現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展 ，給予了電子檔案發(fā)展的機會和空間。雖然電子檔案打破了紙質(zhì)檔案的管理方式，但是兩者是可以并存的。檔案的管理面臨著管理方式的更新，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存關(guān)系也將發(fā)生相應(yīng)的變化 ，探討電子檔案 的與紙質(zhì)檔 案的有機結(jié)合具有深遠(yuǎn)意義。

一、 紙質(zhì)檔案和電子檔案的互補性

 1．電子文件管理推動紙質(zhì)文件管理改革 。電子文件的出現(xiàn)可以大大地推動紙質(zhì)文件的管理改革。自從計算機輔助管理以來，紙質(zhì)文件的管理方法也發(fā)生了很多的變化，尤其是電子 文件 的管理對 于紙質(zhì)文件的管理的影響很大 ，所 以引發(fā)了很 多形式的變化 。首先，推動了文檔的一體化的管理。也就是說，對于文秘 以及檔 案工作 的全 局來說，從公文生成到最后的歸檔整理的全過程，都需要使用計算機的管理系統(tǒng)，使得文檔實現(xiàn)一體化的發(fā)展。一次輸入，多次輸出，使得公文從產(chǎn)生到最后都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使得文檔實現(xiàn)一體化的發(fā)展。其次，電子檔案的出現(xiàn)可以使檔案的管理更加簡單化。尤其是在整理這一步驟上面。電子檔案可以使得紙質(zhì)檔案的整理簡單化，一方面，可以通過快速度的檢索以及隨時隨地的網(wǎng)上利用 ，使得用戶更加善于利用電子化 的文件。另一方面 ，對于電子檔案的存放，只需要在檢索的軟件中表明紙質(zhì)檔案的存放位置，就可以方便地查找到紙質(zhì)檔案。所以，對于紙質(zhì)檔案排放的要求就降低很多，可以通過借助電子檔案的檢索功能，隨時查找、快捷查詢。檔案部門可以提高工作效率，可以從繁重的整理工作中解脫，這不得不說是一種進(jìn)步。

 2．紙質(zhì)文件管理促進(jìn)電子文件管理的完善。對于紙質(zhì)檔案的管理，顯然人們的經(jīng)驗要比管理電子檔案多的多。雖然電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有很多的不同之處，但是管理 目標(biāo)是一樣的，都是記錄社會活動。所以在管理方式等方面都還是有很多相同的地方。電子文件的管理現(xiàn)在面臨的最大的問題，就是如何取得大眾的信任。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理并不是完全不同的，他們之間的有機結(jié)合可以使得檔案的管理更加靈活，互為條件，互補長短。在長遠(yuǎn)來說，紙質(zhì)檔案會瘦身，但是電子檔案會在紙質(zhì)檔案的支持下越來越豐滿。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案有機結(jié)合的對策

1．更新觀念 ，提高職業(yè)素質(zhì)。在很長一段時間，檔案管理人員一直都是以紙質(zhì)檔案的管理為主，所以對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式和方法都很習(xí)慣。面對當(dāng)前信息化的現(xiàn)代檔案管理工作，只有改變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立檔案現(xiàn)代化管理 的意識 ，把 電子檔案作為檔案管理 的不可或缺的一部分，進(jìn)行科學(xué)化的管理。面對當(dāng)前現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對于檔案管理工作 的沖擊 ，不僅 需要提 高 自我 的職業(yè)素質(zhì) ，而且需要調(diào)整 自己的知識結(jié)構(gòu) ，對于傳統(tǒng) 的檔案管理模式不僅在工作重心方面還是服務(wù)手段方面都需要改變，這對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。只有不斷的充實自己，加強對于專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高 自我創(chuàng)新能力，才可以樹立一個檔案專業(yè)人員的形象。

2．建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度。新型的檔案的管理需要與計算機技術(shù)結(jié)合。檔案信息的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求數(shù)據(jù)的格式合格，所以建立和改善管理方面的標(biāo)準(zhǔn)是必須的。新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計算機硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等 ，都有待進(jìn)一步改進(jìn)與完善。由于紙質(zhì)檔案的長期使用，人們在實踐中已經(jīng)有一套管理方法，所以當(dāng)新型的 電子檔案 的理念 出現(xiàn) 的時候 ，會顯得有一些無力感。電子檔案在信息的傳輸以及處理方面有很大優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案的原始性顯然要大于電子檔案。建立一個更加完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度，規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作，已經(jīng)是迫在眉睫。

3．檔案保管設(shè)施 的改進(jìn)與調(diào)整。對于電子檔案 以及紙質(zhì)檔案來說，是需要相互結(jié)合使用，才可以達(dá)到最佳的效果。這兩種都是以一定的物質(zhì)形態(tài)存在的，需要具備一些相應(yīng)的設(shè)施和條件才可以維護(hù)檔案管理的完整性以及安全性。由于紙質(zhì)檔案的存儲信息量較小，形成的案卷較多，所以隨著時間的推移，給庫房增加了壓力。有了電子檔案的存在就解決了這些問題。由于光盤信息存儲量大 ，要求存放保管的空間很小 ，只要符合保管要求和條件 ，就能減輕庫房壓力 ，節(jié)省大量資金和人力 。綜上所述，當(dāng)前電子檔案的發(fā)展不僅是對于紙質(zhì)檔案的一 個補充，而且是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的一個進(jìn)步。電子檔案和紙質(zhì)檔案的有機結(jié)合，可以有效地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。