近年來，高校校慶活動(dòng)頻頻出現(xiàn)，在校慶活動(dòng)中形成了眾多對(duì)于高校發(fā)展具有重要意義的檔案材料。如何對(duì)這種檔案材料進(jìn)行整理，從而發(fā)揮其應(yīng)有的作用成為了一個(gè)比較現(xiàn)實(shí)的問題。通過所在學(xué)校校慶檔案的整理活動(dòng).筆者擬對(duì)高校校慶檔案的整理談一些個(gè)人的淺見，與業(yè)界同仁就此問題進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，以便做好高校校慶檔案的整理，促使其檔案作用的最大化。

　　一、高校校慶檔案的定義和特點(diǎn)高校校慶檔案是在高校校慶活動(dòng)中直接形成的，能夠作為歷史記錄保存起來以備日后查考的文字、圖表、聲像、實(shí)物及其他各種形式和載體的材料。高校校慶檔案是高校校慶活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)于高校開展周年慶典活動(dòng)具有重要的借鑒意義。

　　高校校慶檔案反映了高校的發(fā)展過程和辦學(xué)成就，是高校的一筆重要的精神財(cái)富IlI，對(duì)于高校的發(fā)展和建設(shè)有著重要利用價(jià)值；高校校慶活動(dòng)周期較長.涉及的部門較多，活動(dòng)形式也多樣化121，從而使得校慶檔案材料具有了獨(dú)有的特點(diǎn)。首先，涉及檔案類別眾多。

　　有行政黨群類的公文材料，如高校黨政部門圍繞校慶活動(dòng)形成的公文；有科研類的，如為校慶活動(dòng)而展開的學(xué)術(shù)論壇活動(dòng)材料等；有出版類的，比如為校慶而進(jìn)行宣傳的報(bào)紙、出版的叢書等；有聲像類的，如關(guān)于校慶活動(dòng)的光盤、照片、畫冊(cè)、電視專題片等；還有實(shí)物類的，如校慶標(biāo)識(shí)、校慶紀(jì)念品和專用物品、校慶活動(dòng)中收到的各種禮品等。其次，載體形式多樣化。校慶活動(dòng)形成的檔案材料載體有紙張、電子、聲像、實(shí)物等多種形式。最后，各種檔案材料形成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。雖然校慶活動(dòng)的檔案材料眾多，形式也多樣化，但彼此之間具有不可分割的關(guān)系，它們共同構(gòu)成了校慶檔案這個(gè)整體。

　　二、高校校慶檔案的整理原則

　　1.遵循高校校慶檔案的形成規(guī)律。高校校慶檔案是在高校校慶這一特殊活動(dòng)中形成的，它顯然有別于高校黨政、教學(xué)、科研這些日常性活動(dòng)中形成的檔案材料，因此對(duì)這部分檔案進(jìn)行整理時(shí)應(yīng)根據(jù)高校校慶這一活動(dòng)的特點(diǎn)，采取不同于上述檔案材料的整理辦法。

　　2.適應(yīng)高校校慶檔案的特點(diǎn)。高校校慶檔案材料豐富，載體形式多樣化，但彼此之間又不可分割。在對(duì)高校校慶檔案進(jìn)行整理的過程中顯然要針對(duì)高校校慶檔案材料的這些特點(diǎn)，采取相應(yīng)的方法，既要維護(hù)高校校慶檔案材料的歷史原貌，又要保持各種檔案材料的內(nèi)部聯(lián)系。

　　3.方便利用，能充分發(fā)揮校慶檔案的重要作用。在對(duì)校慶檔案進(jìn)行整理時(shí)，要考慮到校慶檔案的重要借鑒參考作用，如何整理才有利于發(fā)揮校慶檔案的這一作用，才能在需要校慶檔案時(shí)，能夠及時(shí)有效地提供服務(wù)。

