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檔案數(shù)字化服務(wù)是一種將紙質(zhì)人事檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案等傳統(tǒng)檔案形式進(jìn)行數(shù)字化處理的過程。開展檔案數(shù)字化是為了在提高檔案利用效率的同時(shí),方便查找和管理,同時(shí)保護(hù)檔案實(shí)體不受損壞。
檔案數(shù)字化服務(wù)的主要流程包括:收集并整理檔案實(shí)物、利用掃描儀、修圖軟件等軟硬件設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描、通過硬盤、檔案管理軟件等硬軟件設(shè)備協(xié)助進(jìn)行檔案的管理和再利用等。
檔案數(shù)字化服務(wù)有諸多優(yōu)勢(shì)。首先,數(shù)字化后的檔案可以更容易地管理和再利用,提高了工作效率。其次,數(shù)字化后的檔案可以更好地保護(hù)檔案實(shí)體不受損壞、涂改,延長了其使用壽命的同時(shí),維護(hù)了檔案的保密性、真實(shí)性,防止信息泄露。最后,數(shù)字化后的檔案可以方便地進(jìn)行共享和傳輸,提高了檔案的利用效率。
在選擇檔案數(shù)字化服務(wù)時(shí),需要注意以下幾點(diǎn):首先,單位不僅可以自行開展檔案數(shù)字化工作,還可以選擇一家可靠的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu),以確保數(shù)字化過程中的質(zhì)量和檔案自身的安全。其次,要選擇合適合規(guī)的數(shù)字化設(shè)備和軟件,以保證數(shù)字化后圖像的質(zhì)量和清晰度,便于后期的再利用。最后,要選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和管理系統(tǒng),確保數(shù)字化后的檔案不會(huì)丟失或損壞。
總而言之,檔案數(shù)字化服務(wù)可以提高檔案利用效率,方便管理和再利用,同時(shí)保護(hù)檔案實(shí)體不受損壞、內(nèi)容不被泄露。如果您需要開展這項(xiàng)工作,可以選擇一家可靠的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)哦。
張掖檔案整理數(shù)字化流程
數(shù)字檔案是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么檔案數(shù)字化的過程包含哪些具體的工作流程呢?
一、檔案出庫。需要對(duì)每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點(diǎn)、雙方核對(duì)、驗(yàn)收移交。
二、整理編碼、核對(duì)。對(duì)接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理,比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對(duì)存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù),編制材料的類號(hào)和頁號(hào),整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確,防止漏編錯(cuò)編。
三、電子目錄的錄入、校對(duì)、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對(duì)應(yīng)的電子目錄,對(duì)完成的目錄進(jìn)行校對(duì),確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯(cuò)別字等,還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。
四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描,形成檔案材料電子檔原始圖像。
五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對(duì)原始掃描圖像進(jìn)行修整,比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對(duì)紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理;修整后要對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對(duì),并作圖像高清刻作。
六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致,打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容,檢查類頁號(hào)是否填寫缺漏、文件是否有錯(cuò)裝、漏裝,核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。
七、數(shù)據(jù)總審入庫。對(duì)電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核,確定各方面細(xì)節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后,將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫,將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。
看完以上內(nèi)容,相信大家對(duì)檔案數(shù)字化的過程也有所了解了,如果有對(duì)檔案材料信息化、數(shù)字化的相關(guān)疑問和工作需求,歡迎致電或在中博奧技術(shù)有限公司進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢!
張掖檔案整理數(shù)字化方案
隨著檔案信息化的發(fā)展,企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí),對(duì)于檔案數(shù)字化的需求也愈發(fā)突出,但是對(duì)于企業(yè)單位的檔案工作者來說,如何推進(jìn)檔案數(shù)字化、進(jìn)行數(shù)字化工作需要什么設(shè)備工具、數(shù)據(jù)如何處理等相關(guān)工作難點(diǎn)也是需要面臨的,那么如何構(gòu)建適合的檔案數(shù)字化方案呢?一起來了解吧!
