檔案整理工作是一項(xiàng)極為重要的任務(wù)，它對(duì)于信息的保存、管理和利用有著深遠(yuǎn)的影響。做好檔案整理，不僅關(guān)系到歷史的記錄與傳承，更對(duì)當(dāng)下各項(xiàng)工作有著不可忽視的支撐作用。那么，該如何做好檔案整理工作呢？

　　凱里檔案整理服務(wù)

　　1、預(yù)先準(zhǔn)備

　　首先認(rèn)識(shí)管理對(duì)象，只有社會(huì)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式及載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)記錄，才能稱(chēng)之為檔案。

　　文件是否辦理完畢，如文件還在流程中，那就不屬于檔案，是否按一定規(guī)律集中妥善保存。單獨(dú)隨意擱置的文件也不能稱(chēng)之為檔案。硬性要求，有哪些文件必須要?dú)w檔；根據(jù)公司年度計(jì)劃判斷本年度檔案工作需涉及的部分：明確存放位置，既要保證檔案安全性、私密性與完整性，又得符合公司資源的實(shí)際調(diào)用情況及業(yè)務(wù)需求，量力而行。

　　2、開(kāi)展工作

　　確定檔案管理制度與流程是關(guān)鍵，一般來(lái)說(shuō)，檔案工作的具體流程可分為：文件收集審核、文件接收、文件錄入、文件整理及歸檔、庫(kù)房整理。每塊細(xì)分類(lèi)別下又有不同的注意事項(xiàng)。

　　A文件審核。專(zhuān)業(yè)性文件須經(jīng)生成部門(mén)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)（哪些文件、原件/復(fù)印件、是否簽字蓋章等）；非專(zhuān)業(yè)性文件則審核其流程及內(nèi)容是否符合公司要求。另外，文件轉(zhuǎn)化成檔案的過(guò)程中，要站在檔案的角度，審核其是否完整、連續(xù)、有效。

　　B文件接收。交接雙方應(yīng)有文字性憑證，例如郵件或移交單等。應(yīng)記錄文件排列的順序及規(guī)格，確認(rèn)文件的頁(yè)數(shù)、載體類(lèi)型、原件或復(fù)印件等信息。

　　C文件錄入將直接影響后期檔案的利用效果。錄入文件時(shí)，應(yīng)做到：信息遵從文件內(nèi)容本身錄入；信息錄入正確、完整；除文件本身信息外，需添加檔案信息（如檔號(hào)、類(lèi)別代碼、分類(lèi)代碼等）；為便于利用者檢索和查閱檔案信息，需對(duì)文件信息進(jìn)一步優(yōu)化（摘要、關(guān)鍵字、備注說(shuō)明等）。每份文件起碼要有全宗號(hào)、檔號(hào)、年度、所屬機(jī)構(gòu)、文件題名、責(zé)任者、文件編碼、載體類(lèi)型、原件/復(fù)印件、保管期限等信息。

　　D文件整理及歸檔。原則上按份整理，部分文件按套整理；實(shí)行紙質(zhì)+電子結(jié)合的雙軌管理制度。例如，重要電子文件做到打印留底歸檔；存放時(shí)應(yīng)按照所屬公司、年度、類(lèi)型依次擺放。

　　E庫(kù)房整理。庫(kù)房的整理及管理決定了檔案保存的完整性。

　　3、后期利用，

　　檔案管理不是將檔案整理完就算結(jié)束了。讓檔案有效流通及利用，才是檔案管理的終極目標(biāo)。

　　中博奧檔案管理系統(tǒng)

　　①建立查詢(xún)、借閱等制度，讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門(mén)對(duì)統(tǒng)一保管的檔案文件進(jìn)行利用，文件生成部門(mén)不得隨意將其生成持有的文件外借。

　　檔案管理人員應(yīng)根據(jù)文件借閱方式和檔案密級(jí)不同（公開(kāi)、秘密、機(jī)密、絕密），制定不同的借閱流程。同時(shí)注意檔案歸還時(shí)不被涂改、保存完整。

　?、诟鶕?jù)檔案信息，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。在檔案整理的過(guò)程中，就可收集相應(yīng)的數(shù)據(jù)及建議。

　　總之，做好檔案整理并非易事，需要我們從意識(shí)上高度重視，在行動(dòng)上認(rèn)真落實(shí)，運(yùn)用科學(xué)合理的方法和持續(xù)的努力。只有這樣，我們才能讓檔案發(fā)揮出最大的價(jià)值，為個(gè)人、企業(yè)乃至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展提供可靠的信息保障。