　　三、高校校慶檔案的整理方法

　　將高校校慶檔案作為高校檔案整體中的一種特殊檔案。高校校慶檔案材料涉及部門眾多，載體形式多樣化。所有的檔案材料都是在高校校慶活動(dòng)中形成的，彼此之間具有不可分割的關(guān)系，這些檔案材料形成了一個(gè)整體，完整地反映了高校校慶活動(dòng)的情況，是高校校慶活動(dòng)的原始記錄。所以，在對(duì)這些檔案材料進(jìn)行整理時(shí)不應(yīng)根據(jù)它的產(chǎn)生部門或是載體形式分別歸入不同的檔案類別，而應(yīng)把它們看做一個(gè)整體進(jìn)行分門別類地整理。因此，我們可以把高校校慶檔案材料作為一個(gè)特殊檔案來進(jìn)行整理。它與高校的其他類別的檔案如黨群類、行政類、教學(xué)類等檔案共同屬于一個(gè)全宗.處于并列的關(guān)系。如此，才不會(huì)割裂高校校慶檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，做到全面反映高校校慶活動(dòng)的具體情況，方便以后的利用。

　　2.高校校慶檔案的分類方法。根據(jù)檔案分類的基本原則，高校校慶檔案應(yīng)該采取與高校其他檔案相同或類似的分類方法，從而保持一個(gè)全宗內(nèi)檔案分類方法的一致性。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》(以下簡稱《規(guī)范》)中規(guī)定的檔案分類方法，可以對(duì)高校校慶檔案的分類作如下的安排：(1)按照《規(guī)范》一級(jí)類目的設(shè)置方法，可以增設(shè)XQ(校慶)一級(jí)類目，與DQ(黨群)、XZ(行政)等一級(jí)類目并列。(2)按照《規(guī)范》二級(jí)類目的設(shè)置方法，可以在一級(jí)類目下分為綜合性的材料和其他材料。

　　二級(jí)類目的這種大的設(shè)置方法還是可以采用的，即在XQ一級(jí)類目下可以細(xì)分為反映校慶綜合性材料的ll和其他材料的12、13…99閉。對(duì)于二級(jí)類目的設(shè)置構(gòu)想如下：XQll校慶綜合材料。包含有關(guān)校慶籌備工作的公文、賀信賀電資料、校友會(huì)資料、志愿者資料、校慶活動(dòng)指南、校慶資料匯編、校慶宣傳資料等。XQl2校慶紀(jì)念叢書類。包含校史和各類院史、館史等。

　　XQl3校慶各種具體活動(dòng)資料，包含校慶學(xué)術(shù)論壇資料、文藝活動(dòng)資料、慶典大會(huì)資料等。XQl4校慶實(shí)物類，如校慶標(biāo)識(shí)、校慶紀(jì)念品和專用物品、收到的禮品等。XQlS校慶聲像類。包含校慶活動(dòng)中形成的各種光盤和照片等。需要注意的是，如果和前述類別中聯(lián)系非常緊密的聲像材料還是應(yīng)該歸人相應(yīng)的類別，以保證檔案材料的完整性。上述二級(jí)類目的設(shè)置只是方法之一，各?？梢愿鶕?jù)本校校慶活動(dòng)的實(shí)際情況.按照所形成材料的具體內(nèi)容和特點(diǎn)，進(jìn)行相應(yīng)的選擇和增減。(3)關(guān)于三級(jí)類目的設(shè)置，由各校根據(jù)實(shí)際情況自行決定是否擴(kuò)展設(shè)置Pl。

　　3、扃校校慶檔案的案卷排列。

　　與高校的其他檔案類別相比，高校校慶檔案雖然不是一種常規(guī)性檔案，但是從高校校慶的時(shí)間規(guī)律來看。是可以形成具有一定時(shí)間規(guī)律的校慶檔案的。比如十年校慶檔案、二十年校慶檔案……如此連續(xù)下來的校慶檔案會(huì)反映高校的一個(gè)歷史發(fā)展過程，對(duì)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展以及歷史研究具有長遠(yuǎn)的利用價(jià)值。

　　因此，對(duì)于高校校慶檔案的案卷排列我們是可以采用按類目—年度縱向或年度—類目橫向排列的方法的。在案卷排列時(shí)不要局限于整理時(shí)所存在的檔案材料數(shù)量，可以為學(xué)校已經(jīng)完成但檔案材料缺乏的校慶檔案留下一定的排列空間，待相應(yīng)的材料收集到后可以進(jìn)行整理上架，這樣可以逐漸為本校形成一個(gè)相對(duì)完整具有時(shí)間發(fā)展線索的校慶檔案體系。