數(shù)字化檔案外包服務(wù)，檔案數(shù)字化工作在現(xiàn)階段主要采取服務(wù)外包方式進(jìn)行。然而，在實(shí)施過程中，存在一些問題需要解決。首先，由于多數(shù)紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行重拆裝再整理，檔案實(shí)體存在損毀、丟失等隱患。其次，大量數(shù)字化副本集中加工處理，檔案信息存在擴(kuò)散、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。因此，我們必須高度重視檔案數(shù)字化服務(wù)外包中的安全問題，并嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等要求及檔案服務(wù)外包工作規(guī)范等，依據(jù)“合法、安全、可控”原則，在全過程嚴(yán)格監(jiān)管的基礎(chǔ)上，注重做好“五到位”，確保檔案實(shí)體與信息安全。

　　首先，工作謀劃要到位。發(fā)包方應(yīng)成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，建立權(quán)責(zé)明晰的崗位責(zé)任制。同時(shí)，要全面準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)現(xiàn)有非數(shù)字化檔案的種類、數(shù)量、密級(jí)、價(jià)值等基礎(chǔ)信息，并根據(jù)移交進(jìn)館、查詢利用、編研開發(fā)等不同需求，科學(xué)合理擬定數(shù)字化服務(wù)外包的檔案范圍和技術(shù)指標(biāo)等要求。在選擇數(shù)字化加工場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)符合國(guó)家檔案局有關(guān)要求，確保實(shí)體檔案進(jìn)出庫(kù)及臨時(shí)存放安全，滿足服務(wù)外包人員工作休息、個(gè)人物品擺放等需求。此外，還要按要求配置檔案數(shù)字化加工所需的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、存儲(chǔ)介質(zhì)及輔助的視頻監(jiān)控、消毒殺蟲設(shè)施設(shè)備等。無論是自行配置還是要求承包方提供，都應(yīng)以我為主，確保全流程全要素可查可控。

　　其次，招標(biāo)考察要到位。發(fā)包方應(yīng)以法律法規(guī)為準(zhǔn)繩、以成果質(zhì)量為核心、以安全保密為底線，認(rèn)真選好檔案數(shù)字化服務(wù)外包機(jī)構(gòu)。招標(biāo)文件中不僅要明確單頁掃描價(jià)格等顯性成本，還要明確檢驗(yàn)返工、設(shè)備配置以及人員崗位、安全管理等涉及隱性成本的條款要求，避免實(shí)施中產(chǎn)生一些不必要的問題。發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)信用、財(cái)務(wù)狀況、員工素質(zhì)、管理制度、保障能力、服務(wù)實(shí)績(jī)等進(jìn)行全面考察，構(gòu)建科學(xué)的篩選指標(biāo)體系并進(jìn)行綜合評(píng)估，依法依規(guī)選擇合適的承包方。

　　第三，溝通培訓(xùn)要到位。在項(xiàng)目實(shí)施前，良好的溝通對(duì)接和針對(duì)性的教育培訓(xùn)往往可以實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。發(fā)包方應(yīng)主動(dòng)與行政主管部門和移交接收單位對(duì)接，接受指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，更好地改進(jìn)工作。同時(shí)，積極與本單位內(nèi)設(shè)處室溝通，共同做好項(xiàng)目實(shí)施各項(xiàng)保障工作，反復(fù)與承包方會(huì)商，不斷細(xì)化完善實(shí)施方案，并確保可操作性。另外，做好發(fā)包方各級(jí)各類人員崗位職責(zé)培訓(xùn)也極為重要，應(yīng)明確崗位職責(zé)，抓好承包方全體項(xiàng)目實(shí)施人員的教育培訓(xùn)，特別是要把安全作為紅線，把教育融入日常。

　　第四，監(jiān)督指導(dǎo)要到位。發(fā)包方在檔案數(shù)字化服務(wù)外包過程中監(jiān)管不到位甚至當(dāng)“甩手掌柜”，會(huì)直接導(dǎo)致安全風(fēng)險(xiǎn)及隱患驟升。發(fā)包方應(yīng)會(huì)同承包方建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度和安全操作規(guī)范，并采取切實(shí)有效的措施確保落實(shí)到位。應(yīng)設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”，構(gòu)建人防、物防、技防“三位一體”的安全防護(hù)體系，多措并舉，筑牢安全保密防線。充分利用臺(tái)賬、日志等記錄，將其作為安全管理、質(zhì)量管控、責(zé)任追究的有效抓手。嚴(yán)格管理檔案數(shù)字化過程中使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備，做到有登記、有審批、有記錄、有保管、有銷毀。

