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檔案整理是確保檔案有效管理和利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié),在進行檔案整理工作時,我們需要遵循一些原則。明確并遵循這些原則,對于實現(xiàn)檔案的科學管理、有效利用以及長久保存有著決定性的意義。
浠水檔案整理服務(wù)
1、遵循檔案文件之間形成的有機規(guī)律
文件之間的有機聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系,也稱文件的“內(nèi)在聯(lián)系”。保持文件之間的有機聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則。
?。?)時間聯(lián)系:檔案在各部門形成時,是有一定過程和階段性的,在這段時間內(nèi)形成的各類檔案總和。
(2)內(nèi)容聯(lián)系:涉及到具體的某件事務(wù)而形成的檔案文件總和。
?。?)來源聯(lián)系:同屬于一個形成者或同類型的形成者的檔案文件總和。
?。?)形式聯(lián)系:指的是檔案文件在載體、文種、表達方式以及特定的標記等因素上保持相同,從而形成的檔案文件總和。
2、區(qū)分檔案文件的不同價值
檔案整理過程中,區(qū)分檔案的不同價值、劃分保管期限是一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)?!稓w檔文件整理規(guī)則)(DA/T 22一2015)對分類的要求有,將不同年度、不同機構(gòu)、不同保管期限的文件區(qū)分開來,為開展后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。它有利于減輕日益增多的檔案給保管場所和設(shè)備帶來的壓力,集中人力、物力妥善保管價值較大的檔案。通過判定檔案的價值,檔案人員能夠進一步掌握檔案的內(nèi)容和效用,針對實際情況提出開發(fā)利用的具體建議,指導檔案的利用工作,充分發(fā)揮檔案的作用。
3、保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一
目前紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時間內(nèi)會并行存在,因此保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時一般應(yīng)將歸檔電子文件作為第一整理對象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理,再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件,以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。
4、符合檔案文檔一體化管理要求
根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T2-2015),在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求,將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來,盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理,進而實現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標準、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。
總之,檔案整理原則是檔案工作領(lǐng)域的核心準則,它們相互關(guān)聯(lián)、相輔相成,共同構(gòu)建起科學合理的檔案整理體系。通過切實遵循這些原則,我們能夠讓檔案整理工作更加規(guī)范、高效,讓檔案資源釋放出更大的價值和作用。