進(jìn)行檔案數(shù)字化工作,首先需要配置相應(yīng)的工作設(shè)備,比如專門進(jìn)行檔案材料掃描的掃描儀器,幫助檔案材料裝訂的打孔設(shè)備,進(jìn)行數(shù)據(jù)存放和數(shù)據(jù)查詢的軟件系統(tǒng)和硬件存儲(chǔ)設(shè)備等,所以在制作檔案數(shù)字化方案時(shí),設(shè)備方面的購置是需要首先考慮的。
其次,對(duì)于需要進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的檔案,是不是已經(jīng)完成整理工作的,還是需要再次進(jìn)行材料收集與材料整理,都是需要在數(shù)字化方案中重點(diǎn)考慮的問題。除此之外,對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的處理工作,比如檔案數(shù)據(jù)是只存放在光盤、硬盤備份待查?還是需要選擇檔案數(shù)據(jù)掛接軟件在日常工作中進(jìn)行利用?也是需要重點(diǎn)考慮的問題。
檔案數(shù)字化方案是根據(jù)每個(gè)單位的具體情況來具體分析和制定的。拿人事檔案舉例吧,有的單位有自主人事檔案保管權(quán)限,有的單位卻沒有,那么解決方案也就不同,有人事保管權(quán)限的,我們可以提供上門服務(wù),在單位全程保密的環(huán)境下來開展檔案數(shù)字化工作。
如果是沒有人事保管權(quán)限的單位,作為有人事檔案保管權(quán)限的我們,就可以通過集中開函將單位員工檔案從全國各地調(diào)入我中心,檔案到檔后,由我中心進(jìn)行集中管理并同時(shí)開展檔案數(shù)字化工作。
總而言之,我們提供的一站式檔案數(shù)字化方案是在絕對(duì)保密,絕對(duì)安全的前提下開展工作。有檔案數(shù)字化方案相關(guān)的建議也歡迎網(wǎng)友們和我們留言互動(dòng)。
張掖檔案整理數(shù)字化服務(wù)的優(yōu)勢(shì)
檔案的數(shù)字化加工工作,是通過使用數(shù)字化加工設(shè)備,對(duì)紙質(zhì)載體檔案進(jìn)行信息化加工,將紙質(zhì)載體信息轉(zhuǎn)換為可以在電子光盤等媒介上進(jìn)行存儲(chǔ)的電子載體信息,并且通過設(shè)置檔案專用加密計(jì)算機(jī),使電子載體檔案可以經(jīng)由加密計(jì)算機(jī)識(shí)別并通過數(shù)字化方式使用的一種方式。而進(jìn)行檔案數(shù)字化優(yōu)勢(shì)又有什么呢?
根據(jù)檔案管理新《條例》,可以明確檔案數(shù)字化建設(shè)是構(gòu)建檔案管理工作的新的發(fā)展需求與工作要點(diǎn),會(huì)加強(qiáng)檔案信息的資源規(guī)劃利用,對(duì)于檔案信息的收集工作也是有作用的。比如所屬綜合檔案之一的文書檔案,通過開展檔案數(shù)字化建設(shè),完成電子載體檔案體系的搭建,對(duì)于檔案資料的查詢工作的開展可以得到有效的提升。
除此之外,對(duì)于檔案管理工作在日常工作中接觸較多的人事檔案,因?yàn)槠錂n案類別的特性,需要持續(xù)完成檔案材料的收集與檔案信息的搭建,所以通過檔案數(shù)字化加工,可以通過對(duì)電子載體的監(jiān)管更快速、便捷的完成人事檔案資料的持續(xù)更新收集與檔案信息的借閱查詢與利用工作。
通過計(jì)算機(jī)和加工系統(tǒng),先將紙質(zhì)檔案的目錄錄入之后,再對(duì)應(yīng)目錄進(jìn)行掃描。這一過程將應(yīng)用到掃描儀(一般有平板和高掃),再通過修圖處理之后就完成了檔案數(shù)字化的過程。具體來說檔案數(shù)字化優(yōu)勢(shì)可以體現(xiàn)在如下幾點(diǎn):
第一,將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案,增加了檔案的載體,便于長期保存,避免了因?yàn)榧堎|(zhì)檔案容易發(fā)霉、蛀蟲所帶來的的損失。
第二,檔案數(shù)字化之后能夠提高檔案的利用效率。舉例來說,數(shù)字化檔案之后我們可以很方便地在電腦中查詢檔案,不用在具體查詢紙質(zhì)檔案,浪費(fèi)時(shí)間;同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了異地利用,極大地節(jié)省了時(shí)間。
檔案數(shù)字化優(yōu)勢(shì)多多,做好檔案數(shù)字化工作,建立安全的檔案數(shù)字化管理體系,是當(dāng)下開展檔案管理工作的優(yōu)選之一!
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