在開展檔案工作時，基礎環(huán)節(jié)之一就是進行檔案整理工作。對于檔案管理員收集到的檔案材料，因為其形成與來源不同，所以在進行檔案管理時，就需要進行材料鑒別工作，然后進行一系列檔案整理加工。

      但是檔案種類繁多，如人事檔案、會計檔案、文書檔案、科技檔案、工程檔案等等，對于不同類型的檔案材料，其進行檔案工作的政策法規(guī)也有所區(qū)別，所以企業(yè)就會選擇檔案整理外包服務，來協(xié)助檔案管理專員開展檔案工作。

　　除此之外，選擇檔案整理外包服務主要的對象是企業(yè)檔案管理工作者日常工作中接觸較多的人事檔案，因為人事檔案與其他種類的檔案在進行管理工作時有一個顯著的區(qū)別，就是人事檔案的流動性。人事檔案的特點在于這類檔案是動態(tài)的，具有延續(xù)性的。

　　人事檔案的管理，是以個人為單位進行集中保存的一種專門案卷，同一個人的檔案材料是不能分散的，不同人的檔案材料不可混淆。而且每一份人事檔案，會根據(jù)當事人的學習、工作經(jīng)歷的進程情況產(chǎn)生變化，還會不斷補充新的材料，人事檔案的保管單位也不是固定的，所以對于人事檔案的整理工作是一個持續(xù)性的過程。選擇檔案整理外包服務，對于企業(yè)檔案管理員開展人事檔案的日常管理工作是有很多便利的！

　　為什么選擇檔案整理數(shù)字化外包

　　我們都知道，檔案整理工作標準多要求高，想隨隨便便完成檔案工作根本不可能。所以不少企事業(yè)單位選擇了檔案整理數(shù)字化外包，讓專業(yè)機構來完成，今天就來講講選擇檔案整理數(shù)字化外包的四大理由。

　　選擇檔案整理數(shù)字化外包，首先可以幫助企業(yè)降低管理成本，數(shù)字化管理檔案不僅節(jié)約保管費用、節(jié)省占地空間，而且查閱方便迅捷，在避免各種浪費的同時還在某種程度上實現(xiàn)了人事檔案信息資源共享。其次是幫助企業(yè)釋放工作壓力，有效解決企事業(yè)單位缺乏人事檔案相關專業(yè)人員、專業(yè)設備的問題。

　　專業(yè)的檔案整理數(shù)字化外包服務提供標準化人事檔案整理及數(shù)字化服務，解決達標難題。并且這些服務機構擁有眾多國企、事業(yè)單位項目服務成功案例，多個項目驗收標準超出同行服務水平，豐富的檔案整理數(shù)字化工作經(jīng)驗，確保企業(yè)工作成果達標，杜絕企業(yè)自己的檔案整理數(shù)字化工作不達標的問題。

　　檔案整理工作內容

　　檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點，根據(jù)科學的理論和方法，將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項工作。

　　對于檔案整理工作而言，它的主要內容分為：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。這些內容后續(xù)我都會詳細講解，感興趣可以在評論區(qū)告訴我，會及時更新的。

　　對于現(xiàn)在的社會單位，行業(yè)是五花八門的，那么單位形成的檔案一樣也是各種各樣的，不僅類別不同，有時載體也會不一樣，所以根據(jù)檔案的狀況不同，整理工作的內容也會出現(xiàn)差異，而整理工作也可以分為下面三種類型：

　?。ㄒ唬┡帕信c編目

　　這里可以說一下，檔案整理工作呢也是需要一定量的檔案的，所以工作一般的場景都是出現(xiàn)在“檔案室”“檔案館”內，往期我也分享過檔案館的一些資料，所以從檔案館（室）的角度分析。

　　當檔案室接收的是機關部門整理好的檔案，檔案館接收的是立檔單位移交的檔案，這個時候檔案整理工作的范圍就很大了，所以就需要對收集過來的檔案全宗，進行系統(tǒng)性的排列，也要對檔案目錄進行加工。

　?。ǘ┘毠?jié)調整

　　俗話說得好“林子大了什么鳥都有”，檔案館也不敢絕對的保證，自己接收的檔案都是極具價值的，所以當整理入檔案館內保存的檔案，其中顯然不符合整理要求，不便于保管利用的部分。

　　應進行加工，來提升檔案的質量，另外，在時間的推移中，檔案本身與整理方法也會發(fā)生變化，在發(fā)現(xiàn)不適合時代的時候，也要進行必要的調整。

　　（三）全過程整理

　　這個整理工作的類型，看字面意思就很好理解了，就是對檔案整理的全過程進行工作，每一步都要細致地做好。另外，檔案館有時也會接收一些零散的文件。

　　又或者在庫藏體系遭遇嚴重受損的時候，全過程類型整理工作也要及時地進行。

　　照片檔案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應本著有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點，從室藏檔案的實際出發(fā)，適當考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質底片、硬質底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產(chǎn)生的照片來分類；按內容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　　（2）照片的分類

　　應在全宗內按保管期限——年度——問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——問題——年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質量。文字

　　說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側或左側書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項內容一卷，內容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時間順序進行排列，按順序嵌進照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)枴⑷谔枴９芷谙薮a——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目?；灸夸浀臈l目應按照片號排序。