　　最后，驗(yàn)收整改要到位。檔案數(shù)字化加工任務(wù)結(jié)束不是終點(diǎn)，扎實(shí)做好交接驗(yàn)收、整改完善等工作，才能確保項(xiàng)目安全順利完成。發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案實(shí)體及時(shí)進(jìn)行檢查，該修復(fù)的修復(fù)、該消殺的消殺。對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行自動(dòng)檢驗(yàn)和人工抽檢，確保全部符合要求。同時(shí)，承包方要將設(shè)備硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)與各種工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等一并移交。發(fā)包方應(yīng)對(duì)各個(gè)安全環(huán)節(jié)進(jìn)行再確認(rèn)，如對(duì)承包方自帶的各類設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和必要的安全處理，組織安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)隱患進(jìn)行再排查，如全面了解掌握項(xiàng)目實(shí)施期間各類人員的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，并再次開展安全保密教育，及時(shí)查缺補(bǔ)漏。最后，應(yīng)將檔案數(shù)字化服務(wù)過程中所形成的各類原始記錄材料，按要求移交檔案部門管理。

　　“五到位”只是做好檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的基本要求。在項(xiàng)目實(shí)操中，發(fā)包方應(yīng)在嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度的前提下，因地因事因人制宜，確保檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作高質(zhì)量開展。

　　檔案數(shù)字化外包是什么意思

　　檔案數(shù)字化外包是一種檔案管理方式，指將部分或全部檔案管理工作外包給專業(yè)的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理。這種模式可以幫助企業(yè)節(jié)省成本、提高工作效率和保障信息安全。

　　一般來說，檔案數(shù)字化外包的過程包括以下幾個(gè)步驟：

　　確定外包內(nèi)容：確定哪些檔案需要數(shù)字化，并指定相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；

　　挑選外包服務(wù)商：比較多家服務(wù)商的資質(zhì)和服務(wù)水平，選擇最符合要求的一家；

　　制定合同：雙方協(xié)商簽訂合同，明確服務(wù)內(nèi)容、期限、費(fèi)用等相關(guān)事項(xiàng)；

　　實(shí)施外包：服務(wù)商按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量等要求完成檔案數(shù)字化任務(wù)；

　　驗(yàn)收：驗(yàn)收外包成果，確保達(dá)到合同規(guī)定的各項(xiàng)要求；

　　維護(hù)：對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行長(zhǎng)期維護(hù)和管理，保證其安全性、完整性?？偟膩碚f，檔案數(shù)字化外包為企業(yè)提供了高效、便捷的檔案管理解決方案，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息化、自動(dòng)化和智能化的目標(biāo)。

　　檔案數(shù)字化外包規(guī)范

　　《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》(DA/T 68.2—2020)是由國(guó)家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)于2020年5月18日制定并于2020年6月1日起實(shí)施，旨在規(guī)范檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作，確保其合法、安全和可控。

　　檔案因其具有原始性、唯一性和秘密性的特點(diǎn)，在檔案數(shù)字化服務(wù)外包過程中可能面臨多種質(zhì)量和安全風(fēng)險(xiǎn)。為了應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，該標(biāo)準(zhǔn)將檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作劃分為三個(gè)階段：發(fā)包前期準(zhǔn)備工作、檔案數(shù)字化過程管理和檔案數(shù)字化成果管理。

　　具體來說，該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范以及信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督工作規(guī)范。這些規(guī)范適用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織開展的檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作，但不涉及國(guó)家秘密的檔案數(shù)字化服務(wù)外包。

　　總則

　　《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第2部分:檔案數(shù)字化服務(wù)》規(guī)定發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的規(guī)定，堅(jiān)持合法、安全可控原則開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。

　　前期準(zhǔn)備工作

　　01.明確工作要求

　　應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),確定檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容、流程、技術(shù)、質(zhì)量和安全等要求。應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,明確檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍和優(yōu)先順序。明確檔案數(shù)字化操作規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及工期。

　　02.選定承包方

　　對(duì)承包方的股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實(shí)際控制人身份進(jìn)行核實(shí)將承包方的財(cái)務(wù)狀況、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)能力、硬件條件等納入評(píng)價(jià)體系。對(duì)其資質(zhì)、信用進(jìn)行考察,了解其是否存在不良記錄。

　　03.簽訂合同

　　確定承包方后,發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂合同。合同的簽訂應(yīng)符合DA/T68.1的要求。

　　04.選定場(chǎng)所

　　加工場(chǎng)所一般應(yīng)選擇在發(fā)包方的辦公地點(diǎn)，選擇相對(duì)獨(dú)立的、封閉的區(qū)間。應(yīng)滿足防水、防潮、防日光及紫外線照射、防塵、防有害氣體防有害生物、防火、防盜等要求。需安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。

　　05.配置設(shè)備

　　應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。承包方提供的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，應(yīng)經(jīng)發(fā)包方或受發(fā)包方委托的第三方檢查合格后方可使用

　　過程管理

　　01.管控標(biāo)準(zhǔn)

