隨著信息化技術的不斷發(fā)展，檔案數字化掃描已成為管理和保護檔案資料的重要手段。對于機構和企業(yè)來說，進行檔案數字化掃描可以提高檔案管理效率，便于信息檢索和共享，也有利于保護珍貴的歷史文化遺產。

　　1.檔案數字化加工流程的第一步是接收。

　　接收時要對檔案進行詳細登記，不出現漏登記或重復登記，保證檔案接收過程中數量無誤，同時也要與客戶進行書面交接并簽字確認。第一階段是數字化工作開展前的準備階段，也是檔案數字化起步的關鍵時刻，準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度等。

　　2.檔案整理準備

　　檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確無誤填寫，確保即將進行數字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數字化加工。

　　3.設備的準備

　　紙質檔案數字化工作需要相應的設備和場所，數字化加工場所應空間充足，布局合理，需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質（如磁帶、磁盤、光盤等），設備、數碼相機等，數字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數字化加工工作安全有保障。

　　4.人員的準備

　　檔案數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要做好工作計劃，制定實施方案，成立檔案數字化工作領導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質量關，實行數字化加工過程的全流程管理。

　　5.管理制度的完善

　　確保檔案的安全和工作的科學、規(guī)范、有序，應從這幾個方面制定相應的制度，如《檔案數字化工作管理辦法》《數字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數字化驗收工作細則》《數字化工作制度》《設備管理制度》等，并在紙質檔案數字化工作過程嚴格執(zhí)行。

　　總之，通過檔案數字化掃描，可以實現檔案信息的電子化存儲、快速檢索和長期保存，有利于節(jié)約空間、提高工作效率，同時也更好地保護和傳承重要的歷史文化遺產。希望各機構和企業(yè)能夠積極推進檔案數字化掃描工作，提升管理水平，推動信息化建設，為社會發(fā)展進步做出貢獻。