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具備專業(yè)知識和技能、遵守相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn):工作人員應(yīng)具備檔案整理及數(shù)字化技術(shù)的基本知識,熟悉數(shù)字化設(shè)備的操作和維護(hù),掌握相關(guān)軟件和工具的使用方法;能夠遵循國家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,如參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件,確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。
檔案整理:在進(jìn)行數(shù)字化之前,要對檔案進(jìn)行整理,包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準(zhǔn)確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準(zhǔn)確。
檔案整理及數(shù)字化
圖像處理、質(zhì)量控制:慎用裁切、橡皮擦等圖像工具,避免對原始檔案造成不必要的損害;需要對數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。
數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制:確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲,并進(jìn)行有效的管理和維護(hù);選擇合適且多樣化的存儲設(shè)備,如硬盤、光盤、云存儲等,以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性;在檔案數(shù)字化過程中,要加強(qiáng)對敏感和機(jī)密信息的保護(hù),設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制,確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。
建立索引:建立索引,便于檔案管理員查找和利用檔案信息。
外包服務(wù)管理:如果需要進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化的外包服務(wù),選擇外包公司的時(shí)候不僅要鑒別單位的資質(zhì),還需要按照上述注意事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督,確保外包服務(wù)的質(zhì)量和檔案安全。
通過以上注意事項(xiàng),可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進(jìn)行,提高檔案管理效率,并且達(dá)到保護(hù)原始檔案的目的。
新手檔案員如何做好檔案整理工作
檔案工作的基礎(chǔ)是具備豐富的檔案資源,檔案資源來源于各部門形成的文件材料,收集好這些文件材料并經(jīng)過規(guī)范化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎么整理檔案呢?
嚴(yán)格意義上來說,“整理檔案”的說法并不準(zhǔn)確,檔案是具有保存價(jià)值的歷史記錄,真正整理的是文件材料,運(yùn)轉(zhuǎn)完畢的文件材料經(jīng)過規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理,形成歸檔文件,移交入庫后才是檔案。
1.剔除不歸檔的文件材料
收集來的文件材料并不是每一份都需要?dú)w檔,要糾正兩種錯(cuò)誤認(rèn)識,一是有文必檔,二是紅頭文件(上級來文)都要?dú)w檔。需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(第8號國家檔案局令),按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要?dú)w檔的文件材料。
機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍:
?。?)反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;
?。?)機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;
?。?)本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料;下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;
(4)其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料(行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料)。
以下幾種文件材料可以不歸檔:
?。?)上級機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料;任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件;供工作參考的抄件;征求意見未定稿的文件等。
(2)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件;無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件;一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿;無特殊保存價(jià)值的信封;不需辦理的一般性人民來信,電話記錄;機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等;本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料;為參考目的從各方面搜集的文件材料。
?。?)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。
?。?)下級機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報(bào),情況反映,抄報(bào)或越級抄報(bào)的一般性的文件材料。
2.將不同“年度”文件材料分開存放
文書檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個(gè)年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點(diǎn):
?。?)一般以文件形成日期為準(zhǔn);
?。?)計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度;
?。?)跨年度形成的會議材料歸閉幕年;
(4)幾份文件作為一件時(shí),“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。
3.鑒定保管期限,按期限分開存放
?。?)文書檔案分永久(Y)和定期(D)兩種。其中定期,分為30年(D30)和10年(D10)。
?。?)應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局8號令)的要求,結(jié)合各自的工作實(shí)際,制訂出一個(gè)科學(xué)、合理的符合本單位實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表,報(bào)本級檔案行政部門審批,并以此為依據(jù)對歸檔文件劃定正確的保管期限。
4.排列歸檔文件的先后順序
?。?)件內(nèi)文件排序
歸檔文件排序時(shí),正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件在前,復(fù)制件在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前,收文在后;正本在前,發(fā)文稿紙和定稿在后。
?。?)歸檔文件的先后順序
①歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
?、跉w檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列。
③同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列。
④會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
5.編寫頁碼
(1)紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。
?。?)頁碼應(yīng)逐頁編制,宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
?。?)文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。
6.加蓋歸檔章,填寫檔號項(xiàng)
歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)(問題),其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必填項(xiàng)。
7.裝訂、裝盒
歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應(yīng)維持不變。
歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的,使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。
將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。
檔案整理工作內(nèi)容
檔案整理是一個(gè)很寬泛的問題,必須縮小到具體的檔案種類上來敘述才具有實(shí)質(zhì)性的意義。今天就以人事檔案為例為大家介紹一下檔案整理工作內(nèi)容,請大家一起看過來吧。
首先對于人事檔案來說需要先按照國家頒布的相關(guān)條例對現(xiàn)有雜亂無章的檔案進(jìn)行分類處理,我們一般是參照《干部人事檔案工作條例》來進(jìn)行整理。按照標(biāo)準(zhǔn)分為十個(gè)大的類別,具體分類細(xì)則、檔案整理工作內(nèi)容,大家可以查看上述提到的條例。
在進(jìn)行分類之后需要對存在鐵釘、回形針等容易腐蝕紙張的雜物進(jìn)行去除,同時(shí)對不符合規(guī)格的紙質(zhì)材料進(jìn)行裝裱為后續(xù)的裝訂打好基礎(chǔ)。
再有就是對分好類的材料進(jìn)行排序和編寫類號、件號和頁號,注意不能出現(xiàn)問題,否則修改起來是非常麻煩的。
下一步是根據(jù)檔案的分類編寫目錄,這步可以通過專業(yè)軟件來實(shí)現(xiàn)或者用Excel表格編寫即可。最后將目錄打印出來后對整本檔案進(jìn)行裝訂,放入專門的無酸檔案盒內(nèi)就行了。
檔案整理的細(xì)節(jié)
眾所周知,檔案材料經(jīng)過收集、鑒別之后需要進(jìn)行整理。而檔案整理流程是對檔案材料循序漸進(jìn)進(jìn)行分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷,以及在此基礎(chǔ)上,不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的。
看似簡單的檔案整理流程,實(shí)際操作中處處充滿著細(xì)節(jié)。首先將檔案材料分為十大類,每份材料分類都得仔細(xì)認(rèn)真,稍微疏忽則可能分類錯(cuò)誤。如新進(jìn)員工鑒定類材料,如果僅僅只是一份對其工作表現(xiàn)的鑒定材料歸入3類,但如果涉及“同意轉(zhuǎn)正”這方面則歸入9-2類。其次是排序,分為時(shí)間順序和邏輯順序,其中5類、6類和8類是邏輯,其余是時(shí)間順序。一般8類遇到較少,因?yàn)樯俨怀S?,如果不留意可能就也錯(cuò)誤按照時(shí)間排序了。
再是編號編目。編號記住有圖文及編號,正面右下角、反面左下角;編目則要準(zhǔn)確無誤,避免錯(cuò)別字,完成后進(jìn)行校對。最后是裝訂,標(biāo)準(zhǔn)是A4紙型,大于需要折疊,過小需要托裱。打孔要做到不破壞檔案內(nèi)容、以左下角對齊為準(zhǔn)。