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安徽省檔案掃描公司

時間:2023-12-20 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  安徽省檔案掃描公司的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。企業(yè)部門想要做好檔案數(shù)字化工作,需要充分準(zhǔn)備好前、中、后三個階段。

安徽省檔案掃描公司

  一、掃描前期準(zhǔn)備

  1.檔案數(shù)字化加工流程的第一步是接收。

  接收時要對檔案進(jìn)行詳細(xì)登記,不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記,保證檔案接收過程中數(shù)量無誤,同時也要與客戶進(jìn)行書面交接并簽字確認(rèn)。第一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段,也是檔案數(shù)字化起步的關(guān)鍵時刻,準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度等。

  2.檔案整理準(zhǔn)備

  檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確無誤填寫,確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準(zhǔn)確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物,修整頁面,修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作,才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

  3.設(shè)備的準(zhǔn)備

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所,數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足,布局合理,需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

  4.人員的準(zhǔn)備

  檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機(jī)知識和檔案管理知識。檔案工作人員要做好工作計劃,制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組,工作人員要求責(zé)任心強(qiáng),細(xì)心細(xì)致,能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān),實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

  5.管理制度的完善

  確保檔案的安全和工作的科學(xué)、規(guī)范、有序,應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行。

  二、掃描加工中階段

  1.掃描操作

  檔案掃描儀與計算機(jī)連接,安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。掃描操作就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進(jìn)行判斷和設(shè)置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。

  2.圖像存儲:通常存儲的格式為JPG,掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定為300dpi以上。

  3.圖像處理:能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。

  三、掃描加工后階段

  一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作,每項工作依次銜接完成。

  1.圖像檢查:檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進(jìn)行修改。

  2.數(shù)據(jù)對接檢查:目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng),也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應(yīng)為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。

  3.數(shù)據(jù)存儲:存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等,其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立,而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

  4.數(shù)據(jù)移交:將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù),此驗收由檔案管理部門來驗收,驗收合格則進(jìn)行辦理交接手續(xù),交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后,標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

  安徽省檔案掃描公司怎樣選擇

  檔案掃描公司的選擇需要考慮多個因素,下面是一些建議,幫助你選擇適合的檔案掃描服務(wù)提供商。

  1.服務(wù)范圍和經(jīng)驗

  了解公司的服務(wù)范圍,是否涵蓋你所需的檔案類型和掃描要求。

  詢問公司在相關(guān)領(lǐng)域的經(jīng)驗,是否有處理類似項目的成功案例。

  2.技術(shù)和設(shè)備

  評估公司使用的掃描技術(shù)和設(shè)備是否先進(jìn),以確保高質(zhì)量的掃描結(jié)果。

  了解其是否具備處理大量文檔的能力以及對特殊文檔的處理能力。

  3.數(shù)據(jù)安全和保密

  確保公司有適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)安全措施,保護(hù)你的檔案信息不被泄露。

  詢問其關(guān)于數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)的政策。

  4.質(zhì)量控制和準(zhǔn)確性

  了解公司的質(zhì)量控制流程,確保掃描的準(zhǔn)確性和一致性。

  可以要求提供樣本或參考項目,評估其掃描質(zhì)量。

  5.項目管理和溝通

  詢問公司的項目管理方法,包括進(jìn)度跟蹤和溝通機(jī)制。

  確保與公司的溝通渠道暢通,以便及時解決問題和獲取更新。

  6.價格和性價比

  比較不同公司的報價,并綜合考慮質(zhì)量、服務(wù)和價格之間的平衡。

  注意是否存在隱藏費用或額外的服務(wù)費用。

  7.參考和口碑

  參考其他客戶的評價和推薦,了解公司的口碑和信譽(yù)。

  可以咨詢同行或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)的意見。

  總之,選擇合適的檔案掃描公司需要綜合考慮服務(wù)范圍和經(jīng)驗、技術(shù)和設(shè)備、數(shù)據(jù)安全和保密、質(zhì)量控制和準(zhǔn)確性、項目管理和溝通、價格和性價比以及參考和口碑等因素。建議你仔細(xì)評估各個方面,并與多家公司進(jìn)行比較,以選擇最適合你需求的檔案掃描服務(wù)提供商。

  安徽省檔案掃描工作注意事項

  檔案掃描是檔案數(shù)字化加工重要的一部分,檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備,進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真,圖像效果最接近檔案原貌。掃描的工作人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法,充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

  1.掃描設(shè)備

  1.1掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對檔案實體的保護(hù),盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。

