合理界定館藏檔案數(shù)字化加工的范圍

　　因為經(jīng)費問題，無法對所有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，所以在數(shù)字化加工之前需要將所有檔案進行分類，可以從檔案使用價值、檔案利用率、檔案保存年代等角度，從中挑選出需要進行數(shù)字化加工的檔案。在進行數(shù)字化加工之前，高校相關(guān)負責人必須確定好紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的相關(guān)順序。

　　去年，我們檔案館在整理紙質(zhì)檔案的時候，先是將以前本科生的學(xué)籍檔案進行掃描，這些資料因為保存的時間太長了，有的字跡已經(jīng)開始模糊起來，甚至還有破損的情況。我們將這些紙質(zhì)檔案進行掃描，然后掛接到檔案管理系統(tǒng)上，這樣工作人員在需要查找的時候，就可以直接在網(wǎng)上查看，如此一來，可以有效地減少這批檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)，更好地保護這些檔案。用現(xiàn)在的觀念來看，當時的決定還是頗具成效的。

　　2.認真確定數(shù)字化加工文件的存檔格式

　　檔案信息化的水平逐漸提高，相應(yīng)的數(shù)字化檔案存檔的格式也越來越規(guī)范，所以，今后我們在加工紙質(zhì)檔案的時候，就要考慮到這些檔案的存檔格式。在考慮存檔格式的時候，需要從兩方面考慮，一是要從檔案保存的安全性、真實性、永久性和存儲容量來考慮；二是要看自家檔案館的檔案管理系統(tǒng)支持什么存檔格式。在綜合考慮了上面兩點以后，我們決定將掃描后的學(xué)籍檔案用PDF的格式進行存檔。PDF格式不僅是我們檔案管理系統(tǒng)可以支持的，還是一個可以長期保存的文檔格式，而且PDF格式還可以最大程度的保證檔案擁有原版的顯示效果，一定程度上避免了篡改的可能性。

　　二、加工之時，樹立質(zhì)量第一的意識，確保加工環(huán)節(jié)的規(guī)范化

　　數(shù)字化加工不能盲目進行，為了確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作順利進行，高校檔案館為此特制定質(zhì)量協(xié)議，參與數(shù)字化加工的公司，必須要服從相關(guān)的協(xié)議，按照協(xié)議的要求執(zhí)行，這樣的話，若是將來電子檔案出現(xiàn)了問題，檔案館和數(shù)字化加工

　　公司也有憑據(jù)可循。館藏的檔案多具有保性，重要而且不可以公開，所以在檔案數(shù)字化的工作進行之時，除了保證文件的完整性以外，還要保證原件的安全，不能在工作過程中使文件出現(xiàn)損毀、丟失、泄露的現(xiàn)象。另外，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的過程中，必須要謹慎小心，稍有不慎，就會使電子檔案發(fā)生問題，影響到檔案的準確性。舉個例子來說，現(xiàn)在要錄入本科生的學(xué)籍表，我們是應(yīng)該以一個班級為一個條目，還是一個學(xué)生為一個條目。在解決這個問題的時候，我們考慮到數(shù)字化電子檔案的安全性，決定將一個班級作為一條案卷條目，而班級里面的每一個學(xué)生的個人信息單獨列為一天卷內(nèi)條目，這樣一來，雖然增加了錄入時的工作量，但是以后需要調(diào)用學(xué)籍檔案時，不會讓學(xué)生的信息輕易流露出去。反之，如果只是將一個班級作為一個案卷級條目，那么以后在查找的時候，就必須將這個班級里所有的學(xué)生信息都調(diào)出來，查詢一個學(xué)生時，其他一個班的學(xué)生就會一起出現(xiàn)，可能就會把其他學(xué)生的信息泄露出去，安全性大不如前者。

　　三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工后，必須加強檔案數(shù)據(jù)庫的維護

　　做好數(shù)據(jù)安全備份和檢查備份的數(shù)據(jù)庫能否還原的工作紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理后，雖然可以更安全便捷的保護檔案，但是不是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化以后就可以確保安全，數(shù)據(jù)庫的維護工作特別重要。維護數(shù)據(jù)庫對檔案數(shù)字化的管理具有重要意義。為了防止數(shù)據(jù)的丟失，所以我們的數(shù)據(jù)維護中要特別重視數(shù)據(jù)備份，在對電子文件進行歸檔的時候，我們一般將數(shù)字化檔案制作三套備份，一套用于封存保管，一套用于查閱利用，一套則是異地保存。為了確保數(shù)據(jù)的安全，我們在做好備份后，還要對數(shù)據(jù)進行檢查，看是否可以將備份的數(shù)據(jù)庫進行還原。

　　2.加強檔案信息安全保障體系的建設(shè)

　　國內(nèi)各個檔案管使用的檔案管理系統(tǒng)并不是統(tǒng)一的，就我館而言，我們使用的檔案管理系統(tǒng)是科怡檔案系統(tǒng)，這個系統(tǒng)分為3.2和2008兩套網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)，后者是前者的升級版本，其中3.2版本的現(xiàn)在已經(jīng)在學(xué)校各部得到了推廣和使用。

　　兩個版本的區(qū)別在于，3.2版本的服務(wù)器在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)中心，但是它只能用于檔案目錄的錄入和查詢，而2008版本，擁有掛接數(shù)字化加工以后的本科生學(xué)籍檔案。在海量存貯服務(wù)器到位以后，2008版本就不是僅能在我館內(nèi)網(wǎng)上使用，相應(yīng)的檔案信息安全

　　問題也就體現(xiàn)出來。所以，當前我們最要解決的問題就是2008版的安全問題，怎么可以讓這個版本的系統(tǒng)可以在安全的前提下放在校內(nèi)局域網(wǎng)上使用！

　　四、結(jié)論

　　隨著科技發(fā)展，檔案數(shù)字化管理是我們檔案館改革進步的必經(jīng)之路。我校檔案館自去年6月開始掃描本科生學(xué)籍檔案，到目前為止，已經(jīng)掃描成功48890件，并且我們已經(jīng)將掃描過程中遇到的問題一一進行分析處理。