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醫(yī)院檔案數(shù)字化檔案服務(wù)

時(shí)間:2022-03-30 作者: 2021年10月09日 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  醫(yī)院檔案數(shù)字化檔案服務(wù)應(yīng)堅(jiān)持的原則是:個(gè)性多元、交流便捷、簡(jiǎn)易包容、獨(dú)特交互、受眾準(zhǔn)確、受眾面廣,滿足用戶需求,發(fā)揮醫(yī)院檔案特殊功能。其核心模塊包括醫(yī)院檔案管理、數(shù)字化處理、數(shù)字化認(rèn)證、查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、備份、系統(tǒng)維護(hù)和檔案流通等。具體來(lái)說(shuō),做好醫(yī)院檔案數(shù)字化檔案服務(wù)應(yīng)做到:

醫(yī)院檔案數(shù)字化檔案服務(wù)

  1.推進(jìn)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)。

  醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)和管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。做好這項(xiàng)工作的前提是醫(yī)院的管理者高度重視,注重軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要把數(shù)字化檔案管理提上重要議事日程,納入到醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中,成立醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,加強(qiáng)日常檔案數(shù)字化宣傳工作,在全院上下營(yíng)造重視檔案數(shù)字化的濃厚工作氛圍。

  加大醫(yī)院數(shù)字化檔案的軟硬件建設(shè),一方面,加大硬件建設(shè)投入力度,為醫(yī)院檔案數(shù)字化管理提供必備的設(shè)備,如數(shù)碼攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等等,建立專門的辦公場(chǎng)所。另一方面,要為數(shù)字化檔案管理配備先進(jìn)的檔案管理軟件、語(yǔ)言處理軟件以及操作軟件。必要時(shí)可以與第三方合作,結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際開發(fā)出符合自身發(fā)展需要的專門的檔案管理軟件。

  如添購(gòu)條形碼識(shí)別軟件、縮微技術(shù),應(yīng)用ACDSEE.9或10軟件等。最后,要健全醫(yī)院數(shù)字化管理制度,通過(guò)科學(xué)、嚴(yán)密的制度保障醫(yī)院數(shù)字化檔案工作的順利開展。例如,要嚴(yán)格遵照2017年3月1日實(shí)施的新的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894—2016),進(jìn)一步完善《醫(yī)院信息系統(tǒng)電子檔案管理制度》。

  2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化過(guò)程控制。

  醫(yī)院檔案數(shù)字化管理包括了確定檔案收集范圍、前端控制、質(zhì)量管理和安全防范等四個(gè)過(guò)程。確定鑒定范圍。并非所有的室藏紙質(zhì)檔案都需要進(jìn)行數(shù)字化處理,應(yīng)從醫(yī)院檔案的價(jià)值性、破損性、開放性程度以及搶救性原則等綜合考慮,確定醫(yī)院數(shù)字化檔案范圍。前端控制。

  檔案管理人員要深入各業(yè)務(wù)科室一線,積極主動(dòng)地介入到文件、檔案的形成時(shí)期進(jìn)行管理,追蹤文件的制成、印發(fā)和后期的歸檔,直至檔案的數(shù)字化形成,從歸檔文件的前、中、后所有時(shí)期的進(jìn)行質(zhì)量把控,保證數(shù)字化檔案的真實(shí)性、完整性和與實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)性。

  質(zhì)量管理,是指做好數(shù)字化檔案流程的質(zhì)量2017.2蘭臺(tái)內(nèi)外I數(shù)字檔案l管理,重點(diǎn)是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中要嚴(yán)格遵循檔案號(hào)和頁(yè)號(hào)流程,避免遺漏,保證圖像文件的清晰度,以及文件存儲(chǔ)格式(如圖片常用的是3PG\TIFF格式,文本文件通常采用RTF、XML、TXT格式,音像文件常采用MPEG、AvI格式,聲音文件WA'/、MP3格式等)規(guī)范。

  安全防范,是指做好醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中的檔案安全工作,主要是做好磁盤、光盤、磁帶等數(shù)字檔案載體的安全性。對(duì)數(shù)字檔案載體要定期進(jìn)行檢測(cè)和拷貝,例如磁性載體的數(shù)字檔案要做到每2年檢測(cè)一次,光盤4年檢測(cè)一次,光盤上的數(shù)字檔案每10年轉(zhuǎn)錄一次等,防止數(shù)字載體受到溫度、環(huán)境、磁性以及黑客侵入影響,通過(guò)數(shù)據(jù)備份、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限等辦法確保檔案數(shù)字化的信息存儲(chǔ)、傳輸、維護(hù)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的安全。

  3.培育數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才。

  檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)和管理能否取得預(yù)期實(shí)效的關(guān)鍵因素之一。

  首先,醫(yī)院檔案管理者要有數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建檔、管檔的思維和意識(shí),要把檔案數(shù)字化與醫(yī)療、科研放在同等重要的位置,把電子文檔歸檔工作納入醫(yī)院的立卷歸檔制度,列入醫(yī)院信息管理工作總體規(guī)劃中,嚴(yán)格檢查和考核。

  其次,要對(duì)現(xiàn)有檔案從業(yè)人員進(jìn)行數(shù)字化、信息化培訓(xùn),重點(diǎn)是加強(qiáng)對(duì)各種數(shù)字設(shè)備、軟件的使用培訓(xùn),提升他們現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平和能力。既要注重培訓(xùn)的廣度,對(duì)醫(yī)院的臨床業(yè)務(wù)科室、行政管理崗位以及具體承辦人員進(jìn)行培訓(xùn),又要注重培訓(xùn)的深度,重點(diǎn)是加強(qiáng)檔案管理人員,尤其是數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理人員以及計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的檔案數(shù)字化專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。

  最后,注重復(fù)合型人才的引進(jìn)。隨著醫(yī)院規(guī)模越來(lái)越大,檔案數(shù)字化人才不足制約了檔案數(shù)字化工作的開展,除了加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案從業(yè)人員的管理、培訓(xùn)外,還要積極引入具有熟練掌握數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)和檔案專業(yè)技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才,為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供源源不斷的智力支持和人才保障。

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