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職工檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn),是管理人員了解職工歷史、評價職工績效、制定職業(yè)生涯規(guī)劃的基礎(chǔ)。為了更好地管理和利用職工檔案,浙江杭州地區(qū)積極推進檔案整理分類管理,實現(xiàn)職工檔案信息的數(shù)字化、標準化和可視化。
一、按黨管干部的原則,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員的檔案,是由主管上級主管部門的組織部門(政治處)負責管理的。本單位只留存領(lǐng)導(dǎo)班子成員的檔案副本(副本為復(fù)印件,不是檔案的全部)。
二、按黨管干部的原則,企業(yè)的中層領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案,由本單位的組織部門(黨委工作部或政治部)負責管理。黨委工作部部長是管理中層干部事宜的具體責任人,他的檔案存放在本單位黨委書記處。
三、企業(yè)一般干部和工人的檔案由本單位的人事部門(勞資科或勞人科)負責管理。本單位人事檔案管理員的檔案存放在勞人科長或辦公室主任處。
四、企業(yè)的退休職工檔案多數(shù)是本單位勞人科管理。目前按國企退休職工屬地化管理辦法,一些效益好的國企,將本單位退休職工檔案(紙質(zhì)版)整理后移交當?shù)貦n案館或街道辦事處保存,單位只保存退休職工電子版檔案。
五、退休職工需要查檔自己檔案,可去單位人事部門或當?shù)貦n案館、街道辦事處,持本人身份證即可辦理查詢,需要復(fù)印檔案中某一材料的話,是不收取任何費用的。
六、因嚴重違紀、觸犯刑律的職工被單位開除、除名后的檔案,這些與單位沒有勞動合同關(guān)系的職工,個人檔案由單位移交當?shù)厝瞬攀袌龅臋n案管理中心保管。
七、個人檔案移交必須履行規(guī)范的移交手續(xù),在單位與單位之間進行,有調(diào)檔函和調(diào)檔介紹信,檔案移交、接收回執(zhí)、檔案移交、接收登記(表)簿,雙方經(jīng)手人還要簽字或蓋章。
八、檔案轉(zhuǎn)遞移交,只能是公對公,個人不能參與自己檔案的轉(zhuǎn)遞移交。所以說,個人檔案在嚴格履行檔案管理制度的情況下,是絕對不可能出現(xiàn)檔案損壞或丟失現(xiàn)象的。
總之,通過檔案整理分類管理,浙江杭州地區(qū)的企業(yè)可以實現(xiàn)職工檔案信息的有效整合和利用,提升管理效率,優(yōu)化人力資源配置,為企業(yè)發(fā)展注入新動力。希望各企業(yè)能夠高度重視職工檔案管理工作,建立健全檔案管理制度,完善職工檔案數(shù)字化系統(tǒng),確保職工檔案的合規(guī)性、可靠性和安全性。