  1.2超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描,也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時,相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊,并且采用標(biāo)板等方式明確說明分幅方法;若后期采用軟件自動拼接的方式,重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的三分之一。

  1.3對于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案,為方便直觀顯示原件大小,可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式標(biāo)識原件大小等信息。

  1.4應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。

  2.掃描色彩模式

  2.1為最大限度保留檔案原件信息,便于多種方式的利用,宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

  2.2頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案,應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。

  2.3頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

  2.4頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,也可采用灰度模式掃描。

  3.掃描分辨率

  3.1掃描分辨率的選擇,應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整,并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。

  3.2掃描分辨率應(yīng)不小于200 dpi。如文字偏小,密集、清晰度較差時,建議掃描分辨案不小于300 dpi。

  3.3如有計算機(jī)輸出縮微攝影、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時,可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進(jìn)行輸出的檔案,掃描分辨率建議不小于300 dpi:需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案掃描分辨率建議不小于600 dpi;需要進(jìn)行印刷出版的檔案,可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨離。

  4.存儲格式

  4.1紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式,圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應(yīng)用的需求而定。

  4.2紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時,也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮,將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PIDF等其他格式。

  4.3同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。

  5.圖像命名

  5.1應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

  5.2建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件,并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

  數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時,可采用該檔案的檔號對圖像命名。

  5.3應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑,確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

  6.裁邊

  如需對數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理,應(yīng)在距頁邊最外延至少2 mm~3 mm處裁剪圖像

  7.去污

  如需對數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理,以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則,處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水遺、污點、裝訂孔等痕跡。

  8.圖像質(zhì)量檢查

  8.1數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時,應(yīng)重新掃描

  8.2對于漏掃、重掃、多掃等情況,應(yīng)及時改正。

  8.3數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

  8.4對數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。

  9.數(shù)據(jù)掛接

  9.1應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接,以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

  9.2逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等,發(fā)現(xiàn)錯誤及時進(jìn)行糾正。

  檔案數(shù)字化掃描的難點

  檔案數(shù)字化掃描的難點取決于多方面的因素,比如檔案的狀態(tài)、類型和數(shù)量,以及掃描設(shè)備和技術(shù)的可用性等。檔案數(shù)字化掃描的難點主要有以下幾個方面的內(nèi)容:

  1.檔案類型和狀態(tài):不同類型的文檔(如紙質(zhì)文件、照片、負(fù)片等)可能需要使用不同的掃描設(shè)備和技術(shù)。此外,如果檔案受損、老化或具有特殊格式,可能需要更復(fù)雜的處理和修復(fù)。

  2.檔案數(shù)量:如果要處理大量的檔案,可能需要投入大量的時間和資源來完成掃描工作。這可能需要組織和協(xié)調(diào)有效的工作流程和團(tuán)隊。

  3.掃描設(shè)備和技術(shù):掃描設(shè)備的質(zhì)量和性能對掃描結(jié)果產(chǎn)生直接影響。高質(zhì)量的掃描設(shè)備可以提供清晰、準(zhǔn)確的圖像,而低質(zhì)量的設(shè)備可能導(dǎo)致圖像模糊或失真。

  4.數(shù)據(jù)格式和兼容性:不同類型的檔案可能使用不同的格式進(jìn)行存儲,這就需要將檔案進(jìn)行統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換,以便于管理和檢索。此外,還需要考慮數(shù)據(jù)的長期保存和兼容性,避免數(shù)據(jù)損壞或無法讀取的情況發(fā)生。

  5.數(shù)據(jù)安全和保密性:掃描的檔案可能包含敏感信息,如個人身份證件、醫(yī)療記錄等。在數(shù)字化過程中,確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性是一個重要的挑戰(zhàn)。

  6.圖像處理和后期處理:檔案數(shù)字化不僅僅是簡單的掃描,還需要對掃描圖像進(jìn)行處理和后期處理,以確保圖像質(zhì)量、清晰度和可讀性。這可能需要使用專業(yè)的圖像處理軟件和技術(shù)。

  7.掃描質(zhì)量控制:為了保證數(shù)字化掃描結(jié)果的準(zhǔn)確性和一致性,需要建立質(zhì)量控制措施,如校對、驗收和糾正錯誤。

  依據(jù)中博奧多年檔案數(shù)字化的經(jīng)驗,在遇到相對而言復(fù)雜又大規(guī)模的檔案數(shù)字化掃描項目時,最好評估項目的需求和挑戰(zhàn),并準(zhǔn)備好相應(yīng)的資源和計劃,以應(yīng)對項目實施時所需的資源和技術(shù)支持。

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