　　應(yīng)對(duì)承包方的檔案數(shù)字化加工進(jìn)行全過程、全方位的管控。發(fā)生(可能導(dǎo)致)檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件后,應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。

　　02.人員管理

　　應(yīng)要求承包方將直接參與本項(xiàng)目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案。應(yīng)禁止承包方工作人員擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。

　　03.流程管理

　　應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔出庫(kù),并根據(jù)工作完成情況分批接收歸庫(kù)應(yīng)要求承包方按照DA/T31的規(guī)定制作工作流程單，對(duì)檔案數(shù)字化加工各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況進(jìn)行記錄。工作流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

　　04.存儲(chǔ)介質(zhì)管理

　　應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化加工過程中使用的計(jì)算機(jī)硬盤、移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等各種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行安全檢查并登記造冊(cè)、統(tǒng)一保管,嚴(yán)禁承包方擅自處理

　　05.檔案管理

　　應(yīng)對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行敏感性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。對(duì)正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案,應(yīng)該(或要求)安排專人保管,每天入庫(kù)(柜),不得在工位上留存過夜。

　　成果管理

　　01.數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

　　般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。對(duì)于無法使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目,抽檢率不得低于5%。應(yīng)要求承包方將檔案數(shù)字化加工成果一并移交給發(fā)包方。

　　02.安全確認(rèn)

　　應(yīng)對(duì)承包方交付的檔案數(shù)字化加工的各種存儲(chǔ)介質(zhì)、視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)及回放記錄、工作人員變更記錄等進(jìn)行安全檢查。應(yīng)對(duì)承包方自帶的各種硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢查,以確保其無信息留存。

　　03.驗(yàn)收總結(jié)

　　對(duì)不符合法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、合同的交付成果,應(yīng)要求承包方限期整改。經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、安全確認(rèn)、驗(yàn)收評(píng)估之后,應(yīng)與承包方辦理交接手續(xù)。應(yīng)將工作中形成的重要文件歸檔保存,并總結(jié)經(jīng)驗(yàn),持續(xù)改進(jìn)。

　　檔案數(shù)字化整理工作的主要內(nèi)容

　　檔案數(shù)字化整理工作的主要內(nèi)容包括：

　　1、檔案接收：負(fù)責(zé)接收原始紙質(zhì)或電子文檔，并進(jìn)行初步審核。在接收過程中，需要確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)對(duì)不符合要求的文件進(jìn)行篩選和退回。

　　2、數(shù)據(jù)提?。簭脑嘉臋n中提取相關(guān)信息，如標(biāo)題、作者、日期等內(nèi)容。通過自動(dòng)化工具或人工處理，將文檔中的關(guān)鍵信息提取出來，以便后續(xù)的整理和存儲(chǔ)。

　　3、格式轉(zhuǎn)換：將原始文檔轉(zhuǎn)換為適合存儲(chǔ)和檢索的格式，如PDF、JPEG等。根據(jù)文檔的特點(diǎn)和需求，選擇合適的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，以確保文檔的可讀性和可訪問性。

　　4、質(zhì)量檢查：檢查轉(zhuǎn)換后的文檔是否完整、清晰、準(zhǔn)確，如有必要可進(jìn)行適當(dāng)?shù)男迯?fù)。通過對(duì)文檔的視覺檢查和內(nèi)容核對(duì)，確保文檔的質(zhì)量達(dá)到要求，并及時(shí)修復(fù)可能存在的錯(cuò)誤或缺失。

　　5、元數(shù)據(jù)編目：根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建元數(shù)據(jù)，包括描述文檔內(nèi)容、來源、格式等方面的詳細(xì)信息。通過編寫元數(shù)據(jù)，為文檔提供更全面的描述和索引，方便用戶快速定位和檢索所需的信息。

　　6、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：將整理后的文檔及其元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到安全、可靠的位置。選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)，確保文檔的安全性和可用性，同時(shí)建立備份機(jī)制，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　7、訪問管理：設(shè)置訪問權(quán)限、備份機(jī)制、災(zāi)難恢復(fù)措施等，確保文檔的安全、可控。通過制定訪問策略和權(quán)限控制，限制對(duì)文檔的訪問范圍，同時(shí)建立備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)可能的數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障。

　　8、更新維護(hù)：定期更新和維護(hù)文檔，確保其時(shí)效性和準(zhǔn)確性。根據(jù)文檔的使用情況和需求變化，及時(shí)更新文檔的內(nèi)容和格式，同時(shí)進(jìn)行定期的維護(hù)工作，確保文檔的可靠性和可用性。

　　通過以上步驟，檔案數(shù)字化整理工作能夠有效地將紙質(zhì)或電子文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，提高文檔的管理和利用效率，同時(shí)確保文檔的安全性和